Одна из главных болей организатора - онлайн регистрация участников на мероприятия. Всегда стоит вопрос как это делать. Можно пользоваться бесплатными приложениями по типу google docs, платными CRM системами, пробовать писать свою CRM, которая будет выполнять минимальный набор функций по регистрации участников или все же воспользоваться услугами тикетинговой платформы. Организаторы всегда боятся потерять свои деньги поэтому многие до последнего сопротивляются и согласны ехать на велосипеде без колес и делать все вручную. До сих пор нередко попадаются на глаза анонсы ивентов, где предварительная регистрация участников осуществляется по телефонному звонку! Некоторые идут по еще более сложному пути, они не используют онлайн регистрацию заранее, а продают билеты прямо на месте. И, вроде бы и нет ничего плохого в этом способе, кроме того, что никогда не знаешь количества гостей, и не можешь правильно рассчитать ни технические характеристики площадки для ивента, ни количество еды для гостей, и даже элементарно количество бейджей, и раздаточных материалов. А еще - соберется длинная очередь желающих купить билет в одно и тоже время, и организатор, в панике, не сможет решить эту проблему, а участники будут злиться и ругаться как с представителями организатора, так и между собой. Предварительная регистрация на ивент поможет избежать многих неожиданностей в организации и сэкономит много времени и сил для решения других, более важных задач, и поверьте – даже бюджет. Организатор может использовать самописные CRM решения или стандартные платные варианты, которых много на рынке, но они не способны решить все задачи нужные организатору.
CRM может отправлять участнику уведомления с номером карты или счета для оплаты, но на этом все ее прелести заканчиваются. Бесплатные google формы даже такого не делают и вам нужно каждому участнику вручную отправить письмо или смс с реквизитами. А потом вам поступили деньги, от кого? Нужно вручную найти в базе этого человека и отправить ему подтверждение оплаты. А если плательщик и участник - это разные люди? Тут либо просить участников "пришлите сумму и время оплаты", «пришлите платежку», пришлите еще что-нибудь. Либо сидеть и ждать, когда нервный участник позвонит сам с вопросом почему ему ничего не пришло. Вывод: автоматическая онлайн регистрация участников экономит ваши время и бюджет на то, чтобы выделить отдельного сотрудника, который будет просиживать время и отправлять всем письма с реквизитами.
А теперь представьте, что реквизиты вы отправили, деньги пришли и вы нашли чьи они - человеку нужно отправить билет. Так ему будет спокойней, что он точно попадет на ивент. Отправлять всем один красочный файл и вписывать туда ФИО участника можно, но вы никак не обезопасите себя от случаев копирования билета. И если ивент не на 10-20 человек, то проконтролировать сколько людей на входе показало одну и ту же картинку нереально. Конечно же в билете нужно вставлять какие-то элементы защиты и с этим отлично справляются тикетинговые платформы. Они генерируют билеты уже с защитными штрих кодами или QR-кодами, чтобы билет нельзя было подделать. Вывод 2: пользуясь услугами тикетингового сервиса у вас под ключ организована автоматическая онлайн регистрация участников на мероприятие, мгновенный прием оплат от участников и автоматическая отправка билетов со всеми защитными элементами. Да, билетному оператору нужно заплатить комиссию, но те организаторы, которые сталкиваются с человеческим фактором при обработке заявок участников, с потерей времени понимают, что эти расходы окупятся еще на середине подготовки к ивенту.
