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Registro con moderación de participantes

La revisión de la lista de participantes, con el objetivo de reunir una audiencia realmente relevante, está disponible tanto para eventos gratuitos como para eventos de pago.

La moderación de solicitudes para eventos es el proceso de revisión y aprobación de las inscripciones de los participantes antes de su registro definitivo. Esta función permite a los organizadores tener un mayor control sobre quién participa en sus eventos.

Muy a menudo, los organizadores buscan recopilar la mayor cantidad posible de solicitudes de personas interesadas en asistir, pero al mismo tiempo quieren seleccionar e invitar solo a aquellos participantes que cumplen completamente con sus criterios.

¿Qué es la moderación de solicitudes?

moderación de solicitudes

La moderación de solicitudes incluye los siguientes pasos:

  • 1

    Envío de solicitud

    El participante llena el formulario de registro.

  • 2

    Revisión de la solicitud

    El organizador recibe la solicitud y verifica que cumpla con los criterios.

  • 3

    Aprobación o rechazo

    El organizador decide si acepta o rechaza la inscripción.

  • 4

    Notificación al participante

    El participante recibe una notificación sobre el estado de su solicitud.

  • 5

    Resultado de la moderación

    El participante recibe el boleto o el enlace para pagar el boleto.

La moderación puede ser un requisito para todo el evento o solo para un tipo específico de boleto. Por ejemplo, puede que tengas registro para medios de comunicación, pero como organizador no quieras permitir la entrada a periodistas sensacionalistas que cubrirán el evento de una manera que no deseas.

O tu evento puede estar dirigido exclusivamente a representantes de una industria específica, y tu objetivo es reunir solo a aquellos a quienes realmente les será útil e interesante. Por eso, tu tarea es filtrar a los curiosos que luego dirán que el evento no fue para ellos.

¿Qué beneficios aporta la moderación al organizador?

La moderación de solicitudes ofrece varias ventajas importantes para el organizador:

  • Control de la calidad de la audiencia

    El organizador puede seleccionar solo a los participantes que cumplen con los requisitos del evento.

  • Prevención de acceso no autorizado

    Garantiza protección contra invitados no deseados.

  • Enfoque personalizado

    Permite tratar a cada participante de forma individual, brindándoles información o instrucciones adicionales.

Ventajas de la moderación

¿Para qué eventos está disponible la moderación?

Moderación para eventos gratuitos

En este caso, el resultado de la aprobación para el participante será la generación de un boleto para asistir al evento. Por lo tanto, si el organizador rechaza la solicitud de participación, el participante no recibe ni el boleto ni el acceso al evento.

Moderación para eventos pagados

Si realizas la inscripción con moderación para un evento pagado, tras la moderación exitosa el participante recibirá un enlace para pagar su boleto. Esto ayuda a evitar situaciones desagradables, como recibir el pago y que el sistema genere un boleto con código QR para un participante que luego descubres que es tu competidor, a quien no deseas en tu evento.

Notificación al participante sobre tu decisión

Ventajas de la moderación

El organizador puede optar por no notificar al participante que rechazó su registro, o por el contrario, enviarle un correo informándole que su registro fue rechazado para que no espere el boleto innecesariamente.

Si tus limitaciones son únicamente por la cantidad de plazas disponibles, puedes recopilar los registros en un sistema CRM y moderarlos gradualmente. A los participantes dudosos puedes dejarlos en una lista de espera y darles acceso si ves que aún quedan plazas libres o alguien más renunció a su participación.

¿Qué es la WhiteList?

Si tu evento es de tipo cerrado y ya tienes una lista principal de invitados conocida, pero el evento se anunciará al público general o permites que personas externas interesadas puedan registrarse, puedes añadir una WhiteList.

Esto te permitirá acelerar y automatizar parcialmente el proceso de moderación para no perder tiempo en participantes ya conocidos. Al añadir contactos a la lista blanca, el sistema comparará todas las nuevas inscripciones con tu lista y aprobará automáticamente aquellas que coincidan. Las inscripciones que no estén en la lista se almacenarán normalmente y esperarán tu aprobación manual.

Ventajas que obtienes con la moderación

La moderación de solicitudes para eventos es una herramienta importante que ayuda a los organizadores a garantizar un alto nivel en su evento.

  • Mayor seguridad del evento

    La selección de participantes reduce los riesgos de situaciones desagradables.

  • Mejor interacción con la audiencia

    Posibilidad de proporcionar información adicional o requisitos a los participantes.

  • Selección de la audiencia objetivo

    Capacidad de elegir solo a quienes se ajusten a los objetivos y temática del evento.

  • Reducción de ausencias

    Las solicitudes aprobadas disminuyen la probabilidad de cancelaciones de último momento.

Ventajas de la moderación