Кейсы RegToEvent без прикрас: реальные истории организаторов событий

Они были шокированы: вместо 8000 гостей выставку посещают всего 3000

В компанию RegToEVENT обратились организаторы ежегодной выставки украинских и международных компаний, занимающихся производством и дистрибуцией семян овощных культур, посадочного материала, техники для обработки почвы, посева и высадки растений, а также сопутствующих услуг и товаров.

Основные проблемы:

• Организатор использовал собственную анкету, которая была перегружена вопросами, но не всегда люди указывали в ней достоверные данные.
• Нет четкого представления о количестве зарегистрированных, ведь люди часто оставляют по несколько заявок на одно и то же имя.
• На площадку приходят как заранее зарегистрированные, так и незарегистрированные участники, и на месте приходится тратить много времени на сбор данных о новых гостях
• Выставка масштабная, поскольку, по словам организатора, за 3 дня её посещают около 8000 гостей, но при этом спонсоры и партнёры недовольны низкой активностью гостей на их стендах.
• Проблемный вопрос регистрации на месте, так как гости хотят получить именной бейдж для удобного знакомства с другими участниками, а при таком количестве людей это сложно организовать. Использовались карточки, на которых имена гостей писались маркером.

Предлагаемые первоочередные решения:

• Упростить форму регистрации: заменить часть вопросов на готовые выпадающие списки и чекбоксы.
• Убрать некоторые вопросы, которые вообще не важны для организатора, поскольку он раньше никак не обрабатывал эти данные после мероприятия
• Автоматическое получение участником уникального билета с QR-кодом на странице оплаты, по электронной почте и в SMS.
• Шаблон билета - трансформер, который сразу же может служить бейджем участника.
• Сканирование билета с помощью смартфона для сбора подробной статистики посещений.

Результат сотрудничества с RegToEVENT:

• 1. Удалось избежать переполнения базы данных лишними дубликатами, поскольку участники сразу получали билет и понимали, что регистрация прошла успешно, а не пытались повторить попытку снова и снова.
• 2. Все заявки собраны в CRM-системе, где их можно не только просматривать, но и управлять заказами: сортировать, искать, редактировать, удалять, добавлять, изменять статус, экспортировать в Excel. Кроме того, с базой данных могут работать все члены команды организаторов одновременно.
• 3. Достоверность данных значительно повысилась, ведь людям удобно выбирать вариант из предложенных (например, о направлениях деятельности, регионах присутствия и т. д.), а не придумывать что-то свое и писать длинные тексты или пропускать эти поля.
• 4. Организатору достаточно было приобрести силиконовые кармашки для бейджей со шнурком, а билеты гостей уже служили именным бейджем с QR-кодом для обмена контактами! А не безымянной карточкой или карточкой, выписанной от руки менеджером.
• 5. Размещенный на стойке QR-код, ведущий на онлайн-форму, позволил быстро зарегистрировать гостей, которые не прошли предварительную регистрацию, и собрать все необходимые данные.
• 6. Сканирование билетов на входе позволило предотвратить проход людей без билета и собрать полную статистику посетителей. И каково же было удивление организаторов, когда выяснилось, что их посещает почти втрое меньше людей, чем они предполагали ранее.

Как оказалось, раньше для подсчёта количества посетителей использовались кликеры, такие же, как те, что используют стюардессы в самолётах. Хостес стояли у входа и просто нажимали на кнопку, когда мимо них проходил гость внутрь помещения. Но при этом никому не приходило в голову, что человек мог выйти на улицу и вернуться ещё раз. То есть щелчок производился каждый раз, когда кто-то заходил внутрь. Так и формировалось общее количество. Но на самом деле даже онлайн-регистраций было гораздо меньше, не говоря уже о фактически присутствующих на локации.

С RegToEVENT удалось собрать реальную статистику, сэкономить время на обработке заказов и сэкономить средства на подготовку следующего мероприятия, так как было четкое представление о том, сколько гостей может прийти на этот раз.

