Control del movimiento de participantes en eventos presenciales ➤ RegToEvent ➤ servicio de venta de entradas

Desplazamiento de los participantes en el recinto

Alguien podría decir: «¿Para qué sirve todo esto?» – y no estaría equivocado. Es cierto, un participante que llega al evento quiere relajarse y aprovecharlo al máximo, y no está dispuesto a que lo estén vigilando.

Pero hay eventos específicos donde esto es una necesidad, y resulta difícil imaginar cómo un organizador podría hacerlo manualmente.

No se trata de espiar cuántas veces alguien va al baño o a fumar, ni de asignar un voluntario a cada participante. Se trata de saber qué zonas visita una persona, recopilar estadísticas para futuros eventos, ver qué generó interés y qué no tanto, así como registrar la entrega de materiales, certificados, etc.

¿Cuándo es necesario?

El recinto está dividido en zonas con acceso pagado por separado

Esto es típico de los eventos donde el participante compra una entrada general para la zona principal y, además, puede pagar por talleres, debates privados, entrevistas con ponentes, zona VIP, etc.

Cada zona del evento está destinada a una audiencia distinta

Por ejemplo, en festivales familiares hay actividades específicas para diferentes edades, con restricciones reales sobre quién puede participar. O bien, conferencias separadas para matemáticos, biólogos, etc. Todo depende del tipo de evento y tu creatividad.

Material promocional valioso y personalizado

Todos aman los regalos, y algunos intentan conseguir varios. Imagina que preparaste sudaderas de alta calidad ajustadas al número exacto de participantes, y no quieres que alguien se lleve tres.

Comidas o Afterparty pagados por separado

Muchos organizadores se quejan de participantes que hacen cola varias veces por cajas de almuerzo, ¡o incluso se llevan comida para casa! Es imposible calcular la cantidad exacta. Y si tienes una fiesta planificada después del evento, tendrás que lidiar con muchos “infiltrados”.

Entrega de certificados

Al finalizar el evento, los participantes reciben certificados de asistencia o finalización de curso. Controlarlo manualmente es difícil. Si se prepararon individualmente, es fácil confundirse entre si ya fue entregado o si se perdió y alguien pide otro.

El patrocinador solicita contactos de los participantes

Es una situación común: los patrocinadores exigen la lista de asistentes, pero tú les prometiste confidencialidad. Aquí se necesita una mecánica clara para que el propio participante otorgue voluntariamente sus datos.

¿Qué ofrecemos?

Acceso a zonas permitidas

Configure zonas de acceso para los participantes según el tipo de entrada o servicios adicionales pagados. Así, un participante no podrá acceder a una charla privada, zona VIP o taller si su entrada no lo permite.
Analítica de desplazamientos por el recinto

Registre el acceso del participante a las zonas necesarias para recopilar estadísticas sobre qué charlas, ponentes o zonas fueron más atractivas, y enfocar mejor el próximo evento.
Recopilación de contactos por patrocinadores

Coloque códigos QR especiales cerca de los stands de los socios y patrocinadores. Al escanearlos, ellos obtendrán los datos de contacto del visitante, cumpliendo con sus expectativas sin violar las promesas de privacidad.
Entrega de materiales promocionales

El participante escanea un código QR al recoger su material promocional en el mostrador. La marca de que ya lo recibió se guarda en la base de datos. Así, puede estar tranquilo de que alcanzará para todos.
Control de zonas de comida

Los registradores escanean las acreditaciones de los participantes al ingresar a la zona de comida, y la visita se registra en la base de datos. Intentos repetidos con la misma acreditación serán detectados. Lo mismo puede aplicarse al acceso a Afterparties, ceremonias, etc.
Entrega de certificados, mandos de votación, auriculares, etc.

Escanee las acreditaciones al entregar mandos de votación, auriculares de traducción simultánea, certificados, etc. Así podrá saber quién recibió qué y quién debe devolver el equipo. Los proveedores también tendrán control sin necesidad de escribir todo a mano.