Druk identyfikatorów na miejscu

Drukowanie imiennych identyfikatorów bezpośrednio na evencie przyspieszy proces rejestracji i oszczędzi Ci kłopotów

Imienne identyfikatory to jeden z nieodłącznych atrybutów wydarzeń biznesowych. Dzięki nim Twoim gościom znacznie łatwiej jest się poznawać i nawiązywać wartościowe kontakty. Od razu widać, kto stoi przed Tobą i czy warto rozpocząć rozmowę.

Wcześniej organizatorzy przygotowywali puste karty identyfikatorów i podpisywali imiona uczestników markerem bezpośrednio na miejscu. Niektórzy nadal tak robią, ale to metoda przestarzała. Taki identyfikator wygląda nieestetycznie i może nawet pobrudzić ubranie gościa śladami po markerze.

Można też wydrukować imienne identyfikatory wcześniej, w drukarni. Przekazujesz im projekt identyfikatora i listę imion uczestników – oni drukują wszystko od razu. Jednak wtedy na miejscu masz stos jednakowych kart, z których trzeba znaleźć jedną konkretną. To znacznie spowalnia proces rejestracji i powoduje niezadowolenie gości z powodu oczekiwania.

Najlepszym rozwiązaniem jest drukowanie imiennych naklejek bezpośrednio na miejscu. Taka forma rejestracji jest znacznie wygodniejsza zarówno dla Ciebie, jak i dla gości. Rejestracja zajmuje dosłownie kilka sekund, co pozwala uniknąć kolejek, niezadowolenia, stresu hostess, zagubionych identyfikatorów i uczestników bez biletu.

Dlaczego drukowanie imiennych identyfikatorów na miejscu jest wygodniejsze

Z wyprzedzeniem

Projekty muszą być przekazane do druku z wyprzedzeniem. Trzeba zamknąć rejestrację wcześniej lub osoby rejestrujące się na ostatnią chwilę zostaną bez estetycznych identyfikatorów
Trzeba poświęcić kilka godzin, by ułożyć wszystko alfabetycznie
Identyfikatory zajmują dużo miejsca po rozłożeniu
Hostessy i goście szukają odpowiedniego identyfikatora po kilka razy, a połowa z nich się gubi i znajduje się dopiero po wydarzeniu
Rejestracja jednego uczestnika może trwać od 2 do 5 minut
Nie da się zarejestrować nowego uczestnika — identyfikator zostanie wypisany markerem lub długopisem (((
Jeśli uczestnik popełnił błąd przy rejestracji i identyfikator już został wydrukowany — będzie musiał chodzić z tym błędem cały dzień
Niesumienni goście mogą oszukiwać hostessy, prosząc o 2–3 identyfikatory na to samo imię i wprowadzać znajomych oraz kolegów za darmo
Brak dokładnych danych, ile osób faktycznie odwiedziło wydarzenie, bo część identyfikatorów zostanie zgubiona, a część wydana powtórnie

Na miejscu

Można wydać imienny identyfikator nawet tym, którzy zarejestrowali się ostatniej nocy lub tuż przy stanowisku rejestracyjnym
Stos identycznych pustych szablonów identyfikatorów — nie trzeba ich rozkładać
Starannie ułożony stos kart
Imienna naklejka drukuje się dla gościa w momencie rejestracji — nic się nie gubi i nie miesza
Rejestracja jednego uczestnika zajmuje 7–10 sekund
Bez problemu można dodać nowych uczestników i wydrukować im identyfikatory w tym samym stylu, co pozostałym gościom
Jeśli uczestnik popełnił błąd, można wprowadzić poprawki i wydrukować poprawioną naklejkę z jego danymi
Pełna synchronizacja bazy danych — każdemu, komu wydano identyfikator, jest zaznaczone wejście; nie można ponownie przejść tym samym biletem (rejestracją)
Pełna statystyka, ile osób zarejestrowało się z dokładnym oznaczeniem czasu wejścia

Jak zorganizować strefę rejestracji gości i drukowania identyfikatorów na miejscu

Powinieneś wcześniej zapoznać się z wyglądem pomieszczenia, w którym można zorganizować strefę rejestracji, jakiej jest wielkości, ile stołów i stanowisk się tam zmieści. Ile jest wejść/wyjść do tej strefy i skąd będą wchodzić goście oraz czy nie ma ryzyka przypadkowych przechodniów (na przykład hol hotelowy, gdzie przebywają goście hotelowi). Trzeba uwzględnić techniczne niuanse: oświetlenie, internet, sieć 220V, czy są stałe stanowiska, czy trzeba przywieźć własne itp.

