Кто-то может сказать: «Зачем это вовсе нужно?» – и будет прав. Действительно, участник, придя на событие, хочет расслабиться, и получить максимум от него, и никак не настроен на то, чтобы за ним следили.
Но есть специфические события, на которых это необходимость, и трудно представить, как организатору делать это вручную.
Ведь речь не о слежке, кто сколько раз ходил в туалет или курилку, и мы не предлагаем приставить к каждому участнику волонтера. А о том какие зоны посещает участник, сбор статистики для проведения следующего события, что людей заинтересовало, а что не очень, выдача раздаточных материалов, сертификатов и прочего.
Как правило, это касается тех событий, где участник покупает основной билет в общую зону ивента, а дополнительно может себе оплатить участие в мастер-классах, закрытых обсуждениях тем, или интервью со спикерами, вход в VIP зону и пр.
Например, семейные фестивали готовят активности для деток разного возраста и есть реальные ограничения по активностям, в которых дети участвуют. Или отдельные секция докладов для математиков, отдельная для биологов, все зависит от типа Вашего события и фантазии.
Не секрет, что все любят подарки и побольше. Поэтому участники стараются хитрить и подходить за мерчем по несколько раз)). Представьте, что вы сделали хорошие качественные толстовки и они рассчитаны строго на количество участников, а не по 3 шт в одни руки.
Часто организаторы жалуются на участников, которые становятся в очередь за ланч-боксами по 2-3 раза, а иногда и вовсе набирают еду с собой! Так никогда не угадаешь сколько ее заказывать. А если у вас запланирована вечеринка после официальной части, то от безбилетных зайцев и вовсе отбоя не будет.
После ивента участники получают сертификаты, что они присутствовали, прослушали курс и т.д. Вести учет, кто получил сертификат – можно, но сложно. Если они готовились заранее в единичном экземпляре, то не сразу сориентируешься Вы его правда не выдали или участник его потерял и просит еще.
Спонсоры и партнеры требуют список гостей с их контактами, а Вы обещали людям, что их контакты не попадут 3м лицам? Ситуация очень распространенная, и требует от организатора механики добровольной передачи контактов спонсору непосредственно участником.
Настраивайте зоны доступа участников, в зависимости от типа билета или отдельно оплаченных доп.опций. Так участник не сможет попасть на «закрытую» лекцию, VIP зону или мастер-класс, если его тип билета этого не предусматривает.
Чекиньте участника при входе в нужные Вам зоны и таким образом соберите статистику какие потоки докладов, конкретные спикеры или части локации более интересны людям, чтобы делать на них акцент в следующий раз.
Размещайте специальные QR коды возле стендов партнеров и спонсоров, сканируя которые у партнера останутся контакты человека, который к ним подходил. Так он их гарантированно получит и Ваши обещания участнику не будут нарушены.
Участник сканирует QR код на стойке регистрации при получании брендированной раздатки и отметка о том, что он ее действительно получил заносится в базу. Так Вы можете быть спокойны раздатки хватит на всех участников.
Регистраторы сканируют бейджи участников при входе в обеденную зону, и отметка о ее посещении заносится в базу. Повторные попытки с тем же бейджем пойти на обед будут предупреждены системой. Аналогичное можно проделать при входе участников в зоны для проведения Afterparty, церемоний награждения и пр.
Сканируйте бейджи участников при выдаче им пультов голосования, наушников синхронного перевода, сертификатов и др. Чтобы сразу записать кто что получил и у кого что потом нужно будет забрать ))) Так подрядчики сразу будут понимать кто им не вернул оборудование и не нужно писать на листиках ручкой.
Заказать опцию трекинга перемещений участников по площадке можно только совместно с услугой Check-in участников!
Стоимость обсуждается в зависимости от технического задания заказчика