inforegtoevent@gmail.com
Telegram z żywym pracownikiem
Zaloguj się jako klient
Logowanie dla organizatora

Budżet wydarzenia i lista kontrolna

Planuj swoje wydatki z wyprzedzeniem, aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek w budżecie po zakończeniu wydarzenia.

Кошторис

Budżet to dokument, który przedstawia przewidywane wydatki związane z realizacją projektu. Zawiera szczegółową listę wszystkich zaplanowanych kosztów i przychodów, pomagając kontrolować zasoby finansowe oraz zapewniając ich efektywne wykorzystanie.

Budżet wydarzenia obejmuje wszystkie możliwe wydatki związane z przygotowaniem i realizacją eventu, takie jak wynajem pomieszczenia, zaplecze techniczne, catering, reklama i inne. Sporządzenie budżetu pozwala organizatorom jasno określić potrzebne środki finansowe, efektywnie rozdzielić budżet oraz ustalić cenę biletów dla uczestników, aby pokryć wszystkie koszty i zapewnić sukces wydarzenia.

Dlaczego warto planować wydarzenie z wyprzedzeniem

Planowanie wydarzenia

Planowanie wydarzenia z wyprzedzeniem jest kluczem do jego sukcesu. Pozwala ono:

  • Zapewnić stabilność finansową

    Planowanie z wyprzedzeniem pomaga uniknąć niespodziewanych wydatków i pozwala lepiej rozdzielić budżet już na starcie.

  • Zapewnić jakość

    Będziesz mieć wystarczająco dużo czasu, aby znaleźć najlepszych dostawców i uzgodnić wszystkie szczegóły.

  • Uniknąć stresu

    Przygotowania na ostatnią chwilę i szukanie środków na „załatanie dziur” może prowadzić do stresu i błędów, co negatywnie wpłynie na przebieg wydarzenia.

  • Zwiększyć efektywność

    Będziesz mógł lepiej zorganizować zespół i podzielić zadania, co zapewni efektywność pracy.

Jak prawidłowo sporządzić budżet

Kategorie wydatków

Określ kategorie wydatków - sporządź listę wszystkich możliwych kosztów, które mogą pojawić się podczas organizacji wydarzenia. Dla wygody możesz je podzielić na kategorie (grupy). Lokalizacja i wszystko, co jest potrzebne na miejscu, catering, program wieczorny, poligrafia itd.

Koszty każdej kategorii

Oceń koszty każdej kategorii - przeprowadź analizę rynku, aby oszacować orientacyjny koszt wszystkiego, co wpisałeś w sekcje wydatków. Jeśli masz doświadczenie z poprzednich wydarzeń – świetnie, jeśli nie, zadzwoń do 3-4 dostawców i zapytaj o aktualne ceny.

Nieprzewidziane wydatki

Dodaj nieprzewidziane wydatki - zawsze zaplanuj w budżecie dodatkowe 10-15% sumy, ponieważ ceny towarów i usług stale się zmieniają. Ponadto na początku nie zawsze wiadomo, ile będzie uczestników – może być taki popyt, że będziesz musiał szybko zamówić więcej.

Urządzenia i systemy operacyjne

Analizuj i koryguj - regularnie przeglądaj budżet, od razu wprowadzaj potrzebne zmiany i aktualne ceny, aby nie było dla Ciebie zaskoczeniem, że na 3-4 miesiące przed wydarzeniem wszystko podrożało lub sala jest już zajęta i potrzebujesz innej.

Co obejmuje budżet

Budżet wydarzenia powinien zawierać kilka głównych kategorii wydatków:

Miejsce wydarzenia:

  • Wynajem pomieszczeń, dodatkowe strefy lub teren

  • Obsługa miejsca (sprzątanie, ochrona)

  • Wczesne zameldowanie/późne wymeldowanie itp.

Sprzęt i zapewnienie techniczne:

  • Sprzęt audio i wideo

  • Oświetlenie

  • Scena, dekoracje

Wyżywienie i napoje:

  • Przerwy kawowe

  • Obiady

  • Napoje

Personel:

  • Prowadzący

  • Personel techniczny, ochrona

  • Honoraria prelegentów

  • Wolontariusze, hostessa

Marketing i reklama:

  • Reklama w internecie i mediach

  • Materiały reklamowe (plakaty)

  • Materiały promocyjne i upominki

Wydatki administracyjne:

  • Wynagrodzenia pracowników

  • Podatki

  • Ubezpieczenia itp.

Dodatkowe wydatki:

  • Transport

  • Usługi kurierskie

budżet

Jak obliczyć cenę biletów dla uczestników

Każdy organizator, aby z sukcesem przeprowadzić wydarzenie, musi sprzedać bilety, aby pokryć swoje wydatki związane z przygotowaniem i realizacją wydarzenia lub pozyskać sponsorów.

Aby to zrobić, należy zsumować wszystkie wydatki i podzielić je przez przewidywaną liczbę uczestników. W ten sposób otrzymasz średnią cenę biletu, poniżej której nie możesz ich sprzedawać. W przeciwnym razie nie tylko nic nie zarobisz, ale także pozostaniesz na minusie.

Od średniej ceny możesz ustalić część biletów tańszych – dla segmentu ekonomicznego, a część droższych – dla gości VIP. Nie zapomnij też dodać prowizji za sprzedaż (jeśli taka istnieje) oraz rezerwy na wypadek, gdyby liczba uczestników była mniejsza niż oczekiwano. Pamiętaj, że część biletów rozdajesz bezpłatnie dla prelegentów, przedstawicieli mediów, sponsorów, na konkursy itp.

Budżet wydarzenia i checklist biznesowego eventu

Aby łatwiej było Ci zrozumieć, czym jest budżet wydarzenia i jak go sporządzać, możesz skorzystać z naszego przykładu, edytując go pod swoje potrzeby.

Możesz także przejść do interaktywnej checklisty biznesowego wydarzenia i etapowo zaznaczać, co już zostało wykonane, co trzeba zrobić na etapie przygotowań, podczas samego wydarzenia lub po nim, aby niczego nie zapomnieć.

Pobierz budżet Przejdź do checklisty

Planowanie wydarzenia z wyprzedzeniem i sporządzenie szczegółowego budżetu pomoże zorganizować udane wydarzenie i zapewnić stabilność finansową.