Google форма або спеціальний сервіс - Який сервіс вибрати для реєстрації учасників на захід

Що вміє Google Форма і з чим її можна порівняти

Google форма для реєстрації на захід часто використовується організаторами подій. Якщо порівнювати її з іншими, «старими» методами, то так – це значно зручніше. Адже деякі організатори досі роблять це, записуючи дані учасників по телефону, а деякі намагаються серед великої кількості електронних листів знайти ті, в яких люди просять їх зареєструвати. А це дуже довго і незручно.

Реєстрація на захід через Google дозволяє організатору створити опитувальник із необхідним набором полів. При цьому він сам обирає кількість таких полів для реєстрації і які з них будуть обов’язковими, а які – ні. Посилання на Google форму потім розміщують на сайті та в анонсах. Оскільки адреса посилання на Google форму для реєстрації учасників виходить дуже довгою, її скорочують, щоб не захаращувати тексти анонсів події. Дані з форми, які заповнив учасник, зберігаються в таблиці, і це набагато зручніше, ніж розбирати каракулі секретаря, записані на слух по телефону. Тим більше по телефону або електронною поштою багато даних одразу не запитаєш, а тут учасник просто зобов’язаний заповнити поля Google форми для реєстрації на подію, інакше його просто не зареєструють. Тому він сам введе свої правильні ПІБ, пошту, телефон та інші дані.

Що ж насправді отримує організатор, використовуючи Google Форми як метод збору лідів для своїх подій:

Гнучке налаштування полів і проста публікація посилання;
Всі відповіді збираються в таблицю – зручно для первинного обліку;
У порівнянні з реєстрацією по телефону або збором заявок у пошті чи месенджерах, Google Форма однозначно крок уперед;

Але це лише базовий рівень цифровізації, без автоматизації процесів. Тож на цьому можливості Google Форм, по суті, закінчуються…

Де Google Форма «ламається»: ручна обробка оплат

Google реєстрація на захід зручна лише для збору інформації, порівняно з іншими, ручними способами. Після того як усі дані про учасника потрапили в таблицю, з ними доведеться працювати вручну! І для цього вам потрібна окрема людина, яка буде контролювати додавання інформації в таблицю та обробляти всі потенційні реєстрації на подію. Якщо захід безкоштовний – тут простіше – всі, хто реєструвався, залишили вам свої дані і ви їх очікуєте. Хоча, як показує досвід, якщо людина не заплатила жодної копійки за квиток, цінність відвідування події для неї невисока, і з великою ймовірністю вона на неї піде. У випадку платного заходу – Google форма реєструє учасників івенту, але ніяк з ними не взаємодіє. Вам потрібно окремо кожному учаснику зателефонувати або написати, підтвердити отримання його даних і надіслати реквізити для оплати. А після цього вимагати підтвердження факту оплати самим учасником. Зазвичай просять надіслати скрін, що підтверджує оплату, або написати лист із зазначенням часу платежу та суми, або передзвонити. Або ж організатор може якось сам намагатися відстежити, хто куди і скільки оплатив, а найцікавіше – за якого учасника. Бо не завжди платник = учасник.

Чому ж ідея зробити реєстрацію зручною за допомогою Google форм зайшла в глухий кут:

Усі операції після збору даних – ручні;
Для платних заходів починається довгий ланцюг листів і дзвінків із реквізитами та підтвердженням оплат;
Високі трудовитрати та ризик втрати заявок або платежів.

Чому потрібна автоматизація та «білінгова ланцюжок»

Якщо ви заздалегідь знаєте вузькі місця, то розумієте, що Google форма для реєстрації на подію не дозволить вам повністю спростити процес реєстрації. Адже вона не надішле учаснику реквізити для оплати, не перенаправить його сама на сторінку з оплатою, не прийме гроші і, тим більше, не надішле квиток на захід. Якщо ви хочете мінімізувати свою участь у цьому процесі, щоб онлайн-реєстрація учасників не займала весь час, адже процес організації подій потребує повної віддачі від організатора і займає не лише робочий, а іноді й особистий час, краще скористатися послугами сервісу, який дозволить автоматизувати реєстрацію учасників. Так ви не лише збережете дорогоцінний час, а й заощадите витрати на кількості співробітників, які раніше обробляли всі заявки вручну: сортували реєстрації, надсилали реквізити для оплати, відстежували платежі тощо.

Пам’ятайте:

Автоматизація звільняє час організатора та зменшує витрати на персонал.
Для цього вам потрібен безперервний ланцюжок:
реєстрація → оплата → квиток → додаткові комунікації

Що дає квитковий оператор у порівнянні з Google Формою

Користуючись послугами квиткового оператора, ви отримуєте автоматичну реєстрацію учасників, прийом оплати за квитки та їхню генерацію, а також додатковий набір корисних функцій, у той час як реєстрація на захід через Google позбавлена всього цього набору. Все це усуває людський фактор. Ви не думаєте про те, хто і коли зареєструвався, не турбуєтесь про отримання оплати та її відстеження. Якщо людина побачила рекламу події та захотіла піти, вона зайшла на сайт, зареєструвалась і відразу купила квиток. А якщо такої можливості немає, поки ви зателефонуєте чи надішлете лист із реквізитами, вона може передумати або у неї з’являться інші плани на цей день. Крім того, організатори часто не враховують, що дані з таблиці потрібно ще десь зберігати та контролювати доступ до них сторонніх осіб. А оскільки сервіс публічний і безкоштовний, сильно сподіватися на його захищеність і безпеку не варто. Якщо доступ до файлу потрібно надати кільком співробітникам, постає питання збереження даних.

