Impresión de gafetes en la ubicación

La impresión de gafetes personalizados directamente en el evento acelerará el proceso de registro y te liberará de preocupaciones.

Los gafetes personalizados son uno de los atributos imprescindibles de un evento empresarial. Facilitan que tus invitados se conozcan entre sí y establezcan contactos útiles. De inmediato queda claro quién está frente a ti y si esa persona te interesa para iniciar una conversación o no.

Antes, todos los organizadores preparaban tarjetas para los gafetes y escribían los nombres de los participantes con un marcador directamente en el lugar del evento. De hecho, algunos todavía lo hacen así, pero este método está bastante obsoleto. Ese tipo de gafete se ve poco profesional e incluso puede manchar la ropa del invitado con tinta del marcador.

También se pueden imprimir los gafetes personalizados con antelación en una imprenta. Se les proporciona el diseño del gafete y la lista de nombres de los participantes, y ellos los imprimen directamente. Pero en ese caso, en el lugar del evento habrá un montón de tarjetas iguales, y encontrar la correcta será complicado. Esto ralentiza mucho el proceso de registro y aumenta la frustración de los invitados por la espera.

La mejor opción es imprimir las etiquetas personalizadas directamente en el lugar del evento. Este tipo de registro será mucho más cómodo para ti y para tus invitados. El proceso dura solo unos segundos, y evitarás colas, quejas, estrés de tus azafatas, gafetes perdidos y personas sin entrada.

Por qué imprimir gafetes personalizados en el lugar es más conveniente

Con antelación

Los diseños deben enviarse a imprimir con antelación. Tendrás que cerrar el registro con anticipación o los últimos registrados se quedarán sin gafete personalizado.
Se requieren varias horas para ordenar todos los gafetes alfabéticamente.
Se necesita mucho espacio para disponer todos los gafetes.
Azafatas e invitados buscan varias veces el gafete correcto, muchos se pierden y aparecen después del evento.
Registrar a un solo participante puede tomar entre 2 y 5 minutos.
No se puede registrar a nuevos participantes, se les dará un gafete escrito con marcador o bolígrafo :(
Si el participante cometió un error en el registro y ya se imprimió el gafete, tendrá que usarlo con el error todo el día.
Algunos asistentes pueden engañar a las azafatas y pedir 2–3 gafetes con el mismo nombre para ingresar a amigos o colegas gratuitamente.
No se tiene un registro exacto de cuántas personas asistieron, ya que algunos gafetes se pierden o se entregan duplicados.

En el lugar

Puedes entregar un gafete personalizado incluso a quienes se registren la noche anterior o directamente en la entrada.
Solo necesitas un lote de plantillas idénticas de gafetes, sin necesidad de ordenarlos previamente.
Un solo lote de tarjetas ordenadas con cuidado.
La etiqueta personalizada se imprime en el momento del registro, sin errores ni confusiones.
El registro de un participante toma solo 7–10 segundos.
Se pueden agregar nuevos participantes fácilmente e imprimirles gafetes iguales al del resto.
Si el participante cometió un error, se corrige y se imprime una nueva etiqueta correcta al instante.
Sincronización completa con la base de datos: quien recibe un gafete queda marcado como registrado y no puede volver a ingresar con el mismo boleto.
Estadísticas completas de registros con marcas de tiempo exactas de entrada.

Cómo organizar la zona de registro y de impresión de credenciales en el lugar

Debes conocer de antemano cómo es el espacio donde se ubicará la zona de registro: su tamaño, cuántas mesas o mostradores caben, cuántas entradas y salidas tiene, por dónde accederán los invitados y si hay posibilidad de que pasen personas ajenas (por ejemplo, en el vestíbulo de un hotel). También es importante tener en cuenta aspectos técnicos: iluminación, internet, tomas eléctricas, si hay mostradores fijos o si deberás llevar los tuyos, etc.