Они не верили, что разложенные заранее по алфавиту бейджи в таком количестве это путь в никуда, пока не попробовали чек-ин от RegToEVENT

Основные проблемы:

• Организатор использует для регистрации GoogleForm, так как все заявки тщательно проверяются оргкомитетом перед подтверждением участия гостя.
• После того как из списка всех зарегистрированных отобрали и подтвердили тех, кого нужно пригласить, составляется другой список, и на их электронные адреса отправляется рассылка писем с подтверждением участия.
• На стойке регистрации выставляются таблички с буквами алфавита в соответствии с фамилиями гостей, а для этого нужна большая стойка регистрации, ведь гостей действительно много. Списки гостей сортируются по алфавиту, распечатываются на бумаге, после чего их раскладывают на стойке в соответствии с буквами алфавита. Проблема в том, что иногда при регистрации люди путают поля «имя» и «фамилия», а сортировка списка по такому большому количеству строк не всегда точна и эффективна.
• Все бейджи печатаются заранее с именами и фамилиями и в алфавитном порядке раскладываются на стойках регистрации. Но гости, которые в последний момент решили зарегистрироваться на мероприятие, остаются без бейджа, так как они уже напечатаны заранее, а в последнюю ночь изготовить именной бейдж сложно. Для них готовятся пустые карточки, чтобы можно было вписать имя маркером.
• В день мероприятия, несмотря на тщательную сортировку и расстановку всего в алфавитном порядке, гости затрудняются определить, в какую очередь им встать (по какой букве), и большинство из них просто показывают письма с текстом приглашения, по которому трудно идентифицировать человека.
• Хостес долго листают списки, пытаясь найти в них человека, а затем столь же бесконечно долго перебирают карточки гостей, чтобы найти там нужный бейдж. А когда приходит человек, который предварительно не регистрировался, но хочет попасть на мероприятие, возникает настоящий коллапс.

Предлагаемые первоочередные решения:

• электронная форма с ручной модерацией для сбора регистраций и их последующего подтверждения после проверки
• автоматическое создание и отправка QR-билета после подтверждения
• чек-ин на локации с печатью именных наклеек на бейджи

Результат сотрудничества с RegToEVENT:

• 1. Благодаря использованию онлайн-формы регистрации RegToEVENT удалось избежать потери зарегистрированных гостей, ведь раньше, когда все данные собирались в Google-форме, а затем вручную обрабатывались и переносились в другой список для рассылки, многие гости терялись при таком переносе данных.
• 2. Подтверждение регистрации происходит в один клик, что упрощает процедуру - не нужно вручную копировать данные в другой список, по которому затем будет осуществляться рассылка.
• 3. Сразу после подтверждения участия одним нажатием кнопки гостю автоматически генерируется и отправляется письмо с QR-билетом. Все билеты уникальны и исключают возможность прохода по одному билету нескольких человек.
• 4. На стойке регистрации не нужны таблички с буквами алфавита, не нужно сортировать и распечатывать списки гостей. Саму стойку удалось уменьшить вдвое.
• 5. Гость предъявляет свой билет, хостес сканирует его, и сразу на экране ноутбука появляется его карточка, которая выводится на печать. Через несколько секунд печатается именная наклейка, которая наклеивается на заготовку бейджа и выдается гостю вместе с раздаточными материалами.
• 6. Гости, зарегистрировавшиеся в последний день, получают бейдж так же, как и гости, зарегистрировавшиеся задолго до мероприятия, ведь бейдж печатается на месте проведения.
• 7. Гости, которые предварительно не зарегистрировались и пришли на место проведения прямо в день мероприятия, могут быстро зарегистрироваться с помощью QR-кода на стойке регистрации. После заполнения формы их данные мгновенно появляются в базе данных, что позволяет распечатать именную наклейку на бейдж.
• 8. У организатора есть статистика в режиме реального времени по количеству посетителей, а также возможность загрузить данные в Excel для дальнейшей обработки и составления отчёта о присутствующих.

