Билетный оператор

 

Билетный оператор обеспечивает регистрацию Ваших участников, продажу Ваших билетов на Ваше же событие, но посредством своих технических возможностей.
У большинства организаторов, тем более новичков, постает вопрос: «Участники, билеты, ивент – все мое, так зачем привлекать стороннего подрядчика?» - и в некотором роде они правы, но все зависит от задач, которые организатору нужно решить перед проведением события. Ведь есть ивенты на 10 человек, и там и правда достаточно листика в клеточку и общения с каждым участником лично для записи и оплаты.
А вот если говорить о событии более крупном, где не обойтись без аренды зала и общения с площадкой, аренды мебели, реквизита, кейтеринга, поиска спикеров и утверждения тем, привлечения спонсоров и партнеров, то все же передать техническую часть по регистрации и продаже билетов лучше на подрядчика.
Эволюция онлайн продажи билетов порождала все больше и больше названий, для по сути одного и того же подрядчика: билетный оператор, билетный сервис, билетная платформа, билетный партнер и тикетинговый сервис и чем больше ты углубляешься во все это, тем больше путаницы возникает. Ведь все они просто добавляли функционал и приходили на смену друг другу. Если искать информацию в интернете, то можно найти статьи, которым всего 2-3 года, где описано что билетный оператор обязательно выкупает Ваши билеты и потом их перепродает через кассу, или билетный сервис не отдаст Вам базу контактов, или нужно разделить квоты по количеству билетов между тикет партнерами. На наш взгляд в нынешних реалиях, все развивается на столько быстро, что все эти грани стерты, и каждый будь то оператор, платформа или просто сервис, абсолютно неважно как Вы его назовете, должен соответствовать Вашим требованиям и задачам своего времени.
Это раньше для покупки билета на концерт или футбол нужно было стоять на морозе в очереди в кассу, и надеяться, что тебе хватит билета в 45 ряду, а сейчас покупки онлайн стали настолько привычным делом, что даже на такие классические события билеты покупают на сайте, а не в кассах залов. Про бизнес ивенты и вовсе не стоит говорить, потому что участник должен зарегистрироваться и купить билет заранее, а не прийти и совать наличные на стойке регистрации в день проведения.
Так как же выбрать подрядчика по продаже билетов.
Билетный сервис в первую очередь создан для организаторов, а не для участников. Он должен быть удобным, простым в настройке и позволить Вам закрыть максимальное количество задач, которые Вы делали вручную и сэкономить время. Это не может быть суперсложная система, где Вам понадобится потратить день-два, а то и неделю пока Вы все настроите.
Вы как организатор сами должны иметь возможность настроить свое событие и контролировать его изменения по ходу. У Вас должен быть постоянный доступ к базе регистраций. Если Вам говорят, что партнер берет на себя продажу билетов и база остается у него, зато Вы получите деньги от продажи и уже готовых участников на площадке – подумайте стоит ли работать с таким партнером?..
Если Вы хотите попробовать продавать билеты на разных платформах, у Вас должна быть такая возможность. Не советуем выбирать тикетинговый сервис, который принудительно (или между строк) подписывает с организаторами договора на длительное сотрудничество на 1-2-3 года, и тот вынужден работать только с одним сервисом, вплоть до штрафных санкций при расторжении договора. Или прописывает пункт, о том, что организатор не имеет права параллельно работать еще с кем-то.
Другой вопрос как Вы собираетесь проверять подлинность билетов участников, которые были куплены на разных платформах? Все они будут иметь свой внешний вид, у всех может быть какое-то свое приложение для сканирования, Вы должны сразу учитывать количество продаж по всем платформам одновременно, и еще множество всяких нюансов, о которых можете даже не догадываться на старте.
Как вариант: спросите у подрядчиков, у кого есть возможность слить все базы в одну, чтобы при проверке подлинности билетов не было казусов на входе, и Вы могли делать это из какого-то одного приложения даже если билеты разные, а не посылать людей из очереди в очередь.
Сервис для онлайн регистрации участников, может продавать не только билеты, но и какие-то дополнительные опции по типу мастер-классов, курсов, участия в вечеринках и церемониях после события. Вы не должны делать это отдельно вручную и тратить свое время. Если участники будут сразу видеть, что они могут это докупить, то и конверсия продажи таких доп. услуг будет гораздо выше.
Промокоды и скидки – это тоже общепринятая практика. Но часто организаторы придумывают сложные, на их взгляд, ситуации, когда скидка зависит от количества приобретенных билетов или их типа. В современных сервисах это тоже можно сразу настроить и не думать, что Вам сейчас позвонят попросят 20-50 билетов и Вы должны вручную посчитать сумму и как-то потом зарегистрировать, и выдать билеты этим людям.
