Билетный оператор обеспечивает регистрацию Ваших участников, продажу Ваших билетов на Ваше же событие, но посредством своих технических возможностей.
У большинства организаторов, тем более новичков, постает вопрос: «Участники, билеты, ивент – все мое, так зачем привлекать стороннего подрядчика?» - и в некотором роде они правы, но все зависит от задач, которые организатору нужно решить перед проведением события. Ведь есть ивенты на 10 человек, и там и правда достаточно листика в клеточку и общения с каждым участником лично для записи и оплаты.
А вот если говорить о событии более крупном, где не обойтись без аренды зала и общения с площадкой, аренды мебели, реквизита, кейтеринга, поиска спикеров и утверждения тем, привлечения спонсоров и партнеров, то все же передать техническую часть по регистрации и продаже билетов лучше на подрядчика.
Эволюция онлайн продажи билетов порождала все больше и больше названий, для по сути одного и того же подрядчика: билетный оператор, билетный сервис, билетная платформа, билетный партнер и тикетинговый сервис и чем больше ты углубляешься во все это, тем больше путаницы возникает. Ведь все они просто добавляли функционал и приходили на смену друг другу. Если искать информацию в интернете, то можно найти статьи, которым всего 2-3 года, где описано что билетный оператор обязательно выкупает Ваши билеты и потом их перепродает через кассу, или билетный сервис не отдаст Вам базу контактов, или нужно разделить квоты по количеству билетов между тикет партнерами. На наш взгляд в нынешних реалиях, все развивается на столько быстро, что все эти грани стерты, и каждый будь то оператор, платформа или просто сервис, абсолютно неважно как Вы его назовете, должен соответствовать Вашим требованиям и задачам своего времени.
Это раньше для покупки билета на концерт или футбол нужно было стоять на морозе в очереди в кассу, и надеяться, что тебе хватит билета в 45 ряду, а сейчас покупки онлайн стали настолько привычным делом, что даже на такие классические события билеты покупают на сайте, а не в кассах залов. Про бизнес ивенты и вовсе не стоит говорить, потому что участник должен зарегистрироваться и купить билет заранее, а не прийти и совать наличные на стойке регистрации в день проведения.
Так как же выбрать подрядчика по продаже билетов.
Билетный сервис в первую очередь создан для организаторов, а не для участников. Он должен быть удобным, простым в настройке и позволить Вам закрыть максимальное количество задач, которые Вы делали вручную и сэкономить время. Это не может быть суперсложная система, где Вам понадобится потратить день-два, а то и неделю пока Вы все настроите.
Вы как организатор сами должны иметь возможность настроить свое событие и контролировать его изменения по ходу. У Вас должен быть постоянный доступ к базе регистраций. Если Вам говорят, что партнер берет на себя продажу билетов и база остается у него, зато Вы получите деньги от продажи и уже готовых участников на площадке – подумайте стоит ли работать с таким партнером?..
Если Вы хотите попробовать продавать билеты на разных платформах, у Вас должна быть такая возможность. Не советуем выбирать тикетинговый сервис, который принудительно (или между строк) подписывает с организаторами договора на длительное сотрудничество на 1-2-3 года, и тот вынужден работать только с одним сервисом, вплоть до штрафных санкций при расторжении договора. Или прописывает пункт, о том, что организатор не имеет права параллельно работать еще с кем-то.
Другой вопрос как Вы собираетесь проверять подлинность билетов участников, которые были куплены на разных платформах? Все они будут иметь свой внешний вид, у всех может быть какое-то свое приложение для сканирования, Вы должны сразу учитывать количество продаж по всем платформам одновременно, и еще множество всяких нюансов, о которых можете даже не догадываться на старте.
Как вариант: спросите у подрядчиков, у кого есть возможность слить все базы в одну, чтобы при проверке подлинности билетов не было казусов на входе, и Вы могли делать это из какого-то одного приложения даже если билеты разные, а не посылать людей из очереди в очередь.
Сервис для онлайн регистрации участников, может продавать не только билеты, но и какие-то дополнительные опции по типу мастер-классов, курсов, участия в вечеринках и церемониях после события. Вы не должны делать это отдельно вручную и тратить свое время. Если участники будут сразу видеть, что они могут это докупить, то и конверсия продажи таких доп. услуг будет гораздо выше.
Промокоды и скидки – это тоже общепринятая практика. Но часто организаторы придумывают сложные, на их взгляд, ситуации, когда скидка зависит от количества приобретенных билетов или их типа. В современных сервисах это тоже можно сразу настроить и не думать, что Вам сейчас позвонят попросят 20-50 билетов и Вы должны вручную посчитать сумму и как-то потом зарегистрировать, и выдать билеты этим людям.
Обратите внимание на возможности билетного сервиса делать рассылки участникам. Да, это не те рассылки, о которых сразу все думают, на базу всех жителей города, а возможность системы автоматически сортировать базу регистраций и отправлять сообщения участникам по настроенному Вами сценарию. Например, напоминать всем, кто не оплатил заказ в течении 3-х дней, что их регистрация сохранена и ждет оплаты, или наоборот отправить напоминание всем оплаченным заказам, что событие уже завтра.
Билетная платформа может не только продавать билеты, но и помогать Вам в аналитике трафика. Если Вы осознанно подходите к запуску рекламы на свое событие, то должны понимать, что сколько кодов аналитики на сайт не ставь – регистрация будет происходить на поддоменах тикет платформы. И там Ваших кодов нет. Поэтому сервис, с которым Вы работаете должен решать этот вопрос путем «переноса» Ваших кодов на свои формы регистрации, чтобы у Ваших маркетологов была цельная картина не только посещений сайта, но еще и нужных Вам действий: регистрации и покупки.
