Кейсы без украшений, такие, какие они есть

Они были шокированы тем, что их посещают не 8000 гостей, а всего лишь 3000

В компанию RegToEVENT обратились организаторы ежегодной выставки украинских и международных компаний, занимающихся производством и дистрибуцией семян овощных культур, посадочного материала, техники для обработки почвы, посева и высадки растений, а также сопутствующих услуг и товаров.

Основные проблемы:

• Организатор использовал собственную анкету, которая была перегружена вопросами, но не всегда люди указывали в ней достоверные данные.
• Нет четкого представления о количестве зарегистрированных, ведь люди часто оставляют по несколько заявок на одно и то же имя.
• На площадку приходят как заранее зарегистрированные, так и незарегистрированные участники, и на месте приходится тратить много времени на сбор данных о новых гостях
• Выставка масштабная, поскольку, по словам организатора, за 3 дня её посещают около 8000 гостей, но при этом спонсоры и партнёры недовольны низкой активностью гостей на их стендах.
• Проблемный вопрос регистрации на месте, так как гости хотят получить именной бейдж для удобного знакомства с другими участниками, а при таком количестве людей это сложно организовать. Использовались карточки, на которых имена гостей писались маркером.

Предлагаемые первоочередные решения:

• Упростить форму регистрации: заменить часть вопросов на готовые выпадающие списки и чекбоксы.
• Убрать некоторые вопросы, которые вообще не важны для организатора, поскольку он раньше никак не обрабатывал эти данные после мероприятия
• Автоматическое получение участником уникального билета с QR-кодом на странице оплаты, по электронной почте и в SMS.
• Шаблон билета — трансформер, который сразу же может служить бейджем участника.
• Сканирование билета с помощью смартфона для сбора подробной статистики посещений.

Результат сотрудничества с RegToEVENT:

• 1. Удалось избежать переполнения базы данных лишними дубликатами, поскольку участники сразу получали билет и понимали, что регистрация прошла успешно, а не пытались повторить попытку снова и снова.
• 2. Все заявки собраны в CRM-системе, где их можно не только просматривать, но и управлять заказами: сортировать, искать, редактировать, удалять, добавлять, изменять статус, экспортировать в Excel. Кроме того, с базой данных могут работать все члены команды организаторов одновременно.
• 3. Достоверность данных значительно повысилась, ведь людям удобно выбирать вариант из предложенных (например, о направлениях деятельности, регионах присутствия и т. д.), а не придумывать что-то свое и писать длинные тексты или пропускать эти поля.
• 4. Организатору достаточно было приобрести силиконовые кармашки для бейджей со шнурком, а билеты гостей уже служили именным бейджем с QR-кодом для обмена контактами! А не безымянной карточкой или карточкой, выписанной от руки менеджером.
• 5. Размещенный на стойке QR-код, ведущий на онлайн-форму, позволил быстро зарегистрировать гостей, которые не прошли предварительную регистрацию, и собрать все необходимые данные.
• 6. Сканирование билетов на входе позволило предотвратить проход людей без билета и собрать полную статистику посетителей. И каково же было удивление организаторов, когда выяснилось, что их посещает почти втрое меньше людей, чем они предполагали ранее.

Как оказалось, раньше для подсчёта количества посетителей использовались кликеры, такие же, как те, что используют стюардессы в самолётах. Хостес стояли у входа и просто нажимали на кнопку, когда мимо них проходил гость внутрь помещения. Но при этом никому не приходило в голову, что человек мог выйти на улицу и вернуться ещё раз. То есть щелчок производился каждый раз, когда кто-то заходил внутрь. Так и формировалось общее количество. Но на самом деле даже онлайн-регистраций было гораздо меньше, не говоря уже о фактически присутствующих на локации.

С RegToEVENT удалось собрать реальную статистику, сэкономить время на обработке заказов и сэкономить средства на подготовку следующего мероприятия, так как было четкое представление о том, сколько гостей может прийти на этот раз.

