Check-in bez kolejek: skanowanie biletu QR i identyfikator w 5–7 sekund

Najczęściej standardowy identyfikator ma rozmiar 100 × 150 mm i pionowy układ. Czasami organizatorzy wybierają format 90 × 145 mm lub 105 × 120 mm. Wszystko zależy od charakteru wydarzenia i indywidualnych preferencji.

Rzadziej stosowany jest układ poziomy lub inne niestandardowe wymiary. Optymalny rozmiar naklejki z danymi uczestnika na standardowy identyfikator to 80 × 40 mm (78 × 40 mm). Dla identyfikatorów poziomych najlepiej sprawdza się format 100 × 40 mm.

Taki rozmiar pozwala czytelnie wydrukować wszystkie najważniejsze informacje o uczestniku. Jednocześnie pozostaje miejsce na logo wydarzenia, nazwę konferencji, logotypy sponsorów i inne elementy graficzne. Identyfikator uczestnika to również doskonałe miejsce na dodatkową promocję sponsorów oraz pamiątka, którą uczestnicy często zachowują po wydarzeniu.

Identyfikator podczas wydarzenia jest ważnym narzędziem wspierającym networking. Dzięki niemu uczestnicy od razu widzą, z kim rozmawiają i jaką firmę dana osoba reprezentuje.

Niektórzy organizatorzy umieszczają na identyfikatorach jedynie imię, jednak daje to niewiele informacji. Imię i nazwisko znacznie ułatwiają identyfikację, natomiast połączenie imienia, nazwiska i nazwy firmy jest najczęściej wybieranym rozwiązaniem podczas wydarzeń biznesowych. Dodatkowo można umieścić stanowisko uczestnika lub inne istotne informacje.

Minimalne zamówienie obejmuje 2 stanowiska rejestracji (lub 3 w przypadku wydarzeń poza miastem). Ostateczna liczba zależy jednak od sposobu wcześniejszej rejestracji uczestników, intensywności ich przybywania, warunków na miejscu wydarzenia oraz wielu innych czynników. Jeśli uczestnicy otrzymali bilety po rejestracji lub zakupie i przychodzą z gotowym kodem QR, obsługa jednej osoby zajmuje zazwyczaj do 10 sekund.

Co wydłuża czas rejestracji?
Jeśli podczas wejścia wydawane są materiały konferencyjne, opaski, słuchawki do tłumaczeń, piloty do głosowania lub inny sprzęt wymagający ewidencji, każda z tych czynności wydłuża czas obsługi uczestnika.

Goście bez biletów
Jeśli uczestnicy nie otrzymali wcześniej biletów i dostępna jest jedynie lista gości, wyszukiwanie odbywa się ręcznie i może trwać od kilku sekund do nawet minuty. Wpływa na to m.in. hałas na miejscu wydarzenia, wyraźność podawanych danych oraz stopień skomplikowania nazwiska.

Lokalizacja wydarzenia i zachowania uczestników
Duże znaczenie ma sposób dojazdu na wydarzenie. Jeżeli miejsce jest dobrze skomunikowane, uczestnicy przychodzą równomiernie. Gdy dojazd jest utrudniony, goście pojawiają się mniejszymi grupami. Z kolei przy zorganizowanym transporcie autokarowym można spodziewać się krótkiego, ale bardzo intensywnego napływu osób. W przypadku cyklicznych wydarzeń organizatorzy zwykle dobrze znają zwyczaje swojej publiczności - jedni uczestnicy przychodzą od rana, inni głównie w porze obiadowej, a jeszcze inni dopiero na wieczorną część programu.

Uwzględniając wszystkie te czynniki, można przyjąć, że jedno stanowisko rejestracji jest w stanie obsłużyć od 100 do 250 osób na godzinę, w zależności od charakteru wydarzenia.

Całą konfigurację oprogramowania i sprzętu wykonujemy wcześniej, dlatego na miejsce wydarzenia przywozimy w pełni przygotowane zestawy, które wystarczy podłączyć i uruchomić. Sami decydujemy, ilu inżynierów technicznych będzie potrzebnych na miejscu. Najczęściej zależy to od liczby stanowisk rejestracji oraz warunków montażu. Zwykle jest to jedna osoba, ale przy większych realizacjach mogą pracować dwie lub trzy.

