Cómo se ve la etiqueta para el gafete
La mayoría de las veces, el tamaño estándar del gafete es 100x150 mm, en orientación vertical (retrato). A
veces los organizadores hacen 90x145 mm o 105x120 mm. Todo depende del gusto y la preferencia del
organizador.
Menos frecuente, pero sucede, la opción horizontal (apaisada) u otros tamaños no estándar. El tamaño óptimo
de la etiqueta para un gafete estándar con datos del participante es 80x40 mm (78x40 mm). Para el formato
horizontal es adecuado 100x40 mm.
Este tamaño es suficiente para imprimir los datos necesarios del participante, con una fuente legible a
distancia, y al organizador le queda espacio para el logo y el nombre del evento, logos de patrocinadores y
otros elementos. El gafete es un excelente lugar para publicidad adicional de sus patrocinadores y socios,
además de ser un recuerdo que los participantes guardan del evento.
Qué datos imprimir en el gafete del participante
El gafete en un evento es una herramienta para el networking entre participantes. Es mucho más fácil
presentarse cuando al ver a alguien de inmediato puedes saber su nombre o la empresa que representa.
A veces los organizadores imprimen solo nombres, pero esto es poco informativo. Nombre y apellido es la
opción que mejor identifica a la persona. El gafete con nombre, apellido y empresa es una de las opciones
más comunes y efectivas para eventos de negocios. Además, se puede imprimir el cargo como información
adicional.
Por eso cada organizador decide qué imprimir según los datos que haya recolectado del participante. Puede
ser:
-
nombre
-
apellido
-
empresa
-
cargo
-
tipo de ticket
-
opciones adicionales
-
código QR
Por qué imprimir el código QR en los gafetes
El QR en el gafete facilita la organización del networking, la recopilación de estadísticas sobre la
asistencia a salas o zonas específicas del lugar, o limitar el acceso según la categoría del ticket. También
permite registrar no solo la entrada del participante al evento, sino cuándo salió del mismo.
Si quieres obtener estadísticas detalladas sobre cuántos asistentes estuvieron en la sala 1 o en la sala 2,
al escanear el QR del gafete al entrar, se registran datos como que esa persona entró a la sala 1 a las
11:00. Al final del día, tendrás estadísticas completas de asistencia por intervalo de tiempo.
Si hay zonas con acceso limitado, por ejemplo, solo una entrada a la zona de almuerzo, o dos entradas a la
zona de talleres, esto se controla fácilmente escaneando el QR en los gafetes.
Si quieres ayudar a los participantes a conocerse mejor, el QR funciona como tarjeta de presentación:
escaneando pueden guardar contactos, entrar a un chat o abrir la app móvil para continuar la conversación.
El código QR para networking puede ser de 3 tipos:
Estándar - al escanearlo, se abre la página con los datos de contacto
que se indicaron en el registro del participante.
Personalizado - el organizador elige qué información incluir en el QR.
A menudo usan el campo Telegram con el nickname del participante. Al escanear, se puede ir directamente al
chat de Telegram. Pero se puede ocultar cualquier otro dato.
APP - este código abre el chat personal con el participante dentro de
la app móvil RegToEVENT, que el organizador usa para facilitar el networking post-evento.
Tipo de etiqueta
Si sabes que los nombres de las empresas de tus invitados son muy largos, o sus cargos no caben
en 3 líneas, entonces necesitarás una etiqueta más grande, por ejemplo 100x60 mm. De lo contrario, el texto
quedará muy pequeño y difícil de leer a distancia.
Si solo imprimes nombres o nombres y apellidos, no es necesario una etiqueta grande que ocupe la mitad del
gafete; es mejor usar ese espacio de manera eficiente en el diseño.
¡Al diseñar el gafete NO dejes espacios blancos o marcos de color para la
etiqueta!
Haz todo el diseño en un mismo estilo y color, dejando solo el espacio vacío para la etiqueta,
sin elementos importantes o logos.
Así el gafete se verá mucho mejor y la etiqueta será claramente visible.
Cuando hay mucha gente, las hostesses no siempre pueden pegar la etiqueta perfectamente recta; un
desplazamiento de 1-2 mm se notará mucho si hay marcos.
Si tu gafete tiene un tamaño no estándar o quieres hacer la etiqueta más grande/pequeña o a
color, es posible, pero habla con nosotros al menos 10 días hábiles antes del evento para elegir la mejor
opción en un rango de 20 mm a 108 mm de ancho.