Они не верили, что заранее расложенные по алфавиту бейджи в таком количестве — это путь никуда, пока не попробовали чекинг от RegToEVENT

Основные проблемы:

• Организатор использует для регистрации GoogleForm, так как все заявки тщательно проверяются оргкомитетом перед подтверждением участия гостя.
• После того как из списка всех зарегистрированных отобрали и подтвердили тех, кого нужно пригласить, составляется другой список, и на их электронные адреса отправляется рассылка писем с подтверждением участия.
• На стойке регистрации выставляются таблички с буквами алфавита в соответствии с фамилиями гостей, а для этого нужна большая стойка регистрации, ведь гостей действительно много. Списки гостей сортируются по алфавиту, распечатываются на бумаге, после чего их раскладывают на стойке в соответствии с буквами алфавита. Проблема в том, что иногда при регистрации люди путают поля «имя» и «фамилия», а сортировка списка по такому большому количеству строк не всегда точна и эффективна.
• Все бейджи печатаются заранее с именами и фамилиями и в алфавитном порядке раскладываются на стойках регистрации. Но гости, которые в последний момент решили зарегистрироваться на мероприятие, остаются без бейджа, так как они уже напечатаны заранее, а в последнюю ночь изготовить именной бейдж сложно. Для них готовятся пустые карточки, чтобы можно было вписать имя маркером.
• В день мероприятия, несмотря на тщательную сортировку и расстановку всего в алфавитном порядке, гости затрудняются определить, в какую очередь им встать (по какой букве), и большинство из них просто показывают письма с текстом приглашения, по которому трудно идентифицировать человека.
• Хостес долго листают списки, пытаясь найти в них человека, а затем столь же бесконечно долго перебирают карточки гостей, чтобы найти там нужный бейдж. А когда приходит человек, который предварительно не регистрировался, но хочет попасть на мероприятие, возникает настоящий коллапс.

Предлагаемые первоочередные решения:

• электронная форма с ручной модерацией для сбора регистраций и их последующего подтверждения после проверки
• автоматическое создание и отправка QR-билета после подтверждения
• чекин на локации с печатью именных наклеек на бейджах

Результат сотрудничества с RegToEVENT:

• 1. Благодаря использованию онлайн-формы регистрации RegToEVENT удалось избежать потери зарегистрированных гостей, ведь раньше, когда все данные собирались в Google-форме, а затем вручную обрабатывались и переносились в другой список для рассылки, многие гости терялись при таком переносе данных.
• 2. Подтверждение регистрации происходит в один клик, что упрощает процедуру — не нужно вручную копировать данные в другой список, по которому затем будет осуществляться рассылка.
• 3. Сразу после подтверждения участия одним нажатием кнопки гостю автоматически генерируется и отправляется письмо с QR-билетом. Все билеты уникальны и исключают возможность прохода по одному билету нескольких человек.
• 4. На стойке регистрации не нужны таблички с буквами алфавита, не нужно сортировать и распечатывать списки гостей. Саму стойку удалось уменьшить вдвое.
• 5. Гость предъявляет свой билет, хостесс сканирует его, и сразу на экране ноутбука появляется его карточка, которая выводится на печать. Через несколько секунд печатается именная наклейка, которая наклеивается на заготовку бейджа и выдается гостю вместе с раздаточными материалами.
• 6. Гости, зарегистрировавшиеся в последний день, получают бейдж так же, как и гости, зарегистрировавшиеся задолго до мероприятия, ведь бейдж печатается на месте проведения.
• 7. Гости, которые предварительно не зарегистрировались и пришли на место проведения прямо в день мероприятия, могут быстро зарегистрироваться с помощью QR-кода на стойке регистрации. После заполнения формы их данные мгновенно появляются в базе данных, что позволяет распечатать именную наклейку на бейдж.
• 8. У организатора есть статистика в режиме реального времени по количеству посетителей, а также возможность загрузить данные в Excel для дальнейшей обработки и составления отчёта о присутствующих.

