Check-in sin colas: escaneo del código QR del boleto e impresión de la acreditación en 5-7 segundos

La mayoría de las veces, el tamaño estándar del gafete es de 100×150 mm en orientación vertical. En algunos casos, los organizadores utilizan formatos de 90×145 mm o 105×120 mm. Todo depende de las preferencias y necesidades del organizador.

Con menor frecuencia se utiliza un formato horizontal u otros tamaños personalizados. El tamaño óptimo de la pegatina para un gafete estándar con los datos del participante es de 80×40 mm (78×40 mm). Para los gafetes horizontales, el tamaño recomendado es de 100×40 mm.

Este tamaño es suficiente para imprimir toda la información necesaria del participante, manteniendo un texto legible a distancia. Además, el organizador dispone de espacio para colocar el logotipo y el nombre del evento, los logotipos de los patrocinadores y otros elementos, ya que el gafete del participante es un excelente soporte para promocionar patrocinadores y colaboradores, además de convertirse en un recuerdo del evento para los asistentes.

El gafete en un evento es una herramienta de networking para los participantes. Gracias a él, es mucho más fácil conocerse, ya que al encontrarse pueden ver inmediatamente cómo se llama la persona o a qué empresa representa.

En ocasiones, los organizadores imprimen solo el nombre en los gafetes, pero esto aporta poca información. El nombre y el apellido ya permiten identificar mejor a la persona. Sin embargo, un gafete con nombre, apellido y empresa es una de las opciones más habituales y exitosas para los eventos de negocios. Además de la empresa, también puede imprimirse el cargo del participante como información adicional.

Pedido mínimo: 2 puntos de registro (3 si se trata de un desplazamiento a otras ciudades). Pero todo depende de cómo se haya realizado el registro previo de los participantes, con qué intensidad llegarán, las limitaciones de espacio en la ubicación, etc. Si después del registro (compra) enviaron entradas a sus invitados y ellos llegarán al lugar con sus entradas, el registro de un invitado tarda hasta 10 segundos.

¿Por qué aumenta el tiempo de registro de un invitado? Si entrega materiales informativos a los invitados, coloca pulseras, necesita entregar al invitado auriculares para traducción o un mando para votaciones y registrar su número para después encontrar quién no devolvió el equipo, añada algo de tiempo adicional para todos esos pequeños detalles que parecen habituales.

Invitados sin entradas Si no envió entradas a los invitados y solo tenemos una lista de invitados, y la búsqueda se realiza manualmente, puede tardar desde unos segundos hasta un minuto. Todo depende de lo alto y claro que el invitado pronuncie sus datos, del ruido en la sala, de si los anfitriones pudieron escucharlo y, por supuesto, de lo complicada que sea esa apellido )))

Ubicación del evento y hábitos de la audiencia Un factor importante es la ubicación del evento y la forma en que llegan los invitados. Si la ubicación está en un lugar cómodo al que es fácil llegar en coche y en transporte público, los invitados llegarán en flujos más uniformes. Si la ubicación está lejos o la conexión de transporte es incómoda, los invitados llegarán en pequeñas “porciones” mientras consiguen llegar. Y si organizó un traslado centralizado de invitados en autobuses, naturalmente el flujo será grande, pero no se mantendrá durante mucho tiempo a lo largo del día. Además, si tiene un evento regular, ya conoce las características de su audiencia. Hay eventos donde los invitados esperan el registro desde las 7 de la mañana, hay eventos donde todos llegan durante las pausas para comer ))), y hay eventos donde la mitad de los invitados llegará por la tarde, para la parte del banquete.

Teniendo en cuenta todos estos factores, se puede calcular un promedio: un punto de registro puede procesar entre 100 y 250 personas por hora, dependiendo de sus condiciones.

Todos los trabajos previos de configuración del software y del equipo los realizamos con antelación y llevamos a su ubicación los kits completamente preparados que solo hay que encender. Por eso nosotros mismos determinamos cuántos ingenieros técnicos acudirán al lugar; por lo general, depende de la cantidad de puntos de registro y de las condiciones de instalación. Puede ser 1 persona, pueden ser 2-3. Al mismo tiempo, queremos destacar que no proporcionamos nuestros propios empleados como anfitriones. O el organizador se encarga de buscar a las personas que trabajarán con el equipo y registrarán a los invitados, o podemos compartir los contactos de asistentes con los que hemos trabajado en otros eventos, después de la firma del contrato.

Si somos sinceros, no sabemos cuál es el límite de nuestros servidores ) En la práctica real, el máximo alcanzado fue 7900 visitantes en un solo día. Pero a nivel de software y técnicamente, no tenemos ningún obstáculo para gestionar un estadio de 80 000 personas.

Por eso, si tiene un "evento masivo de 500 visitantes", no debe preocuparse: es un evento estándar habitual, y según algunos criterios incluso pequeño )))

Sí, es necesario para un funcionamiento rápido, correcto y lo más sincronizado posible.

