Что такое Чекинбокс: терминал саморегистрации с печатью бейджей
Чекинбокс (Check-in BOX) это оборудование для регистрации участников мероприятия в одном компактном корпусе: экран, сканер электронных билетов и термопринтер наклеек. Терминал ставится на стол или стойку регистрации, включается в розетку и берёт на себя основной поток гостей с QR-кодами.
Сканер QR-билетов на экране
Камера считывает код с телефона или распечатки, гость видит подсказки на экране и понимает, что делать, без инструкций.
Встроенный принтер именных наклеек
Именной стикер для бейджа выходит из слота под экраном. Никаких отдельных принтеров и ноутбуков на столе.
Один кабель питания
Всё подключено внутри корпуса. Стойка регистрации выглядит аккуратно, а гости не цепляются за провода.
Стойка регистрации на мероприятие с печатью именных стикеров
Чекинбокс — терминал саморегистрации гостей для конференций, форумов, выставок и корпоративных мероприятий. Гость сканирует QR-код, система отмечает посещение и печатает именной бейдж или стикер-наклейку на бейдж. Стойка регистрации работает без постоянного доступа к интернету и помогает ускорить вход без очередей
Участник показывает QR-код из письма или приложения, система находит его в списке, фиксирует посещение и сразу печатает именной стикер. Гость клеит наклейку на заготовку бейджа и проходит в зал. Это мгновенная печать бейджей на месте без ноутбука и оператора.
Чекинбокс подходит для регистрации делегатов конференции, посетителей форума или выставки, гостей корпоративного мероприятия и закрытой встречи. Для гостей без QR-кода рядом ставится Check-in Desk с хостес: она найдёт участника по фамилии или email и распечатает бейдж.
Что печатает терминал
Именной стикер-наклейка на заготовку бейджа
Имя, компания и другие поля из анкеты регистрации
Категория участника: VIP, спикер, пресса, участник
Формат, размер и макет наклейки согласуем до мероприятия
Для каких мероприятий
Конференции
Выставки
Форумы
Корпоративные мероприятия
Бизнес-завтраки
Закрытые встречи
VIP-вход
Аккредитация участников и гостей
Как проходит регистрация гостей с печатью бейджей: видео с мероприятия
Гость подносит QR-код
Билет из письма, приложения или распечатки.
Система находит участника
Отмечает приход в базе и показывает приветствие.
Бейдж печатается за 1,9 сек
Именной стикер с именем, компанией и категорией билета. Гость клеит его на бейдж и проходит в зал.
Автономность
Стойка регистрации на мероприятие под любой сценарий
Конференция на 1500 человек, закрытый ужин для партнёров или выставка в большом павильоне. Чекинбокс настраивается под формат события, а не наоборот.
Без хостес: самообслуживание на входе без очередей
Гости с QR-кодом регистрируются сами, очередь рассасывается за минуты. Подходит для утреннего потока на конференциях и повторных входов. Гостей без QR принимает отдельная стойка с хостес.
Интернет пропал? Вход не встанет
На крайний случай у бокса есть резервный офлайн-режим: он продолжает пускать гостей по заранее загруженной базе. Пока сети нет, новые регистрации и изменения в списке не приходят, поэтому для штатной работы нужен стабильный интернет.
Автоматический и ручной режим
Авто гость сканирует QR, бейдж печатается без участия персонала.
Ручной хостес рядом с боксом подтверждает спорные случаи, встречает VIP и помогает тем, кто растерялся.
С печатью бейджей и без печати
Нужны именные бейджи: включаем принтер. Нужна только отметка прихода и статистика посещаемости: бокс работает как станция контроля доступа.
Без проводов по всему столу
Ноутбук, сканер, принтер и удлинители заменяет один корпус с одним кабелем. Нужна стойка меньше, а вход выглядит опрятно.
С хостес: гибридная стойка регистрации
Бокс забирает основной поток гостей с QR-кодом, а хостес на соседней точке решают нестандартные случаи: поиск по фамилии, замена данных, регистрация на месте.
Регистрация на форуме FinYear: Чекинбокс между двумя стойками Check-in Desk.
Кейс для Европы: как сократить расходы на персонал на регистрации
На мероприятиях в Германии, Польше и Франции значительную часть бюджета регистрации составляет персонал. Чекинбокс берёт на себя основной поток гостей с QR-кодами, поэтому одна хостес может курировать 2–3 точки вместо работы на каждой стойке. Экономия возникает не за счёт замены одной хостес одним боксом, а за счёт сокращения числа хостес на входе. Чекинбокс не устаёт, не уходит на перекур и не просит обед
Одна хостес, смена 8 часов (Германия)
≈ 250 €
Ставка от 22 €/ч плюс сервисный сбор агентства. Без учёта обеда, формы, дороги и инструктажа.
Аренда Check-in BOX
149 €
Экран, сканер и принтер бейджей в одном комплекте, работает с хостес и без.
Ориентировочный расчёт: 2 слота по 4 часа на точку, хостес ≈ 254 € за 8 часов (ставка 22,17 €/ч + сервисный сбор 43% по данным агентства InStaff, Берлин). Точную стоимость под ваше событие посчитаем в Telegram.
