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Exportación e importación de datos

Exporte la base de participantes a un archivo de tabla y trabaje con él como le resulte más conveniente.

O, por el contrario, importe la suya propia.

Registro de participantes

Todos los registros de participantes que recopile a través de formularios se crean como pedidos y se guardan en el sistema CRM, donde podrá gestionarlos fácilmente.

Cada organizador tiene acceso a la base de datos de pedidos 24/7 y puede encontrar el registro necesario por nombre, apellido, empresa representada o datos de contacto: correo electrónico o teléfono.

Tendrá disponibles diversos filtros para ordenar los registros: por evento (si tiene varios), por tipo de entradas o presencia de opciones adicionales, por códigos promocionales usados, por estado del pedido, fecha, monto, etc.

Si por razones internas necesita imprimir estos datos o procesarlos adicionalmente, y le resulta más conveniente trabajar con un archivo de tabla, puede exportar todos estos datos a Excel. Según el tipo de archivo seleccionado para la exportación, contendrá distinta información.

Tipos de archivos de exportación

  • Check

    Lista de todos los registros para un evento específico

    Por ejemplo, si necesita ver la imagen completa de cuántos registros tiene, quiénes son, quién ya pagó la entrada y quién aún no. Tal vez quiera contactar a alguien y ofrecerle un código promocional, o tal vez encuentre registros duplicados que desee eliminar para mayor claridad.

  • Check

    Lista de registros con filtros aplicados

    Filtre solo los pedidos que necesita en este momento y descargue el archivo con los filtros aplicados. Por ejemplo, la lista de quienes compraron una transmisión en línea, o aquellos que aún no han pagado, o quienes adquirieron una opción adicional como la fiesta posterior a la conferencia.

  • Check

    Exportación de pedidos seleccionados

    Puede exportar un archivo con solo unos pocos registros que haya marcado manualmente, con información detallada únicamente sobre ellos.

  • Check

    Exportación de datos de check-in

    Es un archivo separado que contiene los datos del participante (nombre, correo, teléfono) y la hora en que se usó la entrada, indicando su presencia en el evento. Si escanea las credenciales también a la salida, tendrá una imagen completa del check-in y check-out, incluyendo el registrador y las zonas visitadas por el participante.

  • Check

    Exportación con asientos o franjas horarias

    Este tipo de archivo es útil para organizadores que venden entradas con asignación de asiento o por hora. Por ejemplo, entradas para pistas de hielo, espectáculos, excursiones o simplemente para registros por turnos. En el archivo podrá ver el asiento o la franja horaria correspondiente al ticket adquirido.

Puedes exportar datos en cualquier momento y tantas veces como desees, sin ninguna limitación. Puede ser un archivo con filtros o sin ellos. Un archivo con todos los datos de los registros o un tipo específico si así lo necesitas.

Además de la base de participantes, el organizador puede descargar un archivo ZIP con todas las entradas de los participantes, aunque sinceramente — nunca entendimos para qué les sirve eso ))

Y si ofreciste una transmisión online durante la cual los asistentes podían visitar stands virtuales de los socios, acumular puntos y canjearlos por regalos o souvenirs de la "tienda", entonces en el archivo descargado verás la lista de logins de los participantes que solicitaron un regalo y cuál eligieron, y así podrás contactarlos para la entrega.

Copia de seguridad de la base de participantes

Si estás demasiado preocupado por los datos recopilados, no confías del todo en la tecnología y temes despertar un día sin acceso al sitio, sin electricidad, sin internet, o porque aterrizó un OVNI...

Primero que todo – ¡no entres en pánico! El acceso siempre se puede restaurar, y la electricidad e internet volverán ))

Pero si te conectaste a nuestro chatbot asistente, él generará automáticamente una copia de seguridad diaria del estado actual y te la enviará como un archivo con la base de participantes.

Incluso si algo falla o el servidor se quema — tendrás siempre una copia actualizada a mano.

Exportar

Importar una base de participantes desde un archivo

Cada organizador que utiliza RegToEVENT no solo puede exportar la base de participantes registrados, sino también importar su propio archivo previamente preparado a nuestro sistema.

¿Por qué usar la función de importación?

Exportar

Ya tienes una lista predefinida de invitados y sus datos.

Realizaste un registro previo antes de comenzar a vender entradas a través de nuestra plataforma.

Además de las entradas vendidas en el sitio web, necesitas añadir a la lista: ponentes, representantes de patrocinadores, prensa, y emitirles invitaciones gratuitas.

Tienes una base de participantes de eventos anteriores, estás seguro de que muchos asistirán nuevamente, y tras cargar la lista, se les enviará automáticamente un enlace de pago.

Necesitas el servicio de check-in en el lugar del evento, pero las entradas fueron vendidas a través de otra plataforma.

Puedes importar tantas inscripciones como desees. Es posible realizar la importación asignando de inmediato a los participantes tipos de entradas o estados (por ejemplo, entradas ya pagadas y otras que aún están pendientes de pago), con o sin envío de entrada.

Por ejemplo, si vendiste entradas a través de otra plataforma de tickets y tus participantes ya tienen sus entradas generadas por ese servicio, entonces el envío de entradas diferentes solo los confundirá. En ese caso, podrán mostrar sus entradas del servicio de compra en la entrada, y nuestro sistema las escaneará y reconocerá como “propias”, permitiendo imprimir inmediatamente su credencial en el lugar.

Si simplemente tienes una lista de invitados, pero aún no han recibido sus entradas, al importar se generarán automáticamente y se enviarán por correo electrónico y SMS, para agilizar el proceso de check-in en el evento y evitar aglomeraciones en la entrada.

Así que, independientemente de si prefieres trabajar con pedidos en el sistema CRM o con archivos de Excel, tendrás ambas opciones disponibles según tus necesidades concretas.

Y si tienes una lista de invitados, pero no sabes dónde ni cómo generar entradas con códigos QR para tu evento — ¡también estamos listos para ayudarte con eso!

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