З точки зору організації зони реєстрації (Welcome-зони), ця локація має низку суттєвих переваг, оскільки вона спочатку проектувалася під високі навантаження та великий потік людей, але в той же час є і певні недоліки.
Стійки реєстрації гостей на подію: зали Спілберг і Хічкок (5 поверх)
Обидва зали знаходяться на 5 поверсі та мають спільне фойє. Частіше всього вони використовуються під одну й ту ж подію, один з залів під доповіді спікерів, інший під обідню чи виставкову зону.
На поверсі є стаціонарна стійка реєстрації. Виглядає доволі стильно та цікаво, але розмір дуже малий. Зали поверху разом здатні вміщувати більше 700 людей, тому на таку кількість організатору може бути недостатньо розміру стійки реєстрації.
Біля стійки реєстрації є стаціонарні розетки, а сам стіл оснащений отворами для маскування з’єднувальних кабелів обладнання для чекіну гостей. Крім того є шафки та шухляди, для речей організатора. Локація оснащена швидкісним інтернетом, але за потреби, організатор може попросити окрему виділену мережу під зону реєстрації, щоб не було навантажень при великих скупченнях людей.
Обладнання для реєстрації гостей
Враховуючи розміри стійки реєстрації, там поміститься не більше 3-х класичних комплектів для друку бейджів. Або можна поставити 4 комплекти Check-in BOX для самообслуговування гостей. Коли вони самостійно сканують свій квиток і іменний стікер одразу друкується без участі хостес. Достатньо лише приклеїти його собі на бейдж.
Якщо ж ви розумієте, що на вашу кількість гостей 3 точки реєстрації недостатньо, то доведеться доставляти ще столи або якісь спеціальні тумби для реєстраєстрації гостей. І тут є певні незручності, бо столи, які запропонує вам локація нижчі порівняно з стаціонарною стійкою, а якщо ви привезете свої, то вони теж навряд чи співпадуть по параметрам. Прибрати наявну стійку також не вийде. Тому доведеться якось комбінувати.
Зона реєстрації гостей на захід: зали Довженко (4 поверх)
Зали цього поверху цікаві тим, що ви можете мати один величезний зал для виставкової зони чи лекцій, або ж розділити його на 5 секцій і отримати маленькі зали для різних панелей доповідей.
Тут так само простора вхідна зона для реєстрації, і має вона практично ті ж самі особливості, що і на 5 поверсі – довге витягнуте фойє, але ще коротшу відстань від ліфта до лінії входу в зал. Тому тут питання охорони для перевірки гостей стоїть ще гостріше. Інакше всі прямо з ліфта будуть йти в зал, навіть ті в кого немає квитка.
Зону реєстрації можна виставити навпроти ліфта, все залежить від того як ви будете відкривати входи в основну зону. Але краще ставити її збоку. Тут і місця більше, і скупчення біля ліфта не буде, і в довжину можна виставити більше столів.
Обладнання для реєстрації гостей
Для швидкої електронної реєстрації відвідувачів з RegTоEVENT можна використовувати звичайні смартфони для зчитування QR кодів, або планшети. Але такий варіант підійде вам лише у тому випадку, якщо ваше завдання просто відсканувати квиток і видати гостю браслет.
Якщо ж ви плануєте видавати іменні бейджі і у вас велика подія на кілька сотень гостей, а зали Довженко Mercure Congress можуть вмістити їх більше 1000!, то просто сканувати квиток і шукати готовий надрукований бейдж – не найкраща ідея! Бо це створить велику чергу і хаос на столах хостес.
Тому надійніше використовувати комплекти Check-in Desk для сканування та миттєвого друку іменних стікерів на бейдж. Так ви точно проведете швидку, зручну і головне надійну реєстрацію, не загубивши ні одного бейджа чи учасника.
Також можна використовувати комплекти Check-in BOX, якщо ви хочете заощадити простір або витрати на кількості хостес, або ж ваші гості чудово справляться з самостійним друком бейджа для себе. Можна комбінувати точки реєстрації, в рамках однієї події.
В такому розташуванні столів, у вас комфортно поміститься 6-7 комплектів обладнання принтер + ноутбук. Якщо це бокси для друку бейджів, то їх можна поставити більше.
Можна виставляти столи для реєстрації в ніші біля гардеробу. Якщо прихід гостей трохи розтягнутий у часі, і ви впевнені, що вони будуть приходити рівномірно впродовж дня та не створять чергу. В цьому місці можна поставити 3-4 комплекти обладнання ноутбук + принтер.
Іноді організатори все фойє займають під зони партнерів, а стійку реєстрації розміщують безпосередньо на вході в зал. Такий варіант теж прийнятний, хоча може створити певні незручності, якщо залишається вузький прохід в основну зону. Плюс обов’язково потрібно слідкувати, щоб всі без винятку проходили реєстрацію, а не просто так потрапляли в зал.
