Консалтинг для организаторов мероприятий

Чужой опыт дешевле собственных ошибок. Поможем посчитать бюджет, собрать команду и запустить продажи билетов без потерь.

Получить консультацию Смотреть кейсы

Консультант RegToEvent помогает организатору мероприятия спланировать ивент

Когда консультация окупается быстрее всего

Первое мероприятие

Кажется, что организация ивента простая задача. Но чем ближе дата, тем больше всплывает деталей, а каждая ошибка новичка стоит реальных денег из сметы.

Смета расползается

Подрядчики называют цены, а сравнить их не с чем. Типография просит превысить бюджет, аренда оборудования дорожает, и непонятно, где норма, а где переплата.

Продажи билетов стоят

До события месяц, а продано 15% билетов. Паника толкает сливать рекламный бюджет вслепую, хотя чаще проблему решают цена, каналы и правильный дедлайн.

Новый формат

Выставка, конференция или гибридное событие, которых вы ещё не делали. Здесь чужие грабли особенно дорогие, а проверенная схема экономит недели подготовки.

Цена ошибки против цены консультации

Один неверный шаг в подготовке события обычно стоит больше, чем весь консалтинг. Вот типичные потери начинающего организатора.

Недобор зала из-за слабого продвижения

~ 2 400 €

Переплата подрядчикам

~ 1 500 €

Срочные переделки и полиграфия

~ 600 €

Лишние ставки в команде

~ 1 200 €

Консультация RegToEvent

от 200 €

Цифры примерные, для типового офлайн-ивента на 300 гостей в Европе. На консультации мы считаем вашу смету по реальным ценам подрядчиков.

Кейс 1. Ресурсы и команда

Сколько людей и часов нужно на ивент: вручную против автоматизации

Организатор конференции на 300 участников планировал нанять троих помощников на регистрацию, билеты и рассылки. На консультации мы посчитали трудозатраты в двух сценариях.

Процесс

Всё руками

С RegToEvent

Регистрация и списки гостей

~ 40 часов

~ 4 часа

Продажа и учёт билетов

~ 30 часов

~ 3 часа

Email и SMS напоминания

~ 20 часов

~ 2 часа

Чекин в день события

4 человека на стойке

1 человек со сканером QR

Итого на подготовку

~ 120 часов и 3 доп. ставки

~ 20 часов, без доп. найма

Результат: смета команды сократилась примерно на 1 200 €, а организатор занялся программой и спикерами вместо таблиц. Цифры примерные, на консультации считаем под ваш формат.

Кейс 2. Выставка

Как организовать выставку и продать стенды экспонентам

Организатор первой отраслевой выставки не знал, сколько должен стоить стенд и когда начинать продажи. За месяц до старта продаж не было ни одного экспонента.

На консультации мы собрали рабочую схему продаж стендов:

Тарифная сетка: ранняя цена, стандарт и премиум-места у входа и сцены
Якорные экспоненты со скидкой, чьи имена продают остальные стенды
Старт продаж за 6-9 месяцев и план застройки в схеме зала
Сбор лидов на стендах, чтобы экспоненты вернулись в следующем году

Результат: 80% стендов продано за 3 месяца до открытия, экспоненты забронировали участие на следующий год.

Схема организации выставки и продажи стендов экспонентам

Планирование гибридного мероприятия: офлайн-зал и онлайн-трансляция

Кейс 3. Гибридный ивент

Как правильно сделать гибридное мероприятие

Команда впервые добавляла онлайн-трансляцию к офлайн-конференции. Главный страх: заплатить за стриминг и получить пустой эфир с плохим звуком и молчащим чатом.

Что мы настроили вместе на консультации:

Отдельный онлайн-тариф вместо бесплатной ссылки, которая обесценивает офлайн-билет
Звук с микшера площадки в трансляцию, а не микрофон камеры из зала
Модератор онлайн-аудитории: вопросы спикерам, опросы, живой чат
Запись докладов как отдельный продукт после события

Результат: онлайн-билеты дали около 30% дополнительной выручки без увеличения зала.

Что чаще всего тревожит организаторов в Европе

Кейс 4. GDPR и данные участников

Регистрация гостей без риска штрафов

Организатор бизнес-форума в ЕС боялся собирать контакты участников: новости о штрафах за нарушение GDPR пугают сильнее, чем пустой зал.

На консультации разобрали, что на практике достаточно правильно настроенной формы регистрации: явные согласия на обработку данных и рассылки, предупреждение о фото и видеосъёмке, понятная политика хранения и удаления данных.