Cuántos puntos de registro necesitas

Hay varios factores que influyen en la velocidad del registro. Pero si hablamos en términos generales:

1 punto de registro atiende cómodamente a 100–130 personas por hora. La mayor parte del tiempo se va en saludos, sacar el teléfono del bolso, buscar la entrada, preguntas como “¿dónde está el guardarropa o el baño?”, mientras que el check-in en sí dura unos 7 segundos.
1 punto puede registrar hasta 200 personas por hora, pero eso implica que las azafatas trabajarán sin parar. Este escenario es viable si no se entrega nada adicional al badge.
Récord: 260 personas por hora. Lo logramos en el Estadio Olímpico, gracias a una persona que pedía a los invitados tener sus entradas listas, los dirigía a mostradores disponibles y las azafatas eran muy rápidas y profesionales.

También es importante saber cuántas categorías de entradas hay para tu evento. A veces los organizadores solicitan que se separen, porque se entregan distintos materiales en cada mesa. Y si tienes entradas VIP, asegúrate de tener un punto exclusivo para ellas, ¡aunque sea poca gente! De lo contrario, perderá valor el paquete premium.

HELP Desk

Es una mesa separada al lado del registro donde no se entregan credenciales. Aquí se resuelven situaciones especiales: personas no listadas, pagos pendientes, mensajes como “El participante ya ingresó antes”, alguien que viene en lugar de un colega, etc.

Especialmente si tienes áreas de patrocinadores: ellos suelen traer promotores o azafatas a último momento. También los influencers o celebridades traen acompañantes no registrados (+1, +2, etc.).

Las azafatas contratadas para el registro no pueden saber quién viene con quién, si alguien pagó o no. Tampoco tienen autorización para añadir nuevos invitados a la base de datos. Esto se hace adrede, para evitar abusos como invitar a amigos a comer gratis o ir a una fiesta privada.

Solo el organizador o su representante puede tomar decisiones en situaciones atípicas. Por eso, contar con un Help Desk mejora la calidad del registro y resuelve eficientemente cualquier problema.

Dimensiones del mostrador de registro

Algunas sedes tienen mostradores fijos y a veces no hay forma de colocar otros adicionales. Por eso es clave conocer las dimensiones y capacidad del espacio. Puede que planees poner 8 puntos de registro, pero solo entren 5. Si lo sabes con antelación, puedes buscar soluciones creativas para agilizar el proceso.

Algunas locaciones solo ofrecen mesas básicas con manteles. Esto es válido, y siempre puedes traer más mesas si hace falta.

También puedes traer tus propios mostradores si el espacio lo permite y sabes dónde alquilarlos.

Mostradores fijos

Es fundamental medirlos personalmente. Así sabrás exactamente cuántos equipos caben y cuántas personas podrán trabajar cómodamente allí.

Mostradores de registro en alquiler

Aquí también es importante conocer sus dimensiones. A veces, el organizador piensa que caben dos equipos por mesa, pero en realidad solo uno y medio. Incluso juntando dos mesas, caben tres equipos perfectamente, pero no cuatro.

Se puede considerar usar portátiles más pequeños o colocar impresoras arriba, pero esto conlleva riesgos: un invitado podría apoyarse y tirar el equipo.

Mesas comunes para registro

Estas son las más habituales en las locaciones, y probablemente también te ofrezcan manteles. Puedes consultar con antelación cómo lucen y considerar llevar los tuyos, ya sean personalizados con tu marca o simplemente blancos para una apariencia elegante que destaque la zona de registro.

Altura del mostrador

Este es un factor importante. Si tienes un mostrador alto de doble nivel, no tendrás que preocuparte por los cables, ya que quedarán ocultos. Además, no importa cómo luzca el equipo. Las azafatas pueden trabajar de pie cómodamente, con la pantalla a la altura de los ojos.

Aquí un buen ejemplo de mostrador donde cabe un set de trabajo completo. Dos personas pueden operar cómodamente, lo cual acelera el proceso. Todo queda oculto: cables, credenciales, objetos personales, materiales, y para los invitados siempre luce limpio y profesional, incluso si detrás hay un pequeño caos.

Pero además de la altura, también debes considerar la profundidad de la mesa. A veces no hay suficiente espacio ni para colocar un portátil cómodamente.

En cambio, en mesas bajas o abiertas, todos los cables deben estar organizados de forma muy compacta. Puedes encargar rotulación personalizada del equipo para que todo luzca decorado con el logo del evento.

En mostradores bajos, es mejor que las azafatas trabajen sentadas. Así pueden ver mejor la base de datos y los invitados no ven sus espaldas encorvadas.

