Як обрати, де замовити застосунок для нетворкінгу на заході

01 Це окремий продукт чи модуль вашої системи реєстрації?

Найбільш недооцінене запитання. Якщо застосунок живе окремо від квитків, учасника доведеться заводити до нього заново: вивантажити список, розіслати запрошення, пояснити, навіщо ще одна реєстрація. Кожен такий крок з'їдає частину аудиторії, а ви отримуєте дві бази учасників замість однієї і два звіти, які не сходяться.

Коли мобільний застосунок для заходу працює всередині платформи реєстрації, профіль збирається просто з анкети покупця квитка, а доступ відкривається автоматично за фактом оплати або чек-іну.

02 Що доведеться зробити учаснику, щоб опинитися всередині?

Порахуйте кроки буквально: лист, магазин застосунків, встановлення, реєстрація, код підтвердження, пошук події, заповнення профілю. Шість дій заради заходу, який триває один день, здійснять далеко не всі. І окремо уточніть, що відбувається з тими, у кого не вистачає місця в телефоні або корпоративний смартфон забороняє встановлення.

03 Хто наповнює застосунок контентом і скільки це займає?

Програма, спікери, тези доповідей, карта майданчика, описи спонсорів, тексти сповіщень - усе це хтось має внести. Якщо кожна зміна в розкладі проходить через менеджера підрядника, то за тиждень до події, коли програма рухається щодня, ви опинитеся в черзі на правки.

04 Чий бренд бачить учасник усередині застосунку?

Для платної конференції застосунок - частина продукту, за який заплатили. Якщо екрани, листи та push-сповіщення оформлені під чужий сервіс, учасник запам'ятовує не вашу конференцію. Уточніть, що саме піддається брендуванню: логотип, кольори, іконка, назва в магазині, домен вебверсії, підпис у сповіщеннях.

05 Які поля є в профілі і хто вирішує, що показувати?

Профіль - це те, за чим вас знаходять. Ім'я і посада не говорять нічого: «Head of Operations» є в половини зали. Працюють компанія, галузь, теми, короткий опис і посилання. Окремо перевірте, чи може організатор додати свої поля під специфіку події та приховати зайві.

06 Чи може учасник заявити, навіщо він прийшов?

Різниця між «я директор з маркетингу» і «шукаю підрядника з перформансу до кінця кварталу» - це різниця між візитівкою та угодою. Формат «шукаю / пропоную» робить половину роботи за алгоритм: люди самі знаходять одне одного за метою, навіть якщо добір у застосунку примітивний.

07 Що насправді стоїть за словами «AI matchmaking»?

Під цим формулюванням продають чотири різні речі: випадкову вибірку з написом AI, перетин тегів, пошук за смисловою близькістю профілів і адаптивні рекомендації, які навчаються на поведінці. Різниця в ціні між рівнями кратна, різниця в результаті для учасника - теж.

Перевірка проста. Якщо в інтерфейсі ніде вказати мету і ніяк не збираються дані про взаємодії, інтелекту в доборі немає. Якщо рекомендації в різних людей однакові й не змінюються після відмов, перед вами звичайний фільтр.

08 Чи пояснює застосунок, чому запропонував цей контакт?

Рекомендація без пояснення виглядає як спам, і учасник її проминає. Один рядок «спільні теми: логістика, експорт» або «ви обидва шукаєте партнерів у регіоні» перетворює картку незнайомої людини на привід написати. Це дешева функція з непропорційно великим ефектом на кількість розпочатих діалогів.

09 Чи є нормальний каталог учасників і компаній?

Алгоритм добору ніколи не замінює ручний пошук. Людина приходить на галузеву конференцію з конкретним списком компаній, які хоче зустріти. Каталог із фільтрами за галуззю, роллю і типом участі закриває це завдання за хвилину, а без нього залишається блукати залою і читати бейджі.

10 Чи може учасник не брати участі в нетворкінгу?

Частина аудиторії платної конференції приходить слухати, а не знайомитися: топменеджери, публічні люди, представники регульованих галузей. Якщо профіль видно всім за замовчуванням і вимкнути це не можна, ви отримаєте скарги і прохання видалити дані - обидві ситуації неприємні й обидві вирішуються одним перемикачем.

11 Чи є особисті чати всередині застосунку?

Написати незнайомій людині в спільному чаті за трьохсот свідків наважиться один із двадцяти. Особисте листування знімає цей бар'єр повністю, а для інтровертної частини аудиторії це взагалі єдиний спосіб почати спілкування. Перевірте, чи працює чат до події, чи залишається історія після і чи приходять сповіщення про нові повідомлення.

12 Чи можна призначати зустрічі на конкретний час?

Листування без наступного кроку закінчується нічим. Призначення зустрічей перетворює інтерес на запис у календарі: учасник пропонує слот, другий підтверджує, обидва отримують нагадування. Для організатора це ще й підказка щодо майданчика: якщо на день заплановано двісті зустрічей, потрібні столи та дивани, а не лише зала з рядами.

13 Чи є швидкий спосіб відібрати корисні контакти?

Каталог на вісімсот людей неможливо переглянути вдумливо. Механіка швидкого відбору, де картки гортаються по одній і позначаються як цікаві чи ні, вирішує завдання за десять хвилин у таксі дорогою на подію. Побічний ефект для організатора: кожна така дія - сигнал для алгоритму добору.

