Identyfikator QR to unikalny identyfikator uczestnika wydarzenia, który daje różne przywileje, umożliwia wejście do poszczególnych stref lokalizacji itp.
Zazwyczaj identyfikator to kartonowa lub plastikowa karta, na której umieszcza się informacje o wydarzeniu – nazwę, datę, lokalizację i imię oraz nazwisko uczestnika. Idealnie byłoby dodać tam jeszcze firmę, którą gość reprezentuje, oraz jego stanowisko. Można dodać informacje o sponsorach i partnerach, programie wydarzenia i wiele innych.
Nie będziemy szczegółowo omawiać bardzo drogich opcji ani specjalnych identyfikatorów z NFC i innymi technologicznymi nowinkami, a chcemy przedstawić przykłady najczęściej używanych i dostępnych dla każdego budżetu wariantów:
Gotowy bilet uczestnika wygenerowany przez serwis RegToEVENT może być używany jako identyfikator QR, jeśli zostanie złożony na cztery części.
Jeden z fragmentów takiego biletu będzie zawierał wszystkie niezbędne informacje: nazwę i logo wydarzenia, dane uczestnika, jego osobisty kod QR, w którym zaszyfrowane są jego dane kontaktowe. Skanując nawzajem swoje kody, uczestnicy będą mogli wymieniać się kontaktami.
A organizatorowi wystarczy włożyć taki bilet do silikonowej kieszonki i nie trzeba robić oddzielnych laminowanych identyfikatorów dla gości.
To standardowy i najpopularniejszy wariant identyfikatora. Gruby karton, zadrukowany z jednej lub z obu stron. Jeśli chcesz, aby identyfikator był trwały, nie rwał się, nie gniótł i nie zaginał o ubranie uczestników – najlepiej go zalaminować. To nada sztywności i wytrzymałości kartonowej podstawie. Laminowanie może być błyszczące lub matowe.
Identyfikator + program + informacje o partnerach i sponsorach. Nie trzeba drukować osobno programu, osobno identyfikatora. Dzięki swojej grubości jest dość wytrzymały, nawet mimo że jest to zwykły papier, a nie karton.
Program jest zawsze pod ręką uczestnika, można dodać strony z informacjami o sponsorach, a nawet kilka stron na notatki. Ale trzeba iść z duchem czasu, więc gdy papierowe programy zostały zastąpione interaktywnymi programami dostępnymi przez kod QR, można zrezygnować z drukowania broszury. Po pierwsze, to oszczędność, po drugie, nie martwisz się o zmiany w programie, które zaszły w ostatniej chwili.
To również bardzo ciekawa opcja 2 w 1. I identyfikator, i użyteczność. Jeśli uczestnik podczas prelekcji usłyszy coś ważnego i postanowi to zanotować, notatnik i długopis są od razu pod ręką.
Tak samo jak w broszurze, w notatniku można umieścić program, można dodać informacje o sponsorze.
Ale są niuanse! Trzeba poprawnie przygotować projekt, żeby program nie był do góry nogami. U takiego identyfikatora koniecznie musi być smycz na 2 karabińczyki i nie warto robić go bardzo dużym. Uczestnicy nie będą zachwyceni, nosząc ciężki notatnik na szyi przez cały dzień )))
Oczywiście identyfikator uczestnika wydarzenia powinien być imienny, inaczej posiadanie przez wszystkich takiej samej pięknej karty na szyi po prostu nie ma sensu. I tu każdy z organizatorów puszcza wodze fantazji i wymyśla własne sposoby na ich personalizację: drukowanie, pisanie ręczne lub inne opcje.
Piękne i jednakowe, ale jeśli masz 200-300 lub nawet 3000 gości, to układanie ich według alfabetu – to droga donikąd! Cała twoja praca nad sortowaniem alfabetycznym, na którą poświęciłeś kilka godzin wieczorem, zostanie zniweczona przez uczestników szukających swoich identyfikatorów, dosłownie w ciągu 15-20 minut. Taka opcja jest idealna tylko dla małych wydarzeń, lub aby zrobić oddzielnie kilka identyfikatorów organizatorom i prelegentom.
Najgorsza opcja. Karty identyfikatorów wydrukowane z góry, wszystko pięknie i jednakowo, ale dokładnie do momentu, gdy twoje hostessy zaczną na nich pisać nazwiska gości. Nieczytelne pismo, rozmazany marker, a co gorsza – rozmazany długopis. Źle usłyszane imię i nazwisko, źle oceniony rozmiar i nie mieści się. Jedyny „plus” - oszczędność, która nie jest tego warta.