Обратите внимание на возможности билетного сервиса делать рассылки участникам. Да, это не те рассылки, о которых сразу все думают, на базу всех жителей города, а возможность системы автоматически сортировать базу регистраций и отправлять сообщения участникам по настроенному Вами сценарию. Например, напоминать всем, кто не оплатил заказ в течении 3-х дней, что их регистрация сохранена и ждет оплаты, или наоборот отправить напоминание всем оплаченным заказам, что событие уже завтра.
Билетная платформа может не только продавать билеты, но и помогать Вам в аналитике трафика. Если Вы осознанно подходите к запуску рекламы на свое событие, то должны понимать, что сколько кодов аналитики на сайт не ставь – регистрация будет происходить на поддоменах тикет платформы. И там Ваших кодов нет. Поэтому сервис, с которым Вы работаете должен решать этот вопрос путем «переноса» Ваших кодов на свои формы регистрации, чтобы у Ваших маркетологов была цельная картина не только посещений сайта, но еще и нужных Вам действий: регистрации и покупки.
Резкий скачок популярности онлайн событий требует от билетных сервисов двигаться в ногу со временем. Так что при выборе подрядчика по продажам, присмотритесь, кто готов предоставить Вам еще и кабинеты для просмотра онлайн трансляций, защищены ли эти трансляции от копирования, возможен ли доступ к статичным файлам, которые Вы можете размещать для участников (электронные книги, презентации, видеозаписи).
Сервис продажи билетов должен быть удобным для участника. Если при регистрации и покупке у него возникнут проблемы, он просто закроет сайт и может уже вообще не вернется к оформлению заказа. Участник должен получить свой билет любым способом: сразу скачать на сайте, получить в письме или в СМС, скачать его в личном кабинете и т.д. Словом, чем больше у него возможностей, тем меньше он будет доставать Вас отвлекая своими вопросами: «Где мой билет?». Еще лучше, когда участники в кабинетах могут сами себе делать замену билета на билеты других типов с доплатами или покупать дополнительные услуги, предложенные организатором.
Поинтересуйтесь поможет ли Вам билетный оператор провести регистрацию участников на площадке в день события? Возможно самого приложения для сканирования билетов Вам будет недостаточно. На масштабных ивентах нужно выдать участникам бейджи, раздаточные материалы, следить за входом в «закрытые» зоны, или зоны, которые участник может посетить всего 1 раз за весь ивент. Идеальный вариант – это регистрация участников «под ключ», когда подрядчик не просто провел Вам предварительную регистрацию на сайте и принял оплаты за билеты, но и может технически все организовать оффлайн.
Вопрос сохранности данных. Да, он всегда стоит очень остро, тем более если это ивент где будут присутствовать менеджеры высшего звена, руководители компаний, представители гос.органов и т.п.. Но подумайте сами – билетный оператор не может сгенерировать билет для несуществующего человека и отправить его в никуда. Тем более при регистрации участников на площадке в день ивента станет вопрос, что нужно зачекинить этого человека и выдать ему бейдж и все что полагается. А как его найти, если его данных в базе нет? Да, тут остается полагаться на доверие и добросовестность подрядчика. Но Вы не живете в вакууме, Вы можете почитать отзывы спросить коллег у кого был опыт работы с этим подрядчиком проговорить с ним устно все эти моменты и свои опасения, и посмотреть указано ли на этот счет, хоть что-либо в Вашем договоре сотрудничества. Адекватный подрядчик всегда будет заинтересован в долгосрочном сотрудничестве, а не разовой продаже чужих контактов.
Стоимость услуг и порядок вывода средств – это еще один немаловажный фактор по которому стоит выбирать билетный сервис. Тут самый верный способ – идти и читать отзывы и спрашивать у коллег! Не всегда низкая цена – это подозрительно и плохо, или высокая – хорошо. Вопрос в том, что Вы получаете за эту цену и вернут ли Вам деньги от продажи Ваших билетов в оговоренные сроки.  
Многие организаторы считают, что билетный сервис должен обеспечить продвижение события или размещение его в каталогах и афишах. А возможно и сами сервисы пытаются именно этим склонить на свою сторону, убеждая организатора как много людей заходит ежедневно в их афишу и что именно с нее тот продаст все билеты. Но подумайте сами: много продаж принесет Вам размещение в афише, на которой висит еще десяток подобных ивентов? Или много понимает суть и главный посыл Вашего ивента платформа или знает портрет Вашей аудитории? Скорее всего Вы догадываетесь какой ответ. У посетителя афиши на столько рассеяно внимание, что выбор в пользу Вашего ивента будет ровно 1:10. Да, безусловно, это добавит узнаваемости, но не гарантирует продажи. А реклама… На заборах скорее разместят концерт Мадонны, нежели анонс Вашей конференции. Онлайн реклама без доступа к Вашим кабинетам аналитики, который Вы скорее всего не дадите подрядчику, тоже не сильно эффективна. А крутить баннер просто так на всех – это как из пушки по воробьям.
Если Вы четко понимаете, что хотите от подрядчика, а не просто абы как продать билеты, то Вам стоит выбирать не коробочный сервис, а ту платформу, которая развивается и постоянно добавляет новый функционал, которая позволит гибко менять настройки в зависимости от типа Вашего события или пожеланий.
Давайте подытожим преимущества хорошего билетного оператора:

