Контроль технического персонала

Проводите ивенты с привлечением большого количества подрядчиков?
Не успеваете уследить за всеми при монтаже или в день самого события?

У нас есть решение!

Контроль технического персонала

Когда актуален контроль персонала?

Когда актуален контроль персонала?

Организаторам семинаров, бизнес-завтраков, мастер-классов и любых ивентов с небольшим количеством участников, проще контролировать своих коллег и подрядчиков. В то время как на крупных событиях, сложно уследить, чтобы не было казусов при монтаже, когда подрядчики путают и увозят оборудование друг друга, когда голодные грузчики подъедают уже готовые закуски для гостей или посторонние неожиданно оказываются в комнате организатора, где лежат личные и ценные вещи.

А если говорить про ивенты, куда приглашены высокопоставленные лица, то это еще больше ответственности для организатора, проконтролировать кто куда заходил и что заносил. Или потом вынес ))

Вы тоже сталкивались с подобным:

  • Точно на площадке сотрудники подрядчика?

    Точно на площадке сотрудники подрядчика?

    Вы не можете знать в лицо каждого представителя подрядчика. А если это закрытый ивент где не должно быть посторонних, и Вы должны поручиться за каждого присутствующего грузчика перед заказчиком?

  • Точно на площадке сотрудники подрядчика?

    Подрядчик приехал не в свое время

    Вы составили четкий график кто, когда и в какое время монтирует свой участок, а в итоге разброд и шатание, то никого, то полный зал. Предупредите подрядчика заранее, что его время строго отведено и в другое время вход в зону ему будет запрещен и это отобьёт охоту нарушать условия договора.

  • Точно на площадке сотрудники подрядчика?

    Подрядчик заходит не в свою зону

    Это частое явление, когда посторонние люди попадают на кухню или в те помещения куда ограничен доступ администрацией помещения и его дали только вам как организатору. Поэтому если монтаж сцены происходит в основном зале, а приготовление булочек на кухне, то вовсе незачем подрядчикам путаться под ногами у друг друга и заходить не на свою территорию во избежание недоразумений.

  • Точно на площадке сотрудники подрядчика?

    Пропало что-то ценное, и не ясно кто был на площадке

    К сожалению, как не старайся подбирать проверенных подрядчиков, казусы все равно случаются. Вы работаете с одними и теми же, и есть опыт рабочих взаимоотношений, но как не прискорбно, нельзя доверять людям на 100% и в случае пропажи какой-то мелочи, под подозрением может оказаться каждый и никому не хочется начинать эти неприятные разбирательства. А крайним окажется тот, кто не уследил. А еще хуже, если убытки лягут на плечи организатора.

  • Точно на площадке сотрудники подрядчика?

    Нет контроля количества сотрудников подрядчика

    Вы рассчитываете на определенное количество людей, которые могут поместиться на площадке, чтобы им было комфортно работать, а каждый подрядчик перестраховывается и отправляет вдвое больше людей, которые порой просто мешают и создают толпу.

  • Точно на площадке сотрудники подрядчика?

    Посторонние в помещениях для спикеров и организаторов

    У Вас как у организатора в любом случае есть какое-то служебное помещение где хранятся личные и даже ценные вещи сотрудников. На событии может быть отдельная комната для спикеров, где они могут оставить свои личные вещи или отдохнуть в перерыве, приготовиться к выступлению. Согласитесь, не самая лучшая ситуация, когда эта комната – проходной двор.

А ведь список далеко не полный...

Можно упростить задачу

Во избежание неприятных ситуаций, организатору просто необходима система контроля доступа технического персонала.
Она позволяет четко понимать количество людей, которым в это время позволено находиться на площадке, кто в какую зону может входить, а в какую ему нет доступа.
Освободите себя от рутины записывать всех пришедших и сверять их с паспортными данными.

Контроль технического персонала на площадке позволяет не только фиксировать факт, что человек пришел, но и в какое время он вышел, через какие входы/выходы, и какие еще зоны посещал во время своей работы.

Можно упростить задачу

Что мы предлагаем:

  • Разделение подрядчиков на группы

    Разделение подрядчиков на группы

    Создавайте отдельные группы подрядчиков (кейтеринг, декораторы, музыканты и пр.) с четким разграничением времени доступа на площадку; входов, через которые вход разрешен и разными цветами бейджей, для прохождения контроля охраны

  • Анкета для каждого сотрудника

    Анкета для каждого сотрудника

    Создайте анкету для каждого представителя подрядчика с его ФИО и всеми необходимыми данными, чтобы охрана могла сверить данные в базе с живым человеком, который просит его пропустить на площадку

  • Генерация бейджей для сотрудников подрядчика

    Генерация бейджей для сотрудников подрядчика

    После заполнения анкеты мы сгенерируем бейдж подрядчика с его ФИО, контактами, фото, кратким описанием обязанностей и QR кодом, по которому охрана сможет его зачекинить и проверить подлинность бейджа, а также разрешен доступ или нет

