Друк бейджів на локації

Скільки точок реєстрації знадобиться

Є низка моментів, які впливають на швидкість реєстрації одного учасника. Але якщо в них не заглиблюватися, то грубо:

• 1 точка комфортно пропустит 100-130 человек за годину. Хоча насправді основний час іде на привітання, діставання з сумки телефону і пошук квитка, питання де гардероб, де туалет, а сам чекін займає близько 7 секунд.

• 1 точка може пропустити- 200 осіб на годину , але при цьому ваші хостес будуть мотатися як білки в колесі. Або такий сценарій можливий, якщо крім бейджа ви більше нічого не видаєте гостям

• рекорд - 260 осіб на годину. Таку реєстрацію ми проводили на Олімпійському на Олімпійському, але там була людина, яка просила гостей заздалегідь дістати квитки, запрошувала на вільну стійку, щоб усі не стояли в черзі на 1 і той самий стіл, і загалом хостес працювали дуже добре. швидко і професійно.

Крім того, потрібно розуміти, скільки категорій квитків у вас на події. Іноді організатори просять їх розділяти окремо, оскільки на різних столах видають різні роздаткові матеріали. А якщо серед ваших квитків є VIP квитки (якийсь преміум-сегмент, то обов'язково робіть для них окрему стійку навіть якщо цих людей мало! Інакше ви знецінюєте весь сенс віп пакета.

Особливо, якщо у вас на івенті будуть виставкові зони спонсорів - то ті люблять в останній день привести промоутерів і хостес на стенд, які не були заявлені в списку учасників раніше. Якщо ви запрошуєте на подію відомих блогерів і селебріті, ті теж 100% приведуть із собою якихось +1, +2, які знімають їм контент, вигадують, як зірці краще стати, або носять за ними речі.

Зазвичайні хостес, яких ви найняли для реєстрації, не можуть знати хто з ким прийде, хто стоїть за стендом, хто оплатив свій квиток, а хто ні. І вони не можуть приймати рішення про участь нових людей, і додавати їх до вашу базу. Технічно це зроблено спеціально, щоб уникнути ситуацій, коли хостес кличуть своїх друзів на смачні безкоштовні обіди або афтепаті.

Ухвалювати подібні рішення в нестандартних ситуація може тільки організатор або його представник, який знає всі нюанси. Тому окремий стіл ХелП-Деск допомагає вирішити всі подібні питання та покращує якість усього процесу реєстрації.

Габарити стійки реєстрації

У деяких локацій є стаціонарні стійки. І не завжди зона реєстрації дає змогу зробити вашу стійку окремо, доведеться використовувати ту що вже є. Тому обов'язково потрібно знати габарити та фізичну можливість встановлення бажаної кількості точок реєстрації реєстрації. Якщо ви хочете замовити 8 точок реєстрації на вашу кількість гостей, то може виявитися так, що фізично поміщається тільки 5. Але знаючи це заздалегідь можна придумати механіку як прискорити процес.

Іноді ж локації пропонують просто звичайні столи зі скатертинами, яких у них у навальному вигляді вигляді. Такий варіант цілком може бути, і ви завжди зможете доставити більше столів у разі потреби.

Можна привезти свої стійки і встановити їх, якщо місце дозволяє і ви знаєте де і які можете взяти в оренду.

Стаціонарні стійки

Обязательно уточніть розміри стійки, а ще краще самі на локації виміряйте все рулеткою. Так ви точно розумітимете, скільки туди можна поставити обладнання і якого, і скільки людей там взагалі зможе працювати.

Стійки реєстрації в оренду

Тут теж важливо розуміти їхній розмір. Тому що візуально організатор може думати, що на такий стіл стане по 2 комплекти обладнання, а за фактом - тільки 1,5. І навіть якщо зрушувати по 2 столи, то ідеально поміщаються 3 комплекти, а ніяк не 4. Є, звісно, варіант взяти ноутбуки меншого розміру, або ставити принтери зверху, але це ризиковано, адже гість може спертися і принтер впаде.

Звичайні столи для реєстрації

Найчастіше вони є на локації, і найімовірніше вам навіть запропонують скатертини. Але ви можете заздалегідь дізнатися які вони і або зробити свої з брендуванням або просто білі ошатні. Щоб виділити зону реєстрацію.

Висота стійки

Це важливий фактор. Якщо у вас висока дворівнева стійка, там можна не переживати про з'єднувальні кабелі від техніки - їх буде не видно за бортиком. Та й зовсім, немає різниці як ця техніка має вигляд. Хостес зручно буде працювати стоячи, адже комп'ютер буде у них ближче до рівня очей.

Ось приклад гарного рішення стійки, куди поміщається 1 комплект обладнання. За нею зручно може працювати по 2 людини, якщо потрібно прискорити процес видачі бейджів. Вона висока і вся техніка, кабелі, роздаткові матеріали, і навіть особисті речі хостес, не буде видно гостям. Навіть якщо там хаос із бейджів і шнурків - для гостя все завжди має гарний вигляд

Але потрібно враховувати не тільки висоту, а й глибину столів, тому що місця на них може виявитися дуже мало, і ставити навіть ноутбуки просто нікуди

У той час як на звичайних відкритих столах або низьких відкритих стійках, потрібно максимально компактно укладати всі дроти, і можна замовити брендування техніки, щоб все було обклеєно логотипами івенту, і було ошатніше.

За низькими стійками краще щоб хостес працювали сидячи, по-перше їм так буде краще видно базу з реєстраціями, а по-друге, гості не бачитимуть їхні зігнуті спини.

Нестандартні локації

Є локації, де практично немає місця під зону реєстрації, або вона являє собою довгий коридор. К таких локацій потрібно шукати окремий підхід. Наприклад, якщо реєстрація вибудувана в довгу лінію, і підхід до столу з торця, то учасники будуть неусвідомлено шикуватися в одну чергу на перший стіл.

Аналогічна ситуація буде, якщо у вас 2-3 столи рознесені на відстані. У такому разі вам потрібна окрема людина, яка зустрічатиме гостей і запрошуватиме їх пройти на вільну стійку. Тому що іноді буває так, що перші 2 столи в запарі, зате дівчатка на 2х останніх стоять нудьгують.

Ну або на деяких локаціях взагалі можна передбачити варіант сканування на вході і звідти дистанційне відправлення на друк, а поки гість підніметься - там на нього вже чекатиме хостес із готовим роздрукованим бейджем. Це можна реалізувати навіть на різних поверхах, на 1-му зустрічати гостей і сканувати квиток, відправляючи на друк, а на 2му на них чекають уже готові бейджі.