  • Регистрация участников, прием оплат
  • Отправка билетов с уникальными элементами защиты
  • Доступ у организатора к базе регистраций и всем настройкам 24/7
  • Удобство настройки кабинета организатором
  • Простота интеграции с сайтом, своими CRM системами и пр.
  • Возможность настраивать разные типы билетов и продажи дополнительных услуг
  • Аналитика трафика
  • Рассылки по статусам заказов или категориям билетов без ручной сортировки списков
  • Промокоды и гибкая система скидок для участников
  • Лендинг для продажи билетов, если у Вас нет своего сайта
  • Возможность размещения онлайн трансляций тут же на платформе
  • Удобство покупки и регистрации для участника
  • Возможность апгрейда билета участником в своем кабинете
  • Стоимость и график выплат
  • Условия расторжения договора или параллельная работа с другими подрядчиками
  • Check-in участников в день ивента
  • Статистика перемещения участников по площадке и контроль тех.персонала
  • Отзывы и еще раз отзывы…

 

 

Оставьте вопрос

Свяжитесь с нами

Печать бейджей на мероприятии

Если Вам надоело проводить регистрацию участников на события вручную и тратить на это часы, дни и недели, на помощь придет сервис регистрации на мероприятия.

После того как билеты проданы и все готово к встрече гостей, актуальным становится вопрос как участников идентифицировать на месте? И тут каждый организатор сам решает, будет он заранее печатать именные бейджи или, все же, печать бейджей на мероприятии более продуктивна и выгодна?

Представьте ситуацию: Вы заранее решили напечатать бейджи, бережно разложили их по алфавиту, перед регистрацией, но тут одновременно на площадку пришло 300 участников, и все стали в длинную очередь. Все они хотят получить бейдж как можно скорее, и очередь не уменьшается, потому что они постоянно подходят и подходят. Буквально через 15-20 минут такой выдачи и поиска бейджа вручную, Ваши хостес перепутают их так - что уже ничего там найти не получится, и чем больше участников, тем больше хаос.

Печать бейджей на событии прямо на площадке – решает вопрос очереди, длительного ожидания и негодования со стороны участников. Каждому участнику при регистрации отправляется билет с QR кодом, который он либо в распечатанном виде, либо в электронном приносят с собой на ивент. Все что нужно представителю организатора - проверить билет по QR коду и сразу же распечатать бейдж и выдать участнику.

Печатать бейджи на мероприятии можно полностью, для этого существуют специальные принтеры. Но это занимает больше времени. Все логично - принтеру нужно залить краской всю заготовку будущего бейджа, а это не быстро.

Более быстрый вариант – напечатать цветные заготовки бейджей заранее, а на самом ивенте добавить туда только данные участника. Ваш сотрудник взял сканер для проверки билетов, отсканировал его и зачекинил участника, и тут же вставил заготовку в принтер, чтобы напечатать только имя, фамилию и/или другие данные, по заранее настроенному шаблону. Скорость печати и выдачи бейджа так намного выше.

Но стоит отметить что плотным бейдж, как в первом, так и во втором варианте не будет! Чисто физически нельзя вставить очень плотный картон в принтер и уже тем более, нельзя использовать для этого ламинированный бейдж. Это будут весьма тонкие заготовки, которых либо надолго не хватит, они могут отрываться от карабина, или понадобится дополнительная защита в виде силиконового кармана.

Если Вы хотите плотные ламинированные бейджи, то лучше для их персонализации использовать специальные стикеры. Они тоже печатаются сразу на месте мероприятия, и скорость выдачи бейджа и регистрация одного участника при этом до 7 секунд.

Проверка билетов по QR коду возможна через RegToEVENT. Организатору не нужно переживать какие билеты его участники получат, поскольку QR код билеты отправляются всем участникам, независимо от того платное событие, бесплатное или это закрытый ивент и у организатора есть просто список участников. Сложная, отдельная программа для сканирования билетов не нужна! Функционал сканирования очень простой, и Ваши хостес смогут им пользоваться с первого раза, а при необходимости персонал сервиса может предоставить весь комплекс услуги «под ключ».

Через RegToEVENT возможна печать стикеров на заранее заготовленный бейдж, возможна печать бейджей на ивенте, все зависит от пожеланий и задач организатора. А время на настройку и подготовку оборудования занимает 20-30 минут, что легко можно сделать утром перед самым началом регистрации на мероприятие.

Читать полностью... Скрыть...