Pero también es posible trabajar sin él. (ES IMPORTANTE saberlo con antelación)

Nuestro sistema funciona también sin conexión, garantizando un registro continuo incluso en caso de interrupción de internet. Los datos se sincronizan automáticamente después de conectarse a la red, por lo que no perderá a ningún participante. Hay algunos aspectos que reducen la universalidad y la seguridad cuando no hay conexión, pero en este caso usted debe decidir: conseguir internet o si la especificidad del evento permite admitir pausas en la sincronización.

Nosotros mismos determinamos el tiempo que necesitaremos para el montaje. Puede depender de las características de la ubicación, pero principalmente de la cantidad de equipos. Según nuestras normas internas: el equipo debe estar preparado y los anfitriones deben haber recibido las instrucciones media hora antes del inicio del registro. No llegaremos la noche anterior ni uno o dos días antes del evento para que el cliente "esté más tranquilo". ¡Conectar el equipo a un enchufe no es un proceso que pueda salir mal! Siempre que, por supuesto, tenga un enchufe disponible ))) Si el cliente realmente lo necesita y quiere comprobar que nuestro equipo y nosotros en general somos reales, puede solicitar y pagar un bloque de tiempo adicional de check-in el día anterior al evento.

Sí, es posible. Tenemos un servicio de configuración de nuestro software, y entonces puede utilizar su propio hardware. Pero tenga en cuenta que en este caso no asumimos responsabilidad por el estado físico y el funcionamiento de su equipo. Este servicio puede realizarse de forma remota sin desplazamiento a la ubicación del cliente.

Sabemos escanear casi cualquier tipo de entradas de diferentes servicios y módulos personalizados para distintos CMS. Al menos, hasta ahora no hemos encontrado ninguno que no pudiéramos procesar ))) Lo único que necesitaremos de usted es una exportación de su base de participantes con los datos incluidos en los códigos QR o de barras de las entradas que recibieron sus participantes y con las que llegarán al evento. Después de eso podremos importar su base a nuestro sistema, para que durante el check-in nuestro sistema perciba las entradas externas como "propias".

Todos somos personas y debemos estar preparados para situaciones imprevistas. Solo no se equivoca quien no hace nada. Pero siempre nos preparamos para los eventos con mucha seriedad y, siempre que es posible, llevamos equipos de repuesto y materiales consumibles. Además, estamos preparados para resolver cualquier situación fuera de lo normal en el menor tiempo posible. Pero si el fallo de un punto de registro no depende de nosotros: en la ubicación se fue la luz y ustedes no avisaron ni solicitaron un SAI con nosotros, no hay internet en el lugar y nadie nos informó de su ausencia o de un funcionamiento inestable, entonces no podemos responsabilizarnos de situaciones y problemas ocurridos por causas ajenas a nosotros. Aun así, analizaremos la situación y posiblemente incluso encontremos opciones de solución, aunque no sean las ideales, pero al menos algunas posibles dadas las circunstancias. Y sí: NO acudimos a la ubicación en estado de intoxicación alcohólica o bajo los efectos de drogas.

El modo kiosco es moderno, tecnológico, compacto y atractivo. Es su asistente indispensable para el registro si tiene un espacio limitado para la zona de registro, o si su público son personas introvertidas que no quieren hacer cola ni responder preguntas de los anfitriones, o no tiene posibilidad de contratar mucho personal para el registro, o físicamente no podemos acudir ese día a su evento porque ya tenemos otros pedidos. Recibe un conjunto compacto listo para escanear e imprimir, y todo lo que necesita es conectarlo a un enchufe y conectar internet. Los invitados escanean su propia entrada y la pegatina con sus datos, después de un check-in exitoso, se imprime automáticamente. El conjunto se configura completamente según sus necesidades, admite branding e incluso ofrece diferentes temas de diseño para distintos tipos de visitantes.

¡Por supuesto! Nuestro sistema de check-in, en tiempo real, le permite controlar los registros sin salir de su centro de gestión. Puede observarlo incluso desde su smartphone mientras resuelve otros asuntos en la ubicación. Estadísticas completas: cantidad de entradas, cuántas personas aún no han realizado el check-in, cuántas personas han llegado/no han llegado según un tipo concreto de entrada. Gráfico y estadísticas del flujo de personas por horario y mucho más.

Sí, pero debe entender de antemano cómo organizarlo mejor para su escenario. La cuenta de anfitrión no permite añadir nuevas personas. Porque los eventos son diferentes y los anfitriones que participan en distintos eventos y establecen diferentes contactos allí pueden, por amabilidad, añadir a la base de datos a alguno de sus conocidos. Y usted, como organizador, no quiere ver a esa persona entre los invitados, o incluso el evento es de pago, por lo que solo se puede acceder después de comprar una entrada. Por eso, las nuevas inscripciones solo pueden añadirse desde la cuenta del organizador o coorganizador. Si la tarea es añadir personas más rápido, la opción ideal es generar previamente un código QR que lleve al formulario de registro. Entonces los invitados podrán escanear el código en el punto de registro y completar sus datos. Y después, dependiendo de si es un evento gratuito y se ha autorizado añadirlo, o si es un evento de pago y debe realizar el pago, se podrá imprimir la acreditación.

Sí, es posible. A menudo ocurre que incluso adultos cometen errores al escribir los nombres de sus empresas, cargos e incluso nombres y apellidos ((( Pero durante el check-in, los anfitriones pueden corregirlo fácilmente. Incluso si ocurrió que una empresa compró entradas para sus empleados, pero el día del evento envió a otra persona, se pueden sustituir sus datos para que Kolya no tenga que llevar una acreditación con el nombre Katya: es fácil y sencillo.

¡Por supuesto! Nuestro sistema permite recopilar los datos adicionales que necesite en el lugar, en el momento más oportuno. Ya sean preferencias alimentarias actuales o el número de auriculares para traducción simultánea, todo esto los anfitriones pueden registrarlo en la ficha del invitado. Y después usted podrá analizar los datos obtenidos.

El cálculo de cada caso es individual.

Puede depender del tamaño del vestíbulo o del acceso a la ubicación. De la disponibilidad de internet y su velocidad. Es importante entender durante cuánto tiempo llegarán todos los invitados. Si tendrán entradas para un escaneo rápido o si la búsqueda será manual. Si los invitados son extranjeros o no. Si las categorías individuales de entradas se registran por separado o todas juntas, qué se debe entregar a los participantes durante el check-in y si es necesario registrarlo, etc. Cuántos voluntarios tiene disponibles; si se colocan 2 personas por punto de registro, el proceso avanza entre 1,5 y 2 veces más rápido. Y muchos otros pequeños detalles.

Pero para entenderlo, un punto funciona cómodamente con 150 personas por hora. Con una pequeña cola, hasta 200 personas/hora. Si hay pocos anfitriones, hay que entregar muchas cosas y las personas no tienen entradas, oriéntese por 100 personas/hora. Nuestro récord fue de 267 personas/hora, pero esto ya es un trabajo realmente profesional, incluso teniendo en cuenta el registro del número del mando para votaciones )))

1 - internet rápido (lo ideal es que sea una red Wi-Fi independiente o internet por cable para la zona de registro)

2 - coloque 2 anfitriones por punto. Uno escanea la entrada e inicia la impresión, el segundo prepara la acreditación y pega la pegatina. El primero en ese momento puede sacar la bolsa con materiales informativos o escanear la entrada del siguiente invitado.

Hemos tenido casos en los que por la mañana un cliente contrató el check-in para un evento de la tarde del mismo día. Pero siempre es una lotería: si tenemos suficiente capacidad libre de equipos y personal para ustedes. Lo ideal es hacer el pedido con 2-3 meses de antelación para fijar el precio sin recargos y reservar la fecha de su evento. Y unas semanas antes del evento ajustarlo si es necesario. Para pedidos urgentes tenemos un recargo; puede consultar más detalles en la sección Tarifas.

¡Solo los servicios que no valoran a sus clientes o que están hechos "a la carrera" pueden pedir semejante imprudencia! Cuando los planes de las personas cambian y no saben qué ocurrirá mañana, pueden posponer la compra de una entrada para su evento hasta el último momento. Y con frecuencia compran la entrada directamente en el punto de registro. Disponemos de todas las herramientas modernas para garantizar este proceso. Además, la importación de nuevas listas (de las que a menudo se olvida el organizador) puede realizarse incluso durante el proceso de registro.

Por supuesto, para todos es habitual la situación de los eventos en salas de conferencias. Puede contratarnos en cualquier sala de Kyiv/Ucrania (excepto territorios temporalmente ocupados) y en grandes ciudades de la zona Schengen, que haya elegido para celebrar el evento.

Pero al mismo tiempo, tenemos experiencia trabajando: en azoteas, parques, campos e incluso bajo tierra, en el metro )))

Nuestros requisitos son mínimos: Mesa. Porque no vamos a colocar el equipo en el suelo. ¡Es mejor confirmar de antemano el tamaño del conjunto portátil+impresora, si ha imaginado usar mostradores o mesas de cóctel! Además, no olvide el espacio para las acreditaciones y los materiales informativos. Enchufe. ¡Al menos 1 de 220 V, cerca de la zona de registro! No en el edificio vecino a 100 metros. Internet. Puede ser Wi-Fi o por cable (llevaremos nuestro propio router).

Si no tiene posibilidad de proporcionar alimentación eléctrica de 220 V o internet y nos lo comunica con antelación, pensaremos cómo resolverlo, pero no lo garantizamos.

¡Si su check-in es al aire libre! ¡¡¡OBLIGATORIO!!! ¡Disponibilidad de sombrillas o toldo! Bajo el sol intenso, el escáner verá únicamente los reflejos de las pantallas y no los códigos QR de las entradas. Además, todas las personas que estén detrás del mostrador recibirán quemaduras solares y un golpe de calor, y presentarán reclamaciones por condiciones laborales inadecuadas. Bajo el sol abrasador no colocaremos el equipo si no está protegido con sombra mediante sus estructuras de cobertura.

Durante la temporada fría, la impresora no funcionará en exteriores, ya que la impresión se realiza mediante la temperatura de calentamiento del cabezal de impresión, y con temperaturas bajo cero esto no es posible. Tampoco colocaremos el equipo bajo la lluvia... No existen otros requisitos especiales.