Смета события и чеклист

Планируйте свои расходы заблаговременно, чтобы избежать досадных разрывов бюджета после проведения события

Смета - это документ, который отражает прогнозируемые расходы на реализацию какого-то проекта. Она содержит подробный перечень всех запланированных расходов и доходов, помогая контролировать финансовые ресурсы и обеспечивать их эффективное использование.

Смета события включает все возможные расходы, связанные с подготовкой и проведением события, такие как аренда помещения, техническое обеспечение, питание, реклама и другие. Составление сметы события позволяет организаторам четко понимать необходимые финансовые ресурсы, эффективно распределять бюджет и устанавливать стоимость билетов для участников, чтобы покрыть все расходы и обеспечить успешное проведение мероприятия.

Почему важно планировать событие заблаговременно

Планирование события заблаговременно является ключом к его успеху. Это позволяет:

Обеспечить финансовую стабильность

Заблаговременное планирование помогает избежать неожиданных расходов и позволяет лучше распределить бюджет еще на старте.
Обеспечить качество

У вас будет достаточно времени для поиска лучших поставщиков и согласования всех деталей.
Избежать стресса

Подготовка в последнюю минуту и поиск средств чтобы "закрыть дыры" может привести к стрессу и ошибкам, что может негативно повлиять на проведение события.
Повысить эффективность

Вы сможете лучше организовать команду и распределить задачи, что обеспечит эффективность работы.

Как правильно составить смету

Определитесь с категориями расходов - составьте список всех возможных расходов, которые могут возникнуть во время организации события, для удобства можно их делить на категории (группы). Локация и все что на ней нужно, кетеринг, вечерняя программа, полиграфия и т.д.

Оцените затраты каждой категории - сделайте анализ рынка, какая ориентировочная стоимость всего того, что вы вписали в разделы расходов. Если у вас есть опыт проведения прошлых событий - отлично, если же нет, то позвоните 3-4 подрядчикам и уточните актуальную стоимость.

Добавьте непредвиденные расходы - всегда закладывайте в бюджет дополнительно 10-15% суммы, ведь стоимость товаров и услуг постоянно меняется, к тому же не всегда на старте понятно количество участников, возможно ажиотаж будет такой, что вам придется быстро дозаказать еще.

Анализируйте и корректируйте - постоянно просматривайте смету, сразу вносите туда нужные изменения и актуальные цены, так для вас не станет неожиданностью, что за 3-4 месяца подготовки все подорожало, или зал уже занят и вам нужен другой.

Что включает в себя смета

Смета события должна включать несколько основных категорий расходов:

Место проведения:

Аренда помещения, дополнительные зоны локации или территории
Обслуживание места (уборка, охрана)
Ранние заезды/поздние выезды и т.п.

Оборудование и техническое обеспечение:

Аудио- и видеооборудование
Освещение
Сцена, декорации

Питание и напитки:

Кофе-брейки
Обеды
Напитки

Персонал:

Ведущие
Технический персонал, охрана
Гонорары выступающих
Волонтеры, хостес

Маркетинг и реклама:

Реклама в интернете и медиа
Рекламные материалы (плакаты)
Раздаточные и сувенирные материалы

Административные расходы:

Заработная плата сотрудников
Налоги
Страхование и т.д.

Дополнительные расходы:

Транспорт
Услуги курьеров

Как рассчитать стоимость билетов для участников

Каждый организатор для успешного проведения события должен продать билеты, чтобы покрыть свои расходы на его подготовку и проведение, или привлечь спонсоров.

Для этого следует посчитать общие расходы и разделить их на прогнозируемое количество участников, так вы получите среднюю стоимость билета, меньше которой вы просто не можете их продать. Ведь иначе вы не только ничего не заработаете, но и в долгах останетесь.

От средней стоимости вы можете сделать часть билетов дешевле - для какого-то эконом сегмента, а часть наоборот - дороже, для ВИП гостей. Не забудьте также добавить к стоимости билета комиссию за продажу (если таковая имеется), а также резерв на случай, если количество участников будет меньше, чем ожидалось. Не забывайте что часть билетов вы раздадите бесплатно для спикеров, представителей прессы, спонсоров, на розыгрыши и т.п.