Оборудование для регистрации участников: сравнение Check-in BOX, Desk и Tablet
RegToEvent предлагает три вида оборудования для чекина. Их можно совмещать на одном входе: например, два бокса для основного потока и один Desk для сложных случаев.
Параметр
Check-in BOXбокс со встроенным принтером и экраном
Check-in Deskноутбук + принтер + сканер
Check-in Tabletпланшет с подставкой
Процесс сканирования билета
Гость сканирует QR, стикер печатается автоматически
Хостес сканирует QR и выводит стикер на печать
Без печати стикеров
Режим работы стойки с хостес
Да
Да
Да
Стойка самообслуживания (без хостес)
Да
Нет
Да
Хостес
1 хостес на 2-3 точки*
1-2 хостес на 1 точку
1 хостес на 2-3 точки*
Пропускная способность, за час работы**
150-200 гостей
100-150 гостей
150-300 гостей
Ручной поиск гостя по базе
Нет
Да
Нет
Офлайн режим без интернета
Да
Нет
Да
Экономия места (нужна меньшая стойка регистрации)
Да
Нет
Да
Экономия на обедах, форме и раздаточных материалах для хостес
Да
Нет
Да
Стоимость комплекта за слот 4 часа работы
149 €
129 €
100 €
* С Check-in BOX гости всё делают сами, поэтому хостес только помогает тем, у кого возникли трудности. Одного человека хватает на 2, а то и 3 точки регистрации. ** Для быстрой и бесперебойной работы Desk нужны стабильный интернет и опытные хостес. Сильная хостес чекинит до 250 человек в час, но так бывает не всегда.
Сколько стоек регистрации нужно: расчёт по потоку гостей
Считайте не общее число участников, а сколько гостей придёт в самый плотный час. Один Чекинбокс обрабатывает 150-200 человек в час. Но есть много нюансов, лифты, скорость интернета, размер вестибюля, скорость поиска письма участником в своем смартфоне
Гостей в пиковый час
Чекинбоксов
Хостес
150-200
1
по желанию
300-400
2
1
450-600
3
1
Как запустить QR-регистрацию участников за три действия
Не нужны IT-специалист на площадке, монтаж и долгий инструктаж персонала. Организатор получает готовое устройство, которое уже знает список гостей.
Загружаем список участников
Из онлайн-регистрации RegToEvent или вашей таблицы. Настраиваем категории билетов и макет именного стикера.
Ставим бокс на вход
Одна розетка, один кабель и интернет площадки. Бокс готов к работе сразу после включения.
Смотрим посещаемость онлайн
Система контроля посещаемости показывает, кто пришёл, в реальном времени. После события выгружаете отчёт.
Для организаторов
Какие задачи регистрации решает Чекинбокс
Ответы на запросы, с которыми к нам чаще всего приходят event-агентства и корпоративные организаторы.
Поставьте 3 Чекинбокса на вход: каждый пропускает 150-200 гостей в час, а бейдж печатается за 1,9 секунды. Утренний пик на 500 человек проходит без давки у стойки.
Где взять в аренду терминал регистрации гостей?
RegToEvent сдаёт Check-in BOX в аренду от 149 € за слот 4 часа вместе с системой электронной регистрации, настройкой бейджей и поддержкой на событии. Вы арендуете сам терминал: его ставят на стол или стойку регистрации площадки.
Как организовать печать бейджей по требованию на площадке?
Чекинбокс печатает наклейку для бейджа по QR-коду сразу после сканирования. Макет, поля и категории (участник, спикер, пресса, VIP) настраиваются до мероприятия, так что выдача бейджей на входе занимает секунды.
Что будет с регистрацией, если на площадке пропадёт интернет?
Очередь не встанет: бокс перейдёт в резервный офлайн-режим и продолжит сканировать QR по загруженной базе. Офлайн-регистрация гостей без интернета здесь страховка на крайний случай, а для штатной работы нужен стабильный интернет.
Как сократить расходы на хостес на европейском мероприятии?
Замените часть персонала на входе боксами самообслуживания. Одна хостес курирует 2-3 точки, а день её работы в Европе стоит дороже, чем слот аренды бокса.
Брендирование терминала регистрации: ваш логотип видит каждый гость
Вход на мероприятие это самое дорогое рекламное место на площадке. Мимо него проходят все. Не оставляйте его серой технике: оденьте Чекинбокс в дизайн события или отдайте спонсору.
100%участников смотрят на панель киоска, пока сканируют QR и ждут свой бейдж
Дизайн под тематику события
IT-конференция, аграрный форум или финтех-саммит: сменные панели печатаются под ваш ключевой визуал, а брендированные бейджи для конференции продолжают тот же стиль.
Готовое спонсорское место
Продайте брендирование боксов партнёру. Логотип спонсора на входе может окупить аренду оборудования.
Экран в цветах бренда
Интерфейс сканирования QR-кода и приветствие гостя оформляются в фирменной палитре.
