Google форма или специальный сервис - Какой сервис выбрать для регистрации участников на мероприятие

Что умеет Google Форма и с чем ее можно сравнить

Где Google Форма «ломается»: ручная обработка оплат

Google регистрация на мероприятие удобна только сбором информации, по сравнению с другими, ручными способами. После того как все данные об участнике попали в таблицу с ними придется работать вручную! И для этого Вам понадобится отдельный человек, который будет мониторить добавление информации в таблице и обрабатывать все потенциальные регистрации на событие. Если мероприятие бесплатное – тут проще – все, кто регистрировался, оставили Вам свои данные и Вы их ждете. Хотя, как показывает опыт, если человек не заплатил ни копейки за билет, то ценность посещения события для него невысокая, и с большой вероятностью он на него пойдет. В случае платного события – google форма регистрирует участников ивента, но никак с ними не взаимодействует. Вам нужно отдельно каждому участнику позвонить или написать, подтвердить получение его данных и отправить ему реквизиты для оплаты. А после этого требовать подтверждения факта оплаты самим участником. Обычно просят прислать скрин подтверждающий оплату, или написать письмо с указанием времени платежа и суммы, или перезвонить. Или же организатор может как-то сам пытаться отследить кто куда и сколько оплатил, а самое интересное - за какого участника. Потому что не всегда плательщик равно участник.

Почему же идея сделать регистрацию удобной используя гугл формы зашла в тупик:

• Все операции после сбора данных – ручные;
• Для платных событий начинается длинная цепочка писем и звонков с реквизитами и подтверждением оплат;
• Высокие трудозатраты и риск потери заявок или платежей.

Почему нужна автоматизация и «биллинговая цепочка»

Если вы заранее знаете узкие места, то понимаете, что google форма для регистрации на событие не позволит Вам упростить процесс регистрации полностью. Ведь она не отправит ему реквизиты на оплату, и не перенаправит сама участника на страницу с оплатой, и не примет с него деньги, и уж тем более не отправит ему билет на мероприятие. Если Вы хотите минимизировать свою участь в этом процессе, чтобы online регистрация участников не занимала все время, потому что процесс организации событий требует полной самоотдачи от организатора и занимает не только все рабочее, но порой даже личное время, то лучше воспользоваться услугами сервиса, который позволит автоматизировать регистрацию участников. Так Вы не только сохраните драгоценное время, но еще и сэкономите затраты на количестве сотрудников, которые раньше обрабатывали все заявки вручную: сортировали регистрации, отправляли реквизиты на оплату, отслеживали оплаты и др.

Помните:

• Автоматизация освобождает время организатора и снижает расходы на персонал.

• Для этого вам нужна непрерывная цепочка:
  регистрация → оплата → билет → доп. коммуникации

Что дает билетный оператор по сравнению с Google Формой

Пользуясь услугами билетного оператора Вы получаете автоматическую регистрацию участников, прием оплаты за билеты и саму их генерацию, а также дополнительный набор всяких полезных функций, в то время как регистрация на мероприятие google - лишена всего этого набора. Все это убирает присутствие человеческого фактора. Вы не задумываетесь о том, кто и когда зарегистрировался, не думаете о том, чтобы добиться от него оплаты и потом отследить ее. Если человек увидел рекламу события и захотел на него пойти, то он зашел на сайт, зарегистрировался и сразу купил билет. А если у него такой возможности нет, то пока Вы ему позвоните пока отправите письмо с реквизитами, он уже или передумает, или у него появятся другие планы на этот день. Плюс ко всему часто организаторы не задумываются, что данные с таблицы нужно еще где-то хранить и следить за доступом к ним сторонних лиц. А поскольку сервис общедоступный и бесплатный, то сильно надеяться на его защищенность и безопасность не стоит. Если к файлу нужно дать доступ нескольким сотрудникам тут тоже возникает вопрос сохранности данных.

RegToEVENT лучше чем google регистрация на мероприятие, и если бы организаторы реально оценивали затраты на обработку заполненных гугл форм, включали туда зарплату отдельного сотрудника, обеспечение его рабочего места и налоги, то понимали бы, что они вполне соизмеримы, а зачастую даже больше чем комиссия сервиса по регистрации на события.

Так что же получается – «Бесплатная» Google Форма требует платной ручной работы.

