Sprawy — takie, jakie są, po prostu takie, jakie są

Byli zaskoczeni, gdy odkryli, że zamiast 8 000 odwiedzających mają tylko 3 000

RegToEVENT został zaproszony przez organizatorów corocznej wystawy ukraińskich i międzynarodowych firm zajmujących się produkcją i dystrybucją nasion warzyw, materiału sadzeniowego, sprzętu do przygotowania gleby, siewu i sadzenia oraz powiązanych usług i towarów.

Główne problemy:

• Organizator używał własnego formularza, który był przeładowany pytaniami, ale użytkownicy nie zawsze podawali dokładne informacje.
• Brak jasnego obrazu liczby rejestracji, ponieważ uczestnicy często składali kilka zgłoszeń pod tą samą nazwą.
• Zarówno zarejestrowani, jak i niezarejestrowani uczestnicy pojawiają się na miejscu, a wiele czasu trzeba poświęcać na miejscu na zbieranie danych od nowych gości
• Wystawa jest dużym wydarzeniem, ponieważ według organizatora przyciąga około 8 000 odwiedzających w ciągu trzech dni, jednak sponsorzy i partnerzy są niezadowoleni z niskiego poziomu zaangażowania odwiedzających na ich stoiskach.
• Rejestracja na miejscu była trudnym zagadnieniem, ponieważ goście chcieli spersonalizowanych identyfikatorów, aby łatwiej było im poznawać innych uczestników, ale zorganizowanie tego dla tak dużej liczby osób było trudne. Zamiast tego używano kart, na których nazwiska gości były pisane markerem.

Proponowane natychmiastowe działania:

• Uproszczenie formularza rejestracyjnego: zastąpienie części pytań listami rozwijanymi i polami wyboru.
• Usunięcie niektórych pytań, które nie mają znaczenia dla organizatora, ponieważ dane te nigdy nie były później przetwarzane
• Uczestnicy automatycznie otrzymują unikalny bilet z kodem QR przez aplikację, e-mail oraz SMS.
• Szablon biletu ma uniwersalny design, który może pełnić również funkcję identyfikatora uczestnika.
• Skanowanie biletów za pomocą smartfona w celu zbierania szczegółowych statystyk odwiedzających.

Wynik współpracy z RegToEVENT:

• 1. Udało się uniknąć przeciążenia bazy danych zbędnymi duplikatami, ponieważ uczestnicy otrzymywali bilet od razu i wiedzieli, że ich rejestracja została zakończona, więc nie próbowali ponownie.
• 2. Wszystkie rejestracje są przechowywane w systemie CRM, gdzie można je nie tylko przeglądać, ale także zarządzać zamówieniami: sortować, wyszukiwać, edytować, usuwać, dodawać, zmieniać status oraz eksportować do Excela. Co więcej, cały zespół organizacyjny może pracować na tej samej bazie danych jednocześnie.
• 3. Dokładność danych znacznie się poprawiła, ponieważ użytkownicy łatwiej wybierają opcje z listy (np. dotyczące obszarów działalności, regionów itp.), zamiast samodzielnie wpisywać długie opisy lub pozostawiać pola puste.
• 4. Organizator musiał jedynie kupić silikonowe identyfikatory z smyczami, a bilety gości pełniły już funkcję spersonalizowanych identyfikatorów z kodem QR do wymiany kontaktów, zamiast ręcznie wypisywanych kart.
• 5. Kod QR wyświetlany na stoisku, prowadzący do formularza online, umożliwił szybkie rejestrowanie gości, którzy nie zarejestrowali się wcześniej, oraz zbieranie wszystkich potrzebnych danych.
• 6. Skanowanie biletów przy wejściu pozwoliło uniemożliwić wejście osobom bez biletów oraz zebrać pełne statystyki odwiedzin. Organizatorzy byli zaskoczeni, gdy odkryli, że liczba odwiedzających była prawie trzykrotnie niższa niż wcześniej zakładali.

