QR Бейдж - уникальный идентификатор участника события, который дает разные привилегии, разрешает проход в отдельные зоны локации и т.д.
Как правило, бейдж – это картонная или пластиковая карточка, где размещается информация о событии – название, дата, локация, и ФИО участника. В идеале, добавить туда еще компанию, которую гость представляет и его должность. Можно добавить информацию о спонсорах и партнерах, программу ивента и многое другое.
Мы не будем детально рассматривать супер дорогие варианты, или специальные бейджи с NFC и прочими технологичными штуками, а хотим привести пример самых используемых и всем доступных по бюджету вариантов:
Готовый билет участника сгенерированный сервисом RegToEVENT, может использоваться как QR бейдж, если его согнуть на 4 части.
Один из фрагментов такого билета будет иметь всю необходимую информацию: название и логотип ивента, данные участника, его персональный QR код в котором зашиты его контактные данные. Сканируя такие коды друга-друга, участники смогут обмениваться контактами.
А организатору достаточно вложить такой билет в силиконовый кармашек и не делать отдельно ламинированные бейджи для гостей.
Это стандартный, и самый распространенный вариант бейджа. Плотный картон, запечатанный с 1 или с 2 сторон. Если хотите чтобы бейдж был крепким, не порвался, не мялся и не загибался об одежду у участников – лучше его заламинировать. Это придаст упругости и прочности картонной заготовке. Ламинация может быть глянцевой или матовой.
Бейдж + программа + информация о партнерах и спонсорах. Не нужно печатать отдельно программу, отдельно бейдж. За счет толщины он получался довольно крепким, даже не смотря на то, что это обычная бумага, а не картон.
Программа всегда у участника под рукой, можно добавить страницы с информацией про спонсоров и даже пару страниц для заметок. Но нужно идти в ногу со временем, поэтому когда на смену бумажным программам пришли интерактивные по QR коду, то от печати брошюры можно отказаться. Во-первых экономия, во-вторых ты не переживаешь про изменения в программе, которые произошли в последний момент.
Тоже весьма интересный вариант 2 в 1. И бейдж и полезность. Если участник во время доклада услышал что-то важное и решил это зафиксировать, тут же блокнот и ручка под рукой.
Точно также как и в брошюру, в блокнот можно добавить программу, можно добавить информацию о спонсоре.
Но есть нюансы! Нужно правильно сделать макет, чтоб программа не была вверх ногами. У такого бейджа обязательно должен быть шнурок на 2 карабина и не стоит делать его очень большим. Участники не сильно обрадуются носить тяжелый блокнот на шее весь день )))
Конечно же бейдж участника события должен быть именным, иначе, наличие просто одинаковой красивой карточки у всех на шее, просто не имеет никакого смысла. И вот тут каждый из организаторов фантазирует как может и придумывает свои варианты как же сделать их именными, печатать, писать руками или какие еще варианты использовать.
Красивые и одинаковые, но если у вас 200-300 или вовсе 3000 гостей, то разложить их по алфавиту – это путь вникуда! Вся ваша работа по сортировке алфавита, на которую вы потратили несколько часов с вечера, будет сведена на нет участниками, ищущими свои бейджи, буквально за 15-20 минут. Такой вариант идеален только для маленьких ивентов, ну или чтобы сделать отдельно несколько бейджей организаторам и спикерам.
Самый убогий вариант. Карточки бейджей напечатанные заранее, все красиво и одинаково, но ровно до того момента пока ваши хостес не начнут писать на них фамилии гостей. Кривой почерк, потекший маркер, или еще хуже – размазанная ручка. Не правильно услышали ФИО, не рассчитали с размером и не помещается. Один “плюс” - экономия, которая того не стоит.
Стикер с данными участника печатается в момент сканирования его билета. Все стикеры одинакового размера, с одинаковым шрифтом и клеятся на подготовленные картонные заготовки. Нет очереди, нет хаоса, нет потерянных бейджей, которые вчера так бережно сортировались по алфавиту. Скорость регистрации одного участника около 7 секунд, и презентабельный вид бейджа будет радовать глаз.
Бейдж печатается на месте сразу на локации, в момент регистрации участников. Дорого, богато, но и в расходной части довольно таки дорогое удовольствие, плюс это сильно увеличивает время на регистрацию 1 участника, поскольку печать происходит гораздо дольше. Ну и сама стойка регистрации сильно увеличивается физически в размере, из-за особенностей оборудования. То есть этот вариант не очень подойдет если у вас сильно ограничено место для регистрации или довольно большой ивент.
