Check-in автоматизована система пропуску гостей

Мінімальне замовлення – 2 точки реєстрації (3 – якщо мова йде про виїзд в інші міста) Але все залежить від того, як була реалізована попередня реєстрація учасників, з якою інтенсивністю вони будуть приходити, обмеження місця на локації тощо. Якщо ви надсилали своїм гостям квитки після реєстрації (покупки) і на локацію вони прийдуть з квитками – то реєстрація одного гостя займає до 10 секунд.

За рахунок чого зростає час реєстрації одного гостя? Якщо ви видаєте гостям роздаткові матеріали, клеїте браслет, потрібно видати гостю навушники для перекладу або пульт для голосування і записати його номер, щоб потім знайти, хто не здав обладнання – додайте ще плюс якийсь час на всі такі, здавалося б, звичні дрібниці.

Гості без квитків Якщо ви не надсилали гостям квитки і у нас є тільки список гостей, а пошук відбувається вручну – це може зайняти від декількох секунд до хвилини. Все залежить від того, наскільки голосно і чітко гість вимовив своє ПІБ, від шуму в залі – чи почули його хостеси, ну і наскільки хитромудре це прізвище )))

Розташування локації та звички аудиторії Важливим фактором є розташування локації та спосіб доїзду гостей. Якщо локація знаходиться у зручному місці, куди легко дістатися на авто та громадському транспорті, гості будуть приходити рівномірними напливами. Якщо локація далеко або незручна транспортна розв'язка - гості будуть приходити невеликими "порціями", поки доїдуть. А якщо ви організували централізоване підвезення гостей автобусами - само собою наплив буде великим, але не тривалим протягом дня. Плюс, якщо у вас регулярна подія, то ви вже знаєте особливості своєї аудиторії. Є івенти, де гості стоять і чекають на реєстрацію з 7 ранку, є події, де всі приходять під час перерв – пообідати ))), а є івенти, де половина гостей прийде ввечері – на банкетну частину.

З огляду на всі ці факти можна усереднити, що – 1 точка реєстрації може пропустити від 100 до 250 осіб за годину, залежно від ваших умов.

Всі попередні роботи з налаштування ПЗ та обладнання ми робимо заздалегідь і привозимо до вас на локацію вже повністю готові комплекти, які потрібно лише увімкнути. Тому ми самостійно визначаємо, скільки технічних інженерів приїдуть на локацію, як правило, це залежить від кількості точок реєстрації та умов монтажу. Це може бути 1 людина, може бути 2-3 У той же час, звертаємо вашу увагу, що ми не надаємо своїх співробітників в якості хостес. Або організатор сам займається пошуком людей, які будуть працювати за обладнанням і реєструвати гостей, або ми можемо поділитися контактами помічниць, з якими працювали на інших івентах, після підписання договору

Якщо чесно, ми не знаємо, яка межа у наших серверів ) На практиці максимально заходило 7900 відвідувачів за один день. Але програмно і технічно у нас немає жодних перешкод, щоб запустити стадіон на 80 000 осіб.

Тому якщо у вас «масштабна подія на 500 відвідувачів», можете не хвилюватися — це звичайний стандартний івент, а за деякими мірками навіть маленький )))

Так, потрібен, для швидкої, коректної та максимально синхронної роботи.

Але можна і без нього. (ВАЖЛИВО це знати заздалегідь)

Наша система працює і офлайн, забезпечуючи безперебійну реєстрацію навіть при відключенні інтернету. Дані автоматично синхронізуються після підключення до мережі, так що ви не пропустите жодного учасника. Є моменти, які знижують універсальність і безпеку при відсутності з'єднання, але тут вам потрібно самим прийняти рішення – роздобути інтернет, або специфіка події дозволяє допускати паузи в синхронізації.

Ми самостійно визначаємо час, який нам знадобиться на монтаж. Він може залежати від особливостей локації, але більше від кількості обладнання. За нашими внутрішніми правилами: обладнання має бути готове, а хостеси проінструктовані за півгодини до початку реєстрації. Ми не приїдемо з вечора або за день-два до івенту, щоб замовнику «було спокійніше» ! Підключити обладнання до розетки — це не ті процеси, які можуть піти не за планом. Якщо, звичайно, вона у вас є ))) Якщо клієнту дуже-дуже потрібно і він хоче подивитися, що наше обладнання і ми в цілому реальні — він може замовити і оплатити додатковий слот часу чекіну за день до івенту.