Jak się okazało, do liczenia odwiedzających wcześniej używano klikaczy – podobnych do tych używanych przez stewardesy w samolotach. Hostessy stały przy wejściu i po prostu klikały za każdym razem, gdy gość wchodził na teren wydarzenia. Nikt jednak nie brał pod uwagę, że osoba mogła wyjść i wrócić ponownie. Innymi słowy, każde wejście było liczone jako osobny „klik”. W ten sposób obliczano łączną liczbę odwiedzających. W rzeczywistości liczba rejestracji online i faktycznych uczestników była znacznie niższa.

Z RegToEVENT udało się zebrać dokładne statystyki, zaoszczędzić czas na przetwarzaniu zamówień oraz obniżyć koszty przygotowania kolejnego wydarzenia, ponieważ organizator miał jasny obraz tego, ilu gości można się spodziewać.

Nie uwierzyliby, że tak wiele identyfikatorów posortowanych wcześniej alfabetycznie to ślepa uliczka – dopóki nie zaczęli odprawy z RegToEVENT

Główne problemy:

• Organizator korzysta z Google Forms do rejestracji, ponieważ wszystkie zgłoszenia są dokładnie sprawdzane przez komitet organizacyjny przed potwierdzeniem udziału gościa.
• Po wybraniu i zatwierdzeniu odpowiednich osób z listy wszystkich zarejestrowanych uczestników tworzona jest nowa lista i wysyłane są do nich e-maile potwierdzające.
• Na recepcji stoją tablice z literami alfabetu odpowiadającymi nazwiskom gości, co wymaga dużego stanowiska rejestracyjnego, ponieważ liczba gości jest bardzo duża. Listy są sortowane alfabetycznie, drukowane i układane według liter alfabetu. Problem polega na tym, że czasem podczas rejestracji ludzie mylą imię z nazwiskiem, przez co sortowanie nie zawsze jest dokładne i efektywne.
• Wszystkie identyfikatory są drukowane wcześniej z imieniem i nazwiskiem i układane alfabetycznie na stołach rejestracyjnych. Jednak osoby rejestrujące się w ostatniej chwili nie mają identyfikatorów, ponieważ zostały już wydrukowane, dlatego otrzymują puste karty, na których ich nazwiska są wpisywane markerem.
• W dniu wydarzenia, mimo starannego sortowania, goście nie wiedzą, do której kolejki (litery) się ustawić i często pokazują jedynie zaproszenie, co utrudnia ich identyfikację.
• Hostessy długo przeszukują listy, aby znaleźć nazwisko gościa, a następnie równie długo szukają odpowiedniego identyfikatora. Gdy pojawiają się osoby niezarejestrowane wcześniej, chaos staje się jeszcze większy.

Proponowane natychmiastowe działania:

• formularz online z ręczną moderacją do zbierania zgłoszeń i ich późniejszej weryfikacji
• automatyczne generowanie i wysyłka biletu QR po zatwierdzeniu
• check-in na miejscu wraz z drukowaniem spersonalizowanych naklejek na identyfikatory

Wynik współpracy z RegToEVENT:

• 1. Dzięki formularzowi online RegToEVENT udało się uniknąć utraty zarejestrowanych gości; wcześniej, przy ręcznym przenoszeniu danych z Google Forms do list mailingowych, wiele zgłoszeń ginęło.
• 2. Potwierdzenie rejestracji odbywa się jednym kliknięciem, bez konieczności ręcznego kopiowania danych do kolejnych list.
• 3. Po potwierdzeniu udziału gość automatycznie otrzymuje e-mail z unikalnym biletem QR, który uniemożliwia wielokrotne wejście na ten sam bilet.
• 4. Zniknęła potrzeba tablic z literami alfabetu oraz ręcznego sortowania list — zmniejszono także wielkość stanowiska rejestracji o połowę.
• 5. Gość pokazuje bilet, hostess skanuje go, a dane pojawiają się natychmiast na ekranie i trafiają do druku. W kilka sekund drukowana jest spersonalizowana naklejka na identyfikator.
• 6. Goście rejestrujący się w dniu wydarzenia otrzymują identyfikator w taki sam sposób jak osoby zapisane wcześniej.
• 7. Osoby niezarejestrowane wcześniej mogą szybko zapisać się przez kod QR na miejscu, a ich dane od razu trafiają do systemu.
• 8. Organizator ma dostęp do statystyk w czasie rzeczywistym oraz może eksportować dane do Excela.

