Как организовать зону регистрации гостей и печати бейджей на
локации
Вы должны заранее ознакомиться как выглядит помещение где можно организовать зону регистрации, какого оно
размера, сколько столов, стоек там поместится. Сколько входов/выходов в эту зону и откуда будут заходить
гости и нет ли варианта случайных прохожих (например, фойе отеля где будут проходить постояльцы). Нужно
учитывать технические нюансы: освещение, интернет, сеть 220В, есть стационарные стойки или нужно везти свои
и т.д.
Сколько точек регистрации понадобится
Есть ряд моментов, которые влияют на скорость регистрации одного участника. Но если в них не
углубляться, то грубо:
-
1 точка комфортно пропустит 100-130
человек за час. Хотя на самом деле основное время уходит на
приветствие, доставание из сумки телефона и поиск билета, вопросы где гардероб, где туалет, а сам
чекин занимает около 7 секунд.
-
1 точка может пропустить - 200
человек в час , но при этом ваши хостес будут мотаться как белки в колесе. Или такой сценарий
возможен, если кроме бейджа вы больше ничего не выдаете гостям
-
рекорд – 260 человек в час. Такую регистрацию мы проводили
на Олимпийском, но там был человек, который просил гостей заранее достать билеты, приглашал на
свободную стойку чтоб все не стояли в очереди на 1 и тот же стол и в целом хостес работали очень
быстро и профессионально.
Кроме того нужно понимать, сколько категорий билетов у вас на событии. Иногда
организаторы просят их разделять отдельно т.к. на разных столах выдают разные раздаточные материалы. А если
среди ваших билетов есть VIP билеты (некий премиум сегмент, то обязательно делайте для них отдельную стойку
даже если этих людей мало! Иначе вы обесцениваете весь смысл вип пакета.
HELP Desk
Это отдельная стойка рядом с зоной регистрации, где вы НЕ выдаете бейджи! Здесь вы решаете все вопросы
участников: кого нет в списках, кто пришел, а его бухгалтерия еще не оплатила счет, почему высветилась
надпись, что “Участник уже заходил ранее” кто пришел вместо коллеги и так далее.
Особенно, если у вас на ивенте будут выставочные зоны спонсоров - то те любят в последний день привести
промоутеров и хостес на стенд, которые не были заявлены в списке участников ранее. Если вы приглашаете на
событие известных блогеров и селебрити, те тоже 100% приведут с собой каких-то +1, +2, которые снимают им
контент, придумывают как звезде лучше стать или носят за ними вещи.
Обычные хостес, которых вы наняли для регистрации не могут знать кто с кем придет, кто стоит за стендом,
кто оплатил свой билет, а кто нет. И они не могут принимать решения об участии новых людей, и добавлять их в
вашу базу. Технически это сделано специально, чтобы избежать ситуаций, когда хостес зовут своих друзей на
вкусные бесплатные обеды или афтепати.
Принимать подобные решения в нестандартных ситуация может только организатор или его
представитель, который знает все нюансы. Поэтому отдельный стол ХелП-Деск помогает решить все подобные
вопросы и улучшает качество всего процесса регистрации.
Габариты стойки регистрации
У некоторых локаций есть стационарные стойки. И не всегда зона регистрации позволяет сделать вашу стойку
отдельно, придется использовать ту что уже есть.
Поэтому обязательно нужно знать габариты и физическую возможность установки желаемого количества точек
регистрации. Если вы хотите заказать 8 точек регистрации на ваше количество гостей, то может оказаться так,
что физически помещается только 5. Но зная это заранее можно придумать механику как ускорить процесс.
Иногда же локации предлагают просто обычные столы со скатертями, которых у них в навальном
виде. Такой вариант вполне может быть, и вы всегда сможете доставить больше столов в случае необходимости.
Можно привезти свои стойки и установить их, если место позволяет и вы знаете где и какие
можете взять в аренду.
Стационарные стойки
Обязательно уточните размеры стойки, а еще лучше сами на локации измерьте все рулеткой. Так вы
точно будете понимать сколько туда можно поставить оборудования и какого, и сколько человек там вообще
сможет работать.
Стойки регистрации в аренду
Тут тоже важно понимать их размер. Потому что визуально организатор может думать, что на такой
стол станет по 2 комплекта оборудования, а по факту – только 1,5.
И даже если сдвигать по 2 стола, то идеально помещаются 3 комплекта, а никак не 4.
Есть конечно вариант взять ноутбуки меньшего размера, или ставить принтеры наверх, но это рискованно, ведь
гость может облокотиться и принтер упадет.
Обычные столы для регистрации
Чаще всего они есть на локации, и скорее всего вам даже предложат скатерти. Но вы можете
заранее узнать какие они и либо сделать свои с брендированием или просто белые нарядные. Чтоб выделить зону
регистрацию.
Высота стойки
Это немаловажный фактор. Если у вас высокая двухуровневая стойка, там можно не переживать про
соединительные кабели от техники - их будет не видно за бортиком. Да и вовсе, нет разницы как эта техника
выглядит. Хостес удобно будет работать стоя, ведь компьютер будет у них ближе к уровню глаз.
Вот пример хорошего решения стойки, куда помещается 1 комплект оборудования. За ней удобно
может работать по 2 человека, если нужно ускорить процесс выдачи бейджей. Она высокая и вся техника, кабели,
раздаточные матерали, и даже личные вещи хостес, не будут видны гостям. Даже если там хаос из бейдже и
шнурков - для гостя все всегда выглядит красиво
Но нужно учитывать не только высоту, а и глубину столов, потому что места на них может оказаться очень мало,
и ставить даже ноутбуки просто некуда
В то время как на обычных открытых столах или низких открытых стойках, нужно максимально
компактно укладывать все провода, и можно заказать брендирование техники, чтобы все было оклеено логотипами
ивента, и было нарядней.
За низкими стойками лучше чтобы хостес работали сидя, во-первых им так будет лучше видно базу с
регистрациями, а во-вторых, гости не будут видеть их согнутые спины.
Нестандартные локации
Есть локации, где практически нет места под зону регистрации, или она представляет собой длинный коридор. К
таким локациям нужно искать отдельный подход. Например, если регистрация выстроена в длинную линию, и подход
к столу с торца, то участники будут неосознанно строиться в одну очередь на первый стол.
Аналогичная ситуация будет если у вас 2-3 стола разнесены на расстоянии. В таком случае вам
нужен отдельный человек, который будет встречать гостей, и приглашать их пройти на свободную стойку. Потому
что иногда бывает так, что первые 2 стола в запаре, зато девочки на 2х последних стоят скучают.
Ну или на некоторых локациях вообще можно предусмотреть вариант сканирования на входе и оттуда
дистанционная отправка на печать, а пока гость поднимется - там его уже будет ждать хостес с готовым
распечатанным бейджем. Это можно реализовать даже на разных этажах, на 1м встречать гостей и сканировать
билет отправляя на печать, а на 2м их ждут уже готовые бейджи.
