Кейсы без украшений, такие, какие они есть

Они были шокированы тем, что их посещают не 8000 гостей, а всего лишь 3000

В компанию RegToEVENT обратились организаторы ежегодной выставки украинских и международных компаний, занимающихся производством и дистрибуцией семян овощных культур, посадочного материала, техники для обработки почвы, посева и высадки растений, а также сопутствующих услуг и товаров.

Основні проблеми:

• Організатор використовував власну форму, яка була перенасичена питаннями в анкеті, але не завжди люди залишали там достовірні дані.
• Немає чіткого уявлення про кількість зареєстрованих, адже люди часто залишають по кілька заявок на одне й те ж ім’я.
• На локацію приходять як зареєстровані заздалегідь так і не зареєстровані учасники і на місці треба витрачати багато часу, щоб зібрати дані нових гостей
• Виставка масштабна бо, за словами організатора, за 3 дні її відвідує близько 8000 гостей, але при цьому спонсори і партнери незадоволені низькою активністю гостей на їх стендах.
• Болюче питання реєстрації на місці, бо гості хочуть отримати іменний бейдж для зручного знайомства з іншими учасниками, а на таку кількість це важко організувати. Використовувались картки, на яких писались імена гостя маркером.

Запропоновані першочергові рішення:

• Спростити форму реєстрації: частину питань замінити на готові випадаючі списки та чекбокси.
• Прибрати деякі питання, які взагалі не важливі для організатора, бо він раніше ніяк не обробляв ці дані після події
• Автоматичне отримання учасником унікального квитка з QR кодом на сенкюпейдж, в email та в смс.
• Шаблон квитка - трансформер, який одразу може слугувати як бейдж учасника.
• Сканування квитка смартфоном для збору детальної статистики відвідувань.

Результат співпраці з RegToEVENT:

• 1. Вдалося уникнути переповнення бази, зайвими дублікатами, бо учасники одразу отримували квиток, і розуміли, що реєстрація успішна, а не пробували ще раз і ще раз.
• 2. Всі реєстрації зібрані в CRM систему, де їх можна не лише переглядати, а ще й управляти замовленнями: сортувати, шукати, редагувати, видаляти, додавати, змінювати статус, завантажувати в Eхcel. До того ж з базою можуть працювати всі члени команди організаторів одночасно.
• 3. Достовірність даних стала набагато кращою, адже людям зручно обирати варіант із запропонованого (наприклад, про напрямки діяльності, області присутності і т.д.), а не вигадувати щось своє і писати довгі тексти, чи пропускати ці поля.
• 4. Організатору достатньо було придбати силіконові кишені для бейджів зі шнурком, а квитки гостей вже слугували іменним бейджем, з QR кодом для обміну контактами! А не безіменною карткою, чи карткою виписаною від руки менеджером.
• 5. Розміщений на стійці QR код, який веде на онлайн форму, дозволив швидко зареєструвати гостей, які не проходили попередню реєстрацію та зібрати всі потрібні дані.
• 6. Сканування квитків на вході, дало можливість уникнути проходу людей без квитка, та зібрати повну статистику відвідувачів. І яким же було здивування організаторів, що їх відвідує ледь не втричі менше людей, ніж вони думали раніше.

Як виявилось, раніше для підрахунку кількості відвідувачів використовувались клікери, як ті, що використовують стюардеси в літаках. Хостес, стояли на вході і просто клікали коли повз них проходить гість всередину локації. Але при цьому нікому не спадало на думку, що людина могла вийти на вулицю, і повернутись ще раз. Тобто клік робився кожного разу коли хтось заходив всередину. Так і формувалась загальна кількість. Але фактично, навіть онлайн реєстрацій було набагато менше, не кажучи вже про фактично присутніх на локації.

З RegToEVENT вдалося зібрати реальну статистику, заощадити час на обробку замовлень, та заощадити кошти на підготовку наступної події, бо було чітке уявлення скільки гостей може прийти цього разу.