Warto pamiętać, że nie zapewniamy własnych hostess do obsługi rejestracji. Organizator może zatrudnić własny personel lub – po podpisaniu umowy – możemy polecić sprawdzonych współpracowników, z którymi realizowaliśmy wcześniejsze wydarzenia.

Szczerze mówiąc, nie znamy górnej granicy możliwości naszych serwerów. 🙂 W praktyce największe wydarzenie obsłużyło 7 900 uczestników w ciągu jednego dnia. Od strony technicznej nie widzimy jednak przeszkód, aby obsłużyć wydarzenie na stadionie dla 80 000 osób.

Dlatego jeśli organizujesz „duże wydarzenie” dla 500 uczestników, możesz być spokojny - dla naszego systemu to standardowa realizacja, a według niektórych kryteriów nawet niewielkie wydarzenie.

Tak, dostęp do internetu jest zalecany, aby zapewnić szybkie, stabilne i w pełni zsynchronizowane działanie systemu.

Jednak system może działać również bez połączenia z internetem (ważne, abyśmy wiedzieli o tym wcześniej).

Nasz system obsługuje tryb offline, dzięki czemu rejestracja uczestników przebiega bez zakłóceń nawet w przypadku utraty połączenia. Po ponownym uzyskaniu dostępu do sieci wszystkie dane zostaną automatycznie zsynchronizowane, więc żaden uczestnik nie zostanie pominięty.

Brak internetu wiąże się jednak z pewnymi ograniczeniami dotyczącymi funkcjonalności i poziomu bezpieczeństwa. Dlatego warto wcześniej zdecydować, czy możliwe jest zapewnienie dostępu do sieci, czy też charakter wydarzenia pozwala na okresowe opóźnienia synchronizacji.

Samodzielnie planujemy czas potrzebny na montaż. Zależy on od specyfiki miejsca wydarzenia, a przede wszystkim od ilości wykorzystywanego sprzętu.

Zgodnie z naszymi standardami cały sprzęt musi być gotowy do pracy, a hostessy przeszkolone najpóźniej 30 minut przed rozpoczęciem rejestracji.

Nie przyjeżdżamy dzień wcześniej ani kilka dni przed wydarzeniem tylko po to, aby klient czuł się spokojniej. Podłączenie i uruchomienie sprzętu to szybki proces, który przy odpowiednich warunkach przebiega bezproblemowo. Oczywiście pod warunkiem, że na miejscu jest zasilanie 🙂.

Jeśli jednak klient chce wcześniej zobaczyć sprzęt lub przeprowadzić dodatkowe testy, istnieje możliwość zamówienia i opłacenia dodatkowego czasu pracy dzień przed wydarzeniem.

Tak, jest to możliwe.

Oferujemy usługę konfiguracji naszego oprogramowania na sprzęcie klienta, dzięki czemu można korzystać z własnych urządzeń.

Należy jednak pamiętać, że w takim przypadku nie ponosimy odpowiedzialności za stan techniczny ani sprawność Państwa sprzętu.

Usługa konfiguracji może zostać wykonana również zdalnie, bez konieczności przyjazdu naszego zespołu na miejsce wydarzenia.

Potrafimy skanować bilety wygenerowane przez niemal wszystkie zewnętrzne platformy biletowe oraz autorskie moduły stworzone dla różnych systemów CMS. Szczerze mówiąc, do tej pory nie trafiliśmy jeszcze na taki format, którego nie udałoby się obsłużyć.

Potrzebujemy jedynie eksportu bazy uczestników zawierającego dane zapisane w kodach QR lub kodach kreskowych znajdujących się na biletach, z którymi uczestnicy przyjdą na wydarzenie.

Następnie importujemy tę bazę do naszego systemu, dzięki czemu podczas check-inu bilety z innych platform są rozpoznawane tak, jakby zostały wygenerowane przez RegToEVENT.

Jesteśmy tylko ludźmi, dlatego zawsze bierzemy pod uwagę możliwość wystąpienia nieprzewidzianych sytuacji. Nikt nie jest nieomylny, ale do każdego wydarzenia przygotowujemy się bardzo dokładnie.

