Контроль технічного персоналу під час чекіна на івенті

Проводите події із залученням великої кількості підрядників?
Чи не встигаєте встежити за всіма при монтажі або в день самої події?

У нас є рішення!

Коли актуальний контроль персоналу?

Організаторам семінарів, бізнес-сніданків, майстер-класів та будь-яких подій з невеликою кількістю учасників, простіше контролювати своїх колег і підрядників. У той час як на великих подіях складно встежити, щоб не було казусів при монтажі, коли підрядники плутають і відвозять обладнання один одного, коли голодні вантажники під'їдають вже готові закуски для гостей або сторонні несподівано опиняються в кімнаті організатора, де лежать особисті та цінні речі.

А якщо говорити про події, куди запрошені високопоставлені особи, то це ще більше відповідальності для організатора, проконтролювати хто куди заходив і що заносив. Або потім виніс))

Ви теж стикалися з подібним:

Точно на майданчику співробітники підрядника?

Ви не можете знати в обличчя кожного представника підрядника. А якщо це закрита подія де не повинно бути сторонніх, і Ви повинні поручитися за кожного присутнього вантажника перед замовником?
Підрядник приїхав не в свій час

Ви склали чіткий графік хто, коли і в який час монтує свою ділянку, а в підсумку розбрід і хитання, то нікого, то повний зал. Попередьте підрядника заздалегідь, що його час строго відведено і в інший час вхід в зону йому буде заборонений і це відіб'є охоту порушувати умови договору.
Підрядник заходить не в свою зону

Це часте явище, коли сторонні люди потрапляють на кухню або в ті приміщення куди обмежений доступ адміністрацією приміщення і його дали лише вам як організатору. Тому якщо монтаж сцени відбувається в основному залі, а приготування булочок на кухні, то зовсім нема чого підрядникам плутатися під ногами у один одного і заходити нема на свою територію, щоб уникнути непорозумінь.
Пропало щось цінне, і не ясно хто був на майданчику

На жаль, що не старайся підбирати перевірених підрядників, казуси все одно трапляються. ви працюєте з одними і тими ж, і є досвід робочих взаємин, але як не сумно, не можна довіряти людям на 100% і в разі пропажі якусь дрібницю, під підозрою може виявитися кожен і нікому не хочеться починати ці неприємні розгляду. А крайнім виявиться той, хто НЕ догледів. А ще гірше, якщо збитки ляжуть на плечі організатора.
Немає контролю кількості співробітників підрядника

Ви розраховуєте на певну кількість людей, які можуть поміститися на майданчику, щоб їм було комфортно працювати, а кожен підрядник перестраховується і відправляє вдвічі більше людей, які часом просто заважають і створюють натовп.
Сторонні в приміщеннях для спікерів і організаторів

У Вас як у організатора в будь-якому випадку є якесь службове приміщення де зберігаються особисті та навіть цінні речі співробітників. На подію може бути окрема кімната для спікерів, де вони можуть залишити свої особисті речі або відпочити в перерві, приготуватися до виступу. Погодьтеся, не найкраща ситуація, коли ця кімната - прохідний двір.

І список далеко не повний ...

Можна спростити завдання

Щоб уникнути неприємних ситуацій, організатору просто необхідна система контролю доступу технічного персоналу.
Вона дозволяє чітко розуміти кількість людей, яким в цей час дозволено перебувати на майданчику, хто в яку зону може входити, а в яку йому немає доступу.
Звільніть себе від рутини записувати всіх, хто прийде і звіряти їх з паспортними даними.

Контроль технічного персоналу на майданчику дозволяє не тільки фіксувати факт, що людина прийшла, але і в який час він вийшов, через які входи / виходи, і які ще зони відвідував під час своєї роботи.

Що ми пропонуємо:

Поділ підрядників на групи

Створюйте окремі групи підрядників (кейтеринг, декоратори, музиканти та ін.) З чітким розмежуванням часу доступу на майданчик; входів, через які вхід дозволений і різними квітами бейджів, для проходження контролю охорони
Анкета для кожного співробітника

Створіть анкету для кожного представника підрядника з його ПІБ і всіма необхідними даними, щоб охорона могла звірити дані в базі з живою людиною, який просить його пропустити на майданчик
Генерація бейджів для співробітників підрядника

Після заповнення анкети ми сгенерируем бейдж підрядника з його ПІБ, контактами, фото, коротким описом обов'язків і QR кодом, за яким охорона зможе його зачекініть і перевірити справжність бейджа, а також дозволений доступ чи ні
Відправка бейджів на пошту, друк / вивантаження в файл

Згенеровані бейджи Ви можете надіслати на пошту кожному співробітнику, з проханням роздрукувати або показати зі смартфона на вході. А також відразу роздрукувати всі і видавати їм фізичний бейдж на вході, щоб не потрібно було його кожного разу шукати
Сканування бейджів на вході

Бейджи підрядників скануються на вході і якщо він відповідає пред'явнику, то йому ставиться відмітка про вхід Check-in. При виході з майданчика, бейдж можна сканувати на вихід і в анкету підрядника занесеться відмітка Check-out
Контроль дозволених організатором зон

Якщо локація поділена на зони, то поділіть і доступ підрядників до них. Так одним підрядникам буде дозволений в загальну зону для монтажу конструкцій, артистам в гримерки, а кухарям на кухню, і не буде ніякого хаосу і сторонніх
Контроль входу в відведений організатором час

Поділіть час для роботи підрядників, попередьте їх про це і нехай кожен приїжджає в своє, щоб уникнути скупчення на майданчику. Або якщо підрядники потрібні Вам завтра, то вкажіть конкретний день для входу, навіщо їм приходити сьогодні
Статистика входу / виходу із записом часу і номера входу

При скануванні бейджів на вхід / вихід ми записуємо через який вхід це було зроблено і в яке час. Якщо це переміщення по майданчику в різних зонах, то все відбувається точно також. Ви бачите в який період часу конкретна людина був на локації і в якому місці