Чекін без черг: скан QR-квитка і бейдж за 5-7 секунд

Найчастіше стандартний розмір бейджа 100х150 мм, у книжковій (вертикальній) орієнтації. Іноді організатори роблять 90х145 мм або 105х120 мм. Усе індивідуально на розсуд і за бажанням Організатора.

Рідше, але трапляється альбомний (горизонтальний) варіант, або інші нестандартні розміри. Оптимальний розмір наклейки на стандартний бейдж із даними учасника 80х40 мм (78х40 мм). Відповідно для горизонтальних підійде - 100х40 мм.

Цього розміру достатньо для того, щоб надрукувати необхідні дані учасника, при цьому шрифт буде добре читатися на відстані, і в Організатора залишається місце під логотип і назву події, лого спонсорів та інші елементи, адже бейдж учасника - це чудове місце для додаткової реклами ваших спонсорів і партнерів. І елемент роздаткового матеріалу, який учасники зберігають на згадку про подію.

Бейдж на події - це інструмент для нетворкінгу учасників. Учасникам набагато простіше знайомитися один з одним, коли під час зустрічі вони одразу бачать, як звуть людину або яку компанію вона представляє.

Іноді організатори друкують на бейджах лише імена, але це малоінформативно. Ім'я та прізвище - це вже той варіант, який дозволить краще ідентифікувати людину. А от бейдж з ім'ям, прізвищем і компанією - це один з найпоширеніших і найвдаліших варіантів для бізнес-подій. Крім компанії можна також друкувати посаду учасника як додаткову інформацію.

Мінімальне замовлення – 2 точки реєстрації (3 – якщо йдеться про виїзд в інші міста) Але все залежить від того, як була реалізована попередня реєстрація учасників, з якою інтенсивністю вони приходитимуть, обмеження місця на локації тощо. Якщо ви надсилали своїм гостям квитки після реєстрації (покупки) і на локацію вони прийдуть з квитками – то реєстрація одного гостя займає до 10 секунд.

За рахунок чого зростає час реєстрації одного гостя? Якщо ви видаєте гостям роздаткові матеріали, клеїте браслет, потрібно видати гостю навушники для перекладу або пульт для голосування і записати його номер, щоб потім знайти, хто не здав обладнання – додайте ще плюс якийсь час на всі такі, здавалося б, звичні дрібниці.

Гості без квитків Якщо ви не надсилали гостям квитки і в нас є лише список гостей, а пошук відбувається вручну – це може бути від кількох секунд до хвилини. Все залежить від того, наскільки голосно і чітко гість промовив своє ПІБ, від шуму в залі – чи почули його хостес, ну і наскільки закручене це прізвище )))

Розташування локації та звички аудиторії Важливий факт – розташування локації та спосіб доїзду гостей. Якщо локація в зручному місці, куди легко дістатися на авто чи громадським транспортом - гості приходитимуть рівномірними напливами. Якщо локація далеко або незручна транспортна розв'язка – гості приходитимуть невеликими «порціями», поки доїдуть. А якщо ви організували централізоване підвезення гостей автобусами – само собою наплив буде великий, але не тривалий протягом дня. Плюс, якщо у вас регулярна подія, то ви вже знаєте особливості своєї аудиторії. Є івенти, де гості стоять і чекають реєстрацію з 7 ранку, є події, де всі приходять під перерви – пообідати ))), а є івенти, де половина гостей прийде ввечері – на банкетну частину.

Враховуючи всі ці факти, можна усереднити, що – 1 точка реєстрації може пропустити від 100 до 250 людей за годину, залежно від ваших умов.

Усі попередні роботи з налаштування ПЗ та обладнання ми робимо заздалегідь і привозимо до вас на локацію вже повністю готові комплекти, які потрібно лише увімкнути. Тому ми самостійно визначаємо, скільки технічних інженерів приїде на локацію, як правило, це залежить від кількості точок реєстрації та умов монтажу. Це може бути 1 людина, може бути 2-3 Водночас звертаємо вашу увагу, що ми не надаємо своїх співробітників як хостес. Або організатор сам займається пошуком людей, які працюватимуть за обладнанням і реєструватимуть гостей, або ми можемо поділитися контактами помічників, з якими працювали на інших івентах, після підписання договору.

Якщо чесно, ми не знаємо, який ліміт у наших серверів ) На живій практиці максимально заходило 7900 відвідувачів за один день. Але програмно й технічно у нас немає жодних перешкод, щоб запустити стадіон на 80 000 людей.

Тому якщо у вас "масштабна подія на 500 відвідувачів", можете не хвилюватися – це звичайний стандартний івент, а за деякими мірками навіть маленький )))

Так, потрібен, для швидкої, коректної та максимально синхронної роботи.