Ubicaciones atípicas

Algunas locaciones no tienen espacio adecuado para la zona de registro, o están diseñadas como pasillos largos. Estos espacios requieren un enfoque especial. Si el acceso es lateral, los invitados tienden a hacer fila solo en la primera mesa.

Lo mismo sucede si tienes 2-3 mesas separadas: los primeros puntos se saturan mientras otros quedan libres. En ese caso, necesitas una persona que reciba a los invitados y los redirija a mostradores disponibles.

Otra opción es escanear las entradas en la entrada y enviar la impresión de la credencial a distancia. Así, cuando el invitado llegue al punto de recogida, su badge ya estará listo. Incluso puedes escanear en una planta baja y entregar los badges en el segundo piso.

Control de acceso y seguridad en el lugar mediante credenciales

En los eventos grandes, es esencial garantizar el control de acceso por la seguridad de todos los presentes. En eventos con invitados de alto nivel (ministros, diputados, presidentes, diplomáticos, etc.), los requisitos de seguridad son especialmente estrictos. Para el personal de seguridad es importante confirmar que las personas que acceden al recinto están en la lista de invitados, saber quiénes son y qué llevan consigo.

Verificar estos datos en listas impresas toma mucho tiempo y genera largas colas en la entrada. La solución ideal en este caso es usar credenciales con código QR.

Impresión de credenciales con código QR

Los códigos pueden tener diferentes funciones. A menudo se usan para intercambiar contactos entre participantes o agregarlos en una app del evento, si se utiliza.

También se puede generar un código especial que el personal de seguridad pueda escanear, lo que les dará acceso completo al perfil del invitado tal como fue registrado, permitiendo luego verificarlo con un documento físico.

También se puede adjuntar una foto del participante durante el registro, lo que servirá como verificación visual adicional.

Verificación del QR por parte de seguridad oficial

Algunos organizadores, por razones de seguridad u otras, implementan múltiples fases de inspección. A veces esto es obligatorio debido al nivel de los invitados.

Con experiencia en estos eventos, recomendamos que primero se realice el registro y la entrega de credenciales, y solo después los controles con detectores de metales y escaneo de objetos.

La seguridad puede escanear el código QR de la credencial o una pulsera no removible para comparar los datos con el pasaporte del invitado.

Hacer la revisión de pertenencias antes de la entrega de credenciales no es lógico. En complejos grandes, tanto en Ucrania como en el extranjero, pueden celebrarse varios eventos simultáneos en diferentes salas. Es común que la gente se equivoque de piso o edificio. Si el control se realiza antes del registro, se genera incomodidad para los que llegan por error y se desperdician recursos de seguridad.

El personal de seguridad puede escanear los códigos QR de las credenciales para confirmar que el participante está registrado, verificar sus datos y compararlos con su documento físico. Si es necesario, también pueden hacer escaneos posteriores para controlar accesos a zonas específicas.

Impresión de credenciales con fotografía

Se puede cargar una foto del invitado junto con su registro, y nosotros generaremos un archivo listo para imprimir en imprenta: con datos, foto y código QR para escaneo.

Este método es útil para eventos pequeños. El personal busca la credencial entre las preimpresas, escanea el código antes de entregarla para registrar el check-in. Luego, la seguridad puede verificar los datos escaneando el mismo código.

Otra opción es tomar la foto del invitado en el lugar y luego imprimir la credencial con su imagen. Este método es más confiable en cuanto a veracidad, ya que las fotos cargadas previamente pueden ser de mala calidad o muy antiguas (de bodas, pasaporte juvenil o incluso vacaciones en la playa 🤭), y no coincidir con la apariencia actual del invitado.

Pero hay que tener en cuenta la velocidad de este método de impresión y su coste. El equipo para imprimir credenciales en el lugar requiere más espacio, y si el área de registro es limitada, no se podrán instalar muchos puntos al mismo tiempo. Además, será necesario montar cámaras e iluminación para las fotos. Si entregar una credencial con etiqueta adhesiva tarda de 7 a 10 segundos, aquí será necesario hacer la foto y generar el diseño completo, lo que puede llevar incluso más de un minuto por persona.