Организатор всегда считал, что промокоды снижают прибыль от продажи билетов и не мог поверить, что комплексные скидки, напротив, позволят заработать больше

Основные проблемы:

• Нишевая конференция для стоматологов: с одной стороны, врачей этой специальности много, а с другой — мероприятий в этой нише тоже много. Поэтому остро стоит вопрос о заполнении зала и продаже необходимого количества билетов.
• Организатор пробовал применять график повышения цен и промокоды на скидку, но это не приносило желаемого объема продаж.

Предлагаемые первоочередные решения:

• Комплексные скидки как альтернатива обычным промокодам
• Продажа дополнительных опций к билету

Результат сотрудничества с RegToEVENT:

• 1. Организатор начал применять комплексные скидки в зависимости от количества приобретенных билетов: чем больше билетов человек покупает за один раз — тем большую скидку на заказ он получает. Такое снижение стоимости вполне приемлемо для организатора, ведь по сути соответствует той скидке, которая предоставлялась по промокодам. Но при этом такое условие получения скидки стимулирует потенциального участника покупать несколько билетов за раз, что значительно увеличивает количество проданных билетов и, соответственно, количество участников. Люди самостоятельно ищут себе «компанию» и таким образом привлекают ещё гостей для организатора.
• 2. Помимо графика цен по дате (чем ближе к мероприятию, тем выше цена), организатор попытался использовать график повышения стоимости в зависимости от количества — каждые 50 билетов цена увеличивалась. Это стимулировало аудиторию не откладывать покупку на потом, не тянуть до последнего дня и покупать билет до повышения, а приобрести его здесь и сейчас, ведь никто не знает, сколько билетов уже выкуплено, и хочет успеть купить билет по более низкой цене.
• 3. Помимо основной части конференции у организатора запланирована гала-вечеринка, участие в которой оплачивается отдельно. Раньше, после покупки билета, участник узнавал об этой возможности и принимал решение, хочет ли он принять участие. Оплата за вечеринку производилась отдельно, и не все гости решались на неё пойти, задумываясь. С помощью RegToEVENT организатор добавил вечеринку в качестве дополнительной опции к билету, и гости могли сразу при регистрации добавлять её к основному заказу и покупать вместе с билетом. Это значительно упростило процесс информирования гостей и увеличило количество заказов билетов именно на Гала-вечеринку. Ведь при импульсивной покупке конверсия всегда выше, чем после длительных раздумий.

При продаже билетов непосредственно в кассах аквапарка у входа образовывались очереди, а ожидание гостей усугубляло недовольство обслуживанием

Основные проблемы:

Аквапарк в одном из украинских городов продавал билеты в кассе по мере прибытия посетителей. Это приводило к очереди недовольных гостей, ведь каждому гостю приходилось объяснять разницу в тарифах, определять, кому детский, кому взрослый билет, какую скидку получит семья с детьми и т. п. Кроме того, кассиры предлагали сопутствующие услуги: посещение сауны, массажа и т. д.

Еще одна проблема — переполненность и нехватка персонала. Независимо от дня недели, иногда бывали дни, когда гостей было очень много, а обслуживающего персонала (уборщицы, кассиры, спасатели) просто не хватало.

Предлагаемые первоочередные решения:

• Онлайн-форма регистрации и продажи билетов для автоматизации процессов.
• Формирование электронных билетов с QR-кодом для обмена на браслет в аквапарке
• Продажа дополнительных опций в виде услуг массажа, сауны и т. п.

Результат сотрудничества с RegToEVENT:

• 1. В системе RegToEVENT были созданы отдельные тарифы: будний день/выходной, детский/взрослый, семейный. Абонемент и т. д., а также интегрированы соответствующие формы для покупки на сайте аквапарка. С полным описанием, что это за билет, для кого он предназначен, в какие дни и часы его можно использовать. Таким образом, каждый посетитель сайта сразу мог ознакомиться с доступными тарифами и не задавать вопросы в кассе аквапарка.
• 2. Для стимулирования таких продаж аквапарк установил цену на онлайн-билет на 5 % ниже, чем стоимость билета в кассе — ведь фактически это позволило сэкономить средства на оборудовании и содержании физической кассы, а также на зарплате кассира.
• 3. Администрация аквапарка получила четкое представление об ориентировочном количестве посетителей на основе количества приобретенных билетов, что позволило привлекать дополнительных сотрудников в дни большого наплыва людей.
• 4. Очереди у входа значительно сократились, ведь теперь посетитель сразу предъявлял билет, который уже приобрел заранее, его сканировали и выдавали посетителю соответствующий браслет.
• 5. Билет одноразовый, поэтому после сканирования его невозможно использовать ещё раз. Ведь раньше бывали случаи, когда гости пытались спрятать билет при получении браслета и использовать его повторно.