Ile punktów rejestracji będzie potrzebnych

Jest kilka czynników, które wpływają na szybkość rejestracji jednego uczestnika. Ale jeśli się nimi nie zagłębiać, to w przybliżeniu:

1 punkt komfortowo przepuści 100-130 osób na godzinę. Chociaż w rzeczywistości większość czasu zajmuje powitanie, wyciągnięcie telefonu z torby i znalezienie biletu, pytania o szatnię, toaletę, a sam check-in trwa około 7 sekund.
1 punkt może przepuścić – 200 osób na godzinę, ale wtedy hostessy będą biegać jak wiewiórki w kołowrotku. Taki scenariusz jest możliwy, jeśli oprócz identyfikatora nie wydajesz gościom nic więcej.
Rekord – 260 osób na godzinę. Taką rejestrację przeprowadziliśmy na Olimpiyski, ale tam był ktoś, kto prosił gości, by wcześniej przygotowali bilety, zapraszał do wolnego stanowiska, żeby wszyscy nie stali w kolejce do tego samego stolika, a hostessy pracowały bardzo szybko i profesjonalnie.

Ponadto trzeba rozumieć, ile kategorii biletów jest na wydarzeniu. Czasami organizatorzy proszą o ich oddzielne rozdzielenie, ponieważ przy różnych stołach wydaje się różne materiały promocyjne. A jeśli wśród Twoich biletów są bilety VIP (segment premium), koniecznie zrób dla nich oddzielne stanowisko, nawet jeśli tych osób jest niewiele! W przeciwnym razie dewaluuje to cały sens pakietu VIP.

HELP Desk

To osobne stanowisko obok strefy rejestracji, gdzie NIE wydajesz identyfikatorów! Tutaj rozwiązujesz wszystkie kwestie uczestników: kto nie jest na listach, kto przyszedł, a jego księgowość jeszcze nie opłaciła faktury, dlaczego pojawił się komunikat „Uczestnik już wcześniej wszedł”, kto przyszedł zamiast kolegi i tak dalej.

Zwłaszcza jeśli na wydarzeniu będą strefy wystawców sponsorów – często w ostatni dzień przyprowadzają promotorów i hostessy, którzy nie byli wcześniej zgłoszeni na listach uczestników. Jeśli zapraszasz znanych blogerów i celebrytów, to na 100% przyprowadzą ze sobą jakieś +1, +2, które nagrywają dla nich treści, wymyślają, jak lepiej promować gwiazdę lub noszą ich rzeczy.

Zwykłe hostessy zatrudnione do rejestracji nie mogą wiedzieć, kto z kim przyjdzie, kto stoi za stoiskiem, kto opłacił bilet, a kto nie. Nie mogą podejmować decyzji o dopuszczeniu nowych osób ani dodawać ich do bazy. Technicznie jest to zrobione celowo, aby uniknąć sytuacji, gdy hostessy zapraszają swoich znajomych na darmowe obiady czy afterparty.

Decyzje w niestandardowych sytuacjach może podejmować tylko organizator lub jego przedstawiciel, który zna wszystkie niuanse. Dlatego osobny stolik Help-Desk pomaga rozwiązać takie problemy i poprawia jakość całego procesu rejestracji.

Wymiary stanowiska rejestracji

Niektóre miejsca mają stałe stanowiska. Nie zawsze strefa rejestracji pozwala ustawić własne stanowisko, więc trzeba korzystać z tych, które są dostępne. Dlatego koniecznie trzeba znać wymiary i fizyczną możliwość ustawienia wymaganej liczby punktów rejestracji. Jeśli chcesz zamówić 8 punktów rejestracji na Twoją liczbę gości, może się okazać, że fizycznie zmieści się tylko 5. Ale znając to z góry, można wymyślić mechanikę przyspieszenia procesu.

Czasem lokalizacje oferują zwykłe stoły z obrusami, które mają w dużej ilości. Taka opcja jest możliwa, a Ty zawsze możesz dostarczyć więcej stołów, jeśli zajdzie potrzeba.

Można też przywieźć własne stanowiska i ustawić je, jeśli jest miejsce i wiesz, gdzie możesz je wynająć.