Organizator zawsze uważał, że kody promocyjne zmniejszają zyski ze sprzedaży biletów i nie mógł uwierzyć, że zniżki pakietowe mogą w rzeczywistości zwiększyć przychody

Główne problemy:

• Niszowa konferencja dla dentystów: z jednej strony jest wielu specjalistów w tej dziedzinie, a z drugiej — wiele wydarzeń w tej niszy. Pojawia się więc problem wypełnienia sali i sprzedaży wymaganej liczby biletów.
• Organizator próbował stosować harmonogram podwyżek cen oraz kody rabatowe, ale nie przyniosło to oczekiwanej liczby sprzedaży.

Proponowane natychmiastowe działania:

• Zniżki pakietowe jako alternatywa dla standardowych kodów promocyjnych
• Sprzedaż dodatkowych opcji biletów

Wynik współpracy z RegToEVENT:

• 1. Organizator zaczął stosować zniżki progowe w zależności od liczby zakupionych biletów: im więcej biletów w jednym zamówieniu, tym większy rabat. Zmniejszenie ceny jest akceptowalne, ponieważ odpowiada wcześniejszym rabatom z kodów promocyjnych. Jednocześnie taki mechanizm zachęca uczestników do zakupu większej liczby biletów, co znacząco zwiększa sprzedaż oraz liczbę uczestników.
• 2. Oprócz harmonogramu cen zależnego od daty (im bliżej wydarzenia, tym drożej), zastosowano również mechanizm wzrostu ceny zależny od liczby sprzedanych biletów — co 50 sprzedanych biletów cena rosła. To zachęcało do wcześniejszego zakupu zamiast czekania do ostatniej chwili.
• 3. Dodatkowo do konferencji dodano płatną kolację galową jako opcję dodatkową do biletu. Uczestnicy mogli ją od razu dodać do zamówienia, co zwiększyło liczbę zakupów i uprościło komunikację. Zakupy impulsywne generowały wyższą konwersję niż późniejsze decyzje.

Sprzedaż biletów bezpośrednio w kasach parku wodnego powodowała tworzenie się kolejek przy wejściu, a czas oczekiwania tylko zwiększał niezadowolenie odwiedzających

Główne problemy:

Park wodny w jednym z ukraińskich miast sprzedawał bilety bezpośrednio w kasach przy wejściu. Prowadziło to do kolejek niezadowolonych gości, ponieważ każdemu trzeba było wyjaśniać różnice w cenach biletów, ustalać kto ma prawo do biletu dziecięcego, kto do dorosłego, jakie zniżki przysługują rodzinom itd. Dodatkowo kasjerzy oferowali usługi dodatkowe: sauny, masaże i inne.

Drugim problemem było przeciążenie i brak personelu. Niezależnie od dnia tygodnia zdarzały się dni, kiedy liczba odwiedzających była tak duża, że brakowało pracowników (sprzątających, kasjerów, ratowników), aby obsłużyć wszystkich.

Proponowane natychmiastowe działania:

• Formularz online do rejestracji i sprzedaży biletów w celu automatyzacji procesu.
• Generowanie e-biletów z kodem QR do wymiany na opaskę w parku wodnym.
• Sprzedaż usług dodatkowych, takich jak masaże, sauny itp.