Вони не вірили, що завчасно розкладені по алфавіту бейджі в такій кількості це шлях внікуди – поки не спробували чекін від RegToEVENT

Основні проблеми:

• Організатор використовує для реєстрації GoogleForm, бо всі реєстрації ретельно перевіряються оргкомітетом, перед тим як підтвердити участь гостя.
• Після того як зі списку всіх зареєстрованих відібрали і підтвердили тих, кого треба запросити формується інший список і по їх Email робиться розсилка листів з підтвердженням участі.
• На стійці реєстрації виставляються таблички з літерами алфавіту, відповідно до прізвищ гостей, а для цього потрібна велика стійка реєстрації, бо гостей справді багато. Списки гостей сортуються по алфавіту, роздруковуються на папері, після чого їх розкладають на стійці відповідно до літер алфавіту. Проблема в тому, що іноді, при реєстрації люди плутають поля ім’я/прізвище і сортування списку на таку велику кількість рядків не завжди точне і ефективне.
• Всі бейджі друкуються завчасно з іменами і прізвищами і так само по алфавіту розкладаються на стійках реєстрації. Але гості, які в останній момент вирішили зареєструватись на подію - залишаються без бейджа, бо вони вже надруковані заздалегідь, і в останню ніч зробити іменний бейдж складно. Для них готуються пусті картки, щоб можна було маркером вписати ім’я.
• В день заходу, не дивлячись на ретельне сортування і розкладання всього по алфавіту, гості плутаються в яку чергу їм ставати (на яку літеру), більшість з них просто показує листи з текстом запрошення, по якому важко ідентифікувати людину.
• Хостес довго гортають списки, намагаючись знайти людину в ньому, потім так само нескінченно довго перебирають картки гостей, щоб знайти там потрібний бейдж. А коли приходить людина, яка попередньо не реєструвалась, але хоче потрапити на захід взагалі виникає колапс.

Запропоновані першочергові рішення:

• електронна форма, з ручною модерацією, щоб зібрати реєстрації, і потім їх підтвердити після перевірки
• автоматична генерація та відправка QR квитка, після підтвердження
• чекін на локації, з друком іменних стікерів на бейдж

Результат співпраці з RegToEVENT:

• 1. У результаті використання онлайн форми реєстрації RegToEVENT, вдалося уникнути втрати зареєстрованих гостей, адже раніше, коли все збиралось в гугл форму, а потім вручну ці дані оброблялись, переносились в інший список на розсилку – багато гостей губилося при такому перенесенні даних.
• 2. Підтвердження реєстрації відбувається в 1 клік, що спрощує процедуру – не потрібно вручну копіювати дані в інший список, по якому потім буде розсилка.
• 3. Одразу після підтвердження участі, натисканням однієї кнопки, гостю автоматично генерується та відправляється лист з QR квитком. Всі квитки унікальні і унеможливлюють прохід по одному квитку кількох людей.
• 4. На стійці реєстрації не потрібні таблички з літерами алфавіту, не потрібно сортувати та друкувати списки гостей. Саму стійку вдалося скоротити вдвічі по розміру.
• 5. Гість показує свій квиток, хостес його сканує і одразу на екрані ноутбука з’являється його картка та виводиться на друк. За кілька секунд друкується іменний стікер, що клеїться на заготовку бейджа та видається гостю з роздатковими матеріалами.
• 6. Гості, які зареєструвались в останній день, отримують бейдж так само, як і гості, які реєструвались задовго до події, адже бейдж друкується на локації.
• 7. Гості, які попередньо не реєструвались і прийшли на локацію прямо в день події, можуть швидко зареєструватись через QR код, на стійці реєстрації. Після заповнення форми їх дані миттєво з’являються в базі, що дозволяє роздрукувати іменний стікер на бейдж.
• 8. У організатора є статистика в реальному часі по кількості відвідувачів, та є можливість завантажити дані в Excel для подальшої обробки та звітності присутніх.

Організатор завжди вважав, що промокоди - зменшують прибуток від продажу квитків і не міг повірити, що комплексні знижки дадуть змогу навпаки заробити більше

Основні проблеми:

• Нішева конференція для стоматологів, з одного боку лікарів цього профілю багато, а з іншого – заходів у цій ніші теж багато. Тому гостро стоїть питання наповнення залу та продажу необхідної кількості квитків.
• Організатор пробував використовувати розклад підвищення цін і промокоди на знижку, але це не давало бажаної кількості продажів.