Организатор был уверен, что промокоды снижают прибыль от продажи билетов, и не мог поверить, что комплексные скидки, наоборот, позволят заработать больше

Основные проблемы:

• Нишевая конференция для стоматологов: с одной стороны, врачей этой специальности много, а с другой - мероприятий в этой нише тоже много. Поэтому остро стоит вопрос о заполнении зала и продаже необходимого количества билетов.
• Организатор пробовал применять график повышения цен и промокоды на скидку, но это не приносило желаемого объема продаж.

Предлагаемые первоочередные решения:

• Комплексные скидки как альтернатива обычным промокодам
• Продажа дополнительных опций к билету

Результат сотрудничества с RegToEVENT:

• 1. Организатор начал применять комплексные скидки в зависимости от количества приобретенных билетов: чем больше билетов человек покупает за один раз - тем большую скидку на заказ он получает. Такое снижение стоимости вполне приемлемо для организатора, ведь по сути соответствует той скидке, которая предоставлялась по промокодам. Но при этом такое условие получения скидки стимулирует потенциального участника покупать несколько билетов за раз, что значительно увеличивает количество проданных билетов и, соответственно, количество участников. Люди самостоятельно ищут себе «компанию» и таким образом привлекают ещё гостей для организатора.
• 2. Помимо графика цен по дате (чем ближе к мероприятию, тем выше цена), организатор попытался использовать график повышения стоимости в зависимости от количества - каждые 50 билетов цена увеличивалась. Это стимулировало аудиторию не откладывать покупку на потом, не тянуть до последнего дня и покупать билет до повышения, а приобрести его здесь и сейчас, ведь никто не знает, сколько билетов уже выкуплено, и хочет успеть купить билет по более низкой цене.
• 3. Помимо основной части конференции у организатора запланирована гала-вечеринка, участие в которой оплачивается отдельно. Раньше, после покупки билета, участник узнавал об этой возможности и принимал решение, хочет ли он принять участие. Оплата за вечеринку производилась отдельно, и не все гости решались на неё пойти, задумываясь. С помощью RegToEVENT организатор добавил вечеринку в качестве дополнительной опции к билету, и гости могли сразу при регистрации добавлять её к основному заказу и покупать вместе с билетом. Это значительно упростило процесс информирования гостей и увеличило количество заказов билетов именно на Гала-вечеринку. Ведь при импульсивной покупке конверсия всегда выше, чем после длительных раздумий.

При продаже билетов прямо в кассах аквапарка у входа собирались очереди, а ожидание усиливало недовольство обслуживанием

Основные проблемы:

Аквапарк в одном из украинских городов продавал билеты в кассе по мере прибытия посетителей. Это приводило к очереди недовольных гостей, ведь каждому гостю приходилось объяснять разницу в тарифах, определять, кому детский, кому взрослый билет, какую скидку получит семья с детьми и т. п. Кроме того, кассиры предлагали сопутствующие услуги: посещение сауны, массажа и т. д.

Еще одна проблема - переполненность и нехватка персонала. Независимо от дня недели, иногда бывали дни, когда гостей было очень много, а обслуживающего персонала (уборщицы, кассиры, спасатели) просто не хватало.

Предлагаемые первоочередные решения:

• Онлайн-форма регистрации и продажи билетов для автоматизации процессов.
• Формирование электронных билетов с QR-кодом для обмена на браслет в аквапарке
• Продажа дополнительных опций в виде услуг массажа, сауны и т. п.

Результат сотрудничества с RegToEVENT:

• 1. В системе RegToEVENT были созданы отдельные тарифы: будний день/выходной, детский/взрослый, семейный. Абонемент и т. д., а также интегрированы соответствующие формы для покупки на сайте аквапарка. С полным описанием, что это за билет, для кого он предназначен, в какие дни и часы его можно использовать. Таким образом, каждый посетитель сайта сразу мог ознакомиться с доступными тарифами и не задавать вопросы в кассе аквапарка.
• 2. Для стимулирования таких продаж аквапарк установил цену на онлайн-билет на 5% ниже, чем стоимость билета в кассе - ведь фактически это позволило сэкономить средства на оборудовании и содержании физической кассы, а также на зарплате кассира.
• 3. Администрация аквапарка получила четкое представление об ориентировочном количестве посетителей на основе количества приобретенных билетов, что позволило привлекать дополнительных сотрудников в дни большого наплыва людей.
• 4. Очереди у входа значительно сократились, ведь теперь посетитель сразу предъявлял билет, который уже приобрёл заранее, его сканировали и выдавали посетителю соответствующий браслет.
• 5. Билет одноразовый, поэтому после сканирования его невозможно использовать ещё раз. Ведь раньше бывали случаи, когда гости пытались спрятать билет при получении браслета и использовать его повторно.

До того, как начать использовать приложение, организатор пользовался различными сервисами: для создания карты локации, для знакомства гостей, для сбора результатов опросов и голосований. А также постоянно старался избежать передачи базы участников партнерам, ведь те были недовольны результатами сбора лидов.

Основные проблемы:

Ежегодная выставка, собирающая большое количество экспонентов и посетителей. Выставочная площадь, выделенная каждому партнеру, достаточно велика, учитывая специфику продукции, поэтому сотрудники компании-партнера на стенде физически не могут охватить всех посетителей, подходящих к стенду со всех сторон.

Партнерам важно собрать максимальное количество контактов посетителей, а из-за того, что менеджеры заняты, часть гостей просто осматривает продукцию и уходит. Поэтому часть не хочет участвовать повторно, ведь затраты на выставку превышают конверсию от такого участия

Предлагаемые первоочередные решения:

• Автоматизация регистрации и продажи билетов с созданием личных кабинетов для участников.
• Мгновенное предоставление доступа к приложению участникам, оплатившим билет.
• Предоставление функционала приложения, который поможет привлечь больше партнеров и спонсоров, а также обеспечить им больше возможностей для участия и сбора контактных данных гостей.

Результат сотрудничества с RegToEVENT:

• 1. Для регистрации и продажи билетов организатор начал использовать сервис RegToEVENT. Соответственно, после успешной оплаты гостю сразу открывался доступ в личный кабинет APP Networking. Это обеспечило плавный переход и доступ ко всем функциям на основании единой регистрации.
• 2. Каждый участник в приложении заполняет свой профиль: компания, должность, интересы, что ищет на мероприятии, что предлагает другим. Соответственно, представители партнера, которые будут работать на стенде, также подробно заполнили свои профили как участники мероприятия, чтобы общение было более продуктивным.
• 3. Благодаря тому, что при регистрации запрещено использование дубликатов заказов на одни и те же контактные данные, организатору удалось собрать максимально полную базу посетителей, ведь раньше на один и тот же адрес электронной почты компании выкупали все билеты сразу.
• 4. В приложении была создана интерактивная карта площадки, на которой отмечено расположение всех стендов каждого партнера. Это значительно упростило ориентацию гостей на площадке по сравнению с бумажными картами, которые гости постоянно теряли.
• 5. Когда пользователь в приложении на карте нажимает на конкретный стенд, ему открывается более подробная карточка с описанием партнера и профилями его контактных лиц. Соответственно, участник может сразу же написать представителю партнера и общаться в режиме переписки, если нет возможности встретиться лично.
• 6. Для каждого партнера формируется отдельный QR-код, который они размещают на своём стенде. Учитывая размеры стендов, некоторые партнеры размещали его со всех сторон стенда. Если гость подходил к стенду и не хотел общаться здесь и сейчас, или все представители компании-экспонента были заняты другими разговорами, гость сканировал QR-код, и у партнера оставались контактные данные гостя, который его отсканировал. Это позволило каждому партнеру собрать максимальное количество полезных контактов всех, кто подходил к их стенду.
• 7. Организатор активировал раздел «Вакансии», благодаря чему компании, ищущие сотрудников, могли размещать вакансии, а соискатели могли отправлять им свои резюме и размещать их.
• 8. В ленте новостей публиковались не только анонсы хода мероприятия от организатора, но и информация о партнерах и спонсорах. А каждый участник мог также опубликовать что-нибудь своё. Это также позволило всем сторонам, причастным к мероприятию, более активно освещать информацию о своих компаниях, рекламировать и предлагать свои товары и услуги.
• 9. Другие инструменты приложения позволили организатору собрать результаты различных голосований и опросов, что раньше было проблемой, поскольку люди не очень охотно оставляли ответы в бумажных анкетах. А опрос постфактум, после мероприятия, уже никто не хочет проходить.