Stałe stanowiska

Koniecznie sprawdź wymiary stanowiska, a najlepiej samemu zmierz wszystko na miejscu miarką. Dzięki temu dokładnie będziesz wiedzieć, ile sprzętu i jakiego można tam postawić, oraz ile osób może tam pracować.

Stanowiska rejestracyjne do wynajęcia

Tutaj również ważne jest, by znać ich rozmiar. Bo organizator wizualnie może myśleć, że na takim stole zmieści się 2 komplety sprzętu, a w rzeczywistości tylko 1,5. Nawet przesuwając dwa stoły razem, idealnie zmieszczą się 3 komplety, a nie 4. Oczywiście można wziąć mniejsze laptopy albo postawić drukarki na górze, ale to ryzykowne, bo gość może się oprzeć i drukarka spadnie.

Zwykłe stoły do rejestracji

Najczęściej są dostępne na miejscu i prawdopodobnie zaoferują Ci obrusy. Możesz też wcześniej dowiedzieć się, jakie one są i przygotować własne z brandingiem lub po prostu białe, eleganckie. Aby wyróżnić strefę rejestracji.

Wysokość stanowiska

To ważny czynnik. Jeśli masz wysokie, dwupoziomowe stanowisko, nie musisz się martwić o przewody od sprzętu – będą niewidoczne za ścianką. Poza tym wygląd sprzętu nie ma znaczenia. Hostessom wygodnie będzie pracować na stojąco, bo komputer będzie na wysokości ich oczu.

Przykład dobrego stanowiska, gdzie mieści się 1 komplet sprzętu. Mogą tam wygodnie pracować 2 osoby, jeśli trzeba przyspieszyć wydawanie identyfikatorów. Stanowisko jest wysokie, a cały sprzęt, przewody, materiały i osobiste rzeczy hostess są niewidoczne dla gości. Nawet jeśli tam panuje chaos z identyfikatorami i smyczami – dla gościa wszystko wygląda estetycznie.

Trzeba jednak brać pod uwagę nie tylko wysokość, ale też głębokość stołów, bo może się okazać, że jest bardzo mało miejsca i nie będzie gdzie położyć nawet laptopów.

Na zwykłych, otwartych stołach lub niskich otwartych stanowiskach trzeba bardzo kompaktowo układać kable i można zamówić branding sprzętu, żeby wszystko było oklejone logo eventu i wyglądało bardziej elegancko.

Za niskimi stanowiskami lepiej, żeby hostessy pracowały na siedząco, po pierwsze będą lepiej widzieć bazę rejestracji, a po drugie goście nie zobaczą ich zgarbionych pleców.

Niestandardowe lokalizacje

Są lokalizacje, gdzie prawie nie ma miejsca na strefę rejestracji lub jest to długi korytarz. Takie miejsca wymagają osobnego podejścia. Na przykład, jeśli rejestracja jest ustawiona w długą linię, a podejście do stołu jest od strony końca, uczestnicy nieświadomie ustawią się w jedną kolejkę do pierwszego stolika.

Podobna sytuacja jest, jeśli masz 2-3 stoły rozstawione w pewnej odległości. W takim wypadku potrzebujesz osobę, która będzie witać gości i zapraszać ich do wolnego stanowiska. Bo czasami pierwsze 2 stoły są zajęte, a dziewczyny przy dwóch ostatnich się nudzą.

Lub w niektórych miejscach można przewidzieć skanowanie przy wejściu i zdalne wysyłanie do druku, a kiedy gość dojdzie, hostess będzie już czekać z gotowym wydrukowanym identyfikatorem. Można to zorganizować nawet na różnych piętrach: na pierwszym piętrze witać gości i skanować bilety wysyłając do druku, a na drugim piętrze czekają już gotowe identyfikatory.

Kontrola dostępu i bezpieczeństwo na miejscu wydarzenia przy użyciu identyfikatorów gości

Na dużych eventach istnieje potrzeba kontroli dostępu ze względów bezpieczeństwa wszystkich obecnych. Na wydarzeniach, gdzie będą goście wysokiego szczebla (ministrowie, deputowani, prezydenci, dyplomaci itd.) kwestie bezpieczeństwa traktuje się bardzo poważnie. Dla ochrony ważne jest, by wiedzieć, czy osoby wchodzące na teren eventu faktycznie znajdują się na liście zaproszonych, kim są oraz co wnoszą na teren wydarzenia.

Sprawdzanie wszystkich danych na papierowych listach trwa długo i powoduje ogromne kolejki przy wejściu. Idealnym rozwiązaniem w takiej sytuacji jest identyfikator z kodem QR.