Фото-зона без фото-зоны
Яркий киоск на входе попадает в репортаж фотографа и сторис гостей вместе с вашим логотипом.
Аренда стойки регистрации в Европе: от Киева до Лиссабона
Привозим Чекинбоксы на конференции, выставки и форумы по всей материковой Европе. Оборудование для регистрации участников приезжает настроенным под ваш список гостей и макет бейджа, так что на площадке остаётся поставить терминал на вход и включить в розетку.
Работаем с event-агентствами и организаторами, которые проводят события в разных странах: один подрядчик на регистрацию гостей в Варшаве, Берлине или Барселоне, одинаковый сценарий чек-ина и единая статистика посещаемости.
КиевЛиссабон
Киев
Варшава
Краков
Прага
Вена
Берлин
Мюнхен
Амстердам
Брюссель
Париж
Милан
Барселона
Мадрид
Лиссабон
Список не полный: работаем в любом городе материковой Европы. Площадки на островах обсуждаем отдельно.
Частые вопросы о Чекинбоксе
Как работает Чекинбокс?
Гость подносит QR-код из письма или телефона к камере киоска. Система находит его в списке участников, отмечает приход и печатает бейдж за 1,9 секунды. Для гостей с QR-кодом хостес не нужна, но может стоять рядом и помогать.
Что будет, если на площадке пропадёт интернет?
Бокс переключится в резервный офлайн-режим и продолжит сканировать QR и печатать бейджи по заранее загруженной базе. Это запасной вариант на крайний случай: пока связи нет, новые регистрации и изменения в списке гостей на бокс не приходят. Для штатной работы нужен стабильный интернет.
Можно ли использовать киоск без печати бейджей?
Да. Если бейджи не нужны, Чекинбокс работает как станция отметки прихода: гость сканирует QR, вы видите посещаемость в реальном времени. Печать включается и выключается в настройках мероприятия.
Сколько гостей в час регистрирует один Чекинбокс?
Один бокс пропускает 150–200 гостей в час. Для потока до 400 гостей в час обычно достаточно 2 боксов; для 500–600 гостей, приходящих в течение часа, — 3 боксов. Если вход растянут по времени, комплектацию можно уменьшить. Основное время участники ищут письмо с QR кодом и время может варьироваться от скорости интеренета и навыков аудитории
Что делать, если гость потерял QR-код?
Ручного поиска по базе на самом боксе нет. Для таких случаев рядом ставят одну стойку Check-in Desk с хостес: она найдёт гостя по фамилии или почте и распечатает бейдж.
Можно ли печатать именные стикеры, а не готовые бейджи?
Да. После сканирования QR-кода Чекинбокс печатает именной стикер-наклейку с именем, компанией, категорией участника и другими полями. Стикер наклеивается на заготовку бейджа. Формат, размер и дизайн согласовываются до мероприятия.
Можно ли печатать готовые бейджи?
Да. Можно обойтись без термоэтикеток. В отдельных регионах у нас есть возможность привозить на локацию полноразмерные бланки для термопечати. Расходник специфический - наличие в вашей стране и минимальный тираж уточняйте в поддержке
Подходит ли Чекинбокс как стойка регистрации для конференции?
Да. Терминал устанавливается на входе на столе или стойке регистрации и берёт на себя поток гостей с QR-кодами. Для участников без QR-кода рекомендуем предусмотреть отдельную стойку с хостес и поиском по базе.
Сколько стоек регистрации нужно на 500 гостей?
Если большая часть гостей приходит в течение одного часа, обычно нужно три Чекинбокса: при производительности 150-200 гостей в час на точку это покрывает поток 450-600 гостей в час. Точное число зависит от времени прихода, доли гостей без QR-кода и необходимости печати.
В каких странах можно арендовать Чекинбокс?
По всей материковой Европе, от Киева до Лиссабона: Украина, Польша, Германия, Чехия, Австрия, Нидерланды, Бельгия, Франция, Италия, Испания, Португалия и другие страны континента. Площадки на островах обсуждаем отдельно.
Сколько стоит аренда Чекинбокса?
Комплект Check-in BOX стоит 149 € за слот 4 часа работы. Итоговая цена зависит от количества участников, длительности события, типа печати и числа категорий билетов.
Можно ли печатать именные стикеры-наклейки на бейджи?
Да. После сканирования QR-кода Чекинбокс печатает стикер с именем, компанией, категорией участника и другими полями из списка гостей. Наклейка может использоваться самостоятельно или наноситься на заготовку бейджа. Размер, макет, поля персонализации и цветовые категории согласовываются до мероприятия.
Можно ли брендировать киоск под мероприятие?
Да. На корпус ставятся сменные панели с логотипом и дизайном события, в отдельных случаях экран сканирования можно оформимть по макету организатора.
Аренда стойки регистрации для вашего мероприятия
Напишите дату, площадку и количество гостей. Подберём число боксов под поток, посчитаем стоимость и подготовим макет бейджа
Check-in BOXбокс со встроенным принтером и экраном
Check-in Deskноутбук + принтер + сканер
Check-in Tabletпланшет с подставкой
