Kontrola personelu technicznego podczas check-inu na evencie

Organizujesz eventy z udziałem dużej liczby podwykonawców?
Nie nadążasz za wszystkimi podczas montażu lub w dniu samego wydarzenia?

Mamy na to rozwiązanie!

Kiedy kontrola personelu jest istotna?

Organizatorom seminariów, śniadań biznesowych, warsztatów i wszelkich eventów z niewielką liczbą uczestników łatwiej jest kontrolować swoich kolegów i podwykonawców. Natomiast na dużych wydarzeniach trudno jest dopilnować, aby nie dochodziło do wpadek podczas montażu, gdy podwykonawcy mylą i zabierają sobie nawzajem sprzęt, gdy głodni pracownicy zjadają gotowe przekąski dla gości lub gdy osoby postronne niespodziewanie pojawiają się w pokoju organizatora, gdzie leżą osobiste i cenne rzeczy.

A jeśli mówimy o eventach, na które zaproszono ważne osobistości, to jest to jeszcze większa odpowiedzialność dla organizatora, aby skontrolować, kto gdzie wchodził i co wnosił. A co później wyniósł ))

Czy Ty również spotkałeś się z podobnymi sytuacjami:

Czy na pewno na terenie są pracownicy podwykonawcy?

Nie możesz znać z twarzy każdego przedstawiciela podwykonawcy. A co jeśli to jest zamknięty event, na którym nie powinno być osób postronnych, a Ty musisz poręczyć za każdego obecnego pracownika przed klientem?
Podwykonawca przyjechał nie o swojej porze

Stworzyłeś dokładny harmonogram, kto, kiedy i o której godzinie montuje swoją część, a w efekcie panuje chaos – raz nikogo, a raz pełna sala. Uprzedź podwykonawcę z góry, że jego czas jest ściśle określony, a w innym terminie wejście do strefy będzie dla niego zabronione, co zniechęci go do naruszania warunków umowy.
Podwykonawca wchodzi nie do swojej strefy

To częste zjawisko, gdy osoby postronne wchodzą do kuchni lub do pomieszczeń, do których dostęp jest ograniczony przez administrację obiektu i został udzielony tylko Tobie jako organizatorowi. Dlatego jeśli montaż sceny odbywa się w głównej sali, a przygotowywanie przekąsek w kuchni, to nie ma potrzeby, aby podwykonawcy plątali się sobie pod nogami i wchodzili nie na swoje terytorium, aby uniknąć nieporozumień.
Zginęło coś cennego i nie wiadomo, kto był na terenie

Niestety, bez względu na to, jak bardzo starasz się dobierać sprawdzonych podwykonawców, wpadki i tak się zdarzają. Pracujesz z tymi samymi ludźmi i masz doświadczenie we współpracy, ale niestety nie można ufać ludziom w 100% i w przypadku zaginięcia jakiejś drobnostki, podejrzany może być każdy, a nikomu nie chce się wszczynać nieprzyjemnych dochodzeń. A winnym okaże się ten, kto nie dopilnował. A co gorsza, jeśli straty spadną na barki organizatora.
Brak kontroli nad liczbą pracowników podwykonawcy

Liczysz na określoną liczbę osób, które zmieszczą się na terenie, aby mogły komfortowo pracować, a każdy podwykonawca na wszelki wypadek wysyła dwa razy więcej ludzi, którzy czasami po prostu przeszkadzają i tworzą tłum.
Osoby postronne w pomieszczeniach dla prelegentów i organizatorów

Jako organizator na pewno masz jakieś pomieszczenie służbowe, gdzie przechowywane są osobiste, a nawet cenne rzeczy pracowników. Na evencie może być osobny pokój dla prelegentów, gdzie mogą zostawić swoje rzeczy osobiste, odpocząć w przerwie czy przygotować się do wystąpienia. Zgodzisz się, że nie jest to najlepsza sytuacja, gdy ten pokój staje się ogólnodostępny.

A to przecież nie jest pełna lista...

Można uprościć zadanie

Aby uniknąć nieprzyjemnych sytuacji, organizator po prostu potrzebuje systemu kontroli dostępu dla personelu technicznego.
Pozwala on jasno określić liczbę osób, które w danym czasie mogą przebywać na terenie, kto może wchodzić do jakiej strefy, a do której nie ma dostępu.
Uwolnij się od rutynowego zapisywania wszystkich przychodzących i porównywania ich z danymi z dowodu osobistego.

Kontrola personelu technicznego na terenie pozwala nie tylko na odnotowanie faktu, że dana osoba przyszła, ale również o której godzinie wyszła, przez które wejścia/wyjścia oraz jakie inne strefy odwiedzała podczas swojej pracy.

Co oferujemy:

Podział podwykonawców na grupy

Twórz oddzielne grupy podwykonawców (catering, dekoratorzy, muzycy itp.) z dokładnym podziałem czasu dostępu do obiektu, wejść, przez które wstęp jest dozwolony, oraz różnymi kolorami identyfikatorów do kontroli przez ochronę
Ankieta dla każdego pracownika

Stwórz ankietę dla każdego przedstawiciela podwykonawcy z jego imieniem i nazwiskiem oraz wszystkimi niezbędnymi danymi, aby ochrona mogła zweryfikować dane w bazie z osobą, która prosi o wpuszczenie na teren
Generowanie identyfikatorów dla pracowników podwykonawcy

Po wypełnieniu ankiety wygenerujemy identyfikator podwykonawcy z jego imieniem i nazwiskiem, danymi kontaktowymi, zdjęciem, krótkim opisem obowiązków oraz kodem QR, za pomocą którego ochrona będzie mogła go zarejestrować, sprawdzić autentyczność identyfikatora i czy ma zezwolenie na dostęp
Wysyłka identyfikatorów na e-mail, druk/eksport do pliku

Wygenerowane identyfikatory możesz wysłać e-mailem do każdego pracownika z prośbą o wydrukowanie lub pokazanie ich na smartfonie przy wejściu. Możesz też od razu wszystko wydrukować i wydawać im fizyczne identyfikatory przy wejściu, aby nie musieli ich za każdym razem szukać
Skanowanie identyfikatorów przy wejściu

Identyfikatory podwykonawców są skanowane przy wejściu i jeśli pasują do osoby okazującej, zostaje ona zarejestrowana jako Check-in. Przy wyjściu z terenu identyfikator można zeskanować, a w ankiecie podwykonawcy zostanie odnotowany Check-out
Kontrola stref dozwolonych przez organizatora

Jeśli obiekt jest podzielony na strefy, podziel również dostęp podwykonawców do nich. W ten sposób jedni podwykonawcy będą mieli dostęp do strefy ogólnej w celu montażu konstrukcji, artyści do garderoby, a kucharze do kuchni, dzięki czemu nie będzie chaosu i osób niepowołanych
Kontrola wejścia w czasie wyznaczonym przez organizatora

Podziel czas pracy podwykonawców, uprzedź ich o tym i niech każdy przyjeżdża w swoim czasie, aby uniknąć tłoku na terenie. A jeśli potrzebujesz podwykonawców jutro, określ konkretny dzień wejścia – po co mają przychodzić dzisiaj
Statystyki wejść/wyjść z zapisem czasu i numeru wejścia

Podczas skanowania identyfikatorów przy wejściu/wyjściu zapisujemy, przez które wejście to się odbyło i o której godzinie. Jeśli jest to przemieszczanie się po obiekcie w różnych strefach, wszystko odbywa się w ten sam sposób. Widzisz, w jakim okresie dana osoba przebywała na terenie i w którym miejscu