Купони в додатку для заходів ➤ RegToEvent ➤ облік їжі, напоїв, паркування та мерчу

Кожен гість отримує рівно те, за що заплатив

Цифрові купони на їжу, напої, паркування та мерч прямо в додатку події. Налаштування за 10 хвилин, без паперових талонів і зайвого обладнання.

Гості платять по-різному. Отримують одне і те саме. Маржа витікає

Гроші на залучення кожного відвідувача ви витрачаєте приблизно однакові. А платять гості по-різному: хтось бере економ, хтось «Бізнес», комусь для статусу потрібен лише VIP. При цьому всі приходять в одне приміщення і отримують майже один продукт.

Дармове просекко. Welcome drink п'ють усі підряд, хоча закладений він був у дорогі тарифи.

Чуже паркування. Місця зайняли гості економ-квитків, а VIP кружляє навколо майданчика.

Мерч пакетами. Одні й ті самі люди підходять по 2-3 рази і забирають подарунки, яких вистачило б на всіх.

Рішення: купонна система в додатку для нетворкінгу

Кожній категорії квитка ви призначаєте свій набір електронних купонів. Гість бачить їх у додатку події, хостес сканує QR, сервер миттєво списує купон. Жодної інфраструктури: смартфона або планшета достатньо.

Диференціація тарифів: як в авіалініях

Летять усі одним літаком, але сервіс різний. На івенті те саме: економ отримує лише доступ, «Бізнес» отримує купони на 5 келихів просекко, VIP проходить в окрему зону з безлімітними напоями.

Ви чітко регламентуєте обсяг послуг у кожній ціновій категорії і підвищуєте маржинальність без зростання витрат. Бонус: задоволені гості з welcome drink залишають кращі відгуки про захід.

Кейс 2

Паркування та майданчики без інфраструктури

У майданчика немає вбудованого кейтерингу, паркувальних місць мало, а облік вести треба. Хостес стає біля шлагбаума поруч з охороною і за купонами пропускає лише тих, у кого паркування включене в тариф. Охороні вникати не потрібно: вона просто виконує команди.

Гість

показує купон паркування в додатку

→

Хостес

сканує QR зі смартфона

→

Сервер RegToEvent

списує купон,
фіксує у звіті

→

Шлагбаум

охорона відкриває за командою

Повний цифровий облік: хто використав купони і скільки перепусток видано.

Розрахунок з паркуванням заздалегідь або постфактум, як домовитесь з майданчиком.

Гнучкість: якщо місць 100, а гостей 500+, паркування йде лише в дорогий тариф.

Прозорість для учасників: при виборі тарифу одразу видно, що входить у ціну.

Зовнішнє харчування без «талончиків на ксероксі»

Домовляєтесь з кафе в тому ж ТЦ або по сусідству. Ваш хелпер стоїть з планшетом і сканує купони гостей. Паперові талони в минулому: реальний випадок, коли гості копіювали талони в копіцентрі того ж торгового центру, з електронними купонами неможливий.

Не підробити: кожен купон проходить через центральний сервер і гаситься один раз.

Не передати в інший додаток або на скриншоті: код прив'язаний до квитка гостя.

Випускається миттєво, без типографії і зайвої мороки.

Прозорий розрахунок із закладом: дійшов гість чи ні, видно за скануванням.

Контроль видачі мерчу: один купон, одна видача

Дорогий мерч зникає першим: футболки, світшоти, термокружки. Одні й ті самі люди підходять по 2-3 рази і набирають повні пакети, а хости без контролю роздають усе до середини дня.

Купон дорівнює одній видачі на гостя. Жодних «10 термокружок, 10 блокнотів і 21 шкарпетки» в одні руки. Кожен із 300 гостей отримає свій подарунок, а спонсор побачить чесну статистику роздачі.

Проблема → рішення: шпаргалка організатора

П'ять типових ситуацій, де електронні купони на заході закривають діру в бюджеті і знімають ручний облік послуг.

ПроблемаWelcome drink і фуршет дістаються всім підряд, включно з економ-квитками.

РішенняКупони на напої та харчування прив'язані до категорії квитка. Немає купона, немає келиха.

ПроблемаПаркувальних місць 100, гостей 500+, охорона не розбирається, кого пропускати.

РішенняКупон на паркування лише в дорогих тарифах. Хостес сканує біля шлагбаума, охорона відкриває за командою.

ПроблемаПаперові талони на обід копіюють, розрахунок з кафе перетворюється на суперечку.

РішенняQR-купон гаситься центральним сервером один раз. Кількість сканувань дорівнює рахунку закладу.

ПроблемаМерч виносять пакетами, до середини дня подарунків немає, спонсор незадоволений.

РішенняОдин купон, одна видача на гостя. Відмову повторному підходу дає система, а не хост.

ПроблемаПісля події незрозуміло, скільки послуг реально видали і куди пішов бюджет.

