Хтось може сказати: «Навіщо це зовсім потрібно?» - і буде правий. Дійсно, учасник, прийшовши на подію, хоче розслабитися, і отримати максимум від нього, і ніяк не налаштований на те, щоб за ним стежили.
Але є специфічні події, на яких це необхідність, і важко уявити, як організатору робити це вручну.
Адже мова не про стеження, хто скільки разів ходив в туалет або курилку, і ми не пропонуємо приставити до кожного учасника волонтера.А про те які зони відвідує учасник, збір статистики для проведення наступної події, що людей зацікавило, а що не дуже, видача роздавальних матеріалів, сертифікатів та іншого.
Як правило, це стосується тих подій, де учасник купує основний квиток в загальну зону івенту, а додатково може собі оплатити участь в майстер-класах, закритих обговореннях тим, чи інтерв'ю зі спікерами, вхід в VIP зону тощо.
Наприклад, сімейні фестивалі готують активності для діток різного віку і є реальні обмеження по активностей, в яких діти беруть участь. Або окремі секція доповідей для математиків, окрема для біологів, все залежить від типу Вашої події і фантазії.
Не секрет, що всі люблять усі та побільше. Тому учасники намагаються хитрувати і підходити за Мерч по кілька разів)). Уявіть, що ви зробили хороші якісні толстовки і вони розраховані строго на кількість учасників, а не по 3 шт в одні руки.
Часто організатори скаржаться на учасників, які стають в чергу за ланч-боксами по 2-3 рази, а іноді і зовсім набирають їжу з собою! Так ніколи не вгадаєш скільки її замовляти. А якщо у вас запланована вечірка після офіційної частини, то від безквиткових зайців і зовсім відбою не буде.
Після івенту учасники отримують сертифікати, що вони були присутні, прослухали курс і т.д. Вести облік, хто отримав сертифікат - можна, але складно. Якщо вони готувалися заздалегідь в одиничному екземплярі, то не відразу зорієнтуєшся Ви його правда не видали або учасник його втратив і просить ще.
Спонсори і партнери вимагають список гостей з їх контактами, а Ви обіцяли людям, що їх контакти не потраплять 3м особам? Ситуація дуже поширена, і вимагає від організатора механіки добровільної передачі контактів спонсору безпосередньо учасником.
Налаштуйте зоною доступу учасників, в залежності від типу квитка або окремо оплачених доп.опція. Так учасник не зможе потрапити на «закриту» лекцію, VIP зону або майстер-клас, якщо його тип квитка цього не передбачає.
Чекіньте учасника при вході в потрібні Вам зони і таким чином зберіть статистику які потоки доповідей, конкретні спікери або частини локації більш цікаві людям, щоб робити на них акцент в наступний раз.
Розміщуйте спеціальні QR коди біля стендів партнерів і спонсорів, скануючи які у партнера залишаться контакти людини, який до них підходив. Так він їх гарантовано отримає і Ваші обіцянки учаснику не будуть порушені.
Учасник сканує QR код на стійці реєстрації при получаніі брендованої раздатки і відмітка про те, що він її дійсно отримав заноситься в базу. Так Ви можете бути спокійні раздатки вистачить на всіх учасників.
Реєстратори сканують бейджи учасників при вході в обідню зону, і відмітка про її відвідуванні заноситься в базу. Повторні спроби з тим же бейджом піти на обід будуть попереджені системою. Аналогічне можна виконати при вході учасників в зони для проведення Afterparty, церемоній нагородження та ін.
Сканувати бейджи учасників при видачі їм пультів голосування, навушників синхронного перекладу, сертифікатів та ін. Щоб відразу записати хто що отримав і у кого що потім потрібно буде забрати))) Так підрядники відразу розумітимуть хто їм не повернув обладнання і не потрібно писати на листочках ручкою.
Замовити опцію трекінгу переміщень учасників по майданчику можна тільки спільно з послугою Check-in учасників!
Вартість обговорюється в залежності від технічного завдання замовника