Naklejka z danymi uczestnika jest drukowana w momencie skanowania jego biletu. Wszystkie naklejki są jednakowego rozmiaru, z jednakową czcionką i przyklejane na przygotowane kartonowe blankiety. Nie ma kolejek, nie ma chaosu, nie ma zgubionych identyfikatorów, które wczoraj tak starannie sortowano alfabetycznie. Szybkość rejestracji jednego uczestnika to około 7 sekund, a estetyczny wygląd identyfikatora będzie cieszył oko.
Identyfikator jest drukowany na miejscu, bezpośrednio w lokalizacji, w momencie rejestracji uczestników. Drogo, elegancko, ale i pod względem kosztów to dość droga przyjemność, a dodatkowo znacznie wydłuża czas rejestracji jednego uczestnika, ponieważ druk trwa znacznie dłużej. Samo stanowisko rejestracyjne również znacznie się powiększa fizycznie ze względu na specyfikę sprzętu. Oznacza to, że ta opcja nie bardzo się sprawdzi, jeśli masz bardzo ograniczoną przestrzeń do rejestracji lub dość duże wydarzenie.
odpowiednie dla młodszej publiczności, gdzie wszyscy są na „ty”, i jeśli wydarzenie jest małe, a twoim zadaniem jest po prostu ich ze sobą zapoznać
odpowiednie dla bardziej owocnego networkingu, zwłaszcza jeśli liczba uczestników przekracza 50 osób. W ten sposób ludzie będą czuć się bardziej komfortowo, czując swoją wyjątkowość, a nie spotykając 5-10 identyfikatorów z tym samym imieniem
ta opcja jest już idealna dla kontaktów biznesowych i efektywnego networkingu, ponieważ dla wydarzeń biznesowych ważne jest nie tylko wiedzieć, że przed tobą stoi Jan, ale także jaką firmę on reprezentuje na wydarzeniu
to już pełny zestaw do nawiązywania kontaktów biznesowych. Gościom znacznie łatwiej jest określić, przedstawiciel jakiej firmy przed nimi stoi i jakie stanowisko zajmuje, a co za tym idzie, czy pomoże on rozwiązać problem, czy nie. Jeśli tak – można podchodzić i się poznawać.
Kod QR dodany na identyfikatorze może służyć jako wizytówka uczestnika do wymiany kontaktów, może prowadzić bezpośrednio do prywatnych czatów w Telegramie lub aplikacji, jeśli z nich korzystasz, lub może być przeznaczony do dodatkowej weryfikacji tożsamości przez ochronę. Dzięki niemu identyfikator stanie się nie tylko imienną kartą, ale wielofunkcyjnym narzędziem do networkingu i bezpieczeństwa
Kody QR na identyfikatorach mogą służyć jako narzędzie do wymiany kontaktów, a także jako narzędzie do kontroli i weryfikacji gości. Są w stanie rozwiązać każde zadanie, jakiego potrzebujesz.
W takim kodzie QR ukryta jest pełna karta danych rejestracyjnych uczestnika, które on pozostawił, wypełniając Twój formularz. Dodatkowo każdy uczestnik może wejść do swojego osobistego panelu i wypełnić tam pozostałe pola: linki do swoich mediów społecznościowych, czatów, informacje: czego szukają na wydarzeniu i czym mogą być pomocni dla innych przy nawiązywaniu kontaktów.
Goście mogą skanować kody QR na identyfikatorze, a otworzy im się specjalna karta z tymi danymi, które można sobie zapisać. Rozwiązuje to problem wymiany wizytówek, ponieważ już mało kto je drukuje.
Jeśli na swoim wydarzeniu używasz aplikacji mobilnej do networkingu, to podczas poznawania się uczestnicy mogą zeskanować kod QR na identyfikatorze, a do ich książki kontaktów zostaną zapisani ci uczestnicy, których identyfikatory zdążyli zeskanować. Następnie mogą przejść do prywatnych czatów, umówić się na spotkanie i kontynuować rozmowę nawet po wydarzeniu. Lub korzystać z innych narzędzi do networkingu w aplikacji.
Jeśli jesteś pewien, że Twoja publiczność aktywnie korzysta z komunikatora Telegram, to podczas rejestracji uczestników możesz stworzyć osobne pole "nickname" w formularzu rejestracyjnym. Wielu użytkowników ukrywa swój numer telefonu i można ich znaleźć tylko po pseudonimie.