Так, можна. Ми пропонуємо послугу налаштування нашого програмного забезпечення, і тоді ви можете використовувати своє обладнання. Але зверніть увагу, що при цьому ми не несемо відповідальності за фізичну справність і працездатність вашого обладнання! Ця послуга може бути надана дистанційно без виїзду на локацію замовника.

Ми вміємо сканувати майже будь-які квитки різних сервісів і самописних модулів для різних CMS. Принаймні поки що не зустрічали тих, які не змогли ))) Все, що нам буде потрібно від вас – вивантаження вашої бази учасників з даними, які зашиті в QR або Bar кодах квитків, які отримали ваші учасники, і з якими вони прийдуть на локацію. Після цього ми зможемо зробити імпорт вашої бази в нашу систему, щоб під час чекіну наша система сприймала сторонні квитки як «свої».

Всі ми живі люди і повинні бути готові до форс-мажорних обставин. Не помиляється лише той, хто нічого не робить. Але ми завжди готуємося до івентів серйозно і, по можливості, беремо з собою запасне обладнання та витратні матеріали. А всі позаштатні ситуації готові вирішити в найкоротші терміни. Але якщо простій стійки реєстрації залежить не від нас: на локації зникло світло, а ви не попереджали і не замовляли у нас ДБЖ, на локації немає інтернету, нас ніхто не попередив про його відсутність або нестабільну роботу, то ми не можемо відповідати за ситуації і факапи, які сталися не з нашої вини. Але подумаємо і, можливо, навіть придумаємо варіанти вирішення, нехай навіть не найідеальніші, але хоч якісь можливі в ситуації, що склалася. І так – ми НЕ приїжджаємо на локацію в стані алкогольного або наркотичного сп'яніння.

Режим кіоску – сучасно, технологічно, компактно, красиво Це ваш незамінний помічник для реєстрації, якщо у вас обмежене місце під зону реєстрації, або ваша аудиторія інтроверти і не люблять штовхатися в черзі і відповідати на питання хостес, або немає можливості найняти багато персоналу на реєстрацію, або ми фізично не можемо приїхати в цей день на вашу подію, тому що вже є інші замовлення. Ви отримуєте готовий компактний набір для сканування і друку, і все, що вам потрібно, це включити його в розетку і підключити інтернет. Гості самостійно сканують свій квиток, а стікер з даними, при успішному чекіні, роздруковується автоматично. Комплект повністю налаштовується під ваші завдання, підтримує брендинг і навіть пропонує різні теми оформлення для різних типів відвідувачів.

Ще б пак! Наша система чекіну, в режимі реального часу, дозволяє вам стежити за реєстраціями, не виходячи зі свого центру управління. Ви можете спостерігати за цим навіть зі свого смартфона, вирішуючи інші питання на локації. Повна статистика кількості входів, скільки ще не зареєструвалося, скільки прийшло/не прийшло за конкретним типом квитка. Графік і статистика напливу людей за часом та ін.

Так, але ви заздалегідь повинні розуміти, як це краще влаштувати для вашого сценарію. Обліковий запис хостес не передбачає додавання нових людей. Тому що події бувають різні і хостес, які ходять по різних івентах і заводять там різні знайомства, можуть з доброти душевної додати в базу когось зі своїх знайомих. А ви, як організатор, не хочете бачити цю людину серед гостей, або подія взагалі платна, тому потрапити можна тільки після покупки квитка. Тому додавати нові реєстрації можна тільки з облікового запису організатора або співорганізатора! Якщо стоїть завдання додавати швидше – ідеальний варіант заздалегідь згенерувати QR-код, який веде на форму реєстрації. Тоді гості зможуть на стійці відсканувати код і заповнити свої дані. А далі вже залежно від того, чи це безкоштовний івент і дозволили його додати, чи це платний івент і він повинен оплатити – можна буде йому роздрукувати бейдж.

Так, можна. Часто буває так, що навіть дорослі дядьки і тітки роблять помилки в написанні назв своїх компаній і посад і навіть ПІБ ((( Але при чекіні, хостес легко можуть це виправити. Навіть якщо сталося так, що компанія купувала квитки для співробітників, а в день івенту відправили іншого, то замінити його дані, щоб Коля не ходив з бейджем з ім'ям Катя – легко і просто.

Звичайно! Наша система дозволяє збирати необхідні вам додаткові дані на місці, в найпотрібніший момент. Будь то актуальні дієтичні уподобання або номер навушників для синхронного перекладу, все це хостес можуть записувати в картку гостя. А ви потім проаналізуєте отримані дані.

Розрахунок кожного випадку індивідуальний.

Він може залежати від розмірів холу або проходу на локацію. Наявність інтернету та його швидкості. Важливо розуміти, протягом якого часу прийдуть всі гості. Чи будуть у них квитки для швидкого сканування, чи це пошук вручну. Чи є гості іноземцями чи ні. Окремі категорії квитків реєструються окремо або всі разом, що видавати учасникам при чекіні і чи потрібно це фіксувати тощо. Скільки волонтерів у вас доступно, якщо ставити по 2 людини на стійку реєстрації – процес йде в 1,5 – 2 рази швидше. І ще багато дрібних нюансів

Але для розуміння комфортно одна точка це 150 осіб за годину. З невеликою чергою до 200 ч/год, якщо хостес мало, видавати всього багато і люди без квитків – орієнтуйтеся на 100 ч/год. Наш рекорд був 267 ч/год – але це просто віртуозна робота, ще й з урахуванням запису номера пульта для голосування )))

1 – швидкий інтернет (ідеально, якщо це окрема мережа Wi-Fi або дротовий інтернет для зони реєстрації)

2 – ставите по 2 хостес на точку. Одна сканує квиток і запускає друк, друга готує бейдж і клеїть на нього стікер. Перша в цей момент може діставати сумку з роздатковими матеріалами або сканувати квиток наступного гостя

У нас були випадки, коли вранці клієнт замовляв чекін на вечірній івент того ж дня. Але це завжди лотерея – чи є у нас вільна ємність обладнання та людей під вас. Оптимально робити замовлення за 2-3 місяці, щоб зафіксувати вартість без надбавок і дату за своїм івентом. А за пару тижнів до івенту коригувати його при необхідності. Для термінових замовлень у нас є націнка – детальніше дивіться в розділі Тарифи.

Тільки ті, хто не любить клієнтів, або сервіси, зроблені на коліні, можуть просити про таку безрозсудність! Коли у людей змінюються плани і вони не знають, що буде завтра, вони можуть відкладати покупку квитка на ваш івент до останнього. І нерідко купують квиток вже на стійці реєстрації. У нас є всі сучасні інструменти, щоб забезпечити цей процес. А проводити імпорт нових списків (про які часто забуває організатор) можна навіть в процесі реєстрації.

Звичайно ж, всім знайома історія - івенти в конференц-залі. Ви можете замовити нас в будь-який зал Києва/України (крім тимчасово окупованих територій) і великих міст Шенгенської зони, який ви вибрали для проведення заходу.

Але в той же час, ми маємо досвід роботи: на дахах, в парках, в полі і навіть під землею - в метро )))

Вимоги у нас мінімальні: Стіл. Адже не на підлогу ж ставити обладнання. Краще уточніть відразу розмір комплекту ноутбук+принтер, якщо нафантазували тумби або коктейльні столики! Плюс не забудьте про місце для бейджів і роздатки Розетка. Хоча б 1 -220 В, біля зони реєстрації!!! А не в сусідній будівлі через 100 метрів. Інтернет. Може бути Wi-Fi, може бути провідний (роутер ми візьмемо свій)

Якщо у вас немає можливості забезпечити електроживлення 220В або інтернет, і ви повідомляєте про це заздалегідь – ми подумаємо, як можна вирішити це питання, але не гарантуємо.

Якщо ваш чекін на вулиці! ОБОВ'ЯЗКОВО!!! Наявність парасольок або тенту! На яскравому сонці сканер буде бачити тільки відблиски екранів, а не QR-коди в квитках. А всі, хто стоїть за стійкою, отримають сонячний опік і тепловий удар і висунуть претензії щодо неналежних умов праці. Під палюче сонце ми не будемо виставляти техніку, якщо вона ніяк не захищена тінню від ваших навісів.

У холодну пору року принтер не буде працювати на вулиці, тому що друк відбувається за рахунок температури розігріву друкуючої головки, а в мороз це нереально. Під дощем ми теж техніку не поставимо ... Більше ніяких особливих умов немає.