Drukowanie identyfikatorów z kodem QR

Kody mogą mieć różne formy. Organizatorzy często wykorzystują je do wymiany kontaktów między uczestnikami lub dodawania kontaktów w aplikacji mobilnej, jeśli organizator używa jej na wydarzeniu.

Można też dodać specjalny kod, który będzie odczytywać ochrona, a który umożliwi otwarcie pełnej karty danych gościa pozostawionych podczas rejestracji. Następnie można zweryfikować je z dokumentem tożsamości.

Do rejestracji można też wcześniej dołączyć zdjęcie osoby, co będzie dodatkowym potwierdzeniem jej tożsamości.

Kontrole kodów QR przez ochronę państwową

Często organizatorzy, z dobrych intencji, a może i nie, organizują kilka etapów kontroli i przeszukania. Czasem jest to wymóg obligatoryjny ze względu na wysoką rangę gości.

Doświadczeni organizatorzy mówią, że najpierw powinna być rejestracja i odbiór identyfikatora przez uczestnika, a dopiero potem bramki, wykrywacze metalu i kontrola rzeczy osobistych.

Ochrona może łatwo zweryfikować dane gościa na identyfikatorze, skanując kod QR na identyfikatorze lub nierozłącznej opasce.

Sprawdzanie dokumentów i rzeczy przed odbiorem identyfikatora nie jest zbyt racjonalne. W dużych kompleksach na Ukrainie i za granicą może być kilka sal, w których odbywają się różne eventy jednocześnie. Ludzie często mylą piętra, budynki, wejścia i trafiają na nie swoje wydarzenie. Przeprowadzanie kontroli przed rejestracją to uciążliwość dla „przypadkowych” osób, które się pomylili, oraz zmarnowane zasoby ochrony.

Przedstawiciele ochrony mogą skanować kody QR na identyfikatorach, by upewnić się, że uczestnik jest faktycznie w bazie, przeglądać wszystkie dane rejestracji oraz weryfikować z dokumentem tożsamości. Jeśli istnieje potrzeba okresowego sprawdzania gości podczas przemieszczania się po terenie eventu – mogą skanować kod QR, by sprawdzić jego ważność lub rejestrować wejścia/wyjścia uczestników do konkretnych stref.

Drukowanie identyfikatorów ze zdjęciem

Można wcześniej załadować do każdej rejestracji zdjęcie gościa, a my wygenerujemy plik do druku identyfikatorów w poligrafii z danymi gościa, jego zdjęciem i kodem QR do skanowania.

Taka opcja jest dobra dla mniejszych wydarzeń. Hostessy szukają identyfikatora odpowiedniej osoby w gotowych już identyfikatorach i skanują kod przed wydaniem, by odnotować check-in na miejscu. Następnie kod może być skanowany i weryfikowany przez ochronę.

Druga opcja – zrobić zdjęcie gościa na miejscu i wydrukować identyfikator ze zdjęciem od razu. To bardziej efektywna metoda pod kątem wiarygodności danych. Zdjęcia przesłane wcześniej mogą być niskiej jakości lub sprzed wielu lat: ze ślubu, z dowodu osobistego z 16 roku życia, albo z plaży :) Osoba na evencie dzisiaj może wyglądać inaczej niż na zdjęciu sprzed 10 lat.

Należy jednak uwzględnić czas takiego druku i koszty. Sprzęt do drukowania identyfikatorów na miejscu zajmuje więcej miejsca, a jeśli strefa rejestracji jest ograniczona, nie można ustawić wielu stanowisk. Potrzebne są dodatkowo kamery i oświetlenie do robienia zdjęć.

Jeśli wydanie identyfikatora ze zwykłą naklejką zajmuje 7-10 sekund, to tutaj trzeba zrobić zdjęcie i wydrukować cały projekt, co może trwać ponad minutę na osobę.

Dla eventów z kilkuset, a zwłaszcza kilku tysięcy gości, to nie najlepsza opcja. Dodatkowo identyfikator będzie miał grubość podobną do papieru fotograficznego, więc koszt może nie być uzasadniony.

Identyfikatory z tagami NFC lub RFID

Możemy umieszczać wewnątrz identyfikatorów radiotagi NFC do kontroli przemieszczania się po terenie eventu. W ramach wejść konieczne będzie dodatkowe zainstalowanie czytników do zbierania statystyk przejść.