Jeśli na identyfikatorach użyjesz kodu QR prowadzącego do Telegramu, to po zeskanowaniu takiego kodu, uczestnikowi od razu otworzy się okno czatu z osobą, której kod właśnie zeskanował. W ten sposób uczestnicy będą mogli natychmiast wymienić się kontaktami i rozpocząć rozmowę.
Taki kod QR na identyfikatorze można wykorzystać, jeśli na Twojej lokalizacji przewidziano różne strefy, do których dostęp mają nie wszyscy. Być może uczestnicy osobno płacili za dostęp do strefy warsztatowej lub wejście na afterparty, albo chcesz monitorować liczbę wejść gościa do tej samej strefy lub liczyć zapełnienie sal podczas wykładów.
Przy wejściu do każdej z takich stref można odczytywać kod QR, co pozwoli na zapisanie informacji o wejściu/wyjściu. Jeśli wejście do danej strefy jest ograniczone liczbowo dla uczestnika (na przykład do strefy obiadowej tylko 2 razy dziennie) lub jest całkowicie zabronione, system wyda ostrzeżenie „brak dostępu” lub „liczba wejść została już wyczerpana”.
Jeśli na Twoim wydarzeniu obowiązuje ścisła kontrola dostępu, weryfikacja rejestracji uczestników, dokumentów, przeszukanie rzeczy osobistych itp., to osobny kod QR na identyfikatorze może być odczytywany przez ochronę w celu weryfikacji autentyczności rejestracji. Ochrona będzie wtedy widzieć pełną kartę danych rejestracyjnych uczestnika i będzie mogła porównać wszystkie dane z fizycznymi dokumentami, a dopiero potem przeprowadzić kontrolę, bramki, wykrywacze metali itp., i wpuścić osobę na teren.
Nawet jeśli ochrona na terenie ma podejrzenia, że osoba przekazała identyfikator osobie nieuprawnionej, mogą podejść, zeskanować go, sprawdzić autentyczność i ponownie porównać z dokumentami.
Nie można pójść do drukarni i powiedzieć: „Zróbcie mi standardowy identyfikator”. Każdy ma swoje „standardy” i zrobią to, co wynika z projektu, który im prześlesz.
Najczęściej identyfikator to kartonowa karta w orientacji pionowej o wymiarach około 10x15 cm. Ale każdy organizator ma swoje własne wymiary.
Może to być 9x14 cm, 9x13 cm, mogą być jeszcze mniejsze 8x12 cm lub wręcz przeciwnie większe 12x17 cm. Wszystko zależy od tego, ile danych chcesz umieścić na tej karcie.
Jeśli jest to prezentacja Twojego produktu lub firmy i oprócz Twojego logo i nazwy wydarzenia nie będzie nic więcej – można go zrobić mniejszym. Jeśli masz duże wydarzenie, wielu sponsorów i partnerów i chcesz ich wszystkich zareklamować na identyfikatorze, to oczywiście rozmiar powinien być większy, ponieważ trzeba umieścić wszystkie ich logotypy.
Jeśli chcesz na odwrocie identyfikatora umieścić program w formie tekstowej, należy użyć identyfikatora większego rozmiaru, aby tekst był czytelny. A jeśli twój program jest bardzo duży, wystarczy kod QR, który prowadzi na osobną stronę z programem, wtedy rozmiar identyfikatora nie musi być duży.
Jeśli na identyfikatorach będziesz drukować tylko imiona i nazwiska, to może być on mniejszy. A jeśli jesteś pewien, że nazwy organizacji i stanowisk twoich gości są bardzo długie, to lepiej zostawić więcej miejsca na naklejkę z drukiem, a co za tym idzie, sam identyfikator powinien być większy.
Czasami używa się identyfikatorów w orientacji poziomej lub wręcz tworzy się niestandardowe kształty. Wszystko zależy od Twojej idei, zadania i budżetu. Najlepiej jest skonsultować się z drukarnią, a oni podpowiedzą, w jakim rozmiarze koszt identyfikatora będzie najniższy. Ponieważ drukuje się je po kilka sztuk na jednym arkuszu, a potem tnie na pojedyncze karty. I im mniej odpadów zostanie w drukarni – tym tańszy będzie Twój identyfikator.
Rozmiar naklejki będzie zależał od rozmiaru samego identyfikatora oraz od ilości danych, które zamierzasz na niej drukować. Na naklejce 8x4 idealnie mieszczą się imię, nazwisko, firma, a nawet stanowiska gości, o ile oczywiście nie mają one 150-200 znaków. Można na taką naklejkę dodać i potrzebny Ci kod QR, ale tutaj znowu trzeba brać pod uwagę długość tekstu (imiona, nazwiska, firmy), który masz w bazie uczestników.
