Гугл форма для регистрации на мероприятие

Гугл форма для регистрации на мероприятие часто используется организаторами событий. Если сравнивать ее с другими, «древними» методами, то да – это намного удобней. Ведь некоторые организаторы продолжают это делать, записывая данные участников по телефону, а некоторые пытаются в огромном количестве электронных писем отыскать те, в которых люди просят их зарегистрировать. А это очень долго и неудобно.

Регистрация на мероприятие гугл, позволяет организатору создать опросник с необходимым набором полей. При чем он сам выбирает количество таких полей для регистрации, и какие из них будут обязательными, а какие нет. Ссылку на гугл форму потом размещают на сайте, и в анонсах. Поскольку адрес ссылки на гугл форму для регистрации участников получается очень длинным, его сокращают, чтоб не загромождать тексты анонсов события. Данные с формы, которые заполнил участник, сохраняются в таблице и это гораздо удобней, чем разбирать каракули секретаря, записанные на слух по телефону. Тем более по телефону или по почте много данных сразу не спросишь, а тут участник просто обязан заполнить поля гугл формы для регистрации на событие, иначе его просто не зарегистрируют. Поэтому он сам заполнит и свои корректные ФИО и почту, и телефон, и другие данные.

Но, google регистрация на мероприятие удобна только сбором информации, по сравнению с другими, ручными способами. После того как все данные об участнике попали в таблицу с ними придется работать вручную! И для этого Вам понадобится отдельный человек, который будет мониторить добавление информации в таблице и обрабатывать все потенциальные регистрации на событие. Если мероприятие бесплатное – тут проще – все, кто регистрировался, оставили Вам свои данные и Вы их ждете. Хотя, как показывает опыт, если человек не заплатил ни копейки за билет, то ценность посещения события для него невысокая, и с большой вероятностью он на него пойдет. В случае платного события – google форма регистрирует участников ивента, но никак с ними не взаимодействует. Вам нужно отдельно каждому участнику позвонить или написать, подтвердить получение его данных и отправить ему реквизиты для оплаты. А после этого требовать подтверждения факта оплаты самим участником. Обычно просят прислать скрин подтверждающий оплату, или написать письмо с указанием времени платежа и суммы, или перезвонить. Или же организатор может как-то сам пытаться отследить кто куда и сколько оплатил, а самое интересное - за какого участника. Потому что не всегда плательщик равно участник.

Если смотреть с этой стороны, то google форма для регистрации на событие не позволит Вам упростить процесс регистрации полностью. Ведь она не отправит ему реквизиты на оплату, и не перенаправит сама участника на страницу с оплатой, и не примет с него деньги, и уж тем более не отправит ему билет на мероприятие. Если Вы хотите минимизировать свою участь в этом процессе, чтоб online регистрация участников не занимала все время, потому что процесс организации событий требует полной самоотдачи от организатора и занимает не только все рабочее, но порой даже личное время, то лучше воспользоваться услугами сервиса, который позволит автоматизировать регистрацию участников. Так Вы не только сохраните драгоценное время, но еще и сэкономите затраты на количестве сотрудников, которые раньше обрабатывали все заявки вручную: сортировали регистрации, отправляли реквизиты на оплату, отслеживали оплаты и др.

Пользуясь услугами билетного оператора Вы получаете автоматическую регистрацию участников, прием оплаты за билеты и саму их генерацию, а также дополнительный набор всяких полезных функций, в то время как регистрация на мероприятие google - лишена всего этого набора. Все это убирает присутствие человеческого фактора. Вы не задумываетесь о том, кто и когда зарегистрировался, не думаете о том, чтобы добиться от него оплаты и потом отследить ее. Если человек увидел рекламу события и захотел на него пойти, то он зашел на сайт, зарегистрировался и сразу купил билет. А если у него такой возможности нет, то пока Вы ему позвоните пока отправите письмо с реквизитами, он уже или передумает, или у него появятся другие планы на этот день. Плюс ко всему часто организаторы не задумываются, что данные с таблицы нужно еще где-то хранить и следить за доступом к ним сторонних лиц. А поскольку сервис общедоступный и бесплатный, то сильно надеяться на его защищенность и безопасность не стоит. Если к файлу нужно дать доступ нескольким сотрудникам тут тоже возникает вопрос сохранности данных.

RegToEVENT лучше чем google регистрация на мероприятие, и если бы организаторы реально оценивали затраты на обработку заполненных гугл форм, включали туда зарплату отдельного сотрудника, обеспечение его рабочего места и налоги, то понимали бы, что они вполне соизмеримы, а зачастую даже больше чем комиссия сервиса по регистрации на события.

Помимо основного набора по регистрации, сервис RegToEVENT позволяет делать дополнительные рассылки для участников, гибко настраивать цены билетов, повышение стоимости в зависимости от даты или количества уже проданных. Можно сразу же применять всевозможные скидки по промокодам, или сложные скидки по количеству билетов в одном заказе.