подойдет для более молодой аудитории, где все на “ты”, и если событие небольшое и ваша задача просто их познакомить между собой
подойдет для более продуктивного знакомства, тем более, если количество участников больше чем 50 человек. Так людям будет комфортнее чувствовать свою уникальность, а не встречать 5-10 бейджиков с таким же именем
этот вариант уже идеально подходит для деловых знакомств и продуктивного нетворкинга, ведь бизнес ивентам важно не просто понимать что перед тобой стоит Коля, а еще и какую компанию он представляет на событии
это уже полный набор для бизнес знакомств. Гостям намного проще определить представитель какой компании перед ним и какую должность он занимает, соответственно поможет он решить вопрос или нет. Если да – то можно подходить и знакомиться.
QR код добавленный на бейдж, может служить визитной карточкой участника для обмена контактами друг с другом, может вести сразу на личные чаты в Telegram или APP, если вы их используете, или может быть предназначен для дополнительной проверки личности охраной. С ним бейдж станет не просто именной карточкой, а многофункциональным инструментом нетворкинга и безопасности
Qr-коды на бейджах могут служить инструментом для обмена контактами, а могут служить инструментом для контроля и проверки гостей. Они способны решить любую задачу, которую вам нужно
В таком QR-коде спрятана полная карточка регистрационных данных участника, которые он оставлял заполняя вашу форму. Дополнительно каждый участник может зайти в свой личный кабинет и заполнить там остальные поля: ссылки на свои соцсети, чаты, информацию: что они ищут на событии и чем они могут быть полезны для других при знакомстве.
Гости могут сканировать QR-коды на бейдже и им откроется специальная карточка с этими данными, которые можно себе сохранить. Это решает вопрос обмена визитками, ведь уже мало кто их печатает
Если вы на своем ивенте используете мобильное приложение для нетворкинга то при знакомстве друг с другом участники могут отсканировать QR-код на бейдже и в их книгу контактов будет сохраняться те участники чьи бейджи они успели отсканировать. А дальше уже могут перейти в личные чаты, договориться о встрече и продолжить общение даже после мероприятия. Или пользоваться другими инструментами нетворкинга в АРР.
Если вы уверены, что ваша аудитория активно использует мессенджер Telegram, то при регистрации участников можете создать отдельное поле никнейм в форме регистрации. Ведь очень многие пользователи скрывают номер телефона и их можно найти только по никнейму.
Если на бейджах использовать QR-код ведущий на Telegram, то при сканировании такого кода, участнику сразу будет открываться окно с чатом человека, чей код он только что отсканировал. Так участники смогут сразу же обменяться контактами и начать переписку
Такой QR-код на бейдже можно использовать если у вас на локации предусмотрены разные зоны куда есть доступ не у всех. Возможно участники отдельно оплачивали доступ в зону мастер-классов или вход на афтепати, или вы хотите учитывать количество входов гостя в одну и ту же зону или посчитать наполнение залов во время докладов.
На входе в каждую из таких зон можно считывать QR-код и тем самым будет записываться отметка о входе/выходе. Если вход в эту зону участнику ограничен по количеству (например, в зону обедов только 2 раза в день) или запрещен вообще, то система выдаст предупреждение либо “нет доступа” либо “количество входов уже исчерпано”.
Если на вашем ивенте стоит задача строгого контроля доступа, проверка регистрации участников, документов, досмотр личных вещей и т. д. То отдельный QR-код на бейдже может считываться охраной для проверки подлинности регистрации. При этом охрана будет видеть полную карточку регистрационных данных участника и сможет сверить все данные с физическими документами, а уже после этого можно будет проводить досмотр, рамки, металлоискатели и пр, и пропускать человека на локацию.
Даже если у охраны внутри локации есть подозрение, что человек передал бейдж постороннему лицу, они могут подойти отсканировать его, проверить на подлинность и ещё раз сверить с документами.
Нельзя прийти в полиграфию и сказать: “Сделайте мне стандартный бейдж”. У всех свои “стандарты” и вам сделают тот - макет которого вы пришлете.
Чаще всего бейдж - это картонная карточка в книжной ориентации размером примерно 10х15 см. Ну у каждого организатора этот размер свой.
Может быть 9х14 см, 9х13 см, могут быть еще меньше 8х12 см или наоборот больше 12х17 см. Всё зависит от того сколько данных вы хотите разместить на этой карточке.