До того, как начать использовать приложение, организатор пользовался различными сервисами: для создания карты локации, для знакомства гостей, для сбора результатов опросов и голосований. А также постоянно старался избежать передачи базы участников партнерам, ведь те были недовольны результатами сбора лидов.

Основные проблемы:

Ежегодная выставка, собирающая большое количество экспонентов и посетителей. Выставочная площадь, выделенная каждому партнеру, достаточно велика, учитывая специфику продукции, поэтому сотрудники компании-партнера на стенде физически не могут охватить всех посетителей, подходящих к стенду со всех сторон.

Партнерам важно собрать максимальное количество контактов посетителей, а из-за того, что менеджеры заняты, часть гостей просто осматривает продукцию и уходит. Поэтому часть не хочет участвовать повторно, ведь затраты на выставку превышают конверсию от такого участия

Предлагаемые первоочередные решения:

• Автоматизация регистрации и продажи билетов с созданием личных кабинетов для участников.
• Мгновенное предоставление доступа к приложению участникам, оплатившим билет.
• Предоставление функционала приложения, который поможет привлечь больше партнеров и спонсоров, а также обеспечить им больше возможностей для участия и сбора контактных данных гостей.

Результат сотрудничества с RegToEVENT:

• 1. Для регистрации и продажи билетов организатор начал использовать сервис RegToEVENT. Соответственно, после успешной оплаты гостю сразу открывался доступ в личный кабинет APP Networking. Это обеспечило плавный переход и доступ ко всем функциям на основании единой регистрации.
• 2. Каждый участник в приложении заполняет свой профиль: компания, должность, интересы, что ищет на мероприятии, что предлагает другим. Соответственно, представители партнера, которые будут работать на стенде, также подробно заполнили свои профили как участники мероприятия, чтобы общение было более продуктивным.
• 3. Благодаря тому, что при регистрации запрещено использование дубликатов заказов на одни и те же контактные данные, организатору удалось собрать максимально полную базу посетителей, ведь раньше на один и тот же адрес электронной почты компании выкупали все билеты сразу.
• 4. В приложении была создана интерактивная карта площадки, на которой отмечено расположение всех стендов каждого партнера. Это значительно упростило ориентацию гостей на площадке по сравнению с бумажными картами, которые гости постоянно теряли.
• 5. Когда пользователь в приложении на карте нажимает на конкретный стенд, ему открывается более подробная карточка с описанием партнера и профилями его контактных лиц. Соответственно, участник может сразу же написать представителю партнера и общаться в режиме переписки, если нет возможности встретиться лично.
• 6. Для каждого партнера формируется отдельный QR-код, который они размещают на своём стенде. Учитывая размеры стендов, некоторые партнеры размещали его со всех сторон стенда. Если гость подходил к стенду и не хотел общаться здесь и сейчас, или все представители компании-экспонента были заняты другими разговорами, гость сканировал QR-код, и у партнера оставались контактные данные гостя, который его отсканировал. Это позволило каждому партнеру собрать максимальное количество полезных контактов всех, кто подходил к их стенду.
• 7. Организатор активировал раздел «Вакансии», благодаря чему компании, ищущие сотрудников, могли размещать вакансии, а соискатели могли отправлять им свои резюме и размещать их.
• 8. В ленте новостей публиковались не только анонсы хода мероприятия от организатора, но и информация о партнерах и спонсорах. А каждый участник мог также опубликовать что-нибудь своё. Это также позволило всем сторонам, причастным к мероприятию, более активно освещать информацию о своих компаниях, рекламировать и предлагать свои товары и услуги.
• 9. Другие инструменты приложения позволили организатору собрать результаты различных голосований и опросов, что раньше было проблемой, поскольку люди не очень охотно оставляли ответы в бумажных анкетах. А опрос постфактум, после мероприятия, уже никто не хочет проходить.