Але можна й без нього. (ВАЖЛИВО знати це заздалегідь)

Наша система працює й офлайн, забезпечуючи безперебійну реєстрацію навіть за відключення інтернету. Дані автоматично синхронізуються після підключення до мережі, тож ви не пропустите жодного учасника. Є моменти, які знижують універсальність і безпеку за відсутності з'єднання, але тут вам потрібно самим ухвалити рішення – роздобути інтернет, чи специфіка події дозволяє допускати паузи в синхронізації.

Ми самостійно визначаємо час, який нам знадобиться на монтаж. Він може залежати від особливостей локації, але більше від кількості обладнання. За нашими внутрішніми правилами: обладнання має бути готове, а хостес проінструктовані за півгодини до початку реєстрації. Ми не приїдемо звечора чи за день-два до івенту, щоб замовнику «було спокійніше»! Увімкнути обладнання в розетку - це не ті процеси, які можуть піти не за планом. Якщо, звісно, вона у вас є ))) Якщо клієнту дуже-дуже треба і він хоче подивитися, що наше обладнання та ми загалом реальні – він може замовити й оплатити додатковий слот часу чекіну за день до івенту.

Так, можна. У нас є послуга налаштування нашого софту, і тоді ви можете використовувати своє залізо. Але зверніть увагу, що при цьому ми не несемо відповідальності за фізичну справність і працездатність вашого обладнання! Ця послуга може надаватися віддалено без виїзду на локацію замовника.

Ми вміємо сканувати майже будь-які квитки різних сервісів і саморобних модулів для різних CMS. Принаймні поки що не зустрічали тих, з якими не впоралися ))) Все, що нам буде потрібно від вас – вивантаження вашої бази учасників з даними, які зашиті в QR або Bar кодах квитків, які отримали ваші учасники, і з якими вони прийдуть на локацію. Після цього ми зможемо зробити імпорт вашої бази в нашу систему, щоб під час чекіну наша система сприймала сторонні квитки як «свої»

Усі ми живі люди, і маємо бути готові до форс-мажорів. Не помиляється лише той – хто нічого не робить. Але ми завжди готуємося до івентів серйозно, і за можливості беремо з собою запасне обладнання та витратні матеріали. А всі позаштатні ситуації готові вирішити в найкоротші терміни. Але якщо простій стійки реєстрації залежить не від нас: на локації зникло світло, а ви не попереджали і не замовляли в нас ДБЖ, на локації немає інтернету, нас ніхто не попередив про його відсутність чи нестабільну роботу, то ми не можемо відповідати за ситуації та факапи, які сталися не з нашої вини. Але подумаємо і, можливо, навіть придумаємо варіанти вирішення, нехай навіть не найідеальніші, але хоч якісь можливі в ситуації, що склалася. І так – ми НЕ приїжджаємо на локацію в стані алкогольного чи наркотичного сп'яніння.

Режим кіоску – сучасно, технологічно, компактно, красиво Це ваш незамінний помічник для реєстрації, якщо у вас обмежене місце під зону реєстрації, або ваша аудиторія - інтроверти і не люблять штовхатися в черзі та відповідати на запитання хостес, або немає можливості найняти багато персоналу на реєстрацію, або ми фізично не можемо приїхати цього дня на вашу подію, оскільки вже є інші замовлення. Ви отримуєте готовий компактний набір для сканування та друку, і все, що вам потрібно, - увімкнути його в розетку та підключити інтернет. Гості самостійно сканують свій квиток, а стікер з даними, у разі успішного чекіну, друкується автоматично. Комплект повністю налаштовується під ваші завдання, підтримує брендинг і навіть пропонує різні теми оформлення для різних типів відвідувачів.

Ще б пак! Наша система чекіну в режимі реального часу дозволяє вам стежити за реєстраціями, не виходячи зі свого центру керування. Ви можете спостерігати за цим навіть зі свого смартфона, вирішуючи інші питання на локації. Повна статистика кількості входів, скільки ще не зачекінилося, скільки прийшло/не прийшло за конкретним типом квитка. Графік і статистика напливу людей за часом та ін.

Так, але ви заздалегідь маєте розуміти, як це краще влаштувати для вашого сценарію. Обліковий запис хостес не передбачає додавання нових людей. Тому що події бувають різні і хостес, які ходять на різні івенти і заводять там різні знайомства, можуть з доброти душевної додати до бази когось зі своїх знайомих. А ви, як організатор, не хочете бачити цю людину в числі гостей, або й узагалі подія платна, тому потрапити можна лише після купівлі квитка. Тому додавати нові реєстрації можна тільки з акаунта організатора або співорганізатора! Якщо стоїть завдання додавати швидше – ідеальний варіант заздалегідь згенерувати QR код, який веде на форму реєстрації. Тоді гості зможуть на стійці відсканувати код і заповнити свої дані. А далі вже залежно від того, чи це безкоштовний івент і дозволили його додати, чи це платний івент і він повинен оплатити – можна буде йому надрукувати бейдж.

