Онлайн регистрация участников на события

Одна из главных болей организатора - онлайн регистрация участников на мероприятия. Всегда стоит вопрос как это делать. Можно пользоваться бесплатными приложениями по типу google docs, платными CRM системами, пробовать писать свою CRM, которая будет выполнять минимальный набор функций по регистрации участников или все же воспользоваться услугами тикетинговой платформы. Организаторы всегда боятся потерять свои деньги поэтому многие до последнего сопротивляются и согласны ехать на велосипеде без колес и делать все вручную. До сих пор нередко попадаются на глаза анонсы ивентов, где предварительная регистрация участников осуществляется по телефонному звонку! Некоторые идут по еще более сложному пути, они не используют онлайн регистрацию заранее, а продают билеты прямо на месте. И, вроде бы и нет ничего плохого в этом способе, кроме того, что никогда не знаешь количества гостей, и не можешь правильно рассчитать ни технические характеристики площадки для ивента, ни количество еды для гостей, и даже элементарно количество бейджей, и раздаточных материалов. А еще - соберется длинная очередь желающих купить билет в одно и тоже время, и организатор, в панике, не сможет решить эту проблему, а участники будут злиться и ругаться как с представителями организатора, так и между собой. Предварительная регистрация на ивент поможет избежать многих неожиданностей в организации и сэкономит много времени и сил для решения других, более важных задач, и поверьте – даже бюджет. Организатор может использовать самописные CRM решения или стандартные платные варианты, которых много на рынке, но они не способны решить все задачи нужные организатору.

CRM может отправлять участнику уведомления с номером карты или счета для оплаты, но на этом все ее прелести заканчиваются. Бесплатные google формы даже такого не делают и вам нужно каждому участнику вручную отправить письмо или смс с реквизитами. А потом вам поступили деньги, от кого? Нужно вручную найти в базе этого человека и отправить ему подтверждение оплаты. А если плательщик и участник - это разные люди? Тут либо просить участников "пришлите сумму и время оплаты", «пришлите платежку», пришлите еще что-нибудь. Либо сидеть и ждать, когда нервный участник позвонит сам с вопросом почему ему ничего не пришло. Вывод: автоматическая онлайн регистрация участников экономит ваши время и бюджет на то, чтобы выделить отдельного сотрудника, который будет просиживать время и отправлять всем письма с реквизитами.

А теперь представьте, что реквизиты вы отправили, деньги пришли и вы нашли чьи они - человеку нужно отправить билет. Так ему будет спокойней, что он точно попадет на ивент. Отправлять всем один красочный файл и вписывать туда ФИО участника можно, но вы никак не обезопасите себя от случаев копирования билета. И если ивент не на 10-20 человек, то проконтролировать сколько людей на входе показало одну и ту же картинку нереально. Конечно же в билете нужно вставлять какие-то элементы защиты и с этим отлично справляются тикетинговые платформы. Они генерируют билеты уже с защитными штрих кодами или QR-кодами, чтобы билет нельзя было подделать. Вывод 2: пользуясь услугами тикетингового сервиса у вас под ключ организована автоматическая онлайн регистрация участников на мероприятие, мгновенный прием оплат от участников и автоматическая отправка билетов со всеми защитными элементами. Да, билетному оператору нужно заплатить комиссию, но те организаторы, которые сталкиваются с человеческим фактором при обработке заявок участников, с потерей времени понимают, что эти расходы окупятся еще на середине подготовки к ивенту.

Оставьте вопрос

Свяжитесь с нами

Печать бейджей на мероприятии

Если Вам надоело проводить регистрацию участников на события вручную и тратить на это часы, дни и недели, на помощь придет сервис регистрации на мероприятия.

После того как билеты проданы и все готово к встрече гостей, актуальным становится вопрос как участников идентифицировать на месте? И тут каждый организатор сам решает, будет он заранее печатать именные бейджи или, все же, печать бейджей на мероприятии более продуктивна и выгодна?

Представьте ситуацию: Вы заранее решили напечатать бейджи, бережно разложили их по алфавиту, перед регистрацией, но тут одновременно на площадку пришло 300 участников, и все стали в длинную очередь. Все они хотят получить бейдж как можно скорее, и очередь не уменьшается, потому что они постоянно подходят и подходят. Буквально через 15-20 минут такой выдачи и поиска бейджа вручную, Ваши хостес перепутают их так - что уже ничего там найти не получится, и чем больше участников, тем больше хаос.

Печать бейджей на событии прямо на площадке – решает вопрос очереди, длительного ожидания и негодования со стороны участников. Каждому участнику при регистрации отправляется билет с QR кодом, который он либо в распечатанном виде, либо в электронном приносят с собой на ивент. Все что нужно представителю организатора - проверить билет по QR коду и сразу же распечатать бейдж и выдать участнику.

Печатать бейджи на мероприятии можно полностью, для этого существуют специальные принтеры. Но это занимает больше времени. Все логично - принтеру нужно залить краской всю заготовку будущего бейджа, а это не быстро.

Более быстрый вариант – напечатать цветные заготовки бейджей заранее, а на самом ивенте добавить туда только данные участника. Ваш сотрудник взял сканер для проверки билетов, отсканировал его и зачекинил участника, и тут же вставил заготовку в принтер, чтобы напечатать только имя, фамилию и/или другие данные, по заранее настроенному шаблону. Скорость печати и выдачи бейджа так намного выше.

Но стоит отметить что плотным бейдж, как в первом, так и во втором варианте не будет! Чисто физически нельзя вставить очень плотный картон в принтер и уже тем более, нельзя использовать для этого ламинированный бейдж. Это будут весьма тонкие заготовки, которых либо надолго не хватит, они могут отрываться от карабина, или понадобится дополнительная защита в виде силиконового кармана.

Если Вы хотите плотные ламинированные бейджи, то лучше для их персонализации использовать специальные стикеры. Они тоже печатаются сразу на месте мероприятия, и скорость выдачи бейджа и регистрация одного участника при этом до 7 секунд.

Проверка билетов по QR коду возможна через RegToEVENT. Организатору не нужно переживать какие билеты его участники получат, поскольку QR код билеты отправляются всем участникам, независимо от того платное событие, бесплатное или это закрытый ивент и у организатора есть просто список участников. Сложная, отдельная программа для сканирования билетов не нужна! Функционал сканирования очень простой, и Ваши хостес смогут им пользоваться с первого раза, а при необходимости персонал сервиса может предоставить весь комплекс услуги «под ключ».

Через RegToEVENT возможна печать стикеров на заранее заготовленный бейдж, возможна печать бейджей на ивенте, все зависит от пожеланий и задач организатора. А время на настройку и подготовку оборудования занимает 20-30 минут, что легко можно сделать утром перед самым началом регистрации на мероприятие.

Читать полностью... Скрыть...