La acreditación es una parte indispensable de cualquier evento de negocios, que actúa como identificador del invitado en el lugar. Gracias a las acreditaciones, se entiende de inmediato quién es tu interlocutor y qué empresa representa. Pero además, la acreditación puede servir también como material distribuible del evento y contener no solo información sobre el evento, sino también sobre sus socios y patrocinadores, o ser una herramienta útil que proporcione a los participantes acceso directo al programa, chats cerrados o a la aplicación móvil. Para que tu acreditación sea realmente útil tanto para ti como organizador como para los participantes, es necesario planificar con anticipación su diseño, tamaño y qué información se colocará exactamente.
Hay participantes que coleccionan acreditaciones de eventos a los que han asistido durante años. Esto es especialmente popular entre los ponentes y todo tipo de invitados especiales. Tomamos una de esas colecciones, seleccionamos ejemplares interesantes a nuestro parecer y realizamos un análisis detallado de lo que está bien y lo que está mal en ellas. No existe una acreditación perfecta. Cada evento es único, sus objetivos y metas son únicos, por eso cada organizador crea la acreditación según su visión y las necesidades de su evento.
Cartón grueso, laminado grueso
Adhesivo con los datos del invitado, en lugar de escrito a mano
La acreditación no se da la vuelta al llevarla, gracias a los 2 mosquetones
Líneas bajo el nombre completo del participante, que se ven incluso al pegar el adhesivo. Escribir con rotulador sobre una acreditación laminada tampoco sería una buena idea.
Relleno de color inútil en el reverso. Si no hay información importante y el cordón con 2 mosquetones evita que la acreditación se dé la vuelta, es dinero malgastado. Se podría haber dejado en blanco.
Mapa de la ubicación en el reverso de la acreditación
Papel fino, que puede romperse si se intenta sacar del bolsillo para escribir
El participante coge la acreditación y se va, nadie quiere perder tiempo escribiendo su nombre y empresa. Todos van sin nombre.
Adhesivo con los datos del invitado, en lugar de escrito a mano
Código QR que lleva a los contactos del participante (en la versión original)
La acreditación no se da la vuelta al llevarla
Tamaño enorme, teniendo en cuenta la cantidad de información que se muestra
No hay información útil sobre el evento, el espacio podría haberse llenado con logotipos de socios, patrocinadores, etc.
Adhesivo enorme con el nombre completo, todo blanco sobre blanco
Esquinas afiladas que pueden engancharse en la ropa
Cartón grueso, laminado grueso
Adhesivo con los datos del invitado, en lugar de escrito a mano
Sobrecarga de información en la acreditación (nombre largo del evento, fecha, hora, dirección completa de la ubicación, todo con iconos, información sobre socios, logotipos y contactos del organizador)
La información sobre el participante se pierde en medio de todo lo anterior
La inscripción negra sobre fondo morado oscuro no es legible
Se da la vuelta al llevarla debido a 1 solo mosquetón
La entrada que compra el participante se puede usar inmediatamente como acreditación.
La entrada la configura el organizador, por lo que se puede añadir información sobre patrocinadores, socios y otra información importante.
Se puede añadir una imagen con el mapa de la ubicación para que los invitados se orienten más fácilmente en el lugar, o códigos QR para el programa, etc.
Es necesario "obligar" de alguna manera a los invitados a imprimir las entradas, o instalar impresoras A4 grandes en la ubicación e imprimir la entrada para quienes lleguen sin ella.
Tamaño correctamente elegido teniendo en cuenta el número de socios y patrocinadores anunciados
Enlaces a las redes sociales del evento, pero sería mejor hacerlos con un código QR, en lugar de texto
Adhesivo con los datos del invitado, en lugar de escrito a mano
Campo para el adhesivo, por lo que con las prisas pueden pegar el adhesivo torcido.
Esquinas afiladas que pueden engancharse en la ropa
Se da la vuelta al llevarla debido a 1 solo mosquetón
Cartón grueso, laminado grueso
Adhesivo con los datos del invitado, en lugar de escrito a mano
La acreditación no se da la vuelta al llevarla, gracias a los 2 mosquetones
Programa del evento en el reverso. Como no es grande y los diferentes bloques están bien separados por colores, es bastante legible.
Campo para el adhesivo, por lo que con las prisas pueden pegar el adhesivo torcido. Siempre es mejor hacer un relleno completo del fondo.
Cartón grueso, laminado grueso
Se prevé un adhesivo con los datos del invitado, en lugar de escrito a mano
2 tipos de acreditaciones, según la categoría de la entrada del invitado, se ve claramente quién es quién
La acreditación no se da la vuelta al llevarla, gracias a los 2 mosquetones
Programa del evento en el reverso.
Marco apenas visible para el adhesivo. Es bueno que en este caso concreto, el diseño sea muy fino, y el adhesivo era unos mm más grande y lo cubría. Pero el riesgo de pegarlo torcido permanece.