Рассылка со ссылкой на трансляцию приводила к тому, что ссылка пересылалась дальше всем подряд самими участниками

Основные проблемы:

Организатор проводит серию вебинаров и два раза в год крупную конференцию смешанного формата: офлайн-гости на площадке и параллельная онлайн-трансляция. В целях экономии средств трансляция ведётся на закрытом канале YouTube. При этом статистика просмотров указывает на то, что к ней присоединяются и посторонние зрители, которые не оплачивали доступ к трансляции. Все из-за того, что накануне мероприятия организатор рассылает письмо со ссылкой на трансляцию тем, кто приобрел онлайн-доступ.

Предлагаемые первоочередные решения:

• Автоматическое создание личных кабинетов для участников при регистрации.
• Надання доступу до трансляції після придбання квитка.
• Надсилання учасникам листа з усіма інструкціями по перегляду трансляцій.
• Надання організатору захищеного середовища для перегляду, щоб учасники не мали змоги ділитись посиланням на відео

Результат сотрудничества с RegToEVENT:

• 1. Після реєстрації учасників через RegToEVENT кожному користувачу створюється особистий кабінет. А доступи до нього (логін, пароль) відправляються на пошту окремим листом
• 2. При налаштуванні трансляції, організатор вказує для яких типів квитків вона доступна. Відповідно ті учасники, які купили квиток без доступу до онлайн перегляду – не матимуть можливість перегляду відео.
• 3. У відповідний розділ налаштувань додається посилання на відеотрансляцію з YouTube, але при цьому учасники не бачать прямого посилання і немає потреби його розсилати учасникам у відкритому вигляді.
• 4. В налаштуваннях події організатор може вказати різні тексти підтвердження покупки залежно від типу квитка. Тому коли для офлайн учасників детально розписується коли почнеться реєстрація, де програма і т.п. Для онлайн учасників організатор прописує детальну інструкцію, що трансляцію учасник зможе дивитись у своєму особистому кабінеті на RegToEVENT.
• 5. Після оплати квитка, учасник отримує лист підтвердження з детальними інструкціями, а в день події їм буде доступна кнопка “Трансляція” - по якій відкриється вікно перегляду в призначений час початку трансляції.
• 6. Крім того організатор може брендувати вікно трансляції, додавши фонове зображення, може додати туди текстову програму доповідей, та приймати запитання від глядачів у чат-бота.
• 7. Додатково можна використовувати функціонал віртуальних стендів для партнерів і спонсорів: створити окремі веб-сторінки під кожного з них, наповнивши якоюсь інформацією про партнера, додавши його зображення, контакти і т.п.
• 8. Під час перегляду трансляції, учасник відкриває її в своєму кабінеті на RegToEVENT, але він не бачить прямого посилання на YouTube, не може ним поділитись з іншими, і навіть якщо він захоче зробити запис екрана, то на відео буде постійно переміщуватись водяний знак з контактами власника кабінету. І якщо запис буде викладено у вільний доступ то буде одразу зрозуміло, хто з учасників його виклав.

Організатор вигадував різні способи реєстрації, адже розмістити фізично стійку реєстрації в одному місці було неможливо

Основные проблемы:

До нас звернувся організатор, якому було потрібно провести реєстрацію гостей на локації з друком іменних бейдіжв на локації, але при цьому вхідна зона настільки мала, що не дозволяє встановити там повноцінні ноутбуки з принтерами.

В той же час, потрібно робити реєстрацію саме на вході на локацію, через особливості самого простору, щоб гості не губилися, і на подію не потрапили сторонні особи.

Предлагаемые первоочередные решения:

• Було використано віддалені точки друку, що дозволяли сканувати квитки в одному місці, а друкувати стікери автоматично в іншому.

