Kontrola przemieszczania uczestników na wydarzeniu offline ➤ RegToEvent ➤ serwis sprzedaży biletów

Ktoś może powiedzieć: „Po co to w ogóle potrzebne?” – i miałby rację. Rzeczywiście, uczestnik, przychodząc na wydarzenie, chce się zrelaksować i maksymalnie z niego skorzystać, i nie jest nastawiony na to, by ktoś go śledził.

Ale są specyficzne wydarzenia, na których jest to konieczność, i trudno wyobrazić sobie, jak organizator miałby to robić ręcznie.

Nie chodzi o śledzenie, kto ile razy poszedł do toalety czy na papierosa, i nie proponujemy, by do każdego uczestnika przypisać wolontariusza. Chodzi o to, jakie strefy odwiedza uczestnik, zbieranie statystyk na potrzeby kolejnych wydarzeń, co ludzi zainteresowało, a co nie bardzo, wydawanie materiałów promocyjnych, certyfikatów i innych.

Kiedy jest to potrzebne

Lokal podzielony na strefy, a wejście do każdej strefy było płatne osobno

Zazwyczaj dotyczy to wydarzeń, gdzie uczestnik kupuje podstawowy bilet do ogólnej strefy eventu, a dodatkowo może zapłacić za udział w warsztatach, zamkniętych dyskusjach tematycznych, wywiadach ze prelegentami, wejściu do strefy VIP itd.

Każda strefa na evencie przeznaczona jest dla innej grupy odbiorców

Na przykład rodzinne festiwale przygotowują aktywności dla dzieci w różnym wieku, a istnieją realne ograniczenia co do aktywności, w których dzieci mogą uczestniczyć. Lub osobne sekcje wykładów dla matematyków, osobne dla biologów — wszystko zależy od typu wydarzenia i pomysłowości organizatora.

Drogi, personalizowany upominek dla każdego uczestnika

Nie jest tajemnicą, że wszyscy lubią prezenty i dużo ich. Dlatego uczestnicy starają się sprytnie podejść po merch kilka razy. Wyobraź sobie, że przygotowałeś dobre, wysokiej jakości bluzy, które są przewidziane dokładnie na liczbę uczestników, a nie po 3 sztuki na osobę.

Osobno płatne obiady lub Afterparty

Organizatorzy często narzekają na uczestników, którzy ustawiają się po lunchboxy 2-3 razy, a czasem wręcz zabierają jedzenie ze sobą! Nigdy nie wiadomo, ile jedzenia zamówić. A jeśli planujesz imprezę po oficjalnej części, to problem z osobami bez biletów będzie jeszcze większy.

Wydawanie certyfikatów

Po evencie uczestnicy otrzymują certyfikaty potwierdzające obecność, ukończenie kursu itd. Prowadzenie ewidencji, kto otrzymał certyfikat, jest możliwe, ale trudne. Jeśli certyfikaty były przygotowane wcześniej w pojedynczych egzemplarzach, trudno od razu zorientować się, czy naprawdę został wydany, czy uczestnik go zgubił i prosi o kolejny.

Sponsor wymaga kontaktów uczestników

Sponsorzy i partnerzy wymagają listy gości z ich kontaktami, a Ty obiecałeś uczestnikom, że ich dane nie trafią do osób trzecich? To bardzo powszechna sytuacja, która wymaga od organizatora mechanizmu dobrowolnego przekazywania kontaktów sponsorowi bezpośrednio przez uczestnika.

Co oferujemy

Dostęp do dozwolonych stref

Konfiguruj strefy dostępu uczestników w zależności od rodzaju biletu lub osobno opłaconych dodatkowych opcji. Dzięki temu uczestnik nie będzie mógł wejść na „zamknięty” wykład, strefę VIP czy warsztat, jeśli jego bilet tego nie przewiduje.
Analiza przemieszczania się po terenie

Rejestruj uczestnika przy wejściu do potrzebnych stref i zbieraj statystyki, które wykłady, prelegenci lub części eventu są najbardziej interesujące dla ludzi, aby położyć na nie większy nacisk następnym razem.
Zbieranie kontaktów przez sponsorów

Umieszczaj specjalne kody QR przy stoiskach partnerów i sponsorów, skanując które partnerzy otrzymują kontakty osób, które się do nich zbliżały. W ten sposób mają je zagwarantowane, a Twoje obietnice wobec uczestników pozostają nienaruszone.
Wydawanie materiałów promocyjnych

Uczestnik skanuje kod QR przy rejestracji, odbierając materiał promocyjny, a informacja o odbiorze jest zapisywana w bazie. Dzięki temu możesz mieć pewność, że materiału wystarczy dla wszystkich uczestników.
Kontrola stref lunchowych

Rejestratorzy skanują identyfikatory uczestników przy wejściu do strefy lunchowej, a informacja o wejściu jest zapisywana w bazie. Próby ponownego wejścia z tym samym identyfikatorem będą sygnalizowane przez system. Podobnie można zrobić przy wejściu do stref Afterparty, ceremonii wręczenia nagród itd.
Wydawanie certyfikatów, pilotów do głosowania, zestawów do tłumaczenia itp.

Skanuj identyfikatory uczestników przy wydawaniu pilotów do głosowania, słuchawek do tłumaczenia symultanicznego, certyfikatów i innych, aby od razu zapisać, kto co otrzymał i kto będzie musiał to zwrócić później. W ten sposób wykonawcy od razu wiedzą, komu nie zwrócono sprzętu i nie muszą robić tego na kartkach.