А теперь подумайте, может ли Гугл форма для регистрации на события предоставить такое? Ответ очевиден – нет. Она не может даже сделать заказ на несколько участников сразу, и, если есть желающий купить билеты сразу и себе и коллегам, то он явно не будет заполнять форму, а сразу будет звонить или писать Вам, отвлекая Вашего сотрудника и стараться решить этот вопрос в обход формы. А это время и забота Вас или Ваших коллег, которое они могли бы потратить более продуктивно.

Google регистрация на ивент не поставит автоматически в своей таблице отметку про оплату регистрации участника, Вам придется делать это самому вручную или переносить его в другую таблицу. Таким образом Вам придется вести уже 2 таблицы, и переносить регистрации туда-сюда, в надежде на свою внимательность, чтобы никого не потерять.

Гугл таблица для регистрации участников мероприятия, не сгенерирует и не отправит им билет, а по письму, которое Вы отправили вручную, со стандартным текстом: «Спасибо приходите…» проконтролировать кто в итоге пришел, оплаченный участник или нет, и пришел он один или по одной фамилии проскочило 5 человек - очень сложно. А сверять всех по спискам – это очень долго, и Вы рискуете собрать огромную очередь на входе.

В то время как регистрация участников на мероприятия с помощью RegToEVENT обезопасит от таких проблем. Сервис сразу генерирует билет участнику после регистрации или оплаты (в случае платного события), и в каждом из них есть элементы защиты, которые позволяют отсканировать билет на входе и не дают использовать его повторно.

Кроме того, сервис абсолютно бесплатен для бесплатных событий, но по сравнению с гугл формой он дает гораздо больше функций и имеет намного больше преимуществ.

Оставьте вопрос

Свяжитесь с нами

Печать бейджей на мероприятии

Если Вам надоело проводить регистрацию участников на события вручную и тратить на это часы, дни и недели, на помощь придет сервис регистрации на мероприятия.

После того как билеты проданы и все готово к встрече гостей, актуальным становится вопрос как участников идентифицировать на месте? И тут каждый организатор сам решает, будет он заранее печатать именные бейджи или, все же, печать бейджей на мероприятии более продуктивна и выгодна?

Представьте ситуацию: Вы заранее решили напечатать бейджи, бережно разложили их по алфавиту, перед регистрацией, но тут одновременно на площадку пришло 300 участников, и все стали в длинную очередь. Все они хотят получить бейдж как можно скорее, и очередь не уменьшается, потому что они постоянно подходят и подходят. Буквально через 15-20 минут такой выдачи и поиска бейджа вручную, Ваши хостес перепутают их так - что уже ничего там найти не получится, и чем больше участников, тем больше хаос.

Печать бейджей на событии прямо на площадке – решает вопрос очереди, длительного ожидания и негодования со стороны участников. Каждому участнику при регистрации отправляется билет с QR кодом, который он либо в распечатанном виде, либо в электронном приносят с собой на ивент. Все что нужно представителю организатора - проверить билет по QR коду и сразу же распечатать бейдж и выдать участнику.

Печатать бейджи на мероприятии можно полностью, для этого существуют специальные принтеры. Но это занимает больше времени. Все логично - принтеру нужно залить краской всю заготовку будущего бейджа, а это не быстро.

Более быстрый вариант – напечатать цветные заготовки бейджей заранее, а на самом ивенте добавить туда только данные участника. Ваш сотрудник взял сканер для проверки билетов, отсканировал его и зачекинил участника, и тут же вставил заготовку в принтер, чтобы напечатать только имя, фамилию и/или другие данные, по заранее настроенному шаблону. Скорость печати и выдачи бейджа так намного выше.

Но стоит отметить что плотным бейдж, как в первом, так и во втором варианте не будет! Чисто физически нельзя вставить очень плотный картон в принтер и уже тем более, нельзя использовать для этого ламинированный бейдж. Это будут весьма тонкие заготовки, которых либо надолго не хватит, они могут отрываться от карабина, или понадобится дополнительная защита в виде силиконового кармана.

Если Вы хотите плотные ламинированные бейджи, то лучше для их персонализации использовать специальные стикеры. Они тоже печатаются сразу на месте мероприятия, и скорость выдачи бейджа и регистрация одного участника при этом до 7 секунд.

Проверка билетов по QR коду возможна через RegToEVENT. Организатору не нужно переживать какие билеты его участники получат, поскольку QR код билеты отправляются всем участникам, независимо от того платное событие, бесплатное или это закрытый ивент и у организатора есть просто список участников. Сложная, отдельная программа для сканирования билетов не нужна! Функционал сканирования очень простой, и Ваши хостес смогут им пользоваться с первого раза, а при необходимости персонал сервиса может предоставить весь комплекс услуги «под ключ».

Через RegToEVENT возможна печать стикеров на заранее заготовленный бейдж, возможна печать бейджей на ивенте, все зависит от пожеланий и задач организатора. А время на настройку и подготовку оборудования занимает 20-30 минут, что легко можно сделать утром перед самым началом регистрации на мероприятие.

Читать полностью... Скрыть...