Na przykład na naklejce 8x4 cm wszystko się zmieści. A jeśli weźmiemy naklejkę 10x4 cm - również wszystko się zmieści, ale czcionkę i rozmiar samego kodu QR można zrobić nieco większe, żeby było lepiej widać z daleka.
Jeśli z góry wiesz, że nazwy organizacji lub stanowisk Twoich gości będą długie – zostaw na identyfikatorze więcej pustego miejsca, żeby można było użyć naklejki, powiedzmy, 10x6.
Ale jednocześnie samo imię i nazwisko na takiej naklejce nie będzie wyglądało zbyt zwięźle, a zajmie ona mnóstwo miejsca na identyfikatorze, które można by było wypełnić czymś pożytecznym. Może w takim przypadku warto zrezygnować z pomysłu drukowania stanowiska.
Dobierz naklejkę tak, aby jej szerokość była nieco mniejsza niż szerokość samego identyfikatora. Na przykład, jeśli identyfikator ma 10 cm szerokości, to naklejka 8 cm na nim wygląda harmonijnie, ponieważ po bokach zostaje tło identyfikatora.
A jeśli chcesz naklejkę o szerokości 10 cm, to szerokość identyfikatora powinna wynosić 11-12 cm. Jeśli dobierzesz rozmiar 1:1, mogą pojawić się trudności przy jej naklejaniu na miejscu. Hostessy będą się spieszyć i widoczne będą nierówności, a nawet na jednym z brzegów trzeba będzie ją zagiąć na drugą stronę.
Naklejkę można zamówić w dowolnym rozmiarze, kolorze, a nawet kształcie. To kwestia ceny i terminów realizacji. Dlatego jeśli podchodzisz do kwestii rejestracji poważnie i zgłaszasz się do nas z nią z wyprzedzeniem, to będziemy w stanie znaleźć uniwersalne rozwiązanie, które Cię zadowoli. Ale jeśli w ostatnich dniach przypomniałeś sobie, że kwestia rejestracji nie jest rozwiązana, to lepiej zatrzymać się na standardowych opcjach.
Nie ma ustalonego standardu, jak powinien wyglądać identyfikator uczestnika wydarzenia. W zasadzie to Twój lot fantazji. Ale mimo to istnieją pewne ogólnie przyjęte zasady, których wszyscy się trzymają.
Nazwa wydarzenia powinna być podana dużymi literami na górze, jako nagłówek identyfikatora. Jeśli Twoje wydarzenie ma już zatwierdzone logo, możesz go użyć zamiast nazwy tekstowej.
Można dodać datę wydarzenia i nazwę lokalizacji. Ale jeśli organizujesz jedno i to samo cykliczne wydarzenie, powiedzmy co miesiąc, i jego projekt oraz stylistyka się nie zmieniają, to możemy zaproponować Ci mały lifehack! Wydrukuj z góry identyfikatory w dużej ilości (wyjdzie taniej) i nie podawaj na nich daty i lokalizacji. Wtedy będziesz mógł ich używać na wszystkich takich wydarzeniach ;)
Jeśli masz otwarte wydarzenie, które zakłada udział partnerów i sponsorów, dodaj na nim małe logotypy firm, które wsparły Twoje wydarzenie. W związku z tym możesz dodać to jako oddzielną opcję w pakiecie sponsorskim – „umieszczenie logo na identyfikatorze”.
Mniej więcej pośrodku identyfikatora powinna znajdować się naklejka z danymi Twojego gościa. Zostaw tam wystarczająco dużo miejsca, bez ważnego tekstu i logotypów, żeby później nie trzeba było ich zaklejać.
Na odwrocie identyfikatora możesz umieścić kod QR z programem lub sam program, jeśli składa się on tylko z kilku punktów. Pozwoli to zaoszczędzić na drukowaniu osobnych broszur i, w przypadku użycia kodu QR prowadzącego do strony z programem - uniknąć sytuacji ze zmianami w harmonogramie, prelegentach itp.
Czasami organizatorzy dodają kody QR do chatbota, aplikacji mobilnych, swojej strony internetowej lub innych, ich zdaniem, przydatnych rzeczy. Niezależnie od tego, czy masz jeden kod QR do programu, czy kilka, prowadzących do różnych źródeł, koniecznie podpisz, co to za kod. W ten sposób ludziom będzie łatwiej zrozumieć, że można i należy go skanować.
Oczywiście identyfikator to karta, którą uczestnik musi jakoś przymocować do siebie, aby była widoczna dla innych gości, przedstawicieli organizatora i ochrony. I zawsze do niego dołączana jest smycz. Która z kolei może służyć jako dodatkowe narzędzie reklamy, jeśli wydrukujesz na niej logotypy sponsora lub partnera.
