Кошторис події і чеклист

Плануйте свої витрати завчасно, щоб уникнути прикрих розривів бюджету після проведення події

Кошторис – це документ, який відображає прогнозовані витрати на реалізацію якогось проекту. Він містить детальний перелік всіх запланованих витрат та доходів, допомагаючи контролювати фінансові ресурси та забезпечувати їх ефективне використання.

Кошторис події включає всі можливі витрати, пов'язані з підготовкою та проведенням події, такі як оренда приміщення, технічне забезпечення, харчування, реклама та інші. Складання кошторису події дозволяє організаторам чітко розуміти необхідні фінансові ресурси, ефективно розподіляти бюджет та встановлювати вартість квитків для учасників, щоб покрити всі витрати і забезпечити успішне проведення заходу.

Чому важливо планувати подію завчасно

Планування події завчасно є ключем до її успіху. Це дозволяє:

Забезпечити фінансову стабільність

Завчасне планування допомагає уникнути несподіваних витрат і дозволяє краще розподілити бюджет ще на старті.
Забезпечити якість

Ви матимете достатньо часу для пошуку найкращих постачальників та узгодження всіх деталей.
Уникнути стресу

Підготовка в останню хвилину і пошук коштів щоб «закрити дірки» може призвести до стресу і помилок, що може негативно вплинути на проведення події.
Підвищити ефективність

Ви зможете краще організувати команду і розподілити завдання, що забезпечить ефективність роботи.

Як правильно скласти кошторис

Визначіться з категоріями витрат - складіть список усіх можливих витрат, які можуть виникнути під час організації події, для зручності можна їх ділити на категорії (групи). Локація і все що на ній потрібно, кетйеринг, вечірня програма, поліграфія і т.д.

Оцініть витрати кожної категорії - зробіть аналіз ринку, яка орієнтовна вартість всього того, що ви вписали в розділи витрат. Якщо у вас є досвід проведення минулих подій – чудово, якщо ж ні, то зателефонуйте 3-4 підрядникам та уточніть актуальну вартість.

Додайте непередбачені витрати – завжди закладайте в бюджет додатково 10-15% суми, адже вартість товарів і послуг постійно змінюється, до того ж не завжди на старті зрозуміла кількість учасників, можливо ажіотаж буде такий, що вам доведеться швидко дозамовити ще.

Аналізуйте та корегуйте – постійно переглядайте кошторис, одразу вносьте туди потрібні зміни та актуальні ціни, так для вас не стане несподіванкою, що за 3-4 місяці підготовки все здорожчало, або зал вже зайнятий і вам потрібен інший.

Що включає в себе кошторис

Кошторис події має включати кілька основних категорій витрат:

Місце проведення:

Оренда приміщення, додаткові зони локації або території
Обслуговування місця (прибирання, охорона)
Ранні заїзди / пізні виїзди і т.п.

Обладнання та технічне забезпечення:

Аудіо- та відеообладнання
Освітлення
Сцена, декорації

Харчування та напої:

Кава-брейки
Обіди
Напої

Персонал:

Ведучі
Технічний персонал, охорона
Гонорари виступаючих
Волонтери, хостес

Маркетинг та реклама:

Реклама в інтернеті та медіа
Рекламні матеріали (плакати)
Роздаткові та сувенірні матеріали

Адміністративні витрати:

Заробітня плата співробітників
Податки
Страхування і т.ін.

Додаткові витрати:

Транспорт
Послуги кур’єрів

Як розрахувати вартість квитків для учасників

Кожен організатор для успішного проведення події має продати квитки, щоб покрити свої витрати на її підготовку та проведення, або залучити спонсорів.

Для цього слід порахувати загальні витрати та поділити їх на прогнозовану кількість учасників, так ви матимете середню вартість квитка, менше якої ви просто не можете їх продати. Адже інакше ви не тільки нічого не заробите, а ще й в боргах залишитесь.

Від середньої вартості ви можете зробити частину квитків дешевшими - для якогось економ сегменту, а частину навпаки - дорожчими, для ВІП гостей. Не забудьте також додати до вартості квитка комісію за продаж (якщо така є), а також резерв на випадок, якщо кількість учасників буде меншою, ніж очікувалось. Не забувайте що частину квитків ви роздасте безкоштовно для спікерів, представників преси, спонсорів, на розіграші і т.п.