Какие могут быть разделы сметы, например:
Это очень примерный список! И у вас для вашего события могут быть совершенно другие разделы. Может у вас нет онлайн трансляции или не планируется вечеринка после ивента. Зато локация находится за городом и нужно включить в нее трансфер для гостей.
Поэтому для правильного составления сметы, начните выписывать все, что считаете нужным. А затем структурируйте его по типам затрат и пропишите ориентировочную стоимость.
Конечно же в каждом из разделов будут свои пункты.
Например:
Раздел “Аренда помещения”
В него может входить просто 1 пункт - аренда, а может вам кроме самого помещения не дают ничего.
Вам нужны: стулья, проектор, экран, кликер, микрофоны, звуковое оборудование, свет, сцена (трибуна или флипчарт).
Если локация всего этого не предоставляет, это будут как отдельные статьи расходов. Ведь все это вам придется найти самим и взять в аренду.
На локации может понадобиться охрана, парковка для гостей – даже если все мелочи перечисленные выше хорошие локации предоставляют своим организаторам, то парковку и охрану только за отдельную плату.
Иногда на локации выделяется несколько паркомест под события, но нужно уточнять сколько. Может всего 3-5, которые будут заняты вами и вашими коллегами.
А может вы не собираетесь оплачивать парковку гостям, тогда не вносите ее в смету, просто предупреждайте гостей в анонсах, на сайте, в рассылках, что парковка платная.
Раздел “Спикеры”
Вы можете договориться со спикерами о выступлении абсолютно бесплатно. Спикер или заинтересован в вашей аудитории или у него есть другие выгоды от выступления на вашем событии.
Но часто бывает так, что спикер звезда и просит гонорар за свое выступление. Если это звезда местного масштаба, то может просить оплатить ему проезд (из другого города, страны) и проживание. А есть и те, которые выкатывают целый райдер, где хотят жить, каким должен быть трансфер и развлечения.
Раздел “Вечеринка”
В теории на ней можно сэкономить и ее не делать.
Но если быть честными – то многие участники покупают билет на конференцию только ради нее )) А то и вовсе умудряются прийти в самом конце события, только чтобы попасть на афтепати.
Так что будете вы его проводить или нет решать только вам. Но если оно будет включать угощение и шоу программу, то даже без аренды локации это очень большая статья расходов. И для него пожалуй понадобится отдельная смета, с арендой, едой, теми же услугами фотографов, операторов, музыкантов, и артистов разного жанра.
Дополнительные расходы
Многие организаторы считают только расходы на подрядчиков, при этом не учитывают зарплату собственных сотрудников, их транспортные расходы (возможно понадобится такси привезти/отвезти), не учитывают налоги, которые нужно будет платить с прибыли от продажи билетов и спонсорских пакетов. Комиссионные расходы билетного оператора и эквайринга при продаже билетов. И много других мелочей.
А потом из-за таких промашек и получается минус, хотя изначально все выглядело прилично и казалось что даже заработали немного.
Обязательно впишите все! Даже на первый взгляд нелепые пункты. Лучше потом их вычеркнуть или не потратить на них, чем надеяться, что такого не будет.
Как прописывать суммы в смету события?
Позвоните нескольким локациям спросите их условия и цены.
Узнайте условия кейтеринга, разрешат они со своим или его нужно заказывать только на локации. Если только у них – какие цены на человека.
Если можно привезти свой – звоните в кейтеринг и спрашивайте их цены.
Аналогично полиграфии, подрядчики проката оборудования и мебели, артисты, билетные сервисы.
У некоторых вы найдете публичные цены на сайте, а кому то придется звонить.
Да, придется потратить время может даже пол дня или день. Но зато вы сможете вывести среднюю стоимость нужных вам услуг.
Есть затраты с фиксированной стоимостью (та же локация), есть заьтраты которые рассчитываются на человека - кейтеринг.
Количество участников, которое вы хотели бы видеть в день ивента у вас есть. Умножьте стоимость обеда, раздатки и других "поштучных" затрат на количество человек и получите общую сумму.
Лучше прописывать в смете цену за штуку и количество нужных вам штук, а формулой умножайте одно на другое. Так вы быстро сможете редактировать вашу смету.
Кстати есть позиции, которые наоборот будут дешевле от количества. Например, полиграфия - чем больше штук в заказе, тем меньше цена за штуку.
Несколько примеров на чем можно сэкономить в смете:
-
Искать сервисы, которые позволять автоматизировать какие-то процессы.
Продажа билетов с отправкой реквизитов на оплату в письме - прошлый век! Не тратьте время и не нанимайте лишних людей в команду для этого.
-
Не раздувайте штат.
Не так то много работы в подготовке ивента. 5 менеджеров по рекламе, 10 продажников, отдельный человек, который поднимает трубку в офисе, отдельный отвечает на смс - вам ни к чему. Тем более, если вы готовите событие на 100-300 участников
-
Локация.
Нужно реально просчитывать, что дешевле – локация, на которой есть все и оно уже включено в стоимость или пустое помещение, куда привезти мебель и оборудование обойдется дешевле хоть и хлопотно.
-
Полиграфия.
Не заказывайте супер дорогую раздатку, если у вас ограничен бюджет. Или у вас скромное событие, то вовсе купите однотипные блокноты и ручки без брендирования в канцтоварах, людям все равно будет приятно, что им что-то подарили. Или заказать наклейки с вашим лого и наклеить на однотонные блокноты будете дешевле чем печатать блокноты с этим лого.
-
Спикеры.
Постарайтесь найти местных спикеров или убедить их в том, что им и правда выгодно выступить у вас и это они должны вам доплачивать за рекламу )))
У нас были спикеры из других стран, которые реально хотели выступить на наших конференциях и даже не просили вернуть им деньги за перелеты. А когда-то спикер из Европы купила себе билет участника, т.к. думала, что без него она не попадет в выставочный зал для участников. Деньги ей конечно же вернули, но у нас осадочек остался.
Вариантов сэкономить правда много, учитесь выкручиваться, просить скидки, бартер, партнерство, билеты взамен, если есть такая возможность.
И при составлении сметы – сначала хорошо пофантазируйте что бы вам хотелось, а затем впишите реальные цены и спуститесь на землю )))
На этой странице вы найдете примеры смет для вашего ивента. Но помните, что у каждого события – она все равно своя особенная.
Скачать пример сметы
