Для всех событий, которые регистрируют участников через RegToEVENT генерируются билеты с QR кодами. Каждый такой код содержит в себе уникальные данные регистрации отдельного участника и ситуации, что у нескольких билетов будет одно и тоже – исключены.
Каждый такой билет можно использовать всего 1 раз. Соответственно, если представить ситуацию, что несколько друзей или коллег купили 1 билет на всех, распечатали его несколько раз и пришли в разное время, в надежде на то, что организатор этого не заметит, – такого не случится. Потому что при первом сканировании приложением QR билета, участнику ставится отметка времени входа и использования билета, а при его повторном сканировании – высветится предупреждение что билет уже использовали.
Для сканирования билетов RegToEVENT специального приложения или сканера QR билетов не требуется. Это можно делать стандартной фотокамерой любого смартфона, потому что современные прошивки и Android, и iOS имеют встроенный сканер QR кодов. Для этого достаточно просто залогиниться в кабинете организатора или под специально созданной учетной записью для регистратора.
Если вам нужна статистика сколько времени участник провел на локации, или нужно понимание что бейдж участника не был передан другому человеку, то можно использовать QR код для самого бейджа. Тогда при перемещении участника по локации можно сканировать QR код билета и на вход, и на выход человека. Так вы будете понимать, что участник зашел на локацию, а через какое-то время ее покинул. Даже если он вернулся еще раз, то при сканировании QR кода билета на экране смартфона появятся отметки времени чекина и чекаута, и регистратор будет понимать человек вернулся после того как уходил, или он пока по-прежнему находится на локации, а его бейдж просто кто-то вынес за ее пределы для возможности входа другого человека.
Сканер QR билетов позволяет не только контролировать сам факт входа на локацию, но и отслеживать перемещения участников по самой площадке. Например, у вас есть разделение на зоны, в которые вход оплачивался отдельно (мастер-классы, ВИП зона и пр). Все это можно гибко настраивать и при попытке входа участником в такую зону система либо разрешит ему вход, либо выдаст предупреждение, что у него прохода в эту зону нет.
Аналогичное происходит с подсчетом наполнения залов в конкретный момент времени. Не всегда понятно зачем это организатору, но если перед вами реально стоит задача посчитать сколько человек в 12:00 присутствовало в зале «А», а сколько в зале «В», то это тоже будет понятно если предварительно при входе всех участников в залы сканировать QR коды их билетов (бейджей). Главное не забыть при этом отсканировать их точно также на выход. )))
Частая проблема многих организаторов – питание участников. Ни талончики, ни вход по бейджам не дают гарантии того, что участник посетит обед не больше одного раза. Хорошо если вы заранее заказали кейтеринг с запасом, или это шведская линия где особо никто не считает порции, кто-то взял меньше, кто-то больше и +\- всем хватит. А если обед предусмотрен в виде выдачи ланч-боксов и все строго по количеству гостей, то это тоже можно контролировать, сканируя QR бейджи.
Сканирование QR билетов с разных устройств, не зависимо от их количества, синхронизировано между собой. Поэтому вся база с отметками входов/выходов, сразу же обновляется в реальном времени. Если на локации отсутствует интернет, а мобильный интернет смартфона работает с перебоями, то если вы будете использовать приложение для сканирования билетов RegToEVENT – данные будут сохраняться, и синхронизироваться сразу же при первой возможности подключиться к интернету.
Также можно сканировать QR билеты для подрядчиков или тех.персонала. Вы заранее генерируете и выдаете всем подрядчикам их билеты с QR кодами, и они приходят с ними на локацию. Для подрядчиков можно настраивать не только входы, через которые им разрешен проход, но и время пребывания на локации. Так вы будете четко понимать и контролировать кто, когда, в какой части локации находился и легче будет разобраться в каких-то внештатных ситуациях, когда нет крайнего.
Также можно заказать отдельную услугу сканирования QR билетов с печатью бейджей у RegToEVENT и забыть про длинные очереди на стойках регистрации.
Свяжитесь с нами
Печать бейджей на мероприятии
Если Вам надоело проводить регистрацию участников на события вручную и тратить на это часы, дни и недели, на помощь придет сервис регистрации на мероприятия.
После того как билеты проданы и все готово к встрече гостей, актуальным становится вопрос как участников идентифицировать на месте? И тут каждый организатор сам решает, будет он заранее печатать именные бейджи или, все же, печать бейджей на мероприятии более продуктивна и выгодна?
Представьте ситуацию: Вы заранее решили напечатать бейджи, бережно разложили их по алфавиту, перед регистрацией, но тут одновременно на площадку пришло 300 участников, и все стали в длинную очередь. Все они хотят получить бейдж как можно скорее, и очередь не уменьшается, потому что они постоянно подходят и подходят. Буквально через 15-20 минут такой выдачи и поиска бейджа вручную, Ваши хостес перепутают их так - что уже ничего там найти не получится, и чем больше участников, тем больше хаос.
Печать бейджей на событии прямо на площадке – решает вопрос очереди, длительного ожидания и негодования со стороны участников. Каждому участнику при регистрации отправляется билет с QR кодом, который он либо в распечатанном виде, либо в электронном приносят с собой на ивент. Все что нужно представителю организатора - проверить билет по QR коду и сразу же распечатать бейдж и выдать участнику.
Печатать бейджи на мероприятии можно полностью, для этого существуют специальные принтеры. Но это занимает больше времени. Все логично - принтеру нужно залить краской всю заготовку будущего бейджа, а это не быстро.
Более быстрый вариант – напечатать цветные заготовки бейджей заранее, а на самом ивенте добавить туда только данные участника. Ваш сотрудник взял сканер для проверки билетов, отсканировал его и зачекинил участника, и тут же вставил заготовку в принтер, чтобы напечатать только имя, фамилию и/или другие данные, по заранее настроенному шаблону. Скорость печати и выдачи бейджа так намного выше.
Но стоит отметить что плотным бейдж, как в первом, так и во втором варианте не будет! Чисто физически нельзя вставить очень плотный картон в принтер и уже тем более, нельзя использовать для этого ламинированный бейдж. Это будут весьма тонкие заготовки, которых либо надолго не хватит, они могут отрываться от карабина, или понадобится дополнительная защита в виде силиконового кармана.
Если Вы хотите плотные ламинированные бейджи, то лучше для их персонализации использовать специальные стикеры. Они тоже печатаются сразу на месте мероприятия, и скорость выдачи бейджа и регистрация одного участника при этом до 7 секунд.
Проверка билетов по QR коду возможна через RegToEVENT. Организатору не нужно переживать какие билеты его участники получат, поскольку QR код билеты отправляются всем участникам, независимо от того платное событие, бесплатное или это закрытый ивент и у организатора есть просто список участников. Сложная, отдельная программа для сканирования билетов не нужна! Функционал сканирования очень простой, и Ваши хостес смогут им пользоваться с первого раза, а при необходимости персонал сервиса может предоставить весь комплекс услуги «под ключ».
Через RegToEVENT возможна печать стикеров на заранее заготовленный бейдж, возможна печать бейджей на ивенте, все зависит от пожеланий и задач организатора. А время на настройку и подготовку оборудования занимает 20-30 минут, что легко можно сделать утром перед самым началом регистрации на мероприятие.