Wynik współpracy z RegToEVENT:

• 1. System RegToEVENT został skonfigurowany z oddzielnymi kategoriami biletów: dni robocze/weekendy, dzieci/dorośli, bilety rodzinne, karnety sezonowe itd., a odpowiednie formularze zakupu zostały zintegrowane ze stroną parku wodnego. Każdy odwiedzający mógł od razu zapoznać się z ofertą bez konieczności zadawania pytań w kasie.
• 2. Aby zwiększyć sprzedaż, cena biletów online została ustawiona o 5% niższa niż w kasie, co pozwoliło oszczędzić na utrzymaniu punktu sprzedaży i wynagrodzeniach kasjerów.
• 3. Zarząd parku wodnego uzyskał jasny obraz prognozowanej liczby odwiedzających na podstawie sprzedanych biletów, co pozwoliło lepiej planować obsadę personelu.
• 4. Kolejki przy wejściu zostały znacząco zredukowane, ponieważ goście okazują wcześniej zakupiony bilet, który jest skanowany, a w zamian otrzymują opaskę.
• 5. Bilet jest jednorazowy — po zeskanowaniu nie można go ponownie użyć, co zapobiega nadużyciom.

Przed wdrożeniem aplikacji organizator korzystał z różnych narzędzi: do tworzenia mapy miejsca wydarzenia, ułatwiania poznawania się uczestników oraz zbierania wyników ankiet i głosowań. Jednocześnie stale unikał udostępniania bazy uczestników partnerom, ponieważ byli oni niezadowoleni z wyników lead generation.

Główne problemy:

Coroczna wystawa przyciągająca dużą liczbę wystawców i odwiedzających. Przestrzeń wystawiennicza przydzielona każdemu partnerowi jest dość duża, dlatego pracownicy stoisk nie są w stanie obsłużyć wszystkich odwiedzających z różnych stron.

Partnerom zależy na pozyskaniu jak największej liczby kontaktów, jednak z powodu dużego obciążenia część odwiedzających tylko ogląda ofertę i odchodzi. W rezultacie niektórzy wystawcy rezygnują z udziału w kolejnych edycjach, ponieważ koszty udziału przewyższają korzyści.

Proponowane natychmiastowe działania:

• Automatyzacja rejestracji i sprzedaży biletów, w tym tworzenie kont użytkowników dla uczestników.
• Natychmiastowy dostęp do aplikacji dla uczestników po opłaceniu biletu.
• Funkcje aplikacji wspierające partnerów i sponsorów w pozyskiwaniu kontaktów oraz zwiększaniu interakcji z uczestnikami.

Wynik współpracy z RegToEVENT:

• 1. Organizator zaczął korzystać z RegToEVENT do rejestracji i sprzedaży biletów. Po dokonaniu płatności uczestnicy natychmiast otrzymywali dostęp do swojego konta w aplikacji networkingowej, co zapewniło płynne przejście i dostęp do wszystkich funkcji.
• 2. Każdy uczestnik uzupełnia swój profil: firma, stanowisko, zainteresowania, cele i oferta. Również przedstawiciele partnerów na stoiskach uzupełniają swoje profile, co zwiększa efektywność komunikacji.
• 3. Dzięki temu, że podczas rejestracji nie są dopuszczalne duplikaty danych kontaktowych, organizator uzyskał bardziej kompletną bazę uczestników.
• 4. W aplikacji stworzono interaktywną mapę miejsca wydarzenia z lokalizacją wszystkich stoisk, co znacznie ułatwiło poruszanie się po obiekcie.
• 5. Po kliknięciu w stoisko użytkownik widzi szczegółową kartę partnera oraz profile osób kontaktowych, co umożliwia bezpośredni kontakt przez czat.
• 6. Każdy partner otrzymuje unikalny kod QR, który może umieścić na stoisku. Skanowanie kodu pozwala zapisać kontakt odwiedzającego nawet bez rozmowy.
• 7. Uruchomiono sekcję ofert pracy, umożliwiając firmom publikowanie ofert, a kandydatom aplikowanie i przesyłanie CV.
• 8. Wprowadzono feed aktualności, w którym publikują organizatorzy, partnerzy i sponsorzy, a także sami uczestnicy.
• 9. System umożliwia zbieranie wyników ankiet i głosowań, które wcześniej były trudne do przeprowadzenia w formie papierowej.