Запропоновані першочергові рішення:

• Комплексні знижки, як альтернатива звичайним промокодам
• Продаж додаткових опцій до квитка

Результат співпраці з RegToEVENT:

• 1. Організатор почав використовувати комплексні знижки, залежно від кількості придбаних квитків: чим більше купує людина квитків за один раз – тим більшу знижку на замовлення отримує. Таке зниження вартості цілком прийнятне для організатора, адже по суті відповідає тій знижці, яка надавалась за промокодами. Але при цьому – така умова отримання знижки, стимулює потенційного учасника купувати декілька квитків за раз, що значно збільшує кількість проданих квитків, і, відповідно, кількість учасників. Люди самостійно шукають собі “компанію” і таким чином приводять ще гостей для організатора.
• 2. Окрім розкладу цін по даті (чим ближче до події тим більша ціна), організатор спробував використовувати розклад підвищення вартості по кількості – кожні 50 квитків ціна зростала. Це стимулювало аудиторію не відкладати покупку на потім, не тягнути до останньої дати і купувати квиток перед підвищенням, а купити його тут і зараз, бо ніхто не розуміє, скільки квитків вже викуплено, і хоче встигнути купити квиток по меншій ціні.
• 3. Крім основної частини конференції у організатора запланована Гала-вечірка, участь у якій оплачується окремо. Раніше, після придбання квитка, учасник дізнавався про таку можливість і приймав рішення чи хоче він брати участь. Оплата за вечірку відбувалась окремо і не всі гості приймали рішення на неї йти, через паузу в роздумах. З RegToEVENT організатор додав вечірку як додаткову опцію до квитка, і гості могли одразу при реєстрації додавати її до основного замовлення та купувати разом з квитком. Це значно спростило процес інформування гостей, і збільшило кількість замовлень квитків саме на Гала-вечірку. Адже при імпульсивності покупки конверсія завжди вище, ніж після тривалих роздумів.

Продаючи квитки безпосередньо в касах аквапарку створювались черги на вході, а очікування гостей посилювало невдоволення від сервісу

Основні проблеми:

Аквапарк одного з українських міст продавав квитки в касі, по факту приходу відвідувачів. Це створювало чергу невдоволених гостей, адже кожному гостю потрібно пояснити, яка відмінність тарифів, визначити кому дитячий, кому дорослий квиток, яку знижку отримає родина з дітьми і т.п. Крім того, касири пропонували супутні послуги: відвідування сауни, масажу і таке інше.

Інша проблема – перенасиченість людьми і нехватка персоналу. Незалежно від дня тижня, іноді бували дні, коли гостей дуже багато, і обслуговуючого персоналу (прибиральниці, касири, рятівники) банально не вистачає.

Запропоновані першочергові рішення:

• Онлайн форма реєстрації і продажу квитків для автоматизації процесів.
• Генерація електронних квитків з QR кодом, для обміну на браслет в аквапарку
• Продаж додаткових опцій у вигляді послуг масажу, сауни і т.п.

Результат співпраці з RegToEVENT:

• 1. В системі RegToEVENT було створено окремі тарифи: будній день/вихідний, дитячий/дорослий, сімейний. Абонемент і т.д., та інтегровані відповідні форми для покупки в сайт аквапарку. З повним описом, що це за квиток для кого він, в які дні, години його можна використати. Таким чином кожен відвідувач сайту одразу міг ознайомитись з наявними тарифами і не задавати питання в касі аквапарку.
• 2. Для стимуляції таких продажів аквапарк встановив ціну онлайн квитка на 5% меншу ніж вартість квитка в касі – адже фактично це дало змогу заощадити кошти на обладнання та утримання фізичної каси, і зарплату касира.
• 3. Адміністрація аквапарку отримала чітке розуміння орієнтовної кількості відвідувачів відповідно до кількості придбаних квитків, що дало змогу залучати додаткових працівників у дні великого напливу людей.
• 4. Значно скоротились черги на вході, адже тепер гість одразу показував квиток, який вже придбав завчасно, його сканують і видають гостю відповідний браслет.
• 5. Квиток одноразовий, тому після сканування його неможливо використати ще раз. Адже раніше траплялись історії, коли гості пробували заховати квиток при отриманні браслета, і використати його повторно.