В то время как сервис с комиссией часто дешевле суммарных операционных расходов, и при этом:

• Регистрация, оплата и билеты происходят автоматически.
• Снижается влияние человеческого фактора и утечки данных.
• Конверсия выше, когда путь «увидел – купил» не прерывается.

Гибкая монетизация и промо-инструменты в RegToEVENT

Помимо основного набора по регистрации, сервис RegToEVENT позволяет делать дополнительные рассылки для участников, гибко настраивать цены билетов, повышение стоимости в зависимости от даты или количества уже проданных. Можно сразу же применять всевозможные скидки по промокодам, или сложные скидки по количеству билетов в одном заказе.

А теперь подумайте, может ли Гугл форма для регистрации на события предоставить такое? Ответ очевиден – нет. Она не может даже сделать заказ на несколько участников сразу, и, если есть желающий купить билеты сразу и себе и коллегам, то он явно не будет заполнять форму, а сразу будет звонить или писать Вам, отвлекая Вашего сотрудника и стараться решить этот вопрос в обход формы. А это время и забота Вас или Ваших коллег, которое они могли бы потратить более продуктивно.

Учет оплат и пропускной режим на входе – риск ошибок

Google регистрация на ивент не поставит автоматически в своей таблице отметку про оплату регистрации участника, Вам придется делать это самому вручную или переносить его в другую таблицу. Таким образом Вам придется вести уже 2 таблицы, и переносить регистрации туда-сюда, в надежде на свою внимательность, чтобы никого не потерять.

Гугл таблица для регистрации участников мероприятия, не сгенерирует и не отправит им билет, а по письму, которое Вы отправили вручную, со стандартным текстом: «Спасибо приходите…» проконтролировать кто в итоге пришел, оплаченный участник или нет, и пришел он один или по одной фамилии проскочило 5 человек - очень сложно. А сверять всех по спискам – это очень долго, и Вы рискуете собрать огромную очередь на входе.

Как RegToEVENT решает контроль доступа

Pегистрация участников на мероприятия с помощью RegToEVENT обезопасит от таких проблем. Сервис сразу генерирует билет участнику после регистрации или оплаты (в случае платного события), и в каждом из них есть элементы защиты, которые позволяют отсканировать билет на входе и не дают использовать его повторно.

Бесплатные мероприятия: когда «бесплатно» — это больше возможностей

Кроме того, сервис бесплатен для бесплатных событий, но по сравнению с гугл формой он дает гораздо больше функций и имеет намного больше преимуществ.

Давайте подведем итог, подойдет ли Google Form для регистрации участников на мероприятия:

• Google Форма подходит для базового сбора данных, но не для полной регистрации и продажи билетов.
• Один и тот же человек может заполнять форму множество раз, в то время как с билетным сервисом это легко решается запрещением дубликатов контактов.
• На странице есть стандартное соглашение с обработкой данных самим гуглом, но нет возможности у организатора добавить свои публичные договора, правила, политики.
• Нет проверки валидности форм, грубо говоря человек может писать не номер телефона, а набор символов и форма такое пропустит.
• При платных событиях без автоматизации вырастают затраты, падает конверсия и растут очереди на входе.
• После сохранения данных о человеке в таблицу, организатору нужно с ним отдельно связаться и отправить реквизиты для оплаты билета.
• После оплаты человек должен прислать какое-то подтверждение (скрин, выписку и т.д.) – это не всегда удобно.
• Если подтверждение оплаты не прислали, организатору нужно найти самому где чья оплата и сопоставить ее с регистрациями.
• Если на 1 ФИО несколько регистраций и несколько оплат, то как понять за кого он собирался платить, и кто в итоге придет на ивент.
• После сверки оплаты, человеку нужно отправить подтверждение, что оплата получена и он может приходить. Это очередная трата времени на отправку письма, или еще хуже – отрисовку билета вручную.
• Участник приходит на событие, без билета и у хостес есть такой же список огромной гугл формы, где они руками и глазами ищут кто это перед ними стоит, чтобы отметить, что он пришел или вообще понять у него есть право входа на локацию или нет.
• Если участнику делали билет и отправляли какой-то билет, то вряд ли у этого билета есть отличительные элементы чтобы их можно было быстро отсканировать и понять, что он настоящий.

В то время как RegToEVENT закрывает весь цикл:

регистрация → оплата → билет → коммуникации → контроль доступа

Подключите RegToEVENT, настройте типы билетов и автоматические письма — и освободите время на контент и атмосферу вашего события