Email z linkiem do transmisji na żywo był przekazywany dalej przez uczestników do dowolnych osób

Główne problemy:

Organizator prowadzi serię webinarów oraz dwa razy w roku duże wydarzenie hybrydowe: z uczestnikami na miejscu oraz jednoczesną transmisją online. Aby ograniczyć koszty, transmisja odbywa się na prywatnym kanale YouTube. Statystyki oglądalności wskazują jednak, że transmisję oglądają również osoby, które nie kupiły dostępu. Dzieje się tak dlatego, że na dzień przed wydarzeniem organizator wysyła newsletter z linkiem do transmisji dla osób, które kupiły dostęp online.

Proponowane natychmiastowe działania:

• Automatyczne tworzenie kont użytkowników po rejestracji.
• Nadawanie dostępu do transmisji po zakupie biletu.
• Wysyłanie uczestnikom wiadomości e-mail z instrukcjami oglądania transmisji.
• Zapewnienie bezpiecznego środowiska oglądania, aby uczestnicy nie mogli udostępniać linku.

Wynik współpracy z RegToEVENT:

• 1. Po rejestracji w RegToEVENT tworzone jest konto użytkownika, a dane logowania są wysyłane osobno e-mailem.
• 2. Podczas konfiguracji transmisji organizator określa, dla jakich typów biletów jest ona dostępna, dzięki czemu osoby bez dostępu nie mogą oglądać wideo.
• 3. Link do transmisji YouTube jest dodany w systemie, ale uczestnicy nie widzą bezpośredniego adresu URL.
• 4. Organizator może dostosować komunikaty po zakupie biletu w zależności od jego typu (offline/online).
• 5. Po płatności uczestnik otrzymuje e-mail z instrukcją, a w dniu wydarzenia aktywuje się przycisk „Transmisja na żywo”.
• 6. Możliwe jest dodanie okna transmisji z personalizacją: tło, harmonogram, pytania od widzów.
• 7. Dostępna jest również funkcja wirtualnych stoisk dla partnerów i sponsorów.
• 8. Transmisja jest chroniona: brak widocznego linku, brak możliwości udostępnienia, a nagrania mają znak wodny z danymi użytkownika.

Organizator zaprojektował różne metody rejestracji, ponieważ fizyczne ustawienie stanowiska rejestracyjnego w jednym miejscu było niemożliwe

Kluczowe problemy:

Skontaktował się z nami organizator, który potrzebował rejestrować gości na miejscu i drukować spersonalizowane identyfikatory, jednak strefa wejścia była tak mała, że nie było możliwości ustawienia tam pełnowymiarowych laptopów ani drukarek.

Jednocześnie rejestracja musiała odbywać się przy wejściu do obiektu, ze względu na układ przestrzeni — tak aby goście się nie gubili, a osoby nieuprawnione nie miały dostępu do wydarzenia.

Zaproponowane natychmiastowe rozwiązania:

• Zastosowano zdalne punkty drukowania, umożliwiające skanowanie biletów w jednym miejscu i automatyczne drukowanie naklejek w innym.

Rezultat współpracy z RegToEVENT:

• 1. Przy wejściu, z powodu braku miejsca, nie było stołów ani specjalnych stanowisk — hostessy witały gości, korzystając wyłącznie z tabletów, bez żadnych przewodów.
• 2. Bilet był skanowany na tablecie i oznaczany jako „checked in”, co uniemożliwiało jego ponowne użycie. Jednocześnie spersonalizowana naklejka dla uczestnika była automatycznie wysyłana do drukarki w innej części obiektu.
• 3. Hostessy kierowały gości do miejsca odbioru identyfikatorów. Zanim uczestnik wszedł na wyższe piętro, jego identyfikator był już wydrukowany.
• 4. Organizator miał dostęp do statystyk w czasie rzeczywistym i mimo rozproszenia gości po całym obiekcie wiedział dokładnie, ile osób już dotarło, a ile jeszcze oczekuje.