Рассылка со ссылкой на трансляцию приводила к тому, что участники пересылали ссылку дальше всем подряд

Основные проблемы:

Организатор проводит серию вебинаров и два раза в год крупную конференцию смешанного формата: офлайн-гости на площадке и параллельная онлайн-трансляция. В целях экономии средств трансляция ведётся на закрытом канале YouTube. При этом статистика просмотров указывает на то, что к ней присоединяются и посторонние зрители, которые не оплачивали доступ к трансляции. Все из-за того, что накануне мероприятия организатор рассылает письмо со ссылкой на трансляцию тем, кто приобрёл онлайн-доступ.

Предлагаемые первоочередные решения:

• Автоматическое создание личных кабинетов для участников при регистрации.
• Предоставление доступа к трансляции после покупки билета.
• Отправка участникам письма со всеми инструкциями по просмотру трансляций.
• Предоставление организатору защищённой среды для просмотра, чтобы участники не могли делиться ссылкой на видео

Результат сотрудничества с RegToEVENT:

• 1. После регистрации участников через RegToEVENT каждому пользователю создаётся личный кабинет. А доступы к нему (логин, пароль) отправляются на почту отдельным письмом
• 2. При настройке трансляции организатор указывает, для каких типов билетов она доступна. Соответственно, те участники, которые купили билет без доступа к онлайн-просмотру, не смогут смотреть видео.
• 3. В соответствующий раздел настроек добавляется ссылка на видеотрансляцию с YouTube, но при этом участники не видят прямой ссылки, и нет необходимости рассылать её в открытом виде.
• 4. В настройках события организатор может указать разные тексты подтверждения покупки в зависимости от типа билета. Поэтому когда для офлайн-участников подробно расписывается, когда начнётся регистрация, где программа и т. п., для онлайн-участников организатор прописывает подробную инструкцию: трансляцию участник сможет смотреть в своём личном кабинете на RegToEVENT.
• 5. После оплаты билета участник получает письмо-подтверждение с подробными инструкциями, а в день события ему будет доступна кнопка «Трансляция», по которой откроется окно просмотра в назначенное время начала трансляции.
• 6. Кроме того, организатор может брендировать окно трансляции, добавив фоновое изображение, может добавить туда текстовую программу докладов и принимать вопросы от зрителей в чат-бота.
• 7. Дополнительно можно использовать функционал виртуальных стендов для партнёров и спонсоров: создать отдельные веб-страницы под каждого из них, наполнив информацией о партнёре, добавив его изображения, контакты и т. п.
• 8. Во время просмотра трансляции участник открывает её в своём кабинете на RegToEVENT, но не видит прямой ссылки на YouTube и не может поделиться ею с другими. И даже если он захочет сделать запись экрана, по видео будет постоянно перемещаться водяной знак с контактами владельца кабинета. А если запись выложат в свободный доступ, сразу станет понятно, кто из участников это сделал.

Организатор придумывал разные способы регистрации, ведь физически разместить стойку регистрации в одном месте было невозможно

Основные проблемы:

К нам обратился организатор, которому нужно было провести регистрацию гостей на локации с печатью именных бейджей на месте, но входная зона настолько мала, что не позволяет установить там полноценные ноутбуки с принтерами.

В то же время регистрацию нужно проводить именно на входе на локацию из-за особенностей самого пространства, чтобы гости не терялись и на событие не попали посторонние.

Предлагаемые первоочередные решения:

• Были использованы удалённые точки печати, которые позволяли сканировать билеты в одном месте, а стикеры печатать автоматически в другом.