Если это презентация вашего продукта или компании и там кроме вашего логотипа и названия ивента не будет больше ничего – его можно сделать меньше. Если у вас масштабный ивент много спонсоров и партнёров и вы хотите их всех прорекламировать на бейдже, то конечно же размер должен быть больше, поскольку нужно разместить все их логотипы.
Если вы хотите на тыльной стороне байджа разместить программу, в текстовом виде, нужно использовать бейдж большего размера, чтобы текст был читабельным. А вот если ваша программа очень большая, то достаточно будет QR-кода который ведет на отдельную страницу с программой, тогда размер бейджа делать большим не обязательно.
Если на бейджах вы будете печатать только имена и фамилии, то он может быть меньше. А вот если вы наверняка знаете, что названия организаций и должностей ваших гостей очень большие, то лучше оставлять больше места для стикера с печатью и соответственно сам бейдж должен быть более крупный.
Иногда используют бейджи в альбомной ориентации или вообще делают нестандартные формы. Всё зависит от вашей идеи, задачи и бюджета. Лучше всего советоваться с полиграфией и они вам подскажут в каком размере стоимость бейджа будет минимальной. Потому что печатают их по несколько штук на одном листе, а потом режут на отдельные карточки. И чем меньше у полиграфии остается отходов – тем дешевле будет ваш бейдж.
Размер стикера будет зависеть от размера самого бейджа, и от количества данных которые вы собираетесь на нем печатать. Потому что на стикере 8х4 идеально помещаются имя, фамилия, компания и даже должности гостей, если они конечно не по 150-200 знаков. Можно на такой стикер добавить и нужный вам QR код, но тут опять таки нужно исходить из длины текста (имена, фамилии, компании), который у вас есть в базе участников.
Например, на стикере 8х4 см все поместится. А вот если взять стикер 10х4 см - тоже все помещается, но шрифт и размер самого QR кода можно делать немного больше, чтоб лучше было видно на расстоянии.
Если вы заранее знаете что названия организаций или должностей ваших гостей будут длинными – оставьте на бейдже больше пустого места, чтоб можно было использовать стикер скажем 10х6.
Но в тоже время просто имя и фамилия на таком стикере будет смотреться не очень лаконично, и он займет кучу места на бейдже, которое вы могли бы заполнить чем то полезным. Может, в таком случае, есть смысл отказаться от идеи печати должности.
Подбирайте стикер, чтобы его ширина была немного меньше чем ширина самого бейджа. Например, если бейдж 10 см в ширину, то стикер 8 см на нём смотрится гармонично, потому что по бокам остается фон бейджа.
А вот если вы хотите стикер 10 см в ширину, то тогда и ширина бейджа должна быть 11-12 см. Если подобрать размер 1:1, то могут возникнуть трудности при его поклейке на локации. Хостес будут спешить и будут видны перекосы или вообще по одному из краев придётся его заворачивать на обратную сторону.
Стикер можно заказать любого размера, цвета и даже формы. Вопрос цены и сроков изготовления. Поэтому если вы к вопросу регистрации подходите серьезно и обращаетесь к нам с ним заранее, то мы сможем найти универсальное решение которое вас устроит. А вот если вы в последние дни вспомнили что вопрос с регистрацией не решен, то лучше остановиться на стандартных вариантах.
Нет утвержденного стандарта как должен выглядеть бейдж участника события. По сути, это ваш полет фантазии. Но тем не менее, есть какие-то общепринятые правила которых все придерживаются.
Название события должно быть указано крупными буквами сверху, как заголовок бейджа. Если у вашего ивента уже есть утвержденный логотип, можете использовать его вместо текстового названия.
Можно добавить дату проведения ивента и название локации. Но если вы проводите один и тот же серийный ивент, скажем каждый месяц, и дизайн, стилистика его не меняются, то можем предложить вам маленький лайфхак! Напечатайте заранее бейджи большим тиражом (так вам выйдет дешевле) и не указывайте на них дату и локацию. Тогда вы сможете их использовать на все такие события ;)
Если у вас открытое событие, которые предполагает участие партнеров и спонсоров, добавьте на него маленькие логотипы тех компаний, которые поддержали ваш ивент. Соответственно вы можете добавить это как отдельную опцию в спонсорский пакет – “размещение логотипа на бейдже”.
Примерно посредине бейджа должен размещаться стикер с данными вашего гостя. Оставьте там достаточное количество места, без важного текста и логотипов, чтоб потом их не пришлось заклеивать.
