Электронная стойка регистрации на ивенте

Каждый организатор, готовя свое событие старается продумать все до мелочей. Но, не стоит забывать про правило: «встречают по одежке». Именно первое впечатление гостя сформирует всю нить его впечатлений от всего ивента. Встреча гостей на конференции, встреча гостей на выставке не важно большое или маленькое мероприятие, гостям должно быть комфортно. Они должны прийти и понимать, что их тут ждали. Они не должны стоять в очереди и доказывать, что действительно купили билет. Билет участника должен быть таким, чтобы по нему сразу можно было войти, получить бейдж на регистрации и пройти в зал. И это проблема организатора, что у него все билеты одинаковые и нет уверенности в их подлинности, и это его проблема посчитать сколько к нему пришло в итоге. Если использовать электронную стойку регистрации, то такие вопросы решаются автоматически и за очень короткие промежутки времени. На столько короткие, что регистрация одного участника занимает около 7 секунд.

Люди не стоят в очередях, чекин участников на ивенте быстрый и удобный, его можно производить как промышленным сканером, так и обычным смартфоном. Стикеры на бейдж печатаются тут же из базы, их остается только приклеить на заранее готовый бейдж. А в базе одновременно с этим ставится отметка про чекин участника. Такой билет уже нельзя «незаметно» использовать повторно. При попытке повторно использовать билет участника система предупреждает хостесс на регистрации, и дальше уже сотрудники организатора следуют заранее установленным перед ними инструкциям. Автоматизировать регистрацию участников на выставке, фестивале, конференции или любом другом событии можно, и нужно. Все зависит от ваших бюджетов и желания провести крутой ивент.

Оставьте вопрос

Свяжитесь с нами

Печать бейджей на мероприятии

Если Вам надоело проводить регистрацию участников на события вручную и тратить на это часы, дни и недели, на помощь придет сервис регистрации на мероприятия.

После того как билеты проданы и все готово к встрече гостей, актуальным становится вопрос как участников идентифицировать на месте? И тут каждый организатор сам решает, будет он заранее печатать именные бейджи или, все же, печать бейджей на мероприятии более продуктивна и выгодна?

Представьте ситуацию: Вы заранее решили напечатать бейджи, бережно разложили их по алфавиту, перед регистрацией, но тут одновременно на площадку пришло 300 участников, и все стали в длинную очередь. Все они хотят получить бейдж как можно скорее, и очередь не уменьшается, потому что они постоянно подходят и подходят. Буквально через 15-20 минут такой выдачи и поиска бейджа вручную, Ваши хостес перепутают их так - что уже ничего там найти не получится, и чем больше участников, тем больше хаос.

Печать бейджей на событии прямо на площадке – решает вопрос очереди, длительного ожидания и негодования со стороны участников. Каждому участнику при регистрации отправляется билет с QR кодом, который он либо в распечатанном виде, либо в электронном приносят с собой на ивент. Все что нужно представителю организатора - проверить билет по QR коду и сразу же распечатать бейдж и выдать участнику.

Печатать бейджи на мероприятии можно полностью, для этого существуют специальные принтеры. Но это занимает больше времени. Все логично - принтеру нужно залить краской всю заготовку будущего бейджа, а это не быстро.

Более быстрый вариант – напечатать цветные заготовки бейджей заранее, а на самом ивенте добавить туда только данные участника. Ваш сотрудник взял сканер для проверки билетов, отсканировал его и зачекинил участника, и тут же вставил заготовку в принтер, чтобы напечатать только имя, фамилию и/или другие данные, по заранее настроенному шаблону. Скорость печати и выдачи бейджа так намного выше.

Но стоит отметить что плотным бейдж, как в первом, так и во втором варианте не будет! Чисто физически нельзя вставить очень плотный картон в принтер и уже тем более, нельзя использовать для этого ламинированный бейдж. Это будут весьма тонкие заготовки, которых либо надолго не хватит, они могут отрываться от карабина, или понадобится дополнительная защита в виде силиконового кармана.

Если Вы хотите плотные ламинированные бейджи, то лучше для их персонализации использовать специальные стикеры. Они тоже печатаются сразу на месте мероприятия, и скорость выдачи бейджа и регистрация одного участника при этом до 7 секунд.

Проверка билетов по QR коду возможна через RegToEVENT. Организатору не нужно переживать какие билеты его участники получат, поскольку QR код билеты отправляются всем участникам, независимо от того платное событие, бесплатное или это закрытый ивент и у организатора есть просто список участников. Сложная, отдельная программа для сканирования билетов не нужна! Функционал сканирования очень простой, и Ваши хостес смогут им пользоваться с первого раза, а при необходимости персонал сервиса может предоставить весь комплекс услуги «под ключ».

Через RegToEVENT возможна печать стикеров на заранее заготовленный бейдж, возможна печать бейджей на ивенте, все зависит от пожеланий и задач организатора. А время на настройку и подготовку оборудования занимает 20-30 минут, что легко можно сделать утром перед самым началом регистрации на мероприятие.

Читать полностью... Скрыть...