Kluczowe problemy:

• Organizator chciał zwiększyć sprzedaż biletów, korzystając z jak największej liczby platform sprzedażowych, dlatego zgłosił się aż do czterech różnych systemów biletowych.
• Nie przyniosło to oczekiwanych rezultatów sprzedażowych, a dodatkowo uczestnicy otrzymali cztery różne typy biletów.
• Ponieważ bilety musiały być skanowane na wydarzeniu, instalowanie czterech różnych aplikacji na smartfonach hostess nie było optymalne i mogło spowalniać proces wejścia.
• Podział gości na cztery osobne kolejki również nie był dobrym rozwiązaniem, ponieważ uczestnicy zazwyczaj wybierają najkrótszą lub najdłuższą kolejkę, a nie tę właściwą.
• Dodatkowo, ponieważ było to wydarzenie biznesowe, uczestnicy musieli mieć identyfikatory z imieniem i nazwiskiem, a ich ręczne sortowanie według platform sprzedażowych dodatkowo komplikowało proces.

Zaproponowane działania priorytetowe:

• Import danych ze wszystkich platform, na których sprzedawano bilety na wydarzenie.
• „Gotowy check-in” na miejscu wydarzenia.

Rezultat współpracy z RegToEVENT:

• 1. Dzięki wdrożeniu usługi check-in udało się zintegrować bazy danych z czterech różnych systemów w jedną wspólną bazę.
• 2. Organizator pobrał dane z innych platform i zaimportował je do systemu RegToEVENT.
• 3. Dzięki temu nie było potrzeby ponownego wysyłania biletów przez RegToEVENT — uczestnicy mogli korzystać z tych, które już posiadali.
• 4. Skonfigurowano system tak, aby bilety zewnętrznych platform były rozpoznawane jako poprawne w RegToEVENT.
• 5. Niezależnie od miejsca zakupu biletu, uczestnicy podchodzili do jednego punktu check-in, gdzie skanowano QR kod i automatycznie drukowano identyfikatory. Dzięki temu uniknięto kolejek i chaosu.

Gdy nie ma lokalnego wykonawcy do obsługi sprzedaży biletów, ale organizator ma pełne zaufanie do systemu RegToEVENT

Kluczowe problemy:

Organizator chciał zamówić usługę „check-in pod klucz”, jednak w tym terminie mieliśmy już wiele rezerwacji i nie byliśmy w stanie zapewnić pełnej obsługi rejestracji na miejscu.

Zaproponowane działania priorytetowe:

• Uzgodniliśmy z organizatorem wynajem naszego sprzętu wraz z oprogramowaniem skonfigurowanym do rejestracji (check-in).

Rezultat współpracy z RegToEVENT:

• 1. Skonfigurowano oprogramowanie do check-in oraz odpowiednią liczbę urządzeń Check-in BOX.
• 2. Organizator załadował listę gości, na podstawie której wygenerowano bilety elektroniczne z kodami QR i wysłano je uczestnikom.
• 3. Przed wydarzeniem cały sprzęt został spakowany i wysłany kurierem do organizatora.
• 4. Wystarczyło podłączyć urządzenia do zasilania i połączyć je z Wi-Fi.
• 5. Goście na miejscu skanowali bilety na ekranie, po czym automatycznie drukowana była naklejka z danymi uczestnika.

