Регистрация на мероприятия

Что такое онлайн-регистрация на мероприятия

Регистрация на мероприятия – это первый шаг к успешной организации события. Именно на этапе регистрации участники оставляют свои данные, выбирают тип билета (VIP, стандарт, эконом и т.д.), оплачивают участие и получают подтверждение. Для организатора, регистрация – это ключевой инструмент сбора информации о гостях, контроля посещаемости и управления продажами билетов. Сегодня онлайн-регистрация стала стандартом для любого события – от бизнес-конференций до концертов. Специализированные сервисы, такие как RegToEVENT, помогают упростить процесс для организаторов и сделать его максимально удобным для участников.

Виды регистрации на мероприятия

В зависимости от формата события, организатор может выбрать разные варианты регистрации:

• Предварительная регистрация - независимо от того платное событие или бесплатное, все гости заполняют заявку и регистрируются до ивента. Таким образом у организатора есть полный список гостей, и он может более четко понимать на что рассчитывать при планировании мероприятия.

• Регистрация на месте проведения события –все анонсы события приглашают на событие, но при этом нет никакой регистрации и билетов. Все регистрируются по факту придя на локацию. И таким образом у организатора есть список тех, кто гарантировано был на ивенте. Но такой способ никогда не даст полного понимания сколько людей ожидать в день события.

• Бесплатная регистрация –подходит для открытых мероприятий: презентаций, фестивалей, онлайн событий или даже конференций. Все зависит от цели, которую преследует организатор.

• Платная регистрация (с продажей билетов) –используется для концертов, форумов, конференций, выставок, спортивных и культурных событий. И тут у организатора есть четкое понимание, что все те, кто купил билет на событие точно придут на мероприятие. По статистике % тех, кто купил билет и не пришел на событие (в крайнем случае просил возврат средств и аннулировать билет) от 1% до 5%. В то время как бесплатные события это 30% - 50% неявки зарегистрированных заранее.

• Регистрация с подтверждением участия –гость оставляет заявку, а организатор решает, подтвердить ли его участие. Это востребовано на закрытых или VIP-мероприятиях.

• Гибридная регистрация –сочетание бесплатных и платных билетов, например: стандартный вход – бесплатный, а VIP – платный. Или платных билетов и бесплатных приглашений, которые требуют подтверждения.

Сервис RegToEVENT поддерживает все эти варианты, а также позволяет настраивать страницы регистрации под разные категории участников.

Почему лучше использовать RegToEVENT для регистрации

RegToEVENT – это современная билетная система и платформа для онлайн-регистрации на мероприятия. Она сочетает простоту настройки и мощные инструменты для гибкой кастомизации. Организатор может миксовать разные типы билетов в рамках ивента, гибко настраивать форму регистрации для своего события и выбрать любой из предложенных вариантов визуального вида формы, которые может встроить себе на сайт или использовать как самостоятельные страницы.

Основные преимущества:

• Создание регистрационных форм с любым количеством и типом полей – от имени и телефона до сложных анкет для спикеров или участников выставок. Текстовые поля, поля с готовыми вариантами ответа (чекбоксы, выпадающие списки и т.д.)

• Разные формы для разных типов билетов – можно задать разные вопросы для VIP-гостей и стандартных участников. Например, у ВИП гостей вы спрашиваете нужно ли им паркоместо на локации, а вот для онлайн участников этот вопрос в форме совсем лишний.

• Более 10 вариантов визуального оформления страниц регистрации – – подберите стиль, который подойдет вашему бренду. Вы можете выбрать отдельную форму на каждый тип билета, или блок со всеми билетами сразу, страницу с расширенным анонсом или страницу сразу с программой и лентой публикаций новостей от организатора, пошаговую форму или регистрацию в телеграмм-боте, не говоря уже про схему с выбором мест или виджет со слотами времени.

• Легкая интеграция на сайт или лендинг – каждая форма встраивается JS кодом в сайт организатора, а с помощью CSS ее можно полностью стилизировать под дизайн сайт. А даже если у организатора нет специалиста или навыков как это делать, то форму можно добавить просто в качестве перехода по ссылке с кнопки, без сложных технических знаний.

• Кастомизация под фирменный стиль мероприятия – форма регистрации будет иметь логотип ивента и его описание, организатор может добавить свой бронированный фон, подобрать фирменные цвета для самих блоков формы, или кастомизировать встроенную в свой сайт форму.

• Бесплатный конструктор лендингов событий – если у организатора нет своего сайта, а простые страницы с анонсом не подходят, потому что хочется разместить больше информации о событии, спикерах, программу, описания и разные информационные блоки – вы можете запустить сайт мероприятия буквально за несколько минут использовав шаблон с встроенного блочного конструктора или создав свой сайт с нуля.

Как подготовить регистрацию: пошаговый план

Чтобы регистрация прошла максимально эффективно, рекомендуем придерживаться простого алгоритма:

• 1

  Определите формат события

  Будет ли регистрация бесплатной, платной или комбинированной, нужна дополнительная модерация заказов или нет. Предусмотрены ли онлайн билеты и т.д.

• 2

  Добавьте варианты билетов

  VIP, стандарт, эконом и др.

• 3

  Составьте анкету для участников

  Продумайте, какие данные реально нужны: ФИО, контакты, компания, должность.

• 4

  Настройте страницы регистрации

  Выберите какой вариант хотите использовать, подберите свой дизайн, описания и другие нужные настройки.

• 5

  Настройте интеграцию с сайтом

  Или используйте лендинг от RegToEVENT.

• 6

  Запустите регистрацию и тестируйте

  Проверьте, как форма работает для разных типов билетов. Можете менять вид формы по ходу, чтобы понять какая удобнее вашим потенциальным участникам и дает лучше конверсию..

На что обратить внимание при составлении анкеты участника

Важно не перегружать форму вопросами: длинные анкеты снижают конверсию. Если вопросов действительно много, лучше используйте выпадающие списки, чекбоксы и варианты ответов – так быстрее и удобнее для тех, кто ее заполняет. Возьмите себе за основу несколько правил:

• Собирать только важные данные, которые реально будут использоваться
• Избегать слишком длинных форм – они отпугивают участников.
• Добавлять разные поля для разных категорий билетов.
• Включать обязательные поля (например, e-mail или телефон, компания) и необязательные (например, должность, сайт компании или как вы о нас узнали).

Зачем собирать все регистрации, а не только оплаченные

Иногда организаторы делают ошибку и сохраняют данные только про оплаченные заказы. Но важно собирать все регистрации, даже если они еще не оплачены:

• это помогает прогнозировать количество участников;
• упрощает коммуникацию с потенциальными гостями;
• позволяет напоминать о событии, тем кто не оплатил свой заказ и стимулировать оплату;
• дает базу для будущих мероприятий.

Таким образом, каждая регистрация – это контакт, который может стать вашим постоянным клиентом.

RegToEVENT – идеальное решение для регистрации на мероприятия

Используя RegToEVENT, вы получаете:

• гибкую систему регистрации под любые задачи;
• надежный сервис для сбора данных и продажи билетов;
• удобство для гостей и организаторов;
• готовые инструменты для брендинга и маркетинга.

Благодаря этому, процесс регистрации становится не только технической процедурой, но и частью успешного имиджа события.

Хотите настроить регистрацию на мероприятие уже сегодня? С RegToEVENT это просто: создайте форму, настройте билеты и принимайте участников за несколько минут.