До використання застосунку організатор користувався різними сервісами: для побудови карти локації, для знайомства гостей, для збору результатів опитувань і голосувань. А також постійно намагався уникнути передачі бази учасників партнерам, адже ті були не задоволені результатом збору лідів.

Основні проблеми:

Щорічна виставка, з великою кількістю експонентів та відвідувачів. Виставкова площа під кожного партнера доволі велика, враховуючи специфіку продукції, тому співробітники компанії-партнера на стенді не можуть фізично охопити всіх відвідувачів, які підходять з різних сторін до стенду.

Партнерам важливо зібрати максимальну кількість контактів відвідувачів, а за рахунок того, що менеджери зайняті, частина гостей оглядає продукцію і йде. Тому частина не хоче брати участь повторно, адже витрати на виставку більші ніж, конверсія від такої участі

Запропоновані першочергові рішення:

• Автоматизація реєстрації і продажу квитків зі створенням особистих кабінетів для учасників.
• Миттєве надання доступу до застосунку учасникам, які оплатили свій квиток.
• Надання функціоналу застосунку, який допоможе залучити більше партнерів і спонсорів, та забезпечити їм більші можливості участі і збору контактів гостей.

Результат співпраці з RegToEVENT:

• 1. Для реєстрації і продажу квитків організатор почав використовувати сервіс RegToEVENT. Відповідно після успішної оплати гостю відразу відкривався доступ в особистий кабінет APP Networking. Це забезпечило безшовний перехід, і доступ до всіх функцій лише на підставі єдиної реєстрації.
• 2. Кожен учасник в застосунку заповнює свій профіль: компанія, посада, інтереси, що шукає на заході, що пропонує іншим. Відповідно представники партнера, які будуть працювати на стенді, також детально заповнили свої профілі як учасники заходу, щоб спілкування було продуктивнішим.
• 3. Завдяки тому, що під час реєстрації заборонено використання дублікатів замовлень на одні й ті ж контактні дані, організатору вдалося зібрати максимально повну базу відвідувачів, адже раніше на одну й ту ж саму пошту компанії викупляли всі квитки одразу.
• 4. В застосунку було створено інтерактивну карту локації, де розмічено розташування всіх стендів, кожного партнера. Це значно спростило навігацію гостей на локації, порівняно з паперовими мапами, які гості постій губили.
• 5. Коли користувач у застосунку на мапі, натискає на конкретний стенд – йому відкривається детальніша картка з описом партнера, та профілями його контактних осіб. Відповідно учасник міг одразу може написати представнику партнера та спілкуватися в режимі переписки, якщо не було можливості зустрітися особисто.
• 6. Під кожного партнера формується окремий QR код, який вони розміщують на своєму стенді. Враховуючи розміри стендів, деякі партнери робили це з усіх боків стенду. Якщо гість підійшов до стенда і не хоче спілкуватися тут і зараз, або всі представники компанії експонента були зайняті іншими розмовами, гість відсканував QR код, і у партнера залишався контакт гостя, який його сканував. Це дозволило кожному партнеру зібрати максимальну кількість корисних контактів, всіх хто підходив до їх стенду.
• 7. Організатор активував розділ вакансії, завдяки чому компанії, які шукають співробітників могли розміщувати вакансії, а люди, які шукають роботу могли надсилати їм, і розміщувати свої резюме.
• 8. В стрічці новин публікувались не лише анонси перебігу події від організатора, а й інформація про партнерів і спонсорів. А кожен учасник міг так само опублікувати щось своє. Це також дозволило всім сторонам причетним до заходу, активніше висвітлювати інформацію про свої компанії, рекламувати і пропонувати свої товари і послуги.
• 9. Інші інструменти застосунку дозволили організатору зібрати результати різних голосувань та опитувань, що раніше було проблемою, оскільки люди не дуже охоче залишали відповіді на паперових опитувальниках. А опитування постфактум після події, вже ніхто не хоче проходити.