На обратной стороне бейджа вы можете разместить QR-код с программой или саму программу, если она состоит всего из нескольких пунктов. Это позволит вам сэкономить на печати отдельных буклетов и, в случае использовании QR кода на страницу с программой - избежать ситуациями с изменениями в тайминге, докладчиках и пр.
Иногда организаторы добавляют QR-коды на чатбот, на мобильные приложения, на свой сайт или ещё какие-то, на их взгляд, полезные вещи. Независимо от того один у вас QR-код на программу или их несколько, на разные источники, обязательно подпишите что это за код. Так людям будет проще понять, что его можно и нужно сканировать.
Естественно бейдж это карточка, которую участник должен как то закрепить на себе, чтобы ее было видно для других гостей, для представителей организатора и охраны. И вместе с ним всегда выдается шнурок. Который в свою очередь, может служить дополнительным инструментом рекламы, если вы напечатаете на нем логотипы спонсора или партнера
Чтобы бейдж не переворачивался и всегда был лицевой стороной к другим гостям идеально использовать шнурок с двумя карабинами.
Если у вас шнурок с одним карабином, то будьте готовы к тому, что бейдж будет постоянно переворачиваться тыльной стороной и не видно будет данных гостя – владельца этого бейджа. Можно клеить именной стикер на 2 стороны.
Шнурок на клипсе будет проворачиваться меньше, но все равно такой риск присутствует. И высечка на бейдже при этом будет другой формы.
Можно делать бейдж вообще без шнурка, только с клипсой, но такой вариант будет комфортным не для всех гостей. На пиджак или карман он одевается хорошо, а вот на свитер, блузку или платье будет выглядеть не очень. Это закончится тем, что бейдж у людей все время будет в кармане или в сумке.
Вариант не делать бейдж совсем, а выдавать только стикеры с данными участника тоже не самый хороший. Потому что если ваш ивент длится весь день, то половина людей этот стикер потеряет, а то и не по 1 разу! Не всем комфортно клеить его на одежду, не ко всем типам ткани он прилипнет. А если человек прилепит стикер на телефон или сумку: во-первых, сам стикер будет пачкаться, а во-вторых, не факт что он сразу отстанет от девайса без следов (((
Бейджи с ламинации всегда прочнее и выглядят дороже. Они толще, не мнутся, не рвутся, не выгибаются в разные стороны. Если у вас ивент, который длится весь день, или вообще несколько дней подряд, то обязательно делайте бейджи с ламинацией. Если у вас небольшой ивент, который продлится всего несколько часов и нет задачи делать дорого богато, можете использовать обычный картон без ламинации.
Ламинация может быть глянцевой или матовой. Глянцевая ламинация лучше передает цвета вашего макета, но на матовой не так видно следы отпечатков в пальцев и бутербродов, и бейдж не будет давать блики на фото и видео.
Края бейджа лучше всего делать закругленными, особенно если это бейдж с ламинацией. Потому что острыми краями можно испортить одежду гостям.
А вот вид высечки под шнурок будет зависеть от того, какой шнурок вы используете. Под карабин обычно она круглая, под клипсу – овальная. Если у вас шнурок на два карабина, то будет две круглых дырочки по бокам, поэтому учитывайте такой момент при прорисовке макета, чтобы потом не оказалось, что эти дырочки вырежут прямо посреди названия вашего события. Всегда оставляйте отступ сверху.
НИКОГДА не делайте рамки под стикер!!! Даже если вы с командой решили, что так хостес удобней будет клеить ведь сразу видно куда.
Нет - не удобно! Ваша рамка будет только мешать. Как бы вы не старались раздавать инструкции, но когда идет большой поток людей ваши хостес будут клеить их как получится и любой перекос от этой рамки даже на 1-2 мм будет очень сильно бросаться в глаза. Без рамок это будет незаметно.
Стикер всегда однотонный, его и так видно. И если у вас бейдж синий, красный, черный или любой другой, а стикер белый - то он сам по себе уже рамка.
Поэтому делайте на бейдже сплошную заливку вашим фирменным стилем и цветом, оставив там просто пустое место без важной информации. поверьте ваш цветной фон вокруг стикера будет куда лучше смотреться чем сплошная белая полоса на бейдже, или еще хуже - криво приклеенный стикер.
Регистрируйтесь в RegToEVENT прямо сейчас, создайте свое событие, а мы поможем вам провести чекин гостей быстро, просто и технологично!
Заказать