Результат сотрудничества с RegToEVENT:

• 1. На вході, через брак місця не було жодних столів, спеціальних стійок чи чогось подібного. Дівчата хостес зустрічали гостей, зі звичайними планшетами в руках. Завдяки чому не потрібні якісь дротові з’єднання
• 2. Планшетом сканувався квиток, і гостю ставилась відмітка чекін, що унеможливлювало його повторне використання. В цей же момент автоматично на друк відправлявся іменний стікер учасника на принтер, який стояв в іншій зоні. Де до речі, місце також було обмежено, тому зручно було встановити лише принтери.
• 3. Хотес скеровували гостей всередину локації, для отримання бейджа. І поки гість піднімався сходами там уже був надрукований його бейдж. І Інші хостес видавали бейдж, та проводили гостя до гардеробу.
• 4. Всю статистику організатор бачив в режимі реального часу і навіть через таку роззосередженість гостей по локації, мав чітке уявлення скільки вже гостей прибуло на локацію, а скільки ще потрібно чекати.

Основные проблемы:

• Організатор, сподівався, що чим більшу кількість сервісів з продажу квитків він залучить, тим більше квитків йому вдасться продати. Тому звернувся з питанням продажу аж в 4 тікет платформи.
• Це не дало аж настільки бажаного результату по кількості продажів, але в той же час призвело до того, що фактично у його гостей на руках були квитки 4 видів.
• Оскільки на події потрібно було якось ці квитки сканувати, то ставити по 4 застосунки на смартфони хостес було не найкращим рішенням, адже це могло уповільнити процес пропуску гостей.
• Ділити гостей на 4 окремі черги – теж не найліпша ідея, бо, як правило, люди не дуже зважають на те, що написано на стійці реєстрації і або йдуть туди де менша черга, або навпаки стають в найбільшу чергу. ну тільки не туди, куди б мали підійти з своїм типом квитка.
• Крім того, це бізнес подія, тому у гостей мали бути іменні бейджі, а якось їх сортувати і розкладати по алфавіту по типам квитків залежно від платформи де той був проданий, ускладнювало процес ще більше.

Предлагаемые первоочередные решения:

• Імпорт даних з усіх баз сервісів, через які вівся продаж квиктів на подію організатора.
• “Чекін під ключ” на локації.

Результат сотрудничества с RegToEVENT:

• 1. Завдяки тому, що організатор звернувся в RegToEVENT за послугою чекіну, вдалося інтегрувати всі бази з 4 різних сервісів в одну.
• 2. Організатор завантажив бази з інших сервісів і імпортував ці дані в RegToEVENT.
• 3. При цьому не було потреби повторно генерувати та розсилати квитки від RegToEVENT, щоб не плутати гостей. І щоб кожен гість міг прийти зі своїм квитком, який придбав.
• 4. На події виставлялись звичайні точки реєстрації, але було зроблено попередні програмні налаштування, щоб квитки інших сервісів сприймались системою RegToEVENT як свої.
• 5. Гості, не залежно від типу квитка і сервісу де вони їх придбали, підходили на стійку реєстрації, та показували свій квиток. Хостес сканували QR коди в квитках та одразу ж автоматично друкувались стікери з даними гостя. Завдчки чому не було жодних черг чи непорозумінь.

Коли немає місцевого підрядника по чекіну, а організатор впевнений в надійності RegToEVENT

Основные проблемы:

Організатор хотів замовити послугу “чекін під ключ”, але, на превеликий жаль, у нас було багато замовлень на цю дату, тому ми фізично не могли надати повноцінну виїзну послугу реєстрації.

Предлагаемые первоочередные решения:

• Ми домовились з організатором про надання в оренду нашого обладнання з налаштованим програмним забезпечення для чекіну.

Результат сотрудничества с RegToEVENT:

• 1. Було налаштовано програмне забезпечення для чекіну та Check-in BOX у потрібній кількості.
• 2. Організатор завантажив свій список гостей, по якому було згенеровані електронні квитки з QR кодами та розіслані учасникам.
• 3. Напередодны заходу, все обладнання було спаковано та відправлено організатору кур'єрською службою.
• 4. Організатору залишалось лише увімкнути обладнання в розетку, та підключити свій Wi-Fi.
• 5. Гості на локації сканували квитки на екрані, після чого автоматично друкувався стікер з даними гостя.