Розсилка з посиланням на трансляцію призводила до того, що посилання розсилалось далі всім підряд самими ж учасниками

Основні проблеми:

Організатор проводить серію вебінарів і 2 рази в рік велику конференцію змішаного формату: офлайн гості на локації, та паралельна онлайн трансляція. Для заощадження коштів трансляція ведеться на закритому каналі YouTube. При цьому статистика переглядів вказує на те, що до неї долучаються і сторонні глядачі, які не оплачували доступ до трансляції. Все через те, що напередодні події організатор робить розсилку з посиланням на трансляцію, для тих, хто купив онлайн доступ.

Запропоновані першочергові рішення:

• Автоматичне створення особистих кабінетів для учасників в момент реєстрації.
• Надання доступу до трансляції після придбання квитка.
• Надсилання учасникам листа з усіма інструкціями по перегляду трансляцій.
• Надання організатору захищеного середовища для перегляду, щоб учасники не мали змоги ділитись посиланням на відео

Результат співпраці з RegToEVENT:

• 1. Після реєстрації учасників через RegToEVENT кожному користувачу створюється особистий кабінет. А доступи до нього (логін, пароль) відправляються на пошту окремим листом
• 2. При налаштуванні трансляції, організатор вказує для яких типів квитків вона доступна. Відповідно ті учасники, які купили квиток без доступу до онлайн перегляду – не матимуть можливість перегляду відео.
• 3. У відповідний розділ налаштувань додається посилання на відеотрансляцію з YouTube, але при цьому учасники не бачать прямого посилання і немає потреби його розсилати учасникам у відкритому вигляді.
• 4. В налаштуваннях події організатор може вказати різні тексти підтвердження покупки залежно від типу квитка. Тому коли для офлайн учасників детально розписується коли почнеться реєстрація, де програма і т.п. Для онлайн учасників організатор прописує детальну інструкцію, що трансляцію учасник зможе дивитись у своєму особистому кабінеті на RegToEVENT.
• 5. Після оплати квитка, учасник отримує лист підтвердження з детальними інструкціями, а в день події їм буде доступна кнопка “Трансляція” - по якій відкриється вікно перегляду в призначений час початку трансляції.
• 6. Крім того організатор може брендувати вікно трансляції, додавши фонове зображення, може додати туди текстову програму доповідей, та приймати запитання від глядачів у чат-бота.
• 7. Додатково можна використовувати функціонал віртуальних стендів для партнерів і спонсорів: створити окремі веб-сторінки під кожного з них, наповнивши якоюсь інформацією про партнера, додавши його зображення, контакти і т.п.
• 8. Під час перегляду трансляції, учасник відкриває її в своєму кабінеті на RegToEVENT, але він не бачить прямого посилання на YouTube, не може ним поділитись з іншими, і навіть якщо він захоче зробити запис екрана, то на відео буде постійно переміщуватись водяний знак з контактами власника кабінету. І якщо запис буде викладено у вільний доступ то буде одразу зрозуміло, хто з учасників його виклав.

Організатор вигадував різні способи реєстрації, адже розмістити фізично стійку реєстрації в одному місці було неможливо

Основні проблеми:

До нас звернувся організатор, якому було потрібно провести реєстрацію гостей на локації з друком іменних бейдіжв на локації, але при цьому вхідна зона настільки мала, що не дозволяє встановити там повноцінні ноутбуки з принтерами.

В той же час, потрібно робити реєстрацію саме на вході на локацію, через особливості самого простору, щоб гості не губилися, і на подію не потрапили сторонні особи.

Запропоновані першочергові рішення:

• Було використано віддалені точки друку, що дозволяли сканувати квитки в одному місці, а друкувати стікери автоматично в іншому.