14 Як учасники обмінюються контактами наживо?

Знайомство трапляється в черзі за кавою, а не в застосунку. Питання в тому, що відбувається цієї секунди: люди фотографують візитівки і гублять їх, або сканують QR-код з бейджа і отримують контакт у свій список. Другий варіант працює, лише якщо бейдж і застосунок - частини однієї системи.

15 Чи є стрічка публікацій і хто її модерує?

Стрічка вирішує проблему холодного старту: до події в застосунку нічого робити, і люди до нього не заходять. Публікації організатора про підготовку, анонси спікерів, питання учасників дають привід відкрити застосунок за два тижні, а не вранці в день конференції. Зворотний бік - реклама і спам, тому модерація обов'язкова.

16 Чи може учасник скласти особистий розклад?

На конференції з трьома паралельними потоками головний біль гостя - обрати, куди йти. Інтерактивна програма з темами, тезами і фото спікерів плюс можливість позначити цікаві доповіді вирішує це за нього. Для організатора це ще й прогноз: видно заздалегідь, яка зала переповниться, а яка залишиться порожньою.

17 Що відбувається в залі під час доповіді?

Застосунок або конкурує зі сценою, або працює на неї. Питання спікеру із зали, голосування з миттєвим результатом на екрані та опитування за темою доповіді утримують увагу й водночас дають спікеру зворотний зв'язок. Без цього телефон у руках учасника відкриває пошту, а не вашу конференцію.

18 Хто і як надсилає push-сповіщення?

Сповіщення - найпотужніший і найнебезпечніший інструмент застосунку. Одне вчасно надіслане «за десять хвилин починається доповідь, яку ви позначили» підвищує заповнюваність зали. П'ять повідомлень поспіль про спонсорів призводять до вимкнення сповіщень і видалення застосунку. Перевірте, хто має право надсилання і чи є обмеження.

19 Чи є механіки, які змушують відкрити застосунок?

Гейміфікація вирішує утилітарне завдання: вона дає привід зайти до застосунку в першу годину події, коли учасник ще не розуміє, навіщо він йому. Бали за заповнений профіль, публікації та розпочаті діалоги, QR-квест майданчиком із подарунком за проходження, рейтинг активності - усе це працює на нетворкінг, а не на розвагу заради розваги.

20 Чи допомагає застосунок орієнтуватися на майданчику?

На виставці або великому форумі половина питань волонтерам звучить як «а де зала Б» і «де стенд такої-то компанії». Карта майданчика з позначеними стендами, зонами і переговорними знімає це навантаження і заразом доводить людей до партнерських стендів, за які вам заплатили.

21 Що застосунок дає спонсорам, крім логотипа?

Спонсорський пакет зі згадкою в застосунку продається погано, бо його не можна виміряти. Каталог партнерів з описом, матеріалами і кнопкою зв'язку, віртуальний стенд для онлайн-аудиторії та звіт про інтерес учасників перетворюють рядок у пакеті на вимірювану цінність, яку можна продати дорожче.

22 Як спонсор отримує контакти учасників, не порушуючи ваших обіцянок?

Класичний конфлікт: ви пообіцяли учасникам, що їхні контакти не підуть третім особам, а спонсор за договором вимагає список лідів. Вивантажити базу не можна ні юридично, ні етично. Рішення - механіка добровільної передачі: учасник сам сканує QR на стенді, і лише його контакт потрапляє до партнера.

Для спонсора це навіть краще за вивантаження: він отримує не всіх поспіль, а тих, хто підійшов і зацікавився, з позначкою часу і стенда.

23 Які сценарії, крім знайомств, закриває застосунок?

На галузевій конференції часто потрібен не лише нетворкінг: ярмарок вакансій зі стендами роботодавців, купони на каву і мерч від партнерів, контроль видачі роздаткових матеріалів, сертифікати учасникам. Якщо кожен такий сценарій потребує нового підрядника, вартість події зростає швидше, ніж користь.

24 Що ви побачите у звіті після події?

Нетворкінг легко перетворюється на невимірювану частину бюджету: застосунок був, а довести користь нічим. Потрібні конкретні цифри: скільки учасників відкрили профіль, скільки діалогів розпочато, скільки зустрічей підтверджено, які стенди й сесії зібрали більше інтересу. Це ж основний аргумент у розмові зі спонсорами про ціну пакета на наступний рік.

25 Кому належать дані учасників і що з ними буде далі?

Застосунок для нетворкінгу збирає більше персональних даних, ніж будь-яка інша частина події: посади, компанії, інтереси, листування, історію зустрічей. Ви залишаєтеся контролером цих даних і відповідаєте за підставу збору, місце зберігання і видалення на запит. Уточніть, де фізично лежить база, чи є договір обробки, чи можна вивантажити і видалити дані конкретної людини.

І окреме питання, яке рідко ставлять: чи буде підрядник використовувати вашу аудиторію для власних розсилок і анонсів чужих заходів.

26 Скільки це коштує і що відбувається із застосунком після події?

Порівнюйте не ціну за подію, а повну вартість: ліцензія, налаштування, брендування, модулі нетворкінгу та гейміфікації, підтримка в день події, доопрацювання. І обов'язково запитайте про фінал: чи закривається доступ наступного дня, чи залишаться в учасників збережені контакти та листування, чи можна перетворити аудиторію на ком'юніті до наступного року.