Para eventos con varios cientos o incluso miles de asistentes, no es la mejor opción. Además, ten en cuenta que el grosor de esa credencial será aproximadamente como el de un papel fotográfico. Por lo tanto, a veces el coste no justifica los objetivos.

Credenciales con NFC o etiquetas RFID

Podemos integrar chips NFC dentro de las credenciales para monitorear el movimiento en el lugar. En las puertas se deben instalar lectores que recopilen estadísticas de paso.

Sin embargo, esta tecnología es costosa y solo debe usarse si se tiene claro cómo se aplicará (por ejemplo, en dinámicas de gamificación o estadísticas), y no solo porque lo viste en un evento internacional de alto nivel.

Ya sea que tengas invitados VIP con escolta o se trate de un evento comercial con boletos vendidos, siempre debe haber una persona en la entrada que controle la presencia de credenciales, pulseras u otros elementos de acceso. Idealmente, debería ser un hombre corpulento con traje: la gente cuestiona menos su autoridad en comparación con azafatas jóvenes. Su tarea es simple: no dejar entrar a nadie sin acreditación. Esto evita la entrada de personas no autorizadas.

Incluso en espacios no tradicionales, se puede organizar el check-in gracias a nuestras soluciones móviles para impresión de credenciales, terminales para seguridad y estaciones de autoservicio.

Aspectos técnicos en el lugar para la impresión de credenciales

Internet

Todas las sedes SIEMPRE dicen que tienen una excelente red Wi-Fi pública — el guardia de seguridad ve películas para adultos en 8K cada noche... Pero en la realidad, todo cambia cuando entran 100+, luego 500, y después 900 personas al recinto.

No está claro por qué, teniendo gigabytes de datos móviles, todos insisten en conectarse al Wi-Fi gratuito. Pero así es como ocurre en los eventos.

Tenemos un modo offline de operación, pero eso ya es del siglo pasado. En ese modo se pierde toda la esencia y flexibilidad del proceso. Lo ideal es realizar el check-in usando una base de datos en la nube, donde todo se sincroniza al instante. Así evitarás situaciones en las que los invitados intenten engañarte entrando varias veces con el mismo ticket en diferentes puntos o en diferentes momentos.

Siempre solicita una red Wi-Fi dedicada exclusivamente para el registro, o aún mejor — una conexión por cable con un canal separado para la zona de acreditación.

Este aspecto también debemos conocerlo con anticipación para poder prepararnos. Podemos incluso traer Starlink, pero no deberíamos enterarnos de esto la noche antes del evento — o peor aún — la misma mañana en el lugar.

Energía eléctrica 220V

Nuestro equipo no requiere ningún tipo especial de conexión. Una toma de corriente estándar de 220V es suficiente. El resto lo gestionamos en el sitio.

Si el lugar no cuenta con fuente de alimentación de respaldo, es importante prever posibles emergencias. En algunas ciudades, también podemos proporcionar sin problema suministro eléctrico de emergencia.

Impresión de credenciales a partir de entradas de servicios externos

Podemos escanear entradas emitidas por cualquier otro servicio y, del mismo modo, imprimir y entregar credenciales a tus invitados. Si vendiste las entradas a través de: WayForPay, Ticketbox, Concert, Karabas, TicketForEvent, EventNet, Gastroli, 2Event u otros servicios — te ayudaremos a organizar el registro con impresión de credenciales.

No tendrás que reenviar entradas en otro formato ni buscar manualmente a cada invitado en la base de datos.

El invitado llega con la entrada que recibió después del registro y nosotros escaneamos esas “entradas externas”. Nuestro sistema las reconoce como propias. La velocidad del proceso es la misma y todas las funciones del código QR en la credencial se mantienen.

¡La zona de registro es la cara de tu evento!

Es muy importante organizar todo el proceso de forma cómoda, para que los participantes se contagien de energía positiva desde el primer momento en que lleguen. Lo principal es prever todo con antelación y tener en cuenta todos los posibles matices.

Ya sea que te estés preparando con anticipación o que lo hayas recordado en el último momento — ¡no está todo perdido! Ponte en contacto con RegToEVENT y te ayudaremos a que el proceso de registro sea rápido y cómodo.

Preparación para el evento

Venta de entradas

El día del evento

Después del evento