Результат співпраці з RegToEVENT:

• 1. На вході, через брак місця не було жодних столів, спеціальних стійок чи чогось подібного. Дівчата хостес зустрічали гостей, зі звичайними планшетами в руках. Завдяки чому не потрібні якісь дротові з’єднання
• 2. Планшетом сканувався квиток, і гостю ставилась відмітка чекін, що унеможливлювало його повторне використання. В цей же момент автоматично на друк відправлявся іменний стікер учасника на принтер, який стояв в іншій зоні. Де до речі, місце також було обмежено, тому зручно було встановити лише принтери.
• 3. Хотес скеровували гостей всередину локації, для отримання бейджа. І поки гість піднімався сходами там уже був надрукований його бейдж. І Інші хостес видавали бейдж, та проводили гостя до гардеробу.
• 4. Всю статистику організатор бачив в режимі реального часу і навіть через таку роззосередженість гостей по локації, мав чітке уявлення скільки вже гостей прибуло на локацію, а скільки ще потрібно чекати.

Основні проблеми:

• Організатор, сподівався, що чим більшу кількість сервісів з продажу квитків він залучить, тим більше квитків йому вдасться продати. Тому звернувся з питанням продажу аж в 4 тікет платформи.
• Це не дало аж настільки бажаного результату по кількості продажів, але в той же час призвело до того, що фактично у його гостей на руках були квитки 4 видів.
• Оскільки на події потрібно було якось ці квитки сканувати, то ставити по 4 застосунки на смартфони хостес було не найкращим рішенням, адже це могло уповільнити процес пропуску гостей.
• Ділити гостей на 4 окремі черги – теж не найліпша ідея, бо, як правило, люди не дуже зважають на те, що написано на стійці реєстрації і або йдуть туди де менша черга, або навпаки стають в найбільшу чергу. ну тільки не туди, куди б мали підійти з своїм типом квитка.
• Крім того, це бізнес подія, тому у гостей мали бути іменні бейджі, а якось їх сортувати і розкладати по алфавіту по типам квитків залежно від платформи де той був проданий, ускладнювало процес ще більше.

Запропоновані першочергові рішення:

• Імпорт даних з усіх баз сервісів, через які вівся продаж квиктів на подію організатора.
• “Чекін під ключ” на локації.

Результат співпраці з RegToEVENT:

• 1. Завдяки тому, що організатор звернувся в RegToEVENT за послугою чекіну, вдалося інтегрувати всі бази з 4 різних сервісів в одну.
• 2. Організатор завантажив бази з інших сервісів і імпортував ці дані в RegToEVENT.
• 3. При цьому не було потреби повторно генерувати та розсилати квитки від RegToEVENT, щоб не плутати гостей. І щоб кожен гість міг прийти зі своїм квитком, який придбав.
• 4. На події виставлялись звичайні точки реєстрації, але було зроблено попередні програмні налаштування, щоб квитки інших сервісів сприймались системою RegToEVENT як свої.
• 5. Гості, не залежно від типу квитка і сервісу де вони їх придбали, підходили на стійку реєстрації, та показували свій квиток. Хостес сканували QR коди в квитках та одразу ж автоматично друкувались стікери з даними гостя. Завдчки чому не було жодних черг чи непорозумінь.

Коли немає місцевого підрядника по чекіну, а організатор впевнений в надійності RegToEVENT

Основні проблеми:

Організатор хотів замовити послугу “чекін під ключ”, але, на превеликий жаль, у нас було багато замовлень на цю дату, тому ми фізично не могли надати повноцінну виїзну послугу реєстрації.

Запропоновані першочергові рішення:

• Ми домовились з організатором про надання в оренду нашого обладнання з налаштованим програмним забезпечення для чекіну.

Результат співпраці з RegToEVENT:

• 1. Було налаштовано програмне забезпечення для чекіну та Check-in BOX у потрібній кількості.
• 2. Організатор завантажив свій список гостей, по якому було згенеровані електронні квитки з QR кодами та розіслані учасникам.
• 3. Напередодны заходу, все обладнання було спаковано та відправлено організатору кур'єрською службою.
• 4. Організатору залишалось лише увімкнути обладнання в розетку, та підключити свій Wi-Fi.
• 5. Гості на локації сканували квитки на екрані, після чого автоматично друкувався стікер з даними гостя.