Aby identyfikator się nie obracał i zawsze był stroną przednią do innych gości, idealnie jest używać smyczy z dwoma karabińczykami.
Jeśli masz smycz z jednym karabińczykiem, bądź gotów na to, że identyfikator będzie się ciągle obracał tyłem i nie będzie widać danych gościa – właściciela tego identyfikatora. Można przyklejać imienną naklejkę z obu stron.
Smycz na klipsie będzie się obracać mniej, ale ryzyko wciąż istnieje. I wycięcie na identyfikatorze będzie miało w tym przypadku inny kształt.
Można zrobić identyfikator w ogóle bez smyczy, tylko z klipsem, ale taka opcja nie będzie komfortowa dla wszystkich gości. Na marynarkę lub kieszeń zakłada się go dobrze, ale na sweter, bluzkę lub sukienkę nie będzie wyglądał zbyt dobrze. Skończy się tym, że identyfikator będzie cały czas w kieszeni lub w torbie.
Opcja nie robienia identyfikatora wcale, a wydawania tylko naklejek z danymi uczestnika również nie jest najlepsza. Ponieważ jeśli Twoje wydarzenie trwa cały dzień, to połowa ludzi tę naklejkę zgubi, a nawet nie raz! Nie wszystkim jest wygodnie przyklejać ją do ubrania, nie do wszystkich rodzajów tkanin się przyklei. A jeśli ktoś przyklei naklejkę na telefon lub torbę: po pierwsze, sama naklejka będzie się brudzić, a po drugie, nie ma pewności, że odklei się od urządzenia bez śladów (((
Identyfikatory z laminacją są zawsze trwalsze i wyglądają drożej. Są grubsze, nie gniotą się, nie rwą, nie wyginają w różne strony. Jeśli masz wydarzenie trwające cały dzień, lub nawet kilka dni z rzędu, to koniecznie rób identyfikatory z laminacją. Jeśli masz małe wydarzenie, które potrwa tylko kilka godzin i nie ma potrzeby robić „drogo i bogato”, możesz użyć zwykłego kartonu bez laminacji.
Laminacja może być błyszcząca lub matowa. Błyszcząca laminacja lepiej oddaje kolory Twojego projektu, ale na matowej nie widać tak śladów odcisków palców i kanapek, a identyfikator nie będzie odbijał światła na zdjęciach i filmach.
Krawędzie identyfikatora najlepiej jest zaokrąglić, zwłaszcza jeśli jest to identyfikator z laminacją. Ponieważ ostrymi krawędziami można zniszczyć ubrania gości.
A rodzaj wycięcia pod smycz będzie zależał od tego, jakiej smyczy używasz. Pod karabińczyk zwykle jest okrągłe, pod klips – owalne. Jeśli masz smycz na dwa karabińczyki, to będą dwie okrągłe dziurki po bokach, więc weź to pod uwagę przy projektowaniu, aby potem nie okazało się, że te dziurki wytną się prosto w środku nazwy Twojego wydarzenia. Zawsze zostawiaj margines na górze.
NIGDY nie rób ramek pod naklejkę!!! Nawet jeśli z zespołem uznaliście, że tak hostessom będzie wygodniej kleić, bo od razu widać, gdzie.
Nie - nie jest to wygodne! Twoja ramka będzie tylko przeszkadzać. Niezależnie od tego, jak bardzo będziesz się starać wydawać instrukcje, gdy jest duży napływ ludzi, Twoje hostessy będą je kleić byle jak, i każde przesunięcie od tej ramki nawet o 1-2 mm będzie bardzo rzucać się w oczy. Bez ramek będzie to niezauważalne.
Naklejka jest zawsze jednokolorowa, i tak ją widać. A jeśli Twój identyfikator jest niebieski, czerwony, czarny lub jakikolwiek inny, a naklejka jest biała - to sama w sobie jest już ramką.
Dlatego rób na identyfikatorze jednolite tło w swoim firmowym stylu i kolorze, zostawiając tam po prostu puste miejsce bez ważnych informacji. Uwierz, Twój kolorowy tło wokół naklejki będzie wyglądać o wiele lepiej niż jednolita biała kreska na identyfikatorze, a co gorsza - krzywo przyklejona naklejka.
Zarejestruj się w RegToEVENT już teraz, stwórz swoje wydarzenie, a my pomożemy Ci przeprowadzić check-in gości szybko, prosto i technologicznie!
Zamów