Без подготовкиСбор контактов в общую таблицу, рассылки без согласия, риск жалоб и проверок

После консультацииСогласия в форме, данные в одной системе, экспорт и удаление по запросу

Кейс 5. Поздние продажи

Билеты покупают в последнюю неделю. Это нормально?

В Европе до 40-60% билетов на события покупают в последние дни. Организатор видит тихие продажи за месяц, паникует и сливает рекламный бюджет вслепую.

На консультации строим календарь продаж: ранние цены с жёсткими дедлайнами, партнёрские и реферальные продажи, ретаргетинг на тех, кто открыл форму, и запас в кассовом плане на предоплату площадке.

Без подготовкиПаника за месяц, хаотичная реклама, скидки в минус и кассовый разрыв

После консультацииПлан продаж по неделям, понятные дедлайны цен и спокойный запуск рекламы

Продвигайте свои мероприятия в сети

Каждый день в наших городах проходят десятки ивентов, и за внимание посетителей ещё надо побороться. Мы собрали узкопрофильный отдел маркетинга для наших клиентов, поэтому у нас обширный опыт в настройке и продвижении именно событий и конференций.

RegToEvent предлагает полный спектр консультационных услуг по проведению всех видов мероприятий: промо-акций, BTL, конференций, презентаций и открытий. Обратившись к нам за консультацией, вы сэкономите время на разработку сценария мероприятия и подбор подрядчиков и значительно сократите расходы на подготовку.

Расчёт бюджета мероприятия и настройка рекламных кампаний для ивента

Реклама на главных страницах публичных афиш и тематических каталогов

Продвижение мероприятий в социальных сетях под вашу целевую аудиторию

Контекстно-медийная реклама без слива бюджета: FB pixel и Google conversion

Email и SMS рассылки от имени организатора

Реклама в мобильных приложениях

Реклама в YouTube

По результатам нашей работы вы получите

Всего за несколько дней мы проведём аудит рынка и подскажем: какой формат мероприятия для вас лучше, кто ваша целевая аудитория и где её искать, сколько человек удастся собрать и какой зал для этого подойдёт.

Предложение формата мероприятия

Список площадок под ваши требования

Список кейтерингов

Подрядчики по аренде оборудования, мебели и реквизита

Подрядчики полиграфии, фото и видеосъёмки

Примерный расчёт бюджета на мероприятие

Мы поможем подобрать подрядчиков и расскажем, на какие грабли не стоит наступать при работе с ними. Поделимся фишками, которые подсмотрели на других мероприятиях: что наверняка понравится аудитории, а на что организаторы впустую тратят деньги. Это не организация под ключ за огромный бюджет, а стартовая, самая важная поддержка для вас как начинающего организатора.

Частые вопросы организаторов

Как организовать мероприятие без опыта и с чего начать?+

Начните с формата, целевой аудитории и реалистичной сметы. На консультации мы за несколько дней проводим аудит рынка, предлагаем формат, площадки и подрядчиков, а также план этапов подготовки с зонами ответственности. Так первый ивент запускается проще и без типичных ошибок новичка.

Сколько стоит консультация по организации мероприятия?+

Стоимость консультации в разы ниже, чем цена одной ошибки в смете: переплата подрядчику, недобор зала или срочная переделка полиграфии. Это не организация под ключ, а точечная поддержка: вы платите за чужой опыт и экономите бюджет и время. Напишите нам, и мы посчитаем пакет под вашу задачу.

Как рассчитать бюджет мероприятия и количество персонала?+

Считаем от формата и числа гостей: аренда, кейтеринг, техника, полиграфия, команда. Показываем, какие процессы выгодно автоматизировать: регистрация участников, продажа билетов, чекин, рассылки. Автоматизация сокращает трудозатраты в 4-6 раз и убирает лишние ставки из сметы.

Как продавать стенды и привлекать экспонентов на выставку?+

Работает связка: тарифная сетка стендов, якорные экспоненты, старт продаж за 6-9 месяцев и понятный план застройки в схеме зала. Мы помогаем упаковать предложение для экспонентов и настроить воронку продаж стендов, включая сбор лидов на самой выставке.

Как провести гибридное мероприятие: офлайн и онлайн одновременно?+

Гибридному ивенту нужны отдельный онлайн-тариф, качественный звук с площадки, модерация онлайн-аудитории и вовлечение: опросы, вопросы спикерам. Запись докладов после события становится дополнительным продуктом. На консультации собираем рабочую схему под ваш формат и бюджет.