Той випадок, коли слід вирішувати все й одразу і є можливість закрити всі питання одним сервісом

Основні проблеми:

Організатор мав лише сторінку в Instagram, та використовував – еквайринг для прийому платежів за кивтки, але при цьому, більшість замовлень доводилось обробляти вручну. З учасниками погоджували вартість, знижки, умови оплати, бо дехто з учасників хотіли оплачувати по безготівковому рахунку.

І такий спосіб реєстрації і продажу був зручний і прйинятний, поки подія не почала масштабуватись до кількох сотень учасників.

Запропоновані першочергові рішення:

• Повністю змінити підхід, до реєстрації і продажу
• Автоматична генерація безготівкових рахунків на оплату
• Автоматичний розрахунок вартості замовлень через комплексні знижки
• Продаж додаткових опцій та прийом донатів.
• Сайт для ефективнішого анонсування заходу, та аналітика трафіку

Результат співпраці з RegToEVENT:

• 1. Реєстрація учасників і продаж квитків були налаштовані через RegToEVENT.
• 2. Крім свого звичного еквайрінгу, організатор зміг налаштувати генерацію рахунків на безготівкову оплату, що зменшило кількість звернень від компаній з проханнями надати рахунок на оплату. Кожен учасник при реєстрація сам обирав сплатити картою, чи згенерувати рахунок.
• 3. Організатор налаштував різні варіанти комплексних знижок, відповідно вартість замовлення розраховується автоматично, залежно від кількості оформлених квитків. І організатору не потрібно власноруч по кожному випадку вираховувати знижку для покупця.
• 4. Крім сторінки в соцмережах, організатор зміг створити повноцінний лендінг події, де структуровано анонсував що це за подія, для кого, хто спікери, яка програма заходу, що отримає учасник, відгуки і фото/відео з минулих заходів
• 5. Оскільки подія носила благодійний характер, то одразу з купівлею квитка, гості могли лишити донат. Хто не залишав донат в момент купівлі, міг, за бажанням, це зробити пізніше.
• 6. Учасники могли придбати відеозаписи конференції, і це було запропоновано одразу як додаткова опція до квитка. Тому таким чином кількість продажів відеозаписів збільшилась, у порівнянні з минулими подіями, де відеозаписи пропонували купити вже після події.
• 7. Завдяки вбудованій CRM системі з Kanban дошкою, всі співробітники організатора спільно могли працювати над базою реєстрацій та відмовитись від оплати додаткового софта, окремої CRM.
• 8. Аналітика джерел трафіку дозволила заощаджувати і правильно розподіляти рекламні бюджети.
• 9. Після автоматизації багатьох процесів, та ефективного планування продажів, організатор не розширював штат співробітників для підготовки до заходу, як це робив зазвичай.
• 10. Безкоштовне сканування квитків учасників на локації смартфоном, без використання додаткового софта та обладнання.

Коли команда організаторів зменшилась, база підрядників вже не актуальна, а завдання накопичуються як снігова куля, нарешті приходить розуміння, що робити все вручну «бо так завжди робили» – не варіант

Основні проблеми:

Війна, курс валют скаче, повна невизначеність ринку. Частина перевірених підрядників поїхала до Європи і просто не повернулася. Тому до нас звернувся організатор з проблемою: людей не вистачає, процеси не побудовані, продаж квитків і стендів для партнерів йде вручну. А потрібно якось це все автоматизувати, щоб вистачило сил дотягти до івенту і не зійти з дистанції.