Результат сотрудничества с RegToEVENT:

• 1. На входе из-за нехватки места не было ни столов, ни специальных стоек, ни чего-либо подобного. Девушки-хостес встречали гостей с обычными планшетами в руках, благодаря чему не понадобились никакие проводные соединения
• 2. Планшетом сканировался билет, и гостю ставилась отметка чек-ина, что делало невозможным повторное использование билета. В этот же момент именной стикер участника автоматически отправлялся на печать на принтер, который стоял в другой зоне. Там, кстати, места тоже было немного, поэтому удобно было поставить только принтеры.
• 3. Хостес направляли гостей внутрь локации за бейджем. И пока гость поднимался по лестнице, его бейдж уже был напечатан. Другие хостес выдавали бейдж и провожали гостя в гардероб.
• 4. Всю статистику организатор видел в режиме реального времени и даже при такой рассредоточенности гостей по локации имел чёткое представление, сколько гостей уже прибыло, а сколько ещё нужно ждать.

Четыре платформы продаж, четыре формата билетов и один вход: как объединить базы и не создать хаос на регистрации

Основные проблемы:

• Организатор надеялся, что чем больше сервисов по продаже билетов он подключит, тем больше билетов удастся продать. Поэтому обратился с вопросом продажи сразу к 4 тикет-платформам.
• Это не дало настолько желаемого результата по количеству продаж, но при этом привело к тому, что фактически у его гостей на руках были билеты 4 видов.
• Поскольку на событии эти билеты нужно было как-то сканировать, ставить по 4 приложения на смартфоны хостес было не лучшим решением: это могло замедлить проход гостей.
• Делить гостей на 4 отдельные очереди тоже не лучшая идея: как правило, люди не особо смотрят на то, что написано на стойке регистрации, и либо идут туда, где очередь меньше, либо наоборот встают в самую большую. Только не туда, куда должны были подойти со своим типом билета.
• Кроме того, это бизнес-событие, поэтому у гостей должны были быть именные бейджи, а сортировать их и раскладывать по алфавиту и по типам билетов в зависимости от платформы, где билет был продан, усложняло процесс ещё больше.

Предлагаемые первоочередные решения:

• Импорт данных из всех баз сервисов, через которые велась продажа билетов на событие организатора.
• «Чек-ин под ключ» на локации.

Результат сотрудничества с RegToEVENT:

• 1. Благодаря тому, что организатор обратился в RegToEVENT за услугой чек-ина, удалось объединить все базы из 4 разных сервисов в одну.
• 2. Организатор выгрузил базы из других сервисов и импортировал эти данные в RegToEVENT.
• 3. При этом не было необходимости повторно генерировать и рассылать билеты от RegToEVENT, чтобы не путать гостей и чтобы каждый гость мог прийти с тем билетом, который приобрёл.
• 4. На событии выставлялись обычные точки регистрации, но были сделаны предварительные программные настройки, чтобы билеты других сервисов воспринимались системой RegToEVENT как свои.
• 5. Гости независимо от типа билета и сервиса, где они его приобрели, подходили к стойке регистрации и показывали свой билет. Хостес сканировали QR-коды на билетах, и сразу же автоматически печатались стикеры с данными гостя. Благодаря этому не было ни очередей, ни недоразумений.

Когда местного подрядчика по чек-ину нет, а организатор уверен в надёжности RegToEVENT

Основные проблемы:

Организатор хотел заказать услугу «чек-ин под ключ», но, к большому сожалению, у нас было много заказов на эту дату, поэтому мы физически не могли предоставить полноценную выездную услугу регистрации.

Предлагаемые первоочередные решения:

• Мы договорились с организатором об аренде нашего оборудования с настроенным программным обеспечением для чек-ина.

Результат сотрудничества с RegToEVENT:

• 1. Было настроено программное обеспечение для чек-ина и Check-in BOX в нужном количестве.
• 2. Организатор загрузил свой список гостей, по которому были сгенерированы электронные билеты с QR-кодами и разосланы участникам.
• 3. Накануне мероприятия всё оборудование было упаковано и отправлено организатору курьерской службой.
• 4. Организатору оставалось только включить оборудование в розетку и подключить свой Wi-Fi.
• 5. Гости на локации сканировали билеты на экране, после чего автоматически печатался стикер с данными гостя.