Той випадок, коли слід вирішувати все й одразу і є можливість закрити всі питання одним сервісом

Основные проблемы:

Організатор мав лише сторінку в Instagram, та використовував – еквайринг для прийому платежів за кивтки, але при цьому, більшість замовлень доводилось обробляти вручну. З учасниками погоджували вартість, знижки, умови оплати, бо дехто з учасників хотіли оплачувати по безготівковому рахунку.

І такий спосіб реєстрації і продажу був зручний і прйинятний, поки подія не почала масштабуватись до кількох сотень учасників.

Предлагаемые первоочередные решения:

• Повністю змінити підхід, до реєстрації і продажу
• Автоматична генерація безготівкових рахунків на оплату
• Автоматичний розрахунок вартості замовлень через комплексні знижки
• Продаж додаткових опцій та прийом донатів.
• Сайт для ефективнішого анонсування заходу, та аналітика трафіку

Результат сотрудничества с RegToEVENT:

• 1. Реєстрація учасників і продаж квитків були налаштовані через RegToEVENT.
• 2. Крім свого звичного еквайрінгу, організатор зміг налаштувати генерацію рахунків на безготівкову оплату, що зменшило кількість звернень від компаній з проханнями надати рахунок на оплату. Кожен учасник при реєстрація сам обирав сплатити картою, чи згенерувати рахунок.
• 3. Організатор налаштував різні варіанти комплексних знижок, відповідно вартість замовлення розраховується автоматично, залежно від кількості оформлених квитків. І організатору не потрібно власноруч по кожному випадку вираховувати знижку для покупця.
• 4. Крім сторінки в соцмережах, організатор зміг створити повноцінний лендінг події, де структуровано анонсував що це за подія, для кого, хто спікери, яка програма заходу, що отримає учасник, відгуки і фото/відео з минулих заходів
• 5. Оскільки подія носила благодійний характер, то одразу з купівлею квитка, гості могли лишити донат. Хто не залишав донат в момент купівлі, міг, за бажанням, це зробити пізніше.
• 6. Учасники могли придбати відеозаписи конференції, і це було запропоновано одразу як додаткова опція до квитка. Тому таким чином кількість продажів відеозаписів збільшилась, у порівнянні з минулими подіями, де відеозаписи пропонували купити вже після події.
• 7. Завдяки вбудованій CRM системі з Kanban дошкою, всі співробітники організатора спільно могли працювати над базою реєстрацій та відмовитись від оплати додаткового софта, окремої CRM.
• 8. Аналітика джерел трафіку дозволила заощаджувати і правильно розподіляти рекламні бюджети.
• 9. Після автоматизації багатьох процесів, та ефективного планування продажів, організатор не розширював штат співробітників для підготовки до заходу, як це робив зазвичай.
• 10. Безкоштовне сканування квитків учасників на локації смартфоном, без використання додаткового софта та обладнання.

Коли команда організаторів зменшилась, база підрядників вже не актуальна, а завдання накопичуються як снігова куля, нарешті приходить розуміння, що робити все вручну «бо так завжди робили» – не варіант

Основные проблемы:

Війна, курс валют скаче, повна невизначеність ринку. Частина перевірених підрядників поїхала до Європи і просто не повернулася. Тому до нас звернувся організатор з проблемою: людей не вистачає, процеси не побудовані, продаж квитків і стендів для партнерів йде вручну. А потрібно якось це все автоматизувати, щоб вистачило сил дотягти до івенту і не зійти з дистанції.