Резкий скачок популярности онлайн событий требует от билетных сервисов двигаться в ногу со временем. Так что при выборе подрядчика по продажам, присмотритесь, кто готов предоставить Вам еще и кабинеты для просмотра онлайн трансляций, защищены ли эти трансляции от копирования, возможен ли доступ к статичным файлам, которые Вы можете размещать для участников (электронные книги, презентации, видеозаписи).
Сервис продажи билетов должен быть удобным для участника. Если при регистрации и покупке у него возникнут проблемы, он просто закроет сайт и может уже вообще не вернется к оформлению заказа. Участник должен получить свой билет любым способом: сразу скачать на сайте, получить в письме или в СМС, скачать его в личном кабинете и т.д. Словом, чем больше у него возможностей, тем меньше он будет доставать Вас отвлекая своими вопросами: «Где мой билет?». Еще лучше, когда участники в кабинетах могут сами себе делать замену билета на билеты других типов с доплатами или покупать дополнительные услуги, предложенные организатором.
Поинтересуйтесь поможет ли Вам билетный оператор провести регистрацию участников на площадке в день события? Возможно самого приложения для сканирования билетов Вам будет недостаточно. На масштабных ивентах нужно выдать участникам бейджи, раздаточные материалы, следить за входом в «закрытые» зоны, или зоны, которые участник может посетить всего 1 раз за весь ивент. Идеальный вариант – это регистрация участников «под ключ», когда подрядчик не просто провел Вам предварительную регистрацию на сайте и принял оплаты за билеты, но и может технически все организовать оффлайн.
Вопрос сохранности данных. Да, он всегда стоит очень остро, тем более если это ивент где будут присутствовать менеджеры высшего звена, руководители компаний, представители гос.органов и т.п.. Но подумайте сами – билетный оператор не может сгенерировать билет для несуществующего человека и отправить его в никуда. Тем более при регистрации участников на площадке в день ивента станет вопрос, что нужно зачекинить этого человека и выдать ему бейдж и все что полагается. А как его найти, если его данных в базе нет? Да, тут остается полагаться на доверие и добросовестность подрядчика. Но Вы не живете в вакууме, Вы можете почитать отзывы спросить коллег у кого был опыт работы с этим подрядчиком проговорить с ним устно все эти моменты и свои опасения, и посмотреть указано ли на этот счет, хоть что-либо в Вашем договоре сотрудничества. Адекватный подрядчик всегда будет заинтересован в долгосрочном сотрудничестве, а не разовой продаже чужих контактов.
Стоимость услуг и порядок вывода средств – это еще один немаловажный фактор по которому стоит выбирать билетный сервис. Тут самый верный способ – идти и читать отзывы и спрашивать у коллег! Не всегда низкая цена – это подозрительно и плохо, или высокая – хорошо. Вопрос в том, что Вы получаете за эту цену и вернут ли Вам деньги от продажи Ваших билетов в оговоренные сроки.
Многие организаторы считают, что билетный сервис должен обеспечить продвижение события или размещение его в каталогах и афишах. А возможно и сами сервисы пытаются именно этим склонить на свою сторону, убеждая организатора как много людей заходит ежедневно в их афишу и что именно с нее тот продаст все билеты. Но подумайте сами: много продаж принесет Вам размещение в афише, на которой висит еще десяток подобных ивентов? Или много понимает суть и главный посыл Вашего ивента платформа или знает портрет Вашей аудитории? Скорее всего Вы догадываетесь какой ответ. У посетителя афиши на столько рассеяно внимание, что выбор в пользу Вашего ивента будет ровно 1:10. Да, безусловно, это добавит узнаваемости, но не гарантирует продажи. А реклама… На заборах скорее разместят концерт Мадонны, нежели анонс Вашей конференции. Онлайн реклама без доступа к Вашим кабинетам аналитики, который Вы скорее всего не дадите подрядчику, тоже не сильно эффективна. А крутить баннер просто так на всех – это как из пушки по воробьям.
Если Вы четко понимаете, что хотите от подрядчика, а не просто абы как продать билеты, то Вам стоит выбирать не коробочный сервис, а ту платформу, которая развивается и постоянно добавляет новый функционал, которая позволит гибко менять настройки в зависимости от типа Вашего события или пожеланий.
Давайте подытожим преимущества хорошего билетного оператора:
- Регистрация участников, прием оплат
- Отправка билетов с уникальными элементами защиты
- Доступ у организатора к базе регистраций и всем настройкам 24/7
- Удобство настройки кабинета организатором
- Простота интеграции с сайтом, своими CRM системами и пр.
- Возможность настраивать разные типы билетов и продажи дополнительных услуг
- Аналитика трафика
- Рассылки по статусам заказов или категориям билетов без ручной сортировки списков
- Промокоды и гибкая система скидок для участников
- Лендинг для продажи билетов, если у Вас нет своего сайта
- Возможность размещения онлайн трансляций тут же на платформе
- Удобство покупки и регистрации для участника
- Возможность апгрейда билета участником в своем кабинете
- Стоимость и график выплат
- Условия расторжения договора или параллельная работа с другими подрядчиками
- Check-in участников в день ивента
- Статистика перемещения участников по площадке и контроль тех.персонала
- Отзывы и еще раз отзывы…