Тот случай, когда решать нужно всё и сразу, и есть возможность закрыть все вопросы одним сервисом

Основные проблемы:

У организатора была только страница в Instagram, а для приёма платежей за билеты он использовал эквайринг, но при этом большинство заказов приходилось обрабатывать вручную. С участниками согласовывали стоимость, скидки, условия оплаты, ведь кто-то из них хотел платить по безналичному счёту.

И такой способ регистрации и продажи был удобен и приемлем, пока событие не начало масштабироваться до нескольких сотен участников.

Предлагаемые первоочередные решения:

• Полностью изменить подход к регистрации и продаже
• Автоматическая генерация безналичных счетов на оплату
• Автоматический расчёт стоимости заказов через комплексные скидки
• Продажа дополнительных опций и приём донатов.
• Сайт для более эффективного анонсирования мероприятия и аналитика трафика

Результат сотрудничества с RegToEVENT:

• 1. Регистрация участников и продажа билетов были настроены через RegToEVENT.
• 2. Кроме привычного эквайринга организатор смог настроить генерацию счетов на безналичную оплату, что уменьшило количество обращений от компаний с просьбой выставить счёт. Каждый участник при регистрации сам выбирал, оплатить картой или сгенерировать счёт.
• 3. Организатор настроил разные варианты комплексных скидок, соответственно стоимость заказа рассчитывается автоматически в зависимости от количества оформленных билетов. И организатору не нужно вручную по каждому случаю высчитывать скидку для покупателя.
• 4. Кроме страницы в соцсетях организатор смог создать полноценный лендинг события, где структурированно анонсировал, что это за событие, для кого оно, кто спикеры, какая программа, что получит участник, отзывы и фото/видео с прошлых мероприятий
• 5. Поскольку событие носило благотворительный характер, гости могли оставить донат сразу при покупке билета. Тот, кто не оставил донат в момент покупки, мог при желании сделать это позже.
• 6. Участники могли приобрести видеозаписи конференции, и это предлагалось сразу как дополнительная опция к билету. Благодаря этому количество продаж видеозаписей выросло по сравнению с прошлыми событиями, где записи предлагали купить уже после мероприятия.
• 7. Благодаря встроенной CRM-системе с Kanban-доской все сотрудники организатора могли работать над базой регистраций совместно и отказаться от оплаты дополнительного софта, отдельной CRM.
• 8. Аналитика источников трафика позволила экономить и правильно распределять рекламные бюджеты.
• 9. После автоматизации многих процессов и эффективного планирования продаж организатор не расширял штат сотрудников для подготовки к мероприятию, как делал это обычно.
• 10. Бесплатное сканирование билетов участников на локации смартфоном, без дополнительного софта и оборудования.

Когда команда организаторов сократилась, база подрядчиков уже неактуальна, а задачи копятся как снежный ком, наконец приходит понимание: делать всё вручную, «потому что так всегда делали», не вариант

Основные проблемы:

Война, курс валют скачет, полная неопределённость рынка. Часть проверенных подрядчиков уехала в Европу и просто не вернулась. Поэтому к нам обратился организатор с проблемой: людей не хватает, процессы не выстроены, продажа билетов и стендов для партнёров идёт вручную. А нужно всё это как-то автоматизировать, чтобы хватило сил дотянуть до ивента и не сойти с дистанции.