W miarę możliwości przywozimy zapasowy sprzęt oraz materiały eksploatacyjne, a wszelkie problemy techniczne staramy się usuwać w możliwie najkrótszym czasie.

Nie możemy jednak odpowiadać za sytuacje, które nie zależą od nas - na przykład brak zasilania, jeśli wcześniej nie zamówiono zasilacza awaryjnego (UPS), albo brak lub niestabilne połączenie internetowe, o którym nie zostaliśmy wcześniej poinformowani.

Nawet w takich przypadkach zawsze staramy się znaleźć możliwe rozwiązanie, choć czasem może ono nie być idealne.

I jeszcze jedno - na wydarzenia przyjeżdżamy wyłącznie w pełni gotowi do pracy, nigdy pod wpływem alkoholu ani innych środków odurzających.

Tryb kiosku to nowoczesne, kompaktowe i estetyczne rozwiązanie do samodzielnej rejestracji uczestników.

Sprawdza się idealnie, gdy przestrzeń przy wejściu jest ograniczona, uczestnicy preferują samoobsługę, nie ma możliwości zatrudnienia większej liczby hostess lub gdy nasz zespół nie może być obecny na miejscu wydarzenia.

Otrzymują Państwo gotowy zestaw do skanowania i drukowania. Wystarczy podłączyć urządzenie do zasilania oraz internetu.

Uczestnicy samodzielnie skanują swój bilet, a po pomyślnej weryfikacji system automatycznie drukuje naklejkę z ich danymi.

CheckinBOX można w pełni dostosować do charakteru wydarzenia - obsługuje branding organizatora oraz różne motywy graficzne dla poszczególnych kategorii uczestników.

Ещё бы! Наша система чекина, в режиме реального времени, позволяет вам следить за регистрациями, не выходя из своего центра управления. Вы можете наблюдать за этим даже со своего смартфона, решая другие вопросы на локации. Полная статистика количества входом, сколько еще не зачекинилось, сколько пришло/не пришло по конкретному типу билета. График и статистика наплыва людей по времени и др.

Tak, jednak warto wcześniej zaplanować, jak taki proces ma wyglądać w przypadku Państwa wydarzenia.

Konto hostessy nie umożliwia dodawania nowych uczestników. Każde wydarzenie rządzi się własnymi zasadami, a osoby obsługujące rejestrację często pracują na różnych eventach. Aby uniknąć sytuacji, w której do bazy trafi ktoś nieuprawniony, dodawanie nowych uczestników jest dostępne wyłącznie z poziomu konta organizatora lub współorganizatora.

Jeśli zależy Państwu na szybkim dodawaniu gości na miejscu, najlepszym rozwiązaniem jest wcześniejsze przygotowanie kodu QR prowadzącego do formularza rejestracyjnego. Uczestnik skanuje kod, samodzielnie wypełnia dane, a następnie - w zależności od zasad wydarzenia - organizator może zaakceptować zgłoszenie lub po dokonaniu płatności wydrukować identyfikator.

Tak. W praktyce często zdarzają się literówki w imionach, nazwiskach, nazwach firm czy stanowiskach. Podczas rejestracji hostessa może szybko poprawić te informacje.

Jeśli firma zakupiła bilety dla swoich pracowników, a w dniu wydarzenia przyjedzie inna osoba, dane uczestnika można bez problemu zmienić na miejscu. Dzięki temu nikt nie będzie chodził z identyfikatorem wystawionym na inną osobę.

Oczywiście! Nasz system umożliwia zbieranie dodatkowych informacji dokładnie wtedy, gdy są one potrzebne.

Mogą to być na przykład aktualne preferencje żywieniowe uczestnika, numer zestawu słuchawkowego do tłumaczenia symultanicznego lub dowolne inne dane wymagane przez organizatora. Hostessy zapisują je bezpośrednio w profilu gościa, a po zakończeniu wydarzenia można je wygodnie analizować i wykorzystywać w raportach.

Każde wydarzenie wyceniamy i planujemy indywidualnie.