El programa es todo de un color (en la acreditación blanca es exactamente igual) y es difícil orientarse rápidamente para saber qué panel es el actual.
Logotipos de socios, patrocinadores, organizadores
Se destaca la categoría del invitado
Escritura a mano torcida. Mal legible y el rotulador se borra
Papel fino, no siempre dura hasta el final del evento
Adhesivo con los datos del invitado, en lugar de escrito a mano
Logotipos de los organizadores
Se da la vuelta al llevarla debido a 1 solo mosquetón
Cartón grueso, laminado grueso
Adhesivo con los datos del invitado, en lugar de escrito a mano
Logotipos de socios y patrocinadores
Debido a que el adhesivo con el nombre completo se pega por ambos lados y los lados se duplican, no importa de qué lado se dé la vuelta la acreditación
Campo para el adhesivo, por lo que con las prisas el adhesivo no siempre se pega recto. Lo que se ve claramente en la imagen: en ambos lados está torcido.
Adhesivo con los datos del invitado, en lugar de escrito a mano
Presencia de logotipos de socios y patrocinadores
Tamaño grande
Campo enorme para el adhesivo, que es claramente demasiado pequeño
Papel fino, por lo que la acreditación se rompe del mosquetón
Tamaño más pequeño que en el evento anterior
Adhesivo con los datos del invitado, en lugar de escrito a mano
La acreditación se da la vuelta menos gracias al clip, y se rompe menos
Información adicional para los participantes, por la cual el organizador reunió a todos
Campo para el adhesivo. En la versión anterior era enorme, aquí lo hicieron muy pequeño y no tuvieron en cuenta el tamaño del adhesivo. Es considerablemente más alto que el campo en sí.
Cartón grueso, laminado grueso
Se prevé un adhesivo con los datos del invitado, en lugar de escrito a mano
Logotipos de los organizadores y socios
La acreditación no se da la vuelta al llevarla, gracias a los 2 mosquetones
En el reverso hay un QR que lleva a la página del producto que se presenta a la audiencia
Esta acreditación no tiene desventajas evidentes, desde nuestro punto de vista. Salvo quizás el tamaño del código QR. Por alguna razón, la mayoría de los organizadores piensan que cuanto más grande, mejor, pero en realidad a los participantes les resulta incómodo escanearlo porque tienen que alejar mucho el teléfono para que el código entre completamente en el campo de visión de la cámara.
Cartón grueso, laminado grueso
Se prevé un adhesivo con los datos del invitado, en lugar de escrito a mano
En el reverso hay un código QR que lleva a un chatbot, donde hay un programa y notificaciones push para los participantes
Campo para el adhesivo, por lo que con las prisas pueden pegar el adhesivo torcido
No todo el mundo quiere suscribirse a chatbots en mensajeros, una página web normal con el programa siempre es más fiable
Se quitó el marco para el adhesivo, lo que es mucho más atractivo y sin riesgo de que la azafata pegue el adhesivo torcido.
Como el evento lo organiza una empresa conocida para socios y su logotipo está en los cordones de las acreditaciones, se quitó el logotipo de la acreditación y se hizo el nombre del evento más grande
Cartón grueso, laminado grueso
El nombre del invitado y todo el diseño de la acreditación están en ambos lados y los lados se duplican, no importa de qué lado se dé la vuelta la acreditación
La acreditación es poco informativa. Ni el nombre del evento, ni la fecha, ni logotipos, ni códigos QR
Si las acreditaciones se imprimen con antelación, los invitados que se registraron en el último momento no tendrán acreditación o la tendrán escrita a mano
Para imprimir tales acreditaciones para todos los invitados, es necesario cerrar el registro con antelación
Si tiene acreditaciones impresas con antelación y están ordenadas alfabéticamente en la ubicación, prepárese para que después de 15-20 minutos del inicio del registro todas las acreditaciones estén mezcladas en orden caótico, y lejos de ser alfabético.
Parte de las acreditaciones se perderán en el caos y crearán una ola de indignación y descontento entre los invitados
No hay forma de saber a quién se le dio una acreditación, cuál se perdió y se escribió a mano, y luego se encontró al recoger todas las cosas de la ubicación.
Cartón grueso, laminado grueso
Adhesivo con los datos del invitado, en lugar de escrito a mano
Logotipos de los organizadores en el anverso y de los socios en el reverso
La acreditación no se da la vuelta al llevarla, gracias a los 2 mosquetones
Programa del evento en el reverso. Como no es grande y los diferentes bloques están bien separados por colores, es bastante legible.