Так, можна. Часто буває так, що навіть дорослі люди роблять помилки в написанні назв своїх компаній і посад, і навіть ПІБ ((( Але під час чекіну хостес легко можуть це виправити. Навіть якщо сталося так, що компанія купувала квитки для співробітників, а в день івенту відправили іншого, то замінити його дані, щоб Коля не ходив з бейджем з іменем Катя – легко і просто.

Звісно! Наша система дозволяє збирати потрібні вам додаткові дані на місці, в найпотрібніший момент. Чи то актуальні дієтичні уподобання, чи номер навушників для синхронного перекладу, все це хостес можуть записувати в картку гостя. А ви потім проаналізуєте отримані дані

Розрахунок кожного випадку індивідуальний.

Він може залежати від розмірів холу чи проходу на локацію. Наявність інтернету та його швидкості. Важливо розуміти, протягом якого часу прийдуть усі гості. Чи будуть у них квитки для швидкого сканування, чи це пошук вручну. Гості іноземці чи ні. Окремі категорії квитків реєструються окремо чи всі разом, що видавати учасникам під час чекіну і чи потрібно це фіксувати тощо. Скільки волонтерів у вас доступно, якщо ставити по 2 людини на стійку реєстрації – процес йде в 1,5 – 2 рази швидше. І ще багато дрібних нюансів

Але для розуміння комфортно одна точка - це 150 людей за годину. З невеликою чергою до 200 л/год, якщо хостес мало, видавати всього багато і люди без квитків – орієнтуйтеся на 100 л/год. Наш рекорд був 267 л/год – але це прямо-таки віртуозна робота, ще й з урахуванням запису номера пульта для голосування )))

1 – швидкий інтернет (ідеально, якщо це окрема мережа Wi-Fi або дротовий інтернет для зони реєстрації)

2 – ставите по 2 хостес на точку. Одна сканує квиток і запускає друк, друга готує бейдж і клеїть на нього стікер. Перша в цей момент може діставати сумку з роздатковими матеріалами, або сканувати квиток наступного гостя

У нас були кейси, коли зранку клієнт замовляв чекін на вечірній івент того ж дня. Але це завжди лотерея – чи є в нас вільна ємність обладнання та людей під вас. Оптимально робити замовлення за 2-3 місяці, щоб зафіксувати вартість без надбавок і дату за своїм івентом. А за пару тижнів до івенту коригувати його за потреби. Для термінових замовлень у нас є націнка – детальніше дивіться в розділі Тарифи.

Тільки сервіси, які не люблять клієнтів, або зроблені на коліні, можуть просити про таке безрозсудство! Коли в людей змінюються плани і вони не знають, що буде завтра, вони можуть відкладати купівлю квитка на ваш івент до останнього. І нерідко купують квиток вже на стійці реєстрації. У нас є всі сучасні інструменти, щоб забезпечити цей процес. А проводити імпорт нових списків (про які часто забуває організатор) можна навіть у процесі реєстрації

Звичайно ж, усім знайома історія - івенти в конференц-залі. Ви можете замовити нас у будь-який зал Києва/України (крім тимчасово окупованих територій) і великих міст Шенгенської зони, який ви обрали для проведення заходу.

Але водночас у нас є досвід роботи: на дахах, у парках, у полі і навіть під землею - у метро )))

Вимоги в нас мінімальні: Стіл. Адже не на підлогу ж ставити обладнання. Краще уточніть одразу розмір комплекту ноутбук+принтер, якщо нафантазували тумби чи коктейльні столики! Плюс не забудьте про місце для бейджів і роздатки Розетка. Хоча б 1 - 220 В, біля зони реєстрації!!! А не в сусідній будівлі за 100 метрів. Інтернет. Може бути Wi-Fi, може бути дротовий (роутер ми візьмемо свій)

Якщо у вас немає можливості забезпечити електроживлення 220В або інтернет, і ви кажете про це заздалегідь – ми подумаємо, як можна вирішити це питання, але не гарантуємо.

Якщо ваш чекін на вулиці! ОБОВ'ЯЗКОВО!!! Наявність парасольок або тенту! На яскравому сонці сканер бачитиме лише відблиски екранів, а не QR коди в квитках. А всі, хто стоїть за стійкою, отримають сонячний опік і тепловий удар та висунуть претензії щодо неналежних умов праці. Під палюче сонце ми не виставлятимемо техніку, якщо вона ніяк не захищена тінню від ваших навісів.

У холодну пору року принтер не працюватиме на вулиці, оскільки друк відбувається за рахунок температури розігріву друкувальної головки, а в мороз це нереально. Під дощ ми теж техніку не поставимо … Більше жодних особливих умов немає.