РішенняПовна статистика по кожному купону: хто, коли, де використав. Звіт готовий одразу після івента.

Питання і відповіді про купони в додатку

Зібрали 20 найчастіших питань організаторів про купонну систему для заходів.

Що таке купони в додатку події?

Це електронні талони на послуги івенту: харчування, напої, паркування, мерч, доступ у зони. Гість отримує їх у мобільному додатку RegToEvent разом з квитком, а персонал списує скануванням QR-коду.

Як гість отримує свої купони?

Автоматично. Купив квиток певної категорії, і набір купонів цього тарифу вже лежить у додатку. Повторна реєстрація, черги на видачу і друк талонів не потрібні.

Чи потрібно гостю встановлювати окремий додаток для купонів?

Ні. Купони живуть у тому ж Event App, де програма, нетворкінг, чати і квиток гостя. Один вхід, усі інструменти події в одному місці.

Яке обладнання потрібне для сканування?

Звичайний смартфон або планшет у хостес, хелпера або співробітника закладу-партнера. Спеціальні сканери, турнікети і каси не потрібні.

Чи можна підробити або скопіювати купон?

Ні. Кожен купон проходить через центральний сервер і гаситься один раз. Скриншот, копія або передача коду в інший додаток не спрацюють: при повторному скануванні система покаже, що купон уже використаний.

Скільки часу займає налаштування купонної системи?

Зазвичай від 10 до 30 хвилин. Ви створюєте типи купонів, задаєте кількість і прив'язуєте набори до категорій квитків у кабінеті організатора. Розробка та інтеграції не потрібні.

Що таке «джентльменський набір» купонів?

Робоча зв'язка, що закриває базові потреби більшості івентів: 1 купон на їжу, 1 на паркування, 5 на просекко і 1 на мерч від спонсора. Беріть її як основу і змінюйте під свій формат.

Чи можна прив'язати різні набори купонів до різних тарифів?

Так, це основний сценарій. Економ без купонів, «Бізнес» з напоями і обідом, VIP з розширеним набором або доступом в окрему зону. Так ви диференціюєте тарифи, як авіакомпанії класи обслуговування.

Чи можна видати купони окремим гостям вручну?

Так. Спікерам, партнерам, переможцям конкурсів або VIP-гостям купони можна нарахувати адресно, незалежно від категорії їхнього квитка.

Як працює купон на паркування?

Хостес стає біля шлагбаума поруч з охороною і сканує купони гостей, що під'їжджають. Є чинний купон, машина проїжджає. Охороні вникати не потрібно, вона просто виконує команди.

Як розраховуватися з зовнішнім кафе або паркуванням?

За даними сканувань: кожне списання фіксується на сервері із зазначенням часу і точки видачі. Кількість погашених купонів дорівнює рахунку партнера, сперечатися нема про що. Розрахунок можливий заздалегідь або постфактум.

Що робити, якщо у гостя сів телефон або немає смартфона?

Персонал з правами модератора може знайти гостя за іменем або номером квитка і відмітити видачу послуги вручну. Облік при цьому зберігається повним.

Чи видно статистику використання купонів?

Так, у реальному часі: скільки купонів видано, скільки погашено, хто і коли їх використав. Після події статистика залишається доступною для звітів перед спонсорами і планування наступних івентів.

Що відбувається з невикористаними купонами?

Вони згорають після закінчення події і відображаються в статистиці. Це ваші заощаджені порції, келихи і подарунки: ви бачите реальне споживання і точніше плануєте бюджет наступного заходу.

Чи підходить купонна система для безкоштовних подій?

Так. Купони працюють однаково для платних і безкоштовних реєстрацій: наприклад, щоб видати кожному гостю по одному обіду і подарунку на корпоративі або конференції без продажу квитків.

Реєстрація йшла не через RegToEvent. Чи можна використовувати купони?

Можна. Імпортуйте базу учасників у систему, і гості автоматично отримають доступ до додатку і своїх наборів купонів.

Чи можна продавати купони або робити апгрейд на місці?

Гість може зробити апгрейд квитка в іншу категорію прямо в додатку і отримати відповідний набір купонів. Це додатковий виторг уже в день події.

Як додати мерч спонсора в купонну механіку?

Створіть купон «Мерч від спонсора» і включіть його в потрібні тарифи. Спонсор отримає чесну статистику видачі: кожен подарунок дійшов до унікального гостя, а не пішов пакетами в одні руки.

Скільки коштує купонна система?

Купони входять у можливості мобільного додатку події. Актуальні ціни дивіться на сторінці Тарифи, а вартість Event App залежить від кількості учасників.

З чого почати запуск купонів на моїй події?

Створіть подію в RegToEvent, увімкніть мобільний додаток і налаштуйте набори купонів під свої тарифи. Якщо потрібна допомога, напишіть нам у Телеграм: підкажемо механіку під ваш формат.