  • Отправка бейджей на почту, печать/выгрузка в файл

    Отправка бейджей на почту, печать/выгрузка в файл

    Сгенерированные бейджи Вы можете отправить на почту каждому сотруднику, с просьбой распечатать или показать со смартфона на входе. А также сразу распечатать все и выдавать им физический бейдж на входе, чтобы не нужно было его каждый раз искать

  • Сканирование бейджей на входе

    Сканирование бейджей на входе

    Бейджи подрядчиков сканируются на входе и если он соответствует предъявителю, то ему ставится отметка о входе Check-in. При выходе с площадки, бейдж можно сканировать на выход и в анкету подрядчика занесется отметка Check-out

  • Контроль разрешенных организатором зон

    Контроль разрешенных организатором зон

    Если локация поделена на зоны, то поделите и доступ подрядчиков к ним. Так одним подрядчикам будет разрешен в общую зону для монтажа конструкций, артистам в гримерки, а поварам на кухню, и не будет никакого хаоса и посторонних

  • Контроль входа в отведенное организатором время

    Контроль входа в отведенное организатором время

    Поделите время для работы подрядчиков, предупредите их об этом и пусть каждый приезжает в свое, чтобы избежать скопления на площадке. Или если подрядчики нужны Вам завтра, то укажите конкретный день для входа, зачем им приходить сегодня

  • Статистика входа/выхода с записью времени и номера входа

    Статистика входа/выхода с записью времени и номера входа

    При сканировании бейджей на вход /выход мы записываем через какой вход это было сделано и в какое время. Если это перемещение по площадке в разных зонах, то все происходит точно также. Вы видите в какой период времени конкретный человек был на локации и в каком месте

Ценообразование

  • От 1 до 10 человек персонала

    Бесплатно

  • От 11 до 300 человек персонала
    (95% ивентов)

    99 $

  • Для 300+ человек персонала

    Давайте общаться)

Оставьте вопрос

Свяжитесь с нами

Печать бейджей на мероприятии

Если Вам надоело проводить регистрацию участников на события вручную и тратить на это часы, дни и недели, на помощь придет сервис регистрации на мероприятия.

После того как билеты проданы и все готово к встрече гостей, актуальным становится вопрос как участников идентифицировать на месте? И тут каждый организатор сам решает, будет он заранее печатать именные бейджи или, все же, печать бейджей на мероприятии более продуктивна и выгодна?

Представьте ситуацию: Вы заранее решили напечатать бейджи, бережно разложили их по алфавиту, перед регистрацией, но тут одновременно на площадку пришло 300 участников, и все стали в длинную очередь. Все они хотят получить бейдж как можно скорее, и очередь не уменьшается, потому что они постоянно подходят и подходят. Буквально через 15-20 минут такой выдачи и поиска бейджа вручную, Ваши хостес перепутают их так - что уже ничего там найти не получится, и чем больше участников, тем больше хаос.

Печать бейджей на событии прямо на площадке – решает вопрос очереди, длительного ожидания и негодования со стороны участников. Каждому участнику при регистрации отправляется билет с QR кодом, который он либо в распечатанном виде, либо в электронном приносят с собой на ивент. Все что нужно представителю организатора - проверить билет по QR коду и сразу же распечатать бейдж и выдать участнику.

Печатать бейджи на мероприятии можно полностью, для этого существуют специальные принтеры. Но это занимает больше времени. Все логично - принтеру нужно залить краской всю заготовку будущего бейджа, а это не быстро.

Более быстрый вариант – напечатать цветные заготовки бейджей заранее, а на самом ивенте добавить туда только данные участника. Ваш сотрудник взял сканер для проверки билетов, отсканировал его и зачекинил участника, и тут же вставил заготовку в принтер, чтобы напечатать только имя, фамилию и/или другие данные, по заранее настроенному шаблону. Скорость печати и выдачи бейджа так намного выше.

Но стоит отметить что плотным бейдж, как в первом, так и во втором варианте не будет! Чисто физически нельзя вставить очень плотный картон в принтер и уже тем более, нельзя использовать для этого ламинированный бейдж. Это будут весьма тонкие заготовки, которых либо надолго не хватит, они могут отрываться от карабина, или понадобится дополнительная защита в виде силиконового кармана.

Если Вы хотите плотные ламинированные бейджи, то лучше для их персонализации использовать специальные стикеры. Они тоже печатаются сразу на месте мероприятия, и скорость выдачи бейджа и регистрация одного участника при этом до 7 секунд.

Проверка билетов по QR коду возможна через RegToEVENT. Организатору не нужно переживать какие билеты его участники получат, поскольку QR код билеты отправляются всем участникам, независимо от того платное событие, бесплатное или это закрытый ивент и у организатора есть просто список участников. Сложная, отдельная программа для сканирования билетов не нужна! Функционал сканирования очень простой, и Ваши хостес смогут им пользоваться с первого раза, а при необходимости персонал сервиса может предоставить весь комплекс услуги «под ключ».

Через RegToEVENT возможна печать стикеров на заранее заготовленный бейдж, возможна печать бейджей на ивенте, все зависит от пожеланий и задач организатора. А время на настройку и подготовку оборудования занимает 20-30 минут, что легко можно сделать утром перед самым началом регистрации на мероприятие.

Читать полностью... Скрыть...