El código QR no está etiquetado, a dónde lleva exactamente. La gente tiene miedo de escanear y todos preguntan dónde está el programa. Una sola palabra "Programa" resolvería estas preguntas
El tamaño del código también se puede hacer más pequeño, para que sea más fácil de leer con un teléfono inteligente
Adhesivo con los datos del invitado, en lugar de escrito a mano
Logotipos de los socios en la parte frontal
Programa del evento en el reverso. Conveniente incluso si hay cambios
Enlace a la aplicación móvil para networking
Papel fino sin laminado
A pesar de la falta de laminado, no se arrugaba, aunque podría ser por el pequeño tamaño
Adhesivo con los datos del invitado, en lugar de escrito a mano
Adhesivo con código QR, en el que se codifican los datos del invitado para ser leídos por la seguridad
Programa del evento en el reverso mediante código QR.
El código QR no está etiquetado. Muchos invitados intentaron escanear el que estaba en el adhesivo en busca del programa
Sujeción solo con clip sin cordón. No a todo el mundo le gusta sujetar el clip directamente en la ropa
Acreditación + cuaderno 2 en 1. Inmediatamente con material de mano
Adhesivo con los datos del invitado, en lugar de escrito a mano
La acreditación no se da la vuelta al llevarla, gracias a los 2 mosquetones
Dentro del cuaderno hay un programa corto con los horarios de las secciones y un código QR que lleva a una parrilla detallada de ponencias, con información sobre los ponentes, etc.
Información sobre el patrocinador principal, otros patrocinadores, logotipos de socios y socios de información. Se puede ofrecer a los socios páginas separadas para branding o el bloque interno
No se puede hacer un bloque interno grande, será pesado
Acreditación + programa + información sobre socios y patrocinadores - todo en uno
Adhesivo con los datos del invitado, en lugar de escrito a mano
En el folleto hay un programa de texto con la hora de la presentación del ponente y los temas
Palabras de bienvenida del organizador, información y agradecimiento al patrocinador principal
Información sobre socios, patrocinadores, logotipos de socios de información.
Doble página en blanco (dos) para notas.
Se da la vuelta al llevarla. Es mejor hacer 2 adhesivos con el nombre completo y pegarlos a ambos lados del folleto
Se imprime en el lugar, por lo que todos los invitados tienen acreditaciones y son idénticas
La foto del invitado se toma en el momento de la entrega, y se entiende inmediatamente que no hay suplantación, tal acreditación es difícil de falsificar en el momento
Código QR con los datos del invitado, que la seguridad estatal puede verificar con los datos en la base de datos y los documentos
Logotipos de los organizadores
Solución costosa para eventos ordinarios
El grosor del papel es como el de una fotografía, lo que hace que la acreditación no sea resistente al desgaste. Es mejor insertarla adicionalmente en un bolsillo de silicona o laminarla en el lugar, lo que aumentará aún más el costo y el tiempo de entrega.
Cartón grueso, laminado grueso
Se imprime en el lugar con el nombre completo y la foto del invitado, que este subió previamente al registrarse
La acreditación no se da la vuelta al llevarla, gracias a los 2 mosquetones
La acreditación consta de 2 fragmentos que se pegan entre sí. En el interior, entre ellos, hay una etiqueta RFID, que se lee al moverse por la ubicación. La seguridad ve inmediatamente los datos del invitado que ha pasado por el marco a una u otra zona
Solución costosa para eventos ordinarios
Entonces, resumamos. Una acreditación no es solo una tarjeta, es parte del material de mano que puede usar para publicitar a los organizadores, socios y patrocinadores. En las acreditaciones se pueden usar ambos lados, pero qué colocar en ellos, si hacerlo con lados idénticos o dejar el reverso para logotipos de socios, el programa o un texto para una búsqueda, es solo su elección.
El tamaño de la acreditación debe depender directamente de la cantidad de información que va a colocar en ella. No debe hacerlas muy grandes, pero tampoco pequeñas si tiene mucho texto o logotipos. Las acreditaciones laminadas se ven más ricas y son más resistentes. No se desprenderán de los mosquetones, no se arrugarán ni se desgastarán. Así que si tiene un evento de todo el día o de varios días, es mejor pagar más, pero hacerlas resistentes para que duren todos los días del evento.
La sujeción del cordón con 2 mosquetones siempre es mejor que con 1 o con un clip, porque así la acreditación siempre colgará recta de cara a los invitados y no se dará la vuelta por el reverso.
El adhesivo con los datos en la acreditación debe elegirse en función del tamaño de la propia acreditación y de la cantidad de información sobre el participante que se necesita imprimir en ella. Si solo es el nombre y el apellido, no debe usar adhesivos grandes donde habrá mucho espacio vacío. Y viceversa, pequeños si necesita imprimir también nombres largos de organizaciones y cargos. Entonces la fuente al imprimir será muy pequeña e ilegible.
Y por supuesto, ¡nunca haga marcos o campos blancos para el adhesivo! Siempre deje un relleno sólido de su color (fondo) y el adhesivo en sí mismo se verá como un marco.