Liczba stanowisk zależy między innymi od wielkości holu lub wejścia, dostępności i jakości internetu, czasu, w jakim uczestnicy będą przybywać, sposobu weryfikacji (skanowanie kodów QR lub ręczne wyszukiwanie), liczby kategorii biletów, rodzaju materiałów wydawanych podczas rejestracji oraz liczby dostępnych wolontariuszy.

Jeśli przy jednym stanowisku pracują dwie hostessy, przepustowość może wzrosnąć nawet o 50–100%. Istnieje również wiele innych czynników wpływających na tempo rejestracji.

Dla orientacji można przyjąć, że jedno stanowisko komfortowo obsługuje około 150 osób na godzinę. Przy niewielkiej kolejce jest to do 200 osób na godzinę. Jeśli uczestnicy nie mają biletów, wydawanych jest wiele materiałów lub obsługa jest ograniczona, warto założyć około 100 osób na godzinę. Nasz rekord to 267 osób w ciągu godziny - z jednoczesnym wydawaniem sprzętu do głosowania i rejestrowaniem jego numerów.

1. Zapewnić szybkie i stabilne połączenie z internetem - najlepiej osobną sieć Wi-Fi lub internet przewodowy przeznaczony wyłącznie dla strefy rejestracji.

2. Przydzielić dwie hostessy do jednego stanowiska. Jedna skanuje bilety i uruchamia druk identyfikatorów, druga przygotowuje badge i nakleja etykietę. W tym czasie pierwsza osoba może wydawać materiały konferencyjne lub rozpocząć obsługę kolejnego uczestnika.

Mieliśmy przypadki, gdy klient zamawiał usługę check-in rano, a obsługiwaliśmy wydarzenie jeszcze tego samego wieczoru. Jest to jednak zawsze uzależnione od dostępności naszego sprzętu i zespołu.

Najlepiej zarezerwować usługę 2–3 miesiące przed wydarzeniem. Pozwala to zagwarantować termin oraz zachować standardową cenę. Na kilka tygodni przed eventem można jeszcze wprowadzić niezbędne zmiany.

W przypadku pilnych realizacji obowiązuje dodatkowa opłata. Szczegółowe informacje znajdują się w sekcji „Cennik”.

Tylko systemy stworzone bez odpowiedniego zaplecza lub takie, które nie dbają o wygodę organizatorów, wymagają zatrzymania sprzedaży z wyprzedzeniem.

Uczestnicy coraz częściej kupują bilety na ostatnią chwilę, a niekiedy nawet już przy stanowisku rejestracyjnym. Nasz system jest przygotowany do obsługi takich sytuacji.

Nie ma potrzeby zamykania sprzedaży przed wydarzeniem. Nowe listy uczestników można importować nawet w trakcie trwania check-inu, dzięki czemu żaden spóźniony uczestnik nie zostanie pominięty.

Najczęściej obsługujemy wydarzenia organizowane w centrach konferencyjnych i salach eventowych. Realizujemy usługę na terenie całej Ukrainy (z wyłączeniem czasowo okupowanych terytoriów) oraz w dużych miastach strefy Schengen.

Mamy jednak doświadczenie także z nietypowymi lokalizacjami - pracowaliśmy na dachach budynków, w parkach, na otwartych przestrzeniach, a nawet w metrze.

Wymagania techniczne są bardzo proste:

Stół - potrzebujemy miejsca na laptop, drukarkę, identyfikatory i materiały dla uczestników.
Zasilanie - przynajmniej jedno gniazdo 220 V w pobliżu stanowiska rejestracyjnego.
Internet - Wi-Fi lub internet przewodowy (własny router zapewniamy w razie potrzeby).

Jeśli nie ma możliwości zapewnienia zasilania lub internetu, prosimy o wcześniejszą informację. Postaramy się znaleźć rozwiązanie, choć nie zawsze będzie to możliwe.

W przypadku wydarzeń plenerowych konieczne jest zapewnienie zadaszenia lub namiotu. Bez cienia skanery mają trudności z odczytem kodów QR z ekranów telefonów, a sprzęt i personel nie mogą pracować w pełnym słońcu.

Zimą drukarki termiczne nie mogą pracować na mrozie, ponieważ technologia druku wymaga odpowiedniej temperatury głowicy. Sprzętu nie ustawiamy również na deszczu ani w innych warunkach mogących spowodować jego uszkodzenie.