Sytuacja, w której trzeba uporządkować wszystko naraz i rozwiązać wszystkie problemy jednym systemem

Kluczowe problemy:

Organizator miał tylko stronę na Instagramie i korzystał z bramki płatniczej do sprzedaży biletów, jednak większość zamówień nadal musiała być obsługiwana ręcznie. Ceny, rabaty i warunki płatności były ustalane indywidualnie z uczestnikami, ponieważ część z nich chciała płacić przelewem bankowym.

Ten sposób rejestracji i sprzedaży biletów był wygodny i wystarczający, dopóki wydarzenie nie urosło do kilkuset uczestników.

Zaproponowane działania priorytetowe:

• Całkowite przebudowanie procesu rejestracji i sprzedaży
• Automatyczne generowanie faktur dla płatności bezgotówkowych
• Automatyczne obliczanie kosztów zamówienia z uwzględnieniem złożonych rabatów
• Sprzedaż dodatkowych opcji oraz przyjmowanie darowizn
• Strona internetowa do skuteczniejszej promocji wydarzenia i analityki ruchu

Rezultat współpracy z RegToEVENT:

• 1. Rejestracja uczestników i sprzedaż biletów została uruchomiona w systemie RegToEVENT.
• 2. Oprócz standardowego systemu płatności organizator wdrożył generowanie faktur dla płatności bezgotówkowych, co znacząco zmniejszyło liczbę zapytań od firm. Każdy uczestnik wybierał podczas rejestracji formę płatności: karta lub faktura.
• 3. Wprowadzono różne pakiety rabatowe, dzięki czemu koszt zamówienia jest obliczany automatycznie w zależności od liczby biletów. Organizator nie musi już ręcznie wyliczać zniżek.
• 4. Oprócz strony w mediach społecznościowych stworzono pełnoprawny landing eventu z opisem, programem, prelegentami, informacjami dla uczestników oraz materiałami z poprzednich edycji.
• 5. Jako wydarzenie charytatywne umożliwiono dodanie darowizny już podczas zakupu biletu lub później.
• 6. Sprzedaż nagrań z konferencji została dodana jako opcja dodatkowa już przy zakupie biletu, co zwiększyło ich sprzedaż.
• 7. Wbudowany CRM z tablicą Kanban pozwolił zespołowi pracować wspólnie na jednej bazie bez potrzeby używania dodatkowych systemów.
• 8. Analiza źródeł ruchu umożliwiła optymalizację budżetów reklamowych i redukcję kosztów.
• 9. Automatyzacja procesów pozwoliła uniknąć zwiększania liczby pracowników przy organizacji wydarzenia.
• 10. Bezpłatny check-in uczestników za pomocą telefonu, bez dodatkowego sprzętu i oprogramowania.

Gdy zespół organizacyjny się zmniejszył, baza wykonawców przestała być aktualna, a zadania zaczęły się piętrzyć jak śnieżna kula, w końcu stało się jasne, że wykonywanie wszystkiego ręcznie „bo tak zawsze było” nie jest już opcją

Kluczowe problemy:

Trwa wojna, kursy walut gwałtownie się zmieniają, a rynek znajduje się w stanie całkowitej niepewności. Część zaufanych wykonawców wyjechała do Europy i po prostu nie wróciła. Organizator zgłosił się do nas z problemem: brakuje ludzi, procesy nie są uporządkowane, a sprzedaż biletów i stoisk dla partnerów odbywa się ręcznie. Trzeba było to wszystko zautomatyzować, aby mieć wystarczające zasoby i doprowadzić wydarzenie do końca bez wypadnięcia z rynku.

