Un código QR en la acreditación
No hace falta imprimir el programa. Un escaneo y el asistente tiene en su móvil el horario actualizado de ponencias.
Un programa de evento interactivo que nunca se queda desactualizado
Gestión sencilla del horario de su evento con funciones adicionales. Cambios en un clic y acceso por el código QR de la acreditación.
No es solo cuestión de «modernidad». Resuelve problemas concretos del organizador
Con RegToEVENT los organizadores pueden crear un horario cómodo y claro para un evento de cualquier formato: una conferencia, un seminario, un foro o incluso un taller. Nuestras funciones le permiten configurar el programa de su evento con flexibilidad para ofrecer a todos los asistentes una guía cómoda del evento.
Nunca se queda desactualizado
¿Ha cambiado algo en los últimos días antes del evento? El programa online se actualiza al instante para todos los asistentes.
Resúmenes y presentaciones
Los resúmenes de las ponencias y la descarga de presentaciones están dentro del propio programa, no en correos enviados «después del evento».
¿El ponente llega tarde?
Ajuste los horarios al instante desde cualquier dispositivo. Los asistentes ven el horario actualizado de inmediato.
Problema → solución
Seis dolores habituales del organizador de eventos y cómo los resuelve el programa electrónico del evento.
ProblemaEl programa impreso ya estaba desactualizado antes de abrir las puertas: se cambió un ponente, se movió una ponencia, y toda la tirada a la basura.
SoluciónEl horario online se actualiza al instante. Cualquier cambio es visible de inmediato para todos los asistentes.
ProblemaAlguien llega tarde, los horarios se desajustan y la sala no entiende qué está pasando.
SoluciónLos ajustes se hacen en 30 segundos desde el móvil. La marca «en directo ahora» muestra la ponencia en curso en cada sala.
ProblemaLos asistentes preguntan sin parar a los voluntarios: «¿Dónde es la ponencia sobre..? ¿Y a qué hora..?»
SoluciónUn código QR en la acreditación: el programa siempre en el bolsillo, con filtros por categoría, sala y día.
ProblemaLas presentaciones de los ponentes se pierden y, tras el evento, hay que recopilarlas y enviarlas a mano.
SoluciónLos resúmenes y los archivos de las presentaciones están en la propia ficha de la ponencia. El asistente descarga el material con un solo toque.
ProblemaImprimir programas: diseño, aprobaciones, imprenta, entrega. Gastos y plazos.
SoluciónCero gastos de impresión. El programa electrónico es gratuito para los organizadores de RegToEVENT.
ProblemaVarias salas y tracks paralelos: los asistentes se lían y se pierden sesiones importantes.
SoluciónUn horario aparte para cada sala y cada día, con navegación cómoda entre tracks y secciones.
El organizador hace un cambio, el asistente escanea el QR de su acreditación y siempre ve el programa actualizado
Para qué sirve el programa del evento
El programa del evento es el horario detallado que incluye todas las sesiones, las pausas, los talleres y el resto de actividades que tendrán lugar durante el evento.
Ayuda a los asistentes a orientarse mejor en una agenda apretada, a saber qué temas se tratarán y a elegir las actividades que más se ajustan a sus intereses.
Un programa bien pensado permite a los organizadores demostrar profesionalidad y dar a los asistentes todo lo que necesitan para participar en el evento de la forma más provechosa posible.
Lo que puede hacer nuestro horario de eventos
Un constructor del programa de la conferencia: desde horarios precisos hasta filtros y navegación entre salas.
Creación de horarios precisos
Defina un horario claro de las sesiones de los ponentes, las pausas, las mesas redondas, los debates o cualquier otra actividad.
Eventos en varias salas
Si su evento se celebra en varias salas o tiene tracks paralelos, podrá añadir con facilidad toda la información necesaria para cada sala por separado.
Eventos de varios días
Para eventos que duran 2-3 días o más puede crear un horario aparte para cada jornada. Los asistentes podrán cambiar de día con facilidad y elegir las ponencias o actividades que les hayan interesado.
Detalles de las sesiones
Cada ponencia puede completarse con el tema, un resumen y la información del ponente (nombre, apellidos, empresa y su foto). Si la ponencia la imparten varios ponentes, podrá añadir los datos de todos ellos para ofrecer información completa.
Información detallada para los asistentes
Los asistentes pueden desplegar el horario y ver todos los detalles de una sesión, en particular el resumen y la información de los ponentes, en qué sala es la ponencia y a qué hora.
Filtros para mayor comodidad
Añada categorías a las sesiones para que los asistentes puedan filtrarlas por categoría y encontrar con facilidad las ponencias que les interesan, sin perderse lo importante.