RegToEVENT кращий за реєстрацію на захід через Google, і якби організатори реально оцінювали витрати на обробку заповнених гугл форм, включаючи зарплату окремого співробітника, забезпечення його робочого місця та податки, вони б зрозуміли, що ці витрати цілком порівнянні, а часто навіть більші за комісію сервісу з реєстрації на події.

Отже, «безкоштовна» Google Форма потребує платної ручної роботи.

У той час як сервіс із комісією часто дешевший за сумарні операційні витрати, і при цьому:

Реєстрація, оплата та квитки відбуваються автоматично.
Зменшується вплив людського фактора та ризик витоку даних.
Конверсія вища, коли шлях «побачив – купив» не переривається.

Створити свій івент

Гнучка монетизація та промо-інструменти в RegToEVENT

Окрім основного набору для реєстрації, сервіс RegToEVENT дозволяє робити додаткові розсилки для учасників, гнучко налаштовувати ціни квитків, підвищувати вартість залежно від дати або кількості вже проданих. Можна відразу застосовувати різноманітні знижки за промокодами або складні знижки за кількістю квитків в одному замовленні.

А тепер подумайте, чи може Google форма для реєстрації на події таке надати? Відповідь очевидна – ні. Вона навіть не може зробити замовлення на кількох учасників одразу, і якщо хтось хоче купити квитки для себе та колег, він явно не буде заповнювати форму, а одразу зателефонує або напише вам, відволікаючи вашого співробітника і намагаючись вирішити це поза формою. А це час і турбота вас або ваших колег, який можна було б витратити більш продуктивно.

Облік оплат і пропускний режим на вході – ризик помилок

Google реєстрація на івент не поставить автоматично в таблиці відмітку про оплату учасника, доведеться робити це вручну або переносити дані в іншу таблицю. Таким чином доведеться вести вже дві таблиці та переносити реєстрації туди-сюди, сподіваючись на власну уважність, щоб нікого не втратити.

Google таблиця для реєстрації учасників заходу не згенерує і не надішле квиток, а по листу, який ви відправили вручну зі стандартним текстом «Дякуємо, приходьте…», контролювати хто прийшов, оплачений учасник чи ні, і прийшов він один або по одній фамілії проскочило 5 людей – дуже складно. Перевіряти всіх по списках – це довго, і ви ризикуєте зібрати величезну чергу на вході.

Як RegToEVENT вирішує контроль доступу

Реєстрація учасників на заходи через RegToEVENT захищає від таких проблем. Сервіс одразу генерує квиток учаснику після реєстрації або оплати (для платних подій), і кожен квиток має елементи захисту, що дозволяють сканувати його на вході та забороняють повторне використання.

Безкоштовні події: коли «безкоштовно» – це більше можливостей

Крім того, сервіс безкоштовний для безкоштовних заходів, але порівняно з Google формою він дає набагато більше функцій і має значно більше переваг.

Підсумуємо, чи підходить Google Form для реєстрації учасників на заходи:

Google Форма підходить для базового збору даних, але не для повної реєстрації та продажу квитків.
Один і той самий користувач може заповнювати форму багато разів, тоді як із квитковим сервісом це легко вирішується забороною дублікатів контактів.
На сторінці є стандартна угода з обробки даних самим Google, але організатор не може додати власні публічні договори, правила або політики.
Валідації форм немає, тобто користувач може вводити не номер телефону, а набір символів, і форма це пропустить.
Для платних подій без автоматизації зростають витрати, падає конверсія та з’являються черги на вході.
Після збереження даних учасника в таблицю, організатору потрібно окремо з ним зв’язатися та надіслати реквізити для оплати квитка.
Після оплати учасник має надіслати підтвердження (скрін, виписку тощо) – це не завжди зручно.
Якщо підтвердження оплати не надіслали, організатор сам повинен відстежити, чия оплата і зіставити її з реєстраціями.
Якщо на одне ПІБ кілька реєстрацій та оплат, потрібно зрозуміти, за кого він планував платити і хто в підсумку прийде на івент.
Після перевірки оплати, потрібно надіслати учаснику підтвердження, що оплата отримана і він може приходити. Це ще одна витрата часу на лист або навіть ручну генерацію квитка.
Учасник приходить на подію без квитка, і хостес доводиться вручну шукати його у великому списку Google форми, щоб відзначити його присутність або зрозуміти, чи має він право на вхід.
Якщо учаснику надсилали квиток, навряд чи він має відмінні елементи, щоб швидко відсканувати і перевірити автентичність.

Тоді як RegToEVENT закриває весь цикл:

реєстрація → оплата → квиток → комунікації → контроль доступу

Підключіть RegToEVENT, налаштуйте типи квитків та автоматичні листи — і звільніть час для контенту та атмосфери вашої події