Де розмістити стійки реєстрації в Emily Conference Hall: детальний аналіз зон
Локація має просту прямокутну форму. Тут є 2 основні входи, і залежно від формату події і пори року, організатор може використовувати один з них чи навіть обидва. Грамотне розміщення реєстраційних стійок – це половина успіху. Розглянемо конкретні зони Emily Conference Hall і рекомендації по кожній з них.
Реєстрація учасників в фойє Emily Resort
Це головна і найважливіша зона реєстрації. Її використовують у будь яку пору року, бо вона відділена від основної зали, чого не скажеш про вхід по центру, який веде прямо в зал, і через це його неможливо використовувати взимку.
Вхідна зона невелика, до того ж має неправильну форму. Тому якщо ваша подія доволі масштабна краще одразу подумати про надійну і швидку систему реєстрації, щоб уникнути скупчення гостей.
Стаціонарних стійок реєстрації немає, бо локація використовується під різні формати подій і не всім вони потрібні. Але це може бути навпаки перевагою, бо ви як організатор самі вирішуєте де її розмістити і якого розміру вона вам потрібна.
Найкраще розміщувати реєстрацію справа від входу вздовж стіни з декором, або зліва.
Обладнання для реєстрації гостей в Emily Resort
З лівого боку ви можете розмістити не більше 3-4 комплектів Check-in Desk (ноутбук + термопринтер + сканер) або 5-6 компактних Check-in BOX – для заощадження місця та прискорення самостійної реєстрації.
Якщо ж мова йде про подію у 700-1000 гостей, то краще додати точок реєстрації, і це можна зробити з правого боку. Бо там місця більше.
Не радимо ставити стійку реєстрації біля сходів, (на 2 поверх чи вниз до гардеробу), бо там по-перше мало місця і ви не поставите більше 1-2 комплектів обладнання, а по-друге це перекриває прохід і гості не орієнтуються як пройти в інші зали або де вбиральня.
Розетки і Інтернет
Розетки в цій зоні розміщені в стінах, тому завчасно підключайте подовжувачі, щоб це і виглядало красиво, якщо їх треба приховати коробом, і гості чи ваші хостес не зачіпались за кабелі з’єднання.
Не можемо нічого сказати про якість інтернету для онлайн трансляцій, які часто передбачені у організатора події, але якісь Wi-Fi в зоні реєстрації буває не стабільна. Мережа відкрита, до неї підключаються всі гості на локації і з часом він просто пропадає. Тому по можливості просіть зробити окрему закриту мережу, щоб її вистачало виключно на реєстрацію і нічого не зависало.
Щоправда у RegToEVENT є навіть режим офлайн роботи взагалі без доступу в інтернет.
Порада
Якщо передбачені роздаткові матеріали, їх можна видавати окремо від стійки реєстрації, наприклад, встановивши поряд чи з іншого боку ще одну зону. Бо якщо це велика кількість пакетів чи сумок, то тоді доведеться зміщувати стійки/столи реєстрації вперед, і це буде перекривати сам вхід з вулиці.
Або використовуйте високі стійки з полицями внизу, куди зручно буде все це скласти.
Також у фойє розмістіть інформаційний банер із програмою заходу та QR-кодом для завантаження Event App – гості зможуть одразу ознайомитися з розкладом під час очікування свого бейджа.
Центральний вхід в Emily Resort Conference Hall
Як ми вже згадували вище, це вхід прямо по центру будівлі і він без будь яких фойє чи відокремлених зон веде прямо всередину залу. Тому його можна використовувати лише в теплу пору року.
Якщо реєстрація ваших гостей передбачає тільки сканування квитка і, можливо, видачу якогось браслета, то це можна робити як на вулиці, так і всередині будівлі.
А от якщо мова йде про друк іменних бейджів на локації, то всередині для цього швидше за все не буде місця. Тому, як варіант, можна розмістити зону реєстрації прямо на вулиці. Хоча наголошуємо, що для цього обов’язково слід подбати про тенти або парасольки!
Насправді все залежить від погодних умов. Бо в сильну зливу парасолька від сонця не дуже допоможе обладнанню і людям, які за ним працюють. )) Та і у велику спеку техніка перегрівається, папір для стікерів на бейдж чорніє, а люди мліють від теплового удару. Тому при виборі місця зони реєстрації керуйтесь не лише своїми побажаннями, а ще й здоровим глуздом.
Обладнання для реєстрації гостей в Emily Hall
Якщо ви вирішили, що ваша зона реєстрації буде на вулиці, то тут потрібно завчасно подбати про подовжувачі для обладнання. І та ж сама історія з Wi-Fi, що і в фойє – просіть виділену мережу або провідний інтернет.
Що ж стосується кількості обладнання – тут у вас немає обмеження простору, тому його можна поставити скільки вам буде потрібно. Але слід зауважати, що у сонячну погоду, використання на вулиці комплектів Check-in BOX може бути проблематичним через засвітлення екранів. Хоча і ручні сканери QR кодів будуть погано їх зчитувати, якщо екрани смартфонів гостей будуть виблискувати сонячними зайчиками. Тому парасольки для створення тіні просто обов’язкові!
Електронна реєстрація гостей в залах Emily Conference Hall
На верхніх поверхах комплексу розташовані менші зали від 50 до 180 гостей: Twin1 / Twin2 Conference Hall, EMILY Conference Hall та Panorama Meeting Room.
Їх можна використовувати як окремі зали під різні потоки доповідей, майстер класи чи лаундж зони для спікерів або VIP гостей.
Використовуючи систему реєстрації і чекіну RegToEVENT, ви можете зручно контролювати вхід в ці зони. Якщо продаж майстер класів вівся окремо, або передбачений лише для певної категорії гостей, то на 2 поверсі можна розмістити 1-2 додаткові стійки реєстрації які будуть зчитувати QR коди на бейджах ваших гостей, і визначати чи має гість право входу в цю зону чи ні. Можна навіть обмежувати кількість входів в одну зону. Наприклад, якщо гість придбав 1 майстер клас з 3-х можливих.
Для контролю переміщень учасників можна використовувати навіть звичайні смартфони, з метою заощадження бюджету. І так само ви отримаєте повну статистику коли саме гість використав своє право відвідування цієї зони, або скільки разів він там був і в який час.
Check-in гостей в сезонних локаціях Emily Resort
На території комплексу є 2 відкриті сезонні локації: Aquatoria Summer Hall та ISLAND Beach Club by EMILY RESORT
Зазвичай їх використовують для концертів, корпоративів або вечірок після бізнес подій. Повноцінний бізнес захід з друком бейджів і якимось офіціозом тут навряд чи можливий, а ось що стосується контролю доступу залежно від типу квитка - тут буде доволі доречним.
Якщо ви звичайними смартфонами фіксуєте прохід гостя на локацію, то навіть за умови, що гості хочуть схитрити і передали свої бейджі чи браслети іншим людям, а потім стверджують, що їх загубили або їм не видавали – в системі буде все записано: хто з реєстраторів і коли саме видавав гостю все необхідне для відвідування вечірки.