Предлагаемые первоочередные решения:

• Онлайн реєстрація та оплата квитків прямо на сайті
• Expo planer для партнерів, щоб швидше продати стенди
• Networking APP для комунікації відвідувачів і як додаткова цінність для партнерів та спонсорів

Результат сотрудничества с RegToEVENT:

• 1. Першочергово ми допомогли організатору налаштувати його подію для продажу квитків, та вбудувати форму на його сайт. Реєстрації пішли, люди одразу сплачують квиток і немає потреби, щоб хтось із співробітників вручну приймав і обробляв заявки, відправляв реквізити, а бухгалтер перевіряла оплати.
• 2. В рамках консалтингових послуг ми порадили відмовитись від «циганських підходів» – де вартість вигадується під клієнта, а перейти до зрозумілих пропозицій і прозорих цін – що викликає більшу довіру. Тому було створено презентацію для потенційних експонентів, партнерів і спонсорів, з чітким визначенням пакетів участі та їх вартості: що входить в пакети, що можна дозамовити і що сплачується окремо.
• 3. У презентацію вбудували динамічний «Експо планер» – безкоштовний модуль від RegToEVENT, у якому можна подивитися наявність вільних площ (їх розмір, розташування та сусідство), і найважливіше – одразу придбати цей стенд о 3 годині ночі без дзвінків, якщо потрібно типове рішення.
• 4. Звісно, не усі потенційні партнери тут же купили стенд, але оскільки на «Експо планері» є звичайний блок квитків, то як побічний ефект такої розсилки пропозицій – +67 проданих квитків для відвідувачів.
• 5. Організатор вирішив використовувати застосунок нетворкінгу, тому партнерам пропонувалась не лише забудова фізичного стенду «під ключ» а й віртуальний «смарт стенд» – окрема сторінка, з інформацією про компанію та контактними особами, представниками експонента. Це дало більшу цінність для партнерів, адже такий інструмент дає можливість взаємодії не лише з балакунами, а й з інтровертами, які просто тихенько підходять до стенду розглядають його, щось фотографують і йдуть далі. При скануванні QR коду на стенді – їм одразу відправляється пропозиція від партнера, а у менеджера залишають контакти людини, яка сканувала код і можна продовжити спілкування і додатку.
• 6. Крім того експонент може взаємодіяти не лише з гостями, які підійшли до його стенду, чи відсканували на ньому код, а й з онлайн учасниками, які купували доступ до трансляції з конференц залу. Бо віртуальний стенд надає їм теж таку можливість – ознайомитись з інформацією про партнера та зв’язатись з його представником.
• 7. Оскільки реєстрація і оплата тепер відбувались автоматично – організатор повністю відмовився від першочергової ідеї, наймати під подію відділ продажу на аутсорс, щоб уточнювати дані гостей і пропонувати їм сплатити квиток. А з тими хто зареєструвався і не сплатив, чудово справлялась одна людина. До того ж з функціоналом Kanban дошки, структурувати обробку замовлень було набагато простіше, ніж вести записи в блокноті. І не довелось думати про купівлю окремої CRM системи.
• 8. В рамках виставки зазвичай проходила секція з доповідями для дорожчої категорії. На це історично приділялася невелика зона. Адже за словами організатора, з 3000 відвідувачів, у зал із доповідями приходило близько 50 людей. Зробивши кілька розсилок (тільки для тих, у кого вже був звичайний вхідний квиток) з тезами спікерів, ми отримали +117 апгрейдів квитків, які пройшли автоматично. Тому завжди давайте людям можливість доплатити вам і не лінуйтеся налаштовувати апгрейд.
• 9. Ну і звісно ж, виїзна послуга чекіну – допомогла уникнути черг на вході. Всі гості отримали свої бейджі з QR кодами для швидкого обміну контактами в АРР, а організатор – чітку статистику скільки гостей прийшло по кожному з днів виставки, хто був лише один день, хто 2, а хто всі 3 дні поки вона тривала.
• 10. Именно после этой выставки организатор получил наибольшее количество положительных отзывов и благодарностей от партнеров, поскольку им удалось собрать действительно качественные лиды в достаточном количестве.

Основной вывод, который можно сделать из вышесказанного: когда организатор сразу понимает, что его подход пошел «не в ту сторону» и что нужно оперативно что-то менять, и ищет подходящие решения — это даст хорошие результаты и сбережет его нервы.
Когда организатор спрашивает у подрядчика совета и прислушивается к нему – это самый ценный клиент, потому что сотрудничество строится на доверии и обе стороны работают на общий результат.