Реєстрація гостей на локації у Львові: як організувати ідеальний Check-in

Львів уже давно став діловою столицею Західної України. Конференції, IT-форуми та міжнародні саміти тут відбуваються чи не щодня. Але чи знаєте ви, що враження від події формується ще до того, як спікер вийде на сцену? Воно формується на стійці реєстрації.

Check-in на локації - це «обличчя» вашого івенту. Якщо на вході черга, а волонтери не можуть знайти прізвище гостя у списках — лояльність аудиторії стрімко падає. У цій статті ми розберемо, як налаштувати процес реєстрації у Львові так, щоб гості потрапляли в зал за лічені секунди.

Популярні локації для конференцій у Львові

Вибір місця багато в чому визначає логістику реєстрації. Ось топ-4 майданчики, де найчастіше проводяться масштабні події:

• 1. Bank Hotel – ідеальний вибір для бізнес-форумів у центрі міста з вишуканою зоною вітання.
• 2. Арена Львів – масштабна локація для тисячних потоків, де критично важливо мати автоматизовану систему пропуску.
• 3. Центр Шептицького – сучасний інтелектуальний простір, де цінують технологічність та швидкість.
• 4. Premier Hotel Dnister – готель із величезним Grand Hall до 400+ гостей та сучасним обладнанням для конференцій.
• 5. Panorama Hotel Lviv – великий готель із конференц-залами та панорамними просторами для семінарів і форумів.
• 6. Конференц-центр «IQholding» – популярний бізнес-центр у центрі міста для великих корпоративних заходів.
• 7. Pres-Klub – сучасний конференц-центр з обладнаними залами для зустрічей та презентацій.
• 8. !FESTrepublic – великий творчий та івент-простір з площами для масштабних заходів, фестивалів, відкритих презентацій та форумів у Львові, що може приймати тисячі відвідувачів.
• 9. Emily Event Hall – сучасний комплекс із величезними площами, що дозволяє організувати кілька потоків реєстрації одночасно. За всі гроші світу. І це вже за межами міста.

Ручна видача бейджів vs Професійний сервіс: що обрати?

Багато організаторів-початківців намагаються зекономити, розкладаючи бейджі за алфавітом. Давайте порівняємо ці підходи:

Основні проблеми, з якими стикаються організатори

Навіть на найкращих локаціях Львова можуть виникнути факапи:

• Людський фактор: Волонтер переплутав бейджі або не відмітив гостя.
• Втрата інтернету: Якщо система реєстрації працює лише online, збій Wi-Fi паралізує вхід.
• Дублікати квитків: Без системи перевірки один квиток можуть використати кілька людей.
• Списки в останній момент: Гості, що зареєструвалися вранці в день івенту, не потрапляють у роздруковані списки.

Як організувати процес своїми руками (Check-list)

Якщо ви вирішили не залучати підрядників, вам знадобиться мінімальний набір обладнання та софту:

• Ноутбук або планшет: Мінімум один на кожні 100 гостей.
• Сканери штрих-кодів: Або смартфони з встановленим софтом для зчитування QR-кодів.
• Принтер для бейджів: Наприклад, термопринтери типу Zebra або Brother (якщо плануєте друк на місці).
• Стабільний інтернет: Бажано мати резервний 4G-модем.
• Програмне забезпечення: Система, що дозволяє синхронізувати дані між декількома пристроями (наприклад, SaaS-платформа для реєстрації).

Цю статтю часто також шукають за запитами:

• Оренда обладнання для реєстрації на конференцію Львів
• Автоматизація реєстрації гостей на івент
• Контроль входу за QR-кодами Львів
• Друк бейджів на місці Львів ціна
• Організація конференцій під ключ Львів
• Сервіс для реєстрації учасників подій