Запропоновані першочергові рішення:

• Онлайн реєстрація та оплата квитків прямо на сайті
• Expo planer для партнерів, щоб швидше продати стенди
• Networking APP для комунікації відвідувачів і як додаткова цінність для партнерів та спонсорів

Результат співпраці з RegToEVENT:

• 1. Першочергово ми допомогли організатору налаштувати його подію для продажу квитків, та вбудувати форму на його сайт. Реєстрації пішли, люди одразу сплачують квиток і немає потреби, щоб хтось із співробітників вручну приймав і обробляв заявки, відправляв реквізити, а бухгалтер перевіряла оплати.
• 2. В рамках консалтингових послуг ми порадили відмовитись від «циганських підходів» – де вартість вигадується під клієнта, а перейти до зрозумілих пропозицій і прозорих цін – що викликає більшу довіру. Тому було створено презентацію для потенційних експонентів, партнерів і спонсорів, з чітким визначенням пакетів участі та їх вартості: що входить в пакети, що можна дозамовити і що сплачується окремо.
• 3. У презентацію вбудували динамічний «Експо планер» – безкоштовний модуль від RegToEVENT, у якому можна подивитися наявність вільних площ (їх розмір, розташування та сусідство), і найважливіше – одразу придбати цей стенд о 3 годині ночі без дзвінків, якщо потрібно типове рішення.
• 4. Звісно, не усі потенційні партнери тут же купили стенд, але оскільки на «Експо планері» є звичайний блок квитків, то як побічний ефект такої розсилки пропозицій – +67 проданих квитків для відвідувачів.
• 5. Організатор вирішив використовувати застосунок нетворкінгу, тому партнерам пропонувалась не лише забудова фізичного стенду «під ключ» а й віртуальний «смарт стенд» – окрема сторінка, з інформацією про компанію та контактними особами, представниками експонента. Це дало більшу цінність для партнерів, адже такий інструмент дає можливість взаємодії не лише з балакунами, а й з інтровертами, які просто тихенько підходять до стенду розглядають його, щось фотографують і йдуть далі. При скануванні QR коду на стенді – їм одразу відправляється пропозиція від партнера, а у менеджера залишають контакти людини, яка сканувала код і можна продовжити спілкування і додатку.
• 6. Крім того експонент може взаємодіяти не лише з гостями, які підійшли до його стенду, чи відсканували на ньому код, а й з онлайн учасниками, які купували доступ до трансляції з конференц залу. Бо віртуальний стенд надає їм теж таку можливість – ознайомитись з інформацією про партнера та зв’язатись з його представником.
• 7. Оскільки реєстрація і оплата тепер відбувались автоматично – організатор повністю відмовився від першочергової ідеї, наймати під подію відділ продажу на аутсорс, щоб уточнювати дані гостей і пропонувати їм сплатити квиток. А з тими хто зареєструвався і не сплатив, чудово справлялась одна людина. До того ж з функціоналом Kanban дошки, структурувати обробку замовлень було набагато простіше, ніж вести записи в блокноті. І не довелось думати про купівлю окремої CRM системи.
• 8. В рамках виставки зазвичай проходила секція з доповідями для дорожчої категорії. На це історично приділялася невелика зона. Адже за словами організатора, з 3000 відвідувачів, у зал із доповідями приходило близько 50 людей. Зробивши кілька розсилок (тільки для тих, у кого вже був звичайний вхідний квиток) з тезами спікерів, ми отримали +117 апгрейдів квитків, які пройшли автоматично. Тому завжди давайте людям можливість доплатити вам і не лінуйтеся налаштовувати апгрейд.
• 9. Ну і звісно ж, виїзна послуга чекіну – допомогла уникнути черг на вході. Всі гості отримали свої бейджі з QR кодами для швидкого обміну контактами в АРР, а організатор – чітку статистику скільки гостей прийшло по кожному з днів виставки, хто був лише один день, хто 2, а хто всі 3 дні поки вона тривала.
• 10. Именно после этой выставки организатор получил наибольшее количество положительных отзывов и благодарностей от партнеров, поскольку им удалось собрать действительно качественные лиды в достаточном количестве.

Основной вывод, который можно сделать из вышесказанного: когда организатор сразу понимает, что его подход пошел «не в ту сторону» и что нужно оперативно что-то менять, и ищет подходящие решения — это даст хорошие результаты и сбережет его нервы.
Когда организатор спрашивает у подрядчика совета и прислушивается к нему – это самый ценный клиент, потому что сотрудничество строится на доверии и обе стороны работают на общий результат.