Proponowane natychmiastowe działania:

• Rezerwacja i opłacanie biletów online bezpośrednio na stronie
• Expo Planner dla partnerów umożliwiający szybszą sprzedaż stoisk
• Aplikacja networkingowa do komunikacji z odwiedzającymi oraz jako dodatkowa wartość dla partnerów i sponsorów

Efekty współpracy z RegToEVENT:

• 1. Przede wszystkim pomogliśmy organizatorowi uruchomić sprzedaż biletów i osadzić formularz na stronie. Rejestracje zaczęły napływać, a uczestnicy płacili od razu, dzięki czemu nie było potrzeby ręcznego przetwarzania zgłoszeń, wysyłania danych do płatności ani sprawdzania przelewów przez księgowość.
• 2. W ramach doradztwa odradziliśmy podejście „na szybko”, gdzie ceny ustala się indywidualnie dla każdego klienta, i zaproponowaliśmy przejście na przejrzyste oferty i transparentny cennik, który buduje większe zaufanie. Przygotowano prezentację dla wystawców, partnerów i sponsorów z jasno opisanymi pakietami udziału: co zawierają, co można dodać i co jest płatne dodatkowo.
• 3. W prezentacji wykorzystano dynamiczny „Expo Planner” – darmowy moduł RegToEVENT – który pozwala sprawdzić dostępność stoisk (rozmiar, lokalizację i sąsiednie stoiska), a przede wszystkim zarezerwować standardowe stoisko nawet o 3:00 w nocy bez telefonów, jeśli zajdzie taka potrzeba.
• 4. Oczywiście nie wszyscy partnerzy od razu kupili stoisko, ale dzięki sekcji biletowej w Expo Plannerze dodatkowym efektem było sprzedanie 67 biletów dla odwiedzających.
• 5. Organizator zdecydował się na aplikację networkingową, więc partnerom zaoferowano nie tylko fizyczne stoisko „pod klucz”, ale także wirtualne „smart stoisko” – dedykowaną stronę z informacjami o firmie i danymi kontaktowymi. Daje to możliwość interakcji nie tylko z aktywnymi rozmówcami, ale też z osobami, które tylko przechodzą, robią zdjęcia i idą dalej. Po zeskanowaniu kodu QR na stoisku partner otrzymuje kontakt do użytkownika i może kontynuować rozmowę w aplikacji.
• 6. Wystawcy mogą kontaktować się nie tylko z osobami, które odwiedziły ich stoisko, ale także z uczestnikami online oglądającymi transmisję z sali konferencyjnej, ponieważ wirtualne stoisko daje dostęp do informacji i kontaktu z przedstawicielem.
• 7. Ponieważ rejestracja i płatności zostały zautomatyzowane, organizator całkowicie zrezygnował z planu zatrudnienia zewnętrznego zespołu sprzedaży. Jedna osoba w zupełności wystarczyła do obsługi uczestników, którzy zarejestrowali się, ale nie opłacili biletów. Dodatkowo Kanban w CRM znacznie uprościł zarządzanie zamówieniami.
• 8. Wystawa obejmowała część prezentacyjną dla bardziej wymagającej publiczności. Historycznie uczestniczyło w niej tylko około 50 osób na 3000 odwiedzających. Po wysłaniu maili z abstraktami prelekcji (tylko do osób z biletem standardowym) uzyskaliśmy 117 upgrade’ów biletów, które zostały przetworzone automatycznie. Warto zawsze dawać możliwość dopłaty i nie pomijać opcji upgrade.
• 9. System check-in na miejscu pozwolił uniknąć kolejek przy wejściu. Wszyscy goście otrzymywali identyfikatory z kodami QR do szybkiej wymiany kontaktów w aplikacji, a organizator miał dostęp do pełnych statystyk obecności w czasie rzeczywistym.
• 10. Po tej wystawie organizator otrzymał najwięcej pozytywnych opinii i podziękowań od partnerów, ponieważ udało się wygenerować dużą liczbę wysokiej jakości leadów.

Główny wniosek jest prosty: jeśli organizator szybko zauważa, że dotychczasowe podejście nie działa i decyduje się na zmiany oraz szuka odpowiednich rozwiązań – przynosi to dobre rezultaty i oszczędza dużo stresu.
Gdy organizator słucha doradców i współpracuje w oparciu o zaufanie, jest to najbardziej wartościowy klient, ponieważ obie strony dążą do wspólnego celu.