Предлагаемые первоочередные решения:

• Онлайн-регистрация и оплата билетов прямо на сайте
• Expo planer для партнёров, чтобы быстрее продать стенды
• Networking APP для общения посетителей и как дополнительная ценность для партнёров и спонсоров

Результат сотрудничества с RegToEVENT:

• 1. В первую очередь мы помогли организатору настроить его событие для продажи билетов и встроить форму на его сайт. Регистрации пошли, люди сразу оплачивают билет, и нет необходимости, чтобы кто-то из сотрудников вручную принимал и обрабатывал заявки, отправлял реквизиты, а бухгалтер проверяла оплаты.
• 2. В рамках консалтинговых услуг мы посоветовали отказаться от подхода, при котором стоимость выдумывается под клиента, и перейти к понятным предложениям и прозрачным ценам, что вызывает больше доверия. Поэтому была создана презентация для потенциальных экспонентов, партнёров и спонсоров с чётким описанием пакетов участия и их стоимости: что входит в пакеты, что можно дозаказать и что оплачивается отдельно.
• 3. В презентацию встроили динамический «Экспо планер», бесплатный модуль от RegToEVENT, в котором можно посмотреть наличие свободных площадей (их размер, расположение и соседство) и, самое важное, сразу купить этот стенд хоть в 3 часа ночи без звонков, если нужно типовое решение.
• 4. Конечно, не все потенциальные партнёры тут же купили стенд, но поскольку в «Экспо планере» есть обычный блок билетов, побочным эффектом такой рассылки предложений стали +67 проданных билетов для посетителей.
• 5. Организатор решил использовать приложение для нетворкинга, поэтому партнёрам предлагалась не только застройка физического стенда «под ключ», но и виртуальный «смарт-стенд»: отдельная страница с информацией о компании и контактными лицами, представителями экспонента. Это дало партнёрам больше ценности, ведь такой инструмент позволяет взаимодействовать не только с общительными гостями, но и с интровертами, которые просто тихонько подходят к стенду, рассматривают его, что-то фотографируют и идут дальше. При сканировании QR-кода на стенде им сразу отправляется предложение от партнёра, а у менеджера остаются контакты человека, который сканировал код, и общение можно продолжить в приложении.
• 6. Кроме того, экспонент может взаимодействовать не только с гостями, которые подошли к его стенду или отсканировали на нём код, но и с онлайн-участниками, купившими доступ к трансляции из конференц-зала. Виртуальный стенд даёт и им такую возможность: ознакомиться с информацией о партнёре и связаться с его представителем.
• 7. Поскольку регистрация и оплата теперь происходили автоматически, организатор полностью отказался от первоначальной идеи нанимать под событие отдел продаж на аутсорс, чтобы уточнять данные гостей и предлагать им оплатить билет. А с теми, кто зарегистрировался и не оплатил, прекрасно справлялся один человек. К тому же с функционалом Kanban-доски структурировать обработку заказов было намного проще, чем вести записи в блокноте. И не пришлось думать о покупке отдельной CRM-системы.
• 8. В рамках выставки обычно проходила секция с докладами для более дорогой категории. Исторически под неё выделялась небольшая зона: по словам организатора, из 3000 посетителей в зал с докладами приходило около 50 человек. Сделав несколько рассылок с тезисами спикеров (только для тех, у кого уже был обычный входной билет), мы получили +117 апгрейдов билетов, которые прошли автоматически. Поэтому всегда давайте людям возможность доплатить вам и не ленитесь настраивать апгрейд.
• 9. Ну и конечно же, выездная услуга чек-ина помогла избежать очередей на входе. Все гости получили свои бейджи с QR-кодами для быстрого обмена контактами в APP, а организатор получил чёткую статистику: сколько гостей пришло в каждый из дней выставки, кто был только один день, кто 2, а кто все 3 дня, пока она длилась.
• 10. Именно после этой выставки организатор получил наибольшее количество положительных отзывов и благодарностей от партнеров, поскольку им удалось собрать действительно качественные лиды в достаточном количестве.

Основной вывод, который можно сделать из всего сказанного: когда организатор сразу понимает, что его подход пошёл «не в ту сторону», что нужно оперативно что-то менять, и ищет подходящие решения, это даёт хорошие результаты и бережёт нервы.
Когда организатор спрашивает у подрядчика совета и прислушивается к нему, это самый ценный клиент: сотрудничество строится на доверии, и обе стороны работают на общий результат.