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Presupuesto del evento y lista de verificación

Planifica tus gastos con antelación para evitar molestos desajustes presupuestarios después del evento.

Кошторис

El presupuesto es un documento que refleja los gastos previstos para la realización de un proyecto. Contiene un listado detallado de todos los gastos e ingresos planificados, ayudando a controlar los recursos financieros y garantizar su uso eficiente.

El presupuesto del evento incluye todos los posibles gastos relacionados con la preparación y realización del evento, como alquiler del local, soporte técnico, catering, publicidad y otros. Elaborar un presupuesto permite a los organizadores entender claramente los recursos financieros necesarios, distribuir el presupuesto de manera efectiva y establecer el precio de las entradas para los participantes, para cubrir todos los gastos y asegurar el éxito del evento.

Por qué es importante planificar el evento con anticipación

Planificación del evento

Planificar el evento con anticipación es clave para su éxito. Esto permite:

  • Garantizar estabilidad financiera

    La planificación anticipada ayuda a evitar gastos inesperados y permite distribuir mejor el presupuesto desde el inicio.

  • Garantizar calidad

    Tendrás suficiente tiempo para buscar los mejores proveedores y coordinar todos los detalles.

  • Evitar estrés

    Prepararse a última hora y buscar fondos para “cerrar huecos” puede causar estrés y errores que afectan negativamente el evento.

  • Aumentar la eficiencia

    Podrás organizar mejor al equipo y distribuir las tareas, asegurando un trabajo efectivo.

Cómo elaborar correctamente un presupuesto

Categorías de gastos

Defina las categorías de gastos – haga una lista de todos los posibles gastos que pueden surgir durante la organización del evento, para facilitar la gestión puede dividirlos en categorías (grupos): ubicación y todo lo necesario en ella, catering, programa de la noche, papelería, etc.

Gastos por categoría

Evalúe los costos de cada categoría – analice el mercado para estimar el costo aproximado de todo lo que anotó en las categorías de gastos. Si tiene experiencia en eventos anteriores, perfecto, si no, llame a 3-4 proveedores para consultar los precios actuales.

Gastos imprevistos

Agregue gastos imprevistos – siempre incluya en el presupuesto un 10-15% adicional, ya que los precios de bienes y servicios cambian constantemente, además no siempre se conoce el número exacto de participantes al inicio, y puede haber tanta demanda que tendrá que hacer pedidos adicionales rápidamente.

Dispositivos y sistemas operativos

Analice y ajuste – revise el presupuesto constantemente, actualice los precios y haga los cambios necesarios para evitar sorpresas cuando falten 3-4 meses para el evento o si el lugar ya está ocupado y necesita otro.

Qué incluye el presupuesto

El presupuesto del evento debe incluir varias categorías principales de gastos:

Lugar de realización:

  • Alquiler del local, zonas adicionales o áreas exteriores

  • Mantenimiento del lugar (limpieza, seguridad)

  • Entradas anticipadas / salidas tardías, etc.

Equipamiento y soporte técnico:

  • Equipos de audio y video

  • Iluminación

  • Escenario, decoraciones

Alimentos y bebidas:

  • Pausas para café

  • Almuerzos

  • Bebidas

Personal:

  • Presentadores

  • Personal técnico, seguridad

  • Honorarios de oradores

  • Voluntarios, anfitriones

Marketing y publicidad:

  • Publicidad en internet y medios

  • Materiales publicitarios (carteles)

  • Materiales promocionales y souvenirs

Gastos administrativos:

  • Salarios de empleados

  • Impuestos

  • Seguros, etc.

Gastos adicionales:

  • Transporte

  • Servicios de mensajería

presupuesto

Cómo calcular el precio de las entradas para los participantes

Cada organizador, para llevar a cabo con éxito un evento, debe vender entradas para cubrir los gastos de preparación y realización o atraer patrocinadores.

Para ello, debe sumar todos los gastos y dividirlos por la cantidad estimada de participantes. Así obtendrá un precio promedio por entrada, por debajo del cual no podrá venderlas, ya que de lo contrario no solo no ganará nada, sino que quedará en deuda.

Puede hacer que algunas entradas sean más baratas para un segmento económico y otras más caras para invitados VIP. No olvide añadir la comisión por venta (si la hay) y una reserva en caso de que el número de participantes sea menor al esperado. Recuerde que también entregará algunas entradas gratis a ponentes, prensa, patrocinadores, sorteos, etc.

Presupuesto del evento y checklist para eventos de negocios

Para facilitarle la comprensión de qué es un presupuesto de evento y cómo elaborarlo, puede usar nuestro ejemplo y adaptarlo a sus necesidades.

También puede acceder a la lista de verificación interactiva para eventos de negocios y marcar paso a paso lo que ya está hecho, lo que queda por hacer en la preparación, durante el evento y después, para no olvidar nada.

Descargar presupuesto Ir al checklist

Planificar el evento con anticipación y elaborar un presupuesto detallado ayudará a organizar un evento exitoso y garantizar estabilidad financiera.