Control del personal técnico durante el check-in en el evento

¿Organizas eventos con una gran cantidad de contratistas?
¿No logras supervisarlo todo durante el montaje o el mismo día del evento?

¡Tenemos la solución!

¿Cuándo es relevante el control del personal?

Para los organizadores de seminarios, desayunos empresariales, talleres u otros eventos pequeños, es más fácil controlar a su equipo y a los contratistas. Pero en eventos grandes, es difícil evitar percances durante el montaje, como contratistas que se llevan equipos ajenos, cargadores hambrientos comiendo bocadillos para los invitados, o extraños que entran a la sala del organizador donde hay objetos personales y valiosos.

Y si se trata de un evento con invitados de alto nivel, la responsabilidad del organizador aumenta: debe controlar quién entra y qué lleva… o se lleva luego :)

¿Te has enfrentado a algo similar?

¿Son realmente empleados del contratista?

No puedes conocer personalmente a todos los representantes. ¿Y si el evento es cerrado y debes garantizar al cliente que cada cargador tiene autorización?
El contratista llegó fuera de su horario

Has definido claramente los horarios de montaje, pero al final hay desorden: o no hay nadie o el lugar está lleno. Avisa al contratista que solo podrá ingresar en su horario asignado para evitar incumplimientos.
El contratista accede a zonas no permitidas

Es común ver personas ajenas en cocinas o áreas restringidas. Si el montaje es en el salón principal y la preparación de alimentos en la cocina, no tiene sentido que los contratistas interfieran en áreas que no les competen.
Desaparece algo valioso y no se sabe quién estuvo

Aunque trabajes con contratistas de confianza, pueden ocurrir incidentes. En caso de pérdida, todos son sospechosos y el organizador es el responsable. Y peor aún, si los daños los asumes tú.
Sin control de la cantidad de personal del contratista

Esperas un número determinado de personas, pero el contratista envía el doble "por si acaso", lo que genera caos y hacinamiento.
Personas ajenas en salas de organizadores y ponentes

Como organizador, tienes espacios con objetos personales y de valor. Y los ponentes tienen zonas para descansar o prepararse. No es ideal que estos espacios sean de libre acceso.

Y esta lista no es todo…

Se puede simplificar la tarea

Para evitar situaciones incómodas, el organizador necesita un sistema de control de acceso del personal técnico.
Este sistema permite saber cuántas personas están autorizadas en el lugar, qué zonas pueden visitar y cuáles no.
Libérate de tener que registrar manualmente a todos y verificar documentos.

El control técnico no solo registra que alguien ingresó, sino también cuándo salió, por qué accesos pasó y qué zonas visitó.

¿Qué ofrecemos?

División de contratistas en grupos

Crea grupos por tipo (catering, decoración, músicos, etc.) con horarios, entradas autorizadas y distintivos de color para el control de acceso.
Formulario para cada empleado

Crea un formulario con datos del trabajador (nombre, apellido, etc.) para que seguridad pueda verificarlo antes de permitir el acceso.
Generación de credenciales para contratistas

Después del formulario, generamos una credencial con nombre, contacto, foto, rol y código QR para escanear y validar su entrada.
Envío de credenciales por correo / impresión

Las credenciales se pueden enviar por email para imprimirlas o mostrarlas en el móvil, o imprimirlas todas para entregarlas al ingresar.
Escaneo de credenciales en la entrada

Se escanea la credencial al ingresar (Check-in). Al salir, se vuelve a escanear (Check-out) y se registra en el sistema.
Control de zonas autorizadas por el organizador

Si el lugar se divide en zonas, también puedes dividir los accesos. Así evitas que contratistas estén donde no deben.
Control de entrada en horarios asignados

Establece franjas horarias para que cada contratista llegue en su momento. Si se necesita al día siguiente, indícalo.
Estadísticas de entradas/salidas con registro de tiempo y acceso

Al escanear, registramos el acceso, la hora y la entrada utilizada. Puedes ver cuánto tiempo estuvo y en qué zonas.