To jednak drogi sposób i warto zamawiać go tylko wtedy, gdy naprawdę rozumiecie, jakich mechanik gamifikacji lub statystyk chcecie używać, a nie tylko dla efektu lub dlatego, że widzieliście to na jakimś super evencie za granicą.

Niezależnie od tego, czy będziecie mieć wysokich rangą gości i ochronę państwową, czy też jest to event komercyjny z wejściem na zakupione bilety – zawsze na wejściu powinien stać ktoś, kto kontroluje posiadanie identyfikatora, opaski itp. elementów wyróżniających. Najlepiej, jeśli będzie to silny mężczyzna w garniturze, do którego jest mniej pytań i pretensji niż do hostess czy hostów. Zadanie jest proste – pilnować, aby nikt nie wszedł bez identyfikatora. Tak można skutecznie uniknąć osób bez biletów.

Check-in można zorganizować nawet w nietypowych miejscach – mamy rozwiązania do mobilnego drukowania identyfikatorów, terminale i tablety dla ochrony oraz stanowiska samoobsługowe.

Aspekty techniczne na miejscu wydarzenia dotyczące drukowania identyfikatorów

Internet

Wszystkie miejsca ZAWSZE mówią, że mają doskonałą publiczną sieć Wi-Fi – ochroniarz co noc ogląda filmy dla dorosłych w 8K… Ale w rzeczywistości wszystko się zmienia, gdy na miejscu jest 100+, potem 500, a potem 900 osób…

Nie wiadomo czemu, mając gigabajty internetu mobilnego, wszyscy uporczywie łączą się z darmowym Wi-Fi, ale tak właśnie jest na miejscu.

Mamy tryb offline, ale to już przeszłość. W nim tracimy całą istotę i elastyczność procesu. Najlepszym rozwiązaniem jest check-in z chmurową bazą danych, gdzie wszystko synchronizuje się natychmiast. Wtedy nie zdarzy się, że goście próbują oszukać, przychodząc z tym samym biletem do różnych punktów lub o różnych porach.

Zawsze proście o osobną dedykowaną sieć Wi-Fi dla rejestracji lub – jeszcze lepiej – poprowadźcie skrętkę z osobnym kanałem dla rejestracji.

Ten aspekt również musimy znać wcześniej, aby zdążyć się przygotować. Można przywieźć nawet Starlink – ale o tym trzeba dowiedzieć się nie w noc przed eventem, a najlepiej rano już na miejscu!

Zasilanie 220V

Nasze urządzenia nie wymagają specjalnego trybu podłączenia. Wystarczy zwykłe gniazdko 220V. Dalej poradzimy sobie na miejscu.

Jeśli na miejscu nie ma zasilania awaryjnego, też trzeba przewidzieć sytuacje kryzysowe. W niektórych miastach bez problemu możemy zapewnić zasilanie rezerwowe.

Drukowanie identyfikatorów na podstawie biletów z zewnętrznych serwisów

Możemy zeskanować bilety z dowolnego innego serwisu i równie łatwo na ich podstawie wydrukować i wydać identyfikatory Twoim gościom. Jeśli sprzedawałeś bilety przez: wayforpay, ticketbox, concert, karabas, ticketforevent, eventnet, gastroli, 2event lub inne serwisy – pomożemy Ci zrealizować rejestrację gości z drukowaniem identyfikatorów.

Nie będziesz nawet musiał ponownie wysyłać im biletów w naszym formacie ani ręcznie szukać wszystkich w bazie.

Osoba przychodzi z biletem, który otrzymała po rejestracji, my skanujemy “obce” bilety, a nasz system rozpozna je jako swoje. Szybkość procesu będzie analogiczna, a wszystkie funkcje kodów QR na identyfikatorach pozostaną bez zmian.

Strefa rejestracji to wizytówka Twojego wydarzenia!

Bardzo ważne jest, aby cały proces był komfortowy, tak by uczestnicy od razu na wejściu poczuli pozytywną energię. Najważniejsze jest, aby wszystko przewidzieć wcześniej i uwzględnić wszystkie możliwe niuanse.

Jeśli przygotowujesz się do wydarzenia z wyprzedzeniem lub nawet w ostatniej chwili zdałeś sobie sprawę, że czegoś brakuje – nic straconego – skontaktuj się z RegToEVENT, a my pomożemy uczynić Twoją rejestrację wygodną i szybką.

Przygotowanie do wydarzenia

Sprzedaż biletów

W dniu wydarzenia

Po wydarzeniu