Navegación cómoda
Si su evento tiene varios tracks, secciones, bloques y subtemas, los asistentes se orientarán con facilidad en la estructura del programa. Y las marcas «en directo ahora» que pone el moderador ayudan a saber exactamente qué ponencia se está celebrando en cada sala.
Por qué los horarios del evento importan a los asistentes
Unos horarios bien ajustados son uno de los elementos clave del éxito de un evento. Que las sesiones empiecen y terminen a tiempo ayuda a los asistentes a planificar su jornada y reduce al mínimo el riesgo de perderse sesiones importantes.
Empezar y terminar las actividades a tiempo también deja una impresión positiva del evento, porque demuestra un alto nivel de organización y respeto por el tiempo de los asistentes. Por eso unos horarios precisos importan tanto para la satisfacción de los asistentes como para construir una imagen positiva de su evento.
Ventajas del programa de RegToEVENT
Integración en la web del evento
El programa se integra fácilmente en su web o puede usarse como página independiente. Añádalo a la acreditación del asistente mediante un código QR para un acceso rápido.
Facilidad de uso
Independientemente del número de salas o tracks, el programa se ve atractivo y sigue siendo cómodo para los usuarios. Es fácil de crear y rápido de configurar.
Cambios dinámicos
Cualquier cambio que haya que hacer sobre la marcha se aplica al instante, y todos los asistentes ven de inmediato el horario actualizado de las ponencias.
Gratis para los organizadores
Todas las funciones básicas del programa están disponibles para los organizadores de RegToEVENT de forma totalmente gratuita.
Funciones adicionales de la versión avanzada
Quienes usan la versión avanzada del programa en la aplicación móvil disponen además de funciones adicionales.
Valoración de ponencias
Los asistentes pueden valorar las sesiones de los ponentes, lo que le ayudará a obtener comentarios útiles.
Acceso a los materiales
Suba las presentaciones de las ponencias para que los asistentes puedan guardar de inmediato el material de las sesiones en su dispositivo.
Preguntas a los ponentes
Los asistentes pueden hacer preguntas a los ponentes directamente desde el programa, y los ponentes pueden responderlas incluso después de terminar su sesión.
Recordatorios
Los asistentes pueden marcar las ponencias que les interesan y así crear su propia agenda del día, y la aplicación les avisará del inicio de la ponencia aunque sea en otra sala.
Por qué el horario del evento debe ser informativo, claro y cómodo de usar
Un horario del evento informativo y claro es una de las herramientas más importantes para ayudar a los asistentes a aprovechar su tiempo al máximo durante el evento. Debe ser fácil de leer y accesible, y permitir encontrar rápido la información necesaria sobre cada sesión, ponente o taller.
Un horario cómodo con la posibilidad de filtrar por categoría o por sala ayuda a los asistentes a elegir las actividades que más les interesan, evitar confusiones y sacar el máximo provecho de su participación en su evento.
Un horario bien estructurado aumenta la satisfacción de los asistentes y contribuye al éxito de su evento.
Programa + Live Wall
Con un clic a las pantallas grandes de las salas
El programa interactivo puede integrarse con un clic en el muro social Live Wall. La ponencia actual y la siguiente, las salas y los ponentes se muestran en las pantallas del recinto y se actualizan en tiempo real junto con el horario.
- La agenda en pantalla está siempre sincronizada con el programa
- La marca «en directo ahora» se ve tanto en la sala como en el móvil
- Funciona en pantallas horizontales y verticales, sin instalar software
Lo que suelen buscar los organizadores
Respuestas breves a las consultas habituales sobre el programa electrónico del evento.
Cómo crear el programa de una conferencia online gratis
Regístrese en RegToEvent, cree el evento y añada las ponencias, los ponentes y las salas en el constructor de horarios. Todas las funciones básicas del programa interactivo son gratuitas para los organizadores, y un horario básico se monta en 15-20 minutos sin diseñador ni maquetador.
Con qué sustituir el programa impreso del evento
Con un programa electrónico y un código QR en la acreditación del asistente. No necesita imprenta, no se queda desactualizado cuando se mueven las ponencias y ahorra presupuesto: en lugar de una tirada, imprime un solo código QR en la acreditación o en un cartel.
Cómo cambiar el horario rápidamente el día del evento
Abra el panel desde cualquier dispositivo y edite la ponencia: la hora, la sala, el ponente o la descripción. El cambio aparecerá al instante para todos los asistentes en el programa online y en las pantallas de Live Wall. La marca «en directo ahora» ayuda a la sala a orientarse incluso cuando los horarios se desajustan.
El programa del evento con código QR en la acreditación: cómo funciona
El enlace al horario interactivo se codifica en un QR que se imprime en la acreditación durante el registro. El asistente escanea el código con la cámara de su móvil y accede al programa actualizado con los horarios, los resúmenes de las ponencias, las fotos de los ponentes y los materiales. No hace falta instalar ninguna aplicación.
Cómo mostrar el programa de la conferencia en una pantalla de la sala
Integre el programa interactivo en Live Wall con un clic: la ponencia actual y la siguiente se mostrarán en cualquier pantalla del recinto y se actualizarán automáticamente junto con el horario.
Preguntas frecuentes sobre el programa interactivo
¿Cuánto cuesta el programa interactivo del evento?
Todas las funciones básicas del programa están disponibles gratis para los organizadores de RegToEvent. Las funciones avanzadas (valoración de ponencias, preguntas a los ponentes, recordatorios) se incluyen en la versión para la aplicación móvil.
¿Cómo abren los asistentes el programa del evento?
Mediante un enlace en la web del evento o mediante el código QR impreso en la acreditación del asistente. Un escaneo con la cámara del smartphone y el programa actualizado de ponencias queda abierto.
¿Los asistentes tienen que instalar una aplicación?
No. El programa básico se abre en el navegador del smartphone. La aplicación solo hace falta para las funciones avanzadas: recordatorios, valoraciones de ponencias y preguntas a los ponentes.
¿Qué hacer si se cambia una ponencia de hora o el ponente llega tarde?
El moderador hace el cambio en el panel y la modificación aparece al instante para todos los asistentes. No hace falta reimprimir programas ni hacer anuncios.
¿Se puede crear un programa para varias salas?
Sí. Para cada sala o track paralelo se crea un programa aparte, y los asistentes cambian de sala con un solo toque.
¿Se admiten eventos de varios días?
Sí. Para eventos de 2-3 días o más se crea un programa aparte para cada día, y cambiar de día es sencillo.
¿Se pueden añadir resúmenes y presentaciones de las ponencias?
Sí. Cada ponencia puede completarse con el tema y un resumen, y en la versión avanzada los asistentes descargan las presentaciones directamente desde la ficha de la ponencia.
¿Cómo integro el programa en la web del evento?
El programa se integra en la web del evento en RegToEvent o se usa como página independiente mediante un enlace. Ese enlace puede codificarse en el QR de la acreditación.
¿Qué es la marca «en directo ahora»?
El moderador marca la ponencia que se está celebrando en ese momento, y los asistentes ven qué está ocurriendo en cada sala.
¿Se pueden filtrar las ponencias por categoría?
Sí. Añada categorías a las sesiones y los asistentes filtrarán el programa por los temas que les interesan para no perderse nada importante.
¿Cómo se relaciona el programa con Live Wall?
El programa interactivo se integra en el muro social Live Wall con un solo clic: la ponencia actual y la siguiente se muestran en las pantallas grandes de las salas y se actualizan en tiempo real.
¿Pueden los asistentes valorar las ponencias?
Sí, en la versión avanzada los asistentes puntúan las sesiones y usted recibe comentarios sobre cada ponente.
¿Se pueden hacer preguntas a los ponentes desde el programa?
Sí. Los asistentes hacen preguntas directamente desde el programa, y los ponentes pueden responderlas incluso después de terminar su sesión.
¿Hay recordatorios del inicio de una ponencia?
Sí. El asistente marca las ponencias que le interesan y crea su agenda personal del día, y la aplicación le avisa cuando empieza, incluso si la ponencia es en otra sala.
¿Cuánto tiempo lleva crear el programa?
Un programa básico para una sala se monta en 15-20 minutos: añada las ponencias, los horarios, los ponentes y las fotos. Importar y editar no requiere conocimientos técnicos.
¿Se puede editar el programa desde el móvil el día del evento?
Sí. El panel funciona en el navegador de cualquier dispositivo, los cambios se hacen sobre la marcha y los asistentes los ven de inmediato.
¿Y si una ponencia tiene varios ponentes?
Añada los datos de todos los ponentes: nombre, apellidos, empresa y foto de cada uno. Los asistentes verán la información completa de la sesión.
¿Hace falta imprimir un programa en papel?
No. El código QR de la acreditación sustituye al programa impreso: el horario va siempre en el bolsillo del asistente y, a diferencia del papel, nunca se queda desactualizado. Ahorra presupuesto en impresión y tirada.
¿Qué ve el asistente al escanear el código QR de su acreditación?
El programa actualizado del evento: los horarios por sala y por día, los temas y resúmenes de las ponencias, la información de los ponentes y la marca «en directo ahora».
¿Sirve el programa para eventos pequeños?
Sí. El formato sirve para una conferencia, un foro, un seminario e incluso un taller: el programa es igual de cómodo con 30 asistentes que con 3000.
Ponga en marcha su programa interactivo en 15 minutos
Un horario que no hay que imprimir y que nunca se